Vertragsgestaltung und Verhandlungen

Das UN-Kaufrecht (United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG)) ist am 1.1.17 für Vietnam in Kraft getreten. Der Kaufvertrag bedarf grundsätzlich der Schriftform. Durch das internationale Übereinkommen wird der zwischenstaatliche Warenkauf geregelt. Im vorliegenden Fall ist es anwendbar, wenn die Niederlassungen der Vertragsparteien in Deutschland und Vietnam ansässig sind oder die Regeln des internationalen Privatrechts zur Anwendung des Rechts eines Vertragsstaates führen. Im Einzelfall kann das UN-Kaufrecht ausgeschlossen werden.

Notwendige Bedingungen für einen Vertragsabschluss sind, dass die Beteiligten geschäftsfähig sind, der Vertrag schriftlich geschlossen wurde, die wesentlichen Angaben für Kaufverträge enthalten sind und den Bestimmungen des Handelsgesetzbuches entsprechen. Bei der Vertragsgestaltung sollten Sie ferner darauf achten, dass der vietnamesische Partner zum Außenhandel berechtigt ist. Denken Sie ebenso daran, bei Vertragsabschluss auch eine Schiedsgerichtsbarkeit zu vereinbaren. Nähere Informationen finden Sie auch auf unserer Webseite unter Rechtssystem. Neben der Vereinbarung eines Schiedsgerichtsstandortes empfiehlt es sich, auch bei der Vertragsgestaltung möglichst detaillierte Vertragsklauseln zu formulieren, die auch mögliche Streitpunkte regeln.

Im asiatischen Raum wird der indirekten Kommunikation eine größere Stellung beigemessen, als in anderen Regionen der Welt. Dies gilt ebenso für Vietnam. Für westliche Geschäftspartner erfordert dies meist Geduld, Verständnis für das Gegenüber und in vielen Fällen auch intensives Training. Kulturelle Unterschiede sind in fast jedem Punkt der Verhandlungen zu finden, dies gilt von der Begrüßung bis zum Vertragsabschluss und der Auslegung des Vertrages an sich.

Es ist wichtig zu wissen, dass sich Geschäfts- und Verhandlungskultur in China und Vietnam stark unterscheiden. In China bedeutet der Vertragsabschluss meist erst den Beginn der Verhandlungen, langes Nachverhandeln ist oft die Regel. Dies ist in Vietnam anders. Vietnamesen bevorzugen es, sich an geschlossene Verträge zu halten und präferieren Offenheit und Ehrlichkeit sowie Win-Win-Situationen. Verhandlungen werden meist sehr formal geführt, wobei viele Klauseln sehr detailliert ausgehandelt werden. Dies dient vornehmlich dazu, Nachverhandlungen zu vermeiden. In Vietnam ist Konsens und das Streben nach Harmonie wichtig. Rückversicherungen der vietnamesischen Seite erwecken manchmal den Eindruck eines defensiven Verhandlungsstils. Die Vorgehensweise „keiner hat alles zu sagen, aber jeder etwas" kann zu einer wahren Geduldsprobe für Verhandlungsführer der Unternehmen werden, gerade im Umgang mit Behörden. Unternehmen sollten sich daher vergewissern, ob man es bei Verhandlungen mit Entscheidungsträgern zu tun hat, oder nur mit einer "Vorhut", welche Möglichkeiten der Vertragsgestaltung auslotet. Sowohl Verhandeln mit unterschiedlichen Verhandlungsführern als auch die Suche nach einem gemeinsamen Konsens lassen sich durch das Streben nach Harmonie erklären. Trotzdem kann es auch durchaus zu Auseinandersetzungen kommen, wenn die vietnamesische Seite der Meinung ist, dass es den Verhandlungen hilft. Auch bedeutet Harmoniestreben nicht, das Vietnamesen keine mitunter listigen Verhandlungstricks anwenden. Sie sollten nicht unterschätzen, dass im Falle eines Fehlverhaltens eine Entschuldigung in Vietnam manchmal eine höher angesehene Wiedergutmachung darstellt als finanzielle Entschädigungen.

Interessanterweise gibt es ähnlich wie in Deutschland auch regionale Unterschiede der Verhandlungsführung. Während der Verhandlungsstil in der Region um Ho-Chi-Minh Stadt etwas lockerer und südländischer wirkt, sind Nordvietnamesen meist steifer und etwas ernster in den Verhandlungen.

Zu Beginn sollte darauf geachtet werden, dass Hände nur dann geschüttelt werden, wenn es von vietnamesischer Seite initiiert wird. In Vertragsverhandlungen geht es Vietnamesen vor allem darum, auf Welche Art und Weise eine Kooperationen eingegangen wird. Die Ergebnisse der Kooperation spielen, im Gegensatz zu westlichen Unternehmen, eher eine untergeordnete Rolle. Aufgrund dessen sollten Formulierungen immer einen indirekten Charakter haben. Wichtig ist, dass man die Würde des Gegenüber nicht verletzt, sondern diesen so behandelt, dass er sein Gesicht wahren kann. Dies hat in der vietnamesischen Kultur einen großen Stellenwert. Den oder die Gesprächspartner zu blamieren oder in die Enge zu treiben, so dass sie ihr "Gesicht verlieren", kann eine zukünftige Zusammenarbeit schädigen oder sogar unmöglich machen. Vietnamesen fällt es im Allgemeinen schwer, etwas direkt ablehnen zu müssen. Daher kommt es vor, dass sie stattdessen schweigen oder eine Gegenfrage stellen. Flexible Vertragsgestaltung wird daher besonders geschätzt, da dadurch niemand unter Druck gesetzt wird. Gehen Sie daher bei Verhandlungen auf Unterschiede der Gesprächsführung in Vietnam ein und versuchen Sie, eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen. Vermeiden Sie, den Kernpunkt der Verhandlungen gleich zu Beginn des Gespräches zur Sprache zu bringen. Dies verstimmt unnötig die vietnamesische Seite und führt nicht schneller zum Erfolg. Man sollte sich von Vorneherein darauf einstellen, dass Verhandlungen in Vietnam meist länger dauern als in Deutschland. Gelassenheit und Geduld sind unabdingbar. Weiterhin werden Gespräche sehr ruhig und mit zurückhaltender Körpersprache geführt. Zu starkes Gestikulieren wird eher negativ aufgefasst.

Allgemein ist festzuhalten, dass es in Vietnam viele Verhaltens- und Umgangsregeln gibt, die sich von westlichen Umgangsformen unterscheiden. Nicht alle muss der westliche Gesprächspartner beherrschen können. Allerdings sollten Sie schwerwiegende Verwerfungen vermeiden. Es wird nicht erwartet, dass man die Kultur des Gesprächspartners nachahmt. Auch viele Vietnamesen haben bereits Erfahrung mit westlichen Partnern gesammelt und kennen daher die Unterschiede. Weitere Nützliche Informationen zu den Umgangsformen und Do’s and Don’ts können Sie auch dem “Vietnam-Knigge” entnehmen.