04.01.2024

Entsendung von Arbeitskräften nach Großbritannien

Einreise-/Aufenthaltsbestimmungen

Seit dem Ende der Brexit-Übergangsphase (31. Dezember 2020) benötigen Staatsangehörige von EU-Staaten in der Regel eine Arbeitserlaubnis bzw. ein Visum, um für berufliche Zwecke in das Vereinigte Königreich (VK) einreisen zu dürfen. Für bestimmte Fälle gibt es Sonderregelungen, die eine visumsfreie Einreise ermöglichen.

Einreise als Grenzgänger (Frontier Worker)

EU-Bürger, die ihren Wohnsitz außerhalb des VK haben und vor dem Ende der Brexit-Übergangsphase (31. Dezember 2020) regelmäßig, mindestens ein Mal innerhalb von zwölf Monaten für berufliche Tätigkeiten in das VK eingereist sind, können den Status als Grenzgänger (Frontier Worker) beantragen. Dieser Status verschafft im Ausland ansässigen Personen weitgehendere Zugangsmöglichkeiten zu beruflichen Tätigkeiten im VK als die übrigen, weiter unten beschriebenen Optionen. Er erlaubt die zeitlich unbegrenzte visumsfreie Einreise zur Arbeitsaufnahme. Die Erlaubnis gilt für fünf Jahre (eine Verlängerung der Gültigkeit ist möglich).
Die Grenzgängererlaubnis (Frontier Worker Permit) ist online zu beantragen.

Kurzzeitige Geschäftsreisen

Im Rahmen von sog. kurzzeitigen Geschäftsreisen von bis zu 6 Monaten Dauer dürfen EU-Bürger grundsätzlich ohne Arbeitserlaubnis oder Visum in das VK einreisen. Es dürfen jedoch nur bestimmte Tätigkeiten im Rahmen solcher visumsfreien kurzzeitigen Geschäftsreisen ausgeübt werden:
  • Teilnahme an Sitzungen, Konferenzen und Beratungen mit Geschäftspartnern
  • Teilnahme an Messen und Ausstellungen zur Werbung für ein Unternehmen bzw. dessen Waren oder Dienstleistungen
  • Verkaufstätigkeiten: über den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen verhandeln und Vereinbarungen über den Verkauf abschließen, ohne aber selbst Waren auszuliefern oder Dienstleistungen zu erbringen
  • Einkauf von Waren oder Dienstleistungen
  • Abwicklung von geschäftlichen Transaktionen durch Führungs- und Aufsichtskräfte sowie Spezialisten für Finanzdienstleistungen für eine juristische Person aus der EU
  • Marktforschung und -analysen für eine juristische Person aus der EU
  • Teilnahme an Seminaren zur Ausbildung in Techniken und Arbeitsmethoden, die im VK angewendet werden
  • unabhängige technische, wissenschaftliche oder statistische Forschung / Analyse für eine juristische Person aus der EU
  • Aktivitäten im Fremdenverkehr: Teilnahme an Kongressen durch im Tourismus arbeitendes Personal oder Leitung einer Reise mit Ausgangspunkt in der EU
  • Übersetzen und Dolmetschen als Angestellter einer juristischen Person aus der EU
  • Seit Dezember 2023 ist es zudem möglich, während seines Aufenthaltes als Standard Visitor in UK aus der Ferne für seinen deutschen Arbeitgeber zu arbeiten (mobiles Arbeiten), sofern dies nicht den eigentlichen Zweck des Aufenthaltes darstellt.
Darüber hinaus gibt es einige Sonderregelungen für bestimmte Tätigkeiten, die ebenfalls für kurzzeitige Geschäftsreisen zugelassen sind. Ein besonders wichtiger Anwendungsfall ist der Kundendienst: So dürfen Monteure, Instandsetzungs- und Wartungskräfte sowie Aufseher mit Fachkenntnissen, die für die Vertragserfüllung durch einen Verkäufer wesentlich sind, ihre Dienstleistungen erbringen oder Arbeitnehmer in deren Erbringung ausbilden. Dies muss im Rahmen eines Garantie- oder sonstigen Dienstleistungsvertrags erfolgen, der im Zusammenhang mit dem Verkauf oder der Vermietung gewerblicher oder industrieller Ausrüstung oder Maschinen, einschließlich Computer-Software, an ein Unternehmen oder eine Organisation mit Sitz im VK steht. Die Waren müssen bei einer juristischen Person aus der EU gekauft oder gemietet worden sein. Auch Subunternehmer können diese Regelung nutzen, wenn ihre Tätigkeit im VK zwischen ihrem in der EU ansässigen Auftraggeber und dessen britischem Kunden im Zusammenhang mit Verkauf oder Vermietung der Waren vertraglich vereinbart wurde. Der Aufenthalt im VK muss zeitlich auf die Dauer des Garantie- oder Dienstleistungsvertrags begrenzt sein.
Es gibt zudem einige Voraussetzungen. Die einreisende Person darf:
  • weder Waren an die breite Öffentlichkeit verkaufen noch Dienstleistungen für die breite Öffentlichkeit erbringen
  • keine Vergütung im eigenen Namen aus dem Vereinigten Königreich erhalten
  • keine Dienstleistungen im Auftrag einer juristischen Person, die nicht im VK niedergelassen ist, an Verbraucher im VK erbringen (mit wenigen Ausnahmen)
Der Anlass der Geschäftsreise muss bei der Einreise durch geeignete Dokumente belegt werden können.

Erbringer vertraglicher Dienstleistungen und Freiberufler

Die Einreise von EU-Staatsangehörigen zwecks Erbringung von Dienstleistungen oder freiberuflichen Tätigkeiten ist nur unter engen Voraussetzungen möglich.
Zunächst sind die Tätigkeiten auf bestimmte Bereiche beschränkt. Diese sind im Handels- und Kooperationsabkommen zwischen der EU und dem Vereinigten Königreich (Trade and Cooperation Agreement – TCA) im Anhang 22 festgelegt. Beispielsweise sind folgende Dienstleistungen zulässig (Aufzählung ist nicht abschließend, für Freiberufler gelten teilweise andere Regelungen):
  • Wartung und Instandsetzung von Maschinen und Ausrüstungen
  • Wartung und Instandsetzung von Fahrzeugen
  • Ingenieurdienstleistungen
  • Computer- und verwandte Dienstleistungen
  • Managementberatung
  • Beratungsdienstleistungen im Bereich des verarbeitenden Gewerbes
  • Werbedienstleistungen
  • Markt- und Meinungsforschung
  • Steuerberatung, Buchhaltung
Im Rahmen des TCA hat das Vereinigte Königreich – genauso wie viele EU-Staaten – für etliche Tätigkeitsbereiche Vorbehalte erklärt, d.h. spezifische Einschränkungen oder Bedingungen festgelegt. Diese finden sich ebenfalls in Anhang 22 des TCA.
Zudem werden im TCA hohe Anforderungen an die Eigenschaft als Erbringer vertraglicher Dienstleistungen gestellt (Art. 140 Absatz 5 Nr. b): Es muss sich um eine natürliche Person handeln, die von einer juristischen Person beschäftigt wird, die nicht im Land des Dienstleistungseinsatzes ansässig ist. Leiharbeiter sind nicht zulässig. Der Dienstleister darf keine Vergütung aus einer Quelle im Gastland erhalten. Der Arbeitgeber des Dienstleisters muss einen Vertrag mit einer Laufzeit von höchstens 12 Monaten über die Erbringung von Dienstleistungen für einen Kunden im Bestimmungsland abgeschlossen haben. Der Dienstleister muss seit mindestens einem Jahr vor dem Einreiseantrag als Angestellter dieses Unternehmens die betreffenden Dienstleistungen erbracht haben. Zudem muss er verfügen über:
  • mindestens drei Jahre berufliche Erfahrung in dem betreffenden Arbeitsgebiet
  • einen Hochschulabschluss oder einen Nachweis über ein vergleichbares Ausbildungsniveau
  • die im Bestimmungsland vorgeschriebene berufliche Qualifikation für die betreffende Tätigkeit
Nur wenn die oben genannten Bedingungen erfüllt sind, kann ein Visum für die Einreise in das VK beantragt werden. Die britische Regierung stellt genaue Informationen zu den Einreise- und Aufenthaltsbestimmungen zu Arbeitszwecken bereit.
Die für Dienstleistungserbringer passende Kategorie ist das “Service Supplier Visa”.
Im Antrag muss ein Referenzcode, das “certificate of sponsorship”, angegeben werden. Dieser muss vom Auftraggeber, der im VK ansässig ist, vorab generiert und übermittelt werden. Dafür muss der Auftraggeber als “sponsor” bei den britischen Behörden registriert sein. Der “sponsor” ist für die Überwachung des Auftragnehmers bezüglich der Qualifikationsanforderungen und des nationalen Einwanderungsrechts verantwortlich. Bislang haben nur sehr wenige britische Unternehmen und Organisationen eine Registrierung als “sponsor” für das “Service Supplier Visa”.
Das Visum kann nur erteilt werden, wenn die geplante Tätigkeit in der Liste der “eligible occupations” aufgeführt ist oder wenn der Einreisende über einen Hochschulabschluss oder eine vergleichbare technische Qualifikation verfügt.
Das Visum kann ausschließlich online beantragt werden.
Die Aufenthaltsdauer im VK darf die Dauer des Dienstleistungsvertrages nicht überschreiten und entsprechend dem TCA maximal 12 Monate betragen.

