Compliance-Leitlinien für die Exportkontrolle

Die Leitlinien vom 28. April 2021 ersetzen die MOFCOM-Verordnung Nr. 69 aus dem Jahr 2007 . Sie gelten nicht nur für Exporteure, sondern für einen größeren Kreis von Unternehmen:

Nach den Leitlinien sind neun grundlegende Elemente für ein internes Compliance Programm (ICP) erforderlich. Dazu gibt es weitere Erläuterungen, die hier ohne Anspruch auf Vollständigkeit zusammengefasst sind:

Der Exporteur verpflichtet sich in einer schriftlichen Erklärung, die von der Unternehmensleitung unterzeichnet wurde, dass er die nationalen Exportkontrollgesetze und -vorschriften sowie die unterstützende Haltung der Unternehmensleitung gegenüber dem internen Compliance-Mechanismus strikt umsetzen wird. Die Grundsatzerklärung soll allen Mitarbeitern intern bekannt gemacht werden.

Festlegung der Organisationsstruktur des internen Compliance-Mechanismus für die Exportkontrolle und der Verantwortlichkeiten der zuständigen Abteilung und des Personals. Die Einrichtung der Organisationsstruktur sollte das Prinzip der Unabhängigkeit widerspiegeln und die verantwortliche Person ermächtigen, ein Verbot auszusprechen oder die zuständige Regierungsstelle bei allen beanstandeten exportbezogenen Handlungen zu konsultieren.

Exportunternehmen sollen eine umfassende Bewertung der möglichen Exportkontrollrisiken vornehmen und basierend auf den Ergebnissen der Risikobewertung interne Compliance-Mechanismen für die Exportkontrolle und damit verbundene organisatorische Managementsysteme einrