Repräsentanzen (Representative Office)

Die Durchführung operativer Geschäfte (also Verkauf und Rechnungslegung) ist mit einer Repräsentanz nicht erlaubt. Es ist zwingend notwendig, dass alle Geschäfte, die durch das Repräsentanzbüro initiiert wurden, direkt zwischen dem vietnamesischen Kunden und der Muttergesellschaft abgeschlossen werden. Somit stellt eine Repräsentanz keine juristische Person dar, sondern ist von einer Muttergesellschaft abhängig. Verträge können nur in einem sehr eingeschränkten Rahmen abgeschlossen werden, wie zum Beispiel für die Anmietung von Büros sowie zur Anstellung von Personal. Mithilfe einer Repräsentanz ist es jedoch möglich, den An- oder Verkauf von Gütern bzw. Dienstleistungen zu fördern, indem sie wichtige Kontaktpflege betreibt. Die Niederlassung fungiert somit als eine Art Schnittstelle zwischen dem Mutterunternehmen und lokalen Firmen. Die zentrale Funktion besteht vor allem in der Geschäftsanbahnung mit potentiellen Kunden und Partnern, Marktforschung, Vorbereitung zukünftiger Investitionen, Reisevereinbarungen für Repräsentanten der heimischen Firma und anderen non-profit Aktivitäten. Des Weiteren bietet die Repräsentanz eine Möglichkeit, Projekte zu unterstützen.

Um ein Repräsentanzbüro in Vietnam zu gründen ist ein mindestens einjähriges Bestehen des Mutterunternehmens in Deutschland Voraussetzung. Der Ablauf zur Gründung einer Repräsentanz unterscheidet sich vom Schemata einer normalen Gründung eines Unternehmens, da es sich bei der Repräsentanz nicht um eine Investition im eigentlichen Sinne handelt.

In der Vergangenheit wurde des Öfteren, trotz der genannten Beschränkungen, die Repräsentanz seitens der Unternehmen dazu benutzt, aktive Geschäftstätigkeiten in Vietnam zu betreiben. Dieser Vorgang widerspricht jedoch eindeutig dem gesetzlichen Rahmen und wird seitens der Regierung mit Bußgeld geahndet. Daher sollte, auch im Hinblick auf die erweiterten Möglichkeiten, die Unternehmen bezüglich unterschiedlicher Unternehmensformen zur Verfügung stehen, von derlei Tätigkeiten Abstand genommen werden.

Wem die Eröffnung eines Repräsentanzbüros mit zu hohem finanziellen und administrativen Aufwand verbunden ist oder ein zu hohes rechtliches Risiko darstellt, dem bietet die Auslandshandelskammer (AHK) Vietnam eine kostengünstige, risikofreie Alternative an: Mit dem sog. Office in Office-Konzept können deutsche Unternehmen einen AHK-Projektmanager ganz oder teilweise nutzen, um ihre Aktivitäten in Vietnam gezielt voranzutreiben.