Entsendungen innerhalb einer Unternehmensgruppe

Im Rahmen von visumsfreien kurzzeitigen Geschäftsreisen (s.o.) können Angestellte eines ausländischen Unternehmens in das VK einreisen, um bei einem Unternehmen im VK zu unterstützen, das derselben Gruppe angehört wie der ausländische Arbeitgeber. Bislang durften bei solchen visumsfreien Aufenthalten lediglich die Angestellten des britischen Unternehmens in internen Projekten unterstützt werden, z.B. durch Beratung, Schulung oder Wissenstransfer.
Seit Dezember 2023 ist es auch möglich, dass die genannten Arbeiten direkt für Kunden der britischen Niederlassung ausgeübt werden, sofern die Arbeit am Kunden nur gelegentlich erfolgt, diese nicht den eigentlichen Zweck der Entsendung darstellt und sofern die Arbeit im Rahmen eines Projektes der britischen Niederlassung und nicht des deutschen Unternehmens durchgeführt wird.
Soll der Angestellte des ausländischen Unternehmens während der Entsendung in das VK gezielt für Arbeiten mit dem Kunden entsandt werden, muss ein Visum beantragt werden. Für regulär Angestellte gibt es das “Senior or Specialist Worker Visa”. Es sind einige Voraussetzungen zu erfüllen, u.a. bezüglich zugelassenen Tätigkeiten, Beschäftigungsdauer beim ausländischen Arbeitgeber und Gehalt.
Trainees, die von ihrem ausländischen Arbeitgeber für eine bestimmte Zeit in eine Niederlassung in Großbritannien entsendet werden, werden in der Regel – wenn sie nicht lediglich in den oben beschriebenen engen Grenzen in internen Projekten unterstützen – ein Visum benötigen: das “Graduate Trainee Visa”. Auch hierfür sind einige Voraussetzungen zu erfüllen, u.a. muss dem / der Trainee ein Mindestgehalt bezahlt werden.

Bearbeitungskosten und -zeiten für Visa

Auf Internetseiten der britischen Regierung finden Sie Informationen zu den Gebühren für die Ausstellung von Visa und zu den durchschnittlichen Bearbeitungszeiten für Visaanträge.
Eine frühzeitige Beantragung wird jedoch empfohlen. Für manche Visakategorien gibt es auch die Möglichkeit, die Bearbeitung gegen Zahlung einer zusätzlichen Gebühr zu beschleunigen.

Melde- und Registrierungspflichten

Im Gegensatz zu vielen anderen europäischen Staaten, verlangt Großbritannien nicht grundsätzlich, dass Arbeitskräfte, die aus dem Ausland zur Ausübung beruflicher Tätigkeiten vorübergehend nach Großbritannien entsendet werden, vorab den britischen Behörden gemeldet werden müssen. Für bestimmte Tätigkeiten sind jedoch Meldepflichten zu erfüllen:
  • bestimmte Tätigkeiten mit Registrierungspflicht: Entsendete Arbeitskräfte aus bestimmten Berufszweigen, z.B. Gasinstallationen, Straßenbauarbeiten oder Zahntechnik, müssen sich bei den zuständigen Behörden mit einem Nachweis ihrer beruflichen Qualifikation registrieren. Den rechtlichen Rahmen für Anerkennungsverfahren gibt das Gesetz “Professional Qualifications Act 2022“ vor, Näheres regeln Satzungen / Rechtsverordnungen. Ein “Assistance Centre” soll künftig für Transparenz über die Anforderungen und Anerkennungsverfahren schaffen.
  • Bauprojekte: Für jedes Bauvorhaben muss der Bauherr vorab dem örtlich zuständigen Building Control Department eine Meldung machen und die Einhaltung der Bauvorschriften nachweisen, die in den Building Regulations 2010 niedergelegt sind.
  • Bau- und Montagearbeiten: Bei Baustellen und bei Montagearbeiten an Bauwerken, die länger als 30 Tage dauern, muss unter bestimmten Umständen ein sog. CDM co-ordinator bestellt werden, der die Einhaltung der Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften (Construction Design and Management Regulations – CDM) koordiniert und die Arbeiten bei der Arbeitsschutzbehörde HSE (Health & Safety Executive) anmeldet. Nähere Informationen finden sich in einer Broschüre der HSE.
    Achtung: Auch Arbeiten an industriellen Fertigungsanlagen wie z.B. Aufbau, Umbau oder Erweiterung können als Bau-/Montagearbeiten zu verstehen sein und diesen Vorschriften unterliegen.
  • General- und Subunternehmer im Baubereich: Unternehmen, die als General- oder Subunternehmer im Baubereich in Großbritannien agieren, müssen sich für das Kontrollregime Construction Industry Scheme (CIS) registrieren, das der Sicherung von Steueransprüchen aufgrund von Zahlungen für Bauleistungen an Subunternehmer dient. Der Generalunternehmer ist zudem verpflichtet, die Zahlungen an seine Subunternehmer monatlich der britischen Finanzbehörde zu melden und ggf. bei der Auszahlung an die Subunternehmer die erforderlichen Steuerabzüge vorzunehmen. Die britische Finanzbehörde HM Revenue and Customs stellt Informationen für von CIS betroffene ausländische Unternehmen bereit.
    Achtung: Auch Arbeiten an industriellen Fertigungsanlagen wie z.B. Aufbau, Umbau oder Erweiterung können als Bau-/Montagearbeiten zu verstehen sein und diesen Vorschriften unterliegen.
  • Großbaustellen: Das Betreten von Großbaustellen ist Arbeitern nur dann erlaubt, wenn sie einen entsprechenden Sicherheitskurs absolviert haben, der zur Ausstellung eines „Safety Pass“ führt. Eine Internetseite bietet nähere Informationen und Adressen von Kursanbietern.
  • Für bestimmte handwerkliche Tätigkeiten müssen sich die Arbeitskräfte vorab bei den zuständigen Behörden registrieren lassen: Heizung / Lüftung / Klima, Isolierungsarbeiten, Austausch von Dachdeckungen, Fenster in Altbauten, erneuerbare Energien (z.B. Solaranlagen), Klempner (bei Zugriff auf die Hauptwasserleitung), Arbeiten an Gasleitungen/-installationen.
Weitere Registrierungen werden häufig vom Auftraggeber gefordert, auch wenn sie nicht gesetzlich vorgeschrieben sind:
  • Von Elektrikern wird häufig verlangt, dass sie ihre Qualifikation durch eine Registrierung bei einem “Competent Person Scheme” nachweisen. Andernfalls müssen die durchgeführten Arbeiten von einem zugelassenen Dritten (local council / private approved building inspector) geprüft werden.
  • Für Arbeiter im Baubereich wird häufig ein Nachweis über ihre Fachkenntnis im Sinne des Construction Skills Certification Scheme (CSCS) gefordert.

Arbeitgeberhaftpflichtversicherung

Für Arbeitnehmer, die gewöhnlich in Großbritannien arbeiten, aber auch für aus dem Ausland entsendete Arbeitnehmer, die sich mehr als 14 Tage ununterbrochen in Großbritannien aufhalten, muss der Arbeitgeber eine spezielle Versicherung (employers’ liability insurance) abschließen, die für Entschädigungen der Arbeitnehmer für beruflich bedingte Gesundheitsschäden (Unfälle, Krankheit) aufkommt. Nähere Informationen finden sich in einem Merkblatt der Health and Safety Executive (pdf).

Sozialversicherungsrecht

Nach dem Ende der Brexit-Übergangsphase gelten die europäischen Regeln zur Koordinierung der Sozialversicherung, insbesondere die EU-Verordnung 883/2004/EG, nicht mehr für das Vereinigte Königreich. Die Auswirkungen beruflich bedingter Aufenthalte von EU-Bürgern im VK auf die Sozialversicherung werden nun vom Protokoll zur Koordinierung der Sozialversicherung im TCA geregelt.
Wie international üblich, richtet sich die Sozialversicherungspflicht zunächst nach dem Beschäftigungsort (Art. KSS.10). Für Entsendungen gilt davon abweichend die Regel (Art. KSS.11), dass ein vorübergehend ins Ausland entsendeter Arbeitnehmer weiterhin in dem Staat sozialversicherungspflichtig ist, in dem sein Arbeitgeber seinen Sitz hat, vorausgesetzt die Entsendung dauert nicht länger als 24 Monate und der entsendete Arbeitnehmer ersetzt nicht eine andere entsendete Arbeitskraft. Die 24-Monate-Regelung gilt auch für Selbstständige, die vorübergehend im Ausland arbeiten.
Der Nachweis über die bestehende Sozialversicherungspflicht im Herkunftsstaat wird auch unter dem TCA vorläufig weiter durch die sog. A1-Bescheinigung geführt. Diese sollten sowohl entsendete Arbeitnehmer als auch Selbstständige während eines beruflichen Aufenthalts im VK unbedingt mitführen. Nähere Informationen zur Beantragung der A1-Bescheinigung finden Sie auf der Internetseite der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA).

Arbeitsrecht

Für Arbeitnehmer mit einem deutschen Arbeitsvertrag, die vorübergehend ins Ausland entsendet werden, gilt auch während der Entsendung grundsätzlich deutsches Arbeitsrecht. Jedoch sind die Schutzvorschriften des britischen Arbeitsrechts zwingend einzuhalten, unabhängig von der Dauer der Entsendung. Diese umfassen für Arbeitnehmer unter anderem (keine abschließende Aufzählung):
  • Mindestlohnsätze einschließlich Überstundensätze
  • Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub
  • Anspruch auf Zahlung von Kranken- und Mutterschaftsgeld, etc.
  • Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten
  • Schutz vor unzulässiger Diskriminierung
  • Schutz bei Aufzeigen von Missständen an der Arbeitsstätte (“whistleblowing”)
  • Schutz vor unzulässiger Entlassung
  • Einhaltung von Kündigungsfristen
  • Sicherheit, Gesundheitsschutz und Hygiene am Arbeitsplatz
Sind jedoch die entsprechenden Vorschriften im Herkunftsland vorteilhafter für den Arbeitnehmer, so gelten diese.

Besteuerung des entsendenden Unternehmens

Zwischen Deutschland und Großbritannien besteht ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA). Demnach sind die Einkünfte deutscher Unternehmen aus britischer Quelle grundsätzlich in Deutschland zu versteuern, es sei denn, das deutsche Unternehmen erzielt diese Einkünfte durch eine Betriebsstätte in Großbritannien. Als Betriebsstätten im Sinne des DBA gelten u.a. Zweigniederlassungen oder Geschäftsstellen, aber auch Bauausführungen oder Montagearbeiten, wenn deren Dauer 12 Monate überschreitet. In diesem Fall sind die Einkünfte, die der britischen Betriebsstätte zuzurechnen sind, in Großbritannien zu versteuern.
Das DBA ist auch nach dem Ende der Brexit-Übergangsphase, also über den 31. Dezember 2020 hinaus, in Kraft.

Besteuerung der entsendeten Arbeitnehmer

Nach dem deutsch-britischen Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) werden Einkünfte aus nicht-selbstständiger Arbeit in dem Staat besteuert, in dem die Person ansässig ist. Wird die berufliche Tätigkeit dagegen im anderen Vertragsstaat ausgeübt – z.B. bei einer Entsendung – sind die Einkünfte in diesem Staat zu versteuern. Jedoch gilt weiterhin die ausschließliche Steuerpflicht im Ansässigkeitsstaat, wenn die vorübergehende Tätigkeit im anderen Staat nicht länger als 183 Tage im Steuerjahr dauert und die Bezahlung durch einen im Ansässigkeitsstaat ansässigen Arbeitgeber erfolgt. Entsendet ein deutscher Arbeitgeber Arbeitnehmer nach Großbritannien, werden diese also erst dann in Großbritannien steuerpflichtig, wenn sie sich dort mehr als 183 Tagen im Jahr aufhalten.
Das DBA ist auch nach dem Ende der Brexit-Übergangsphase, also über den 31. Dezember 2020 hinaus, in Kraft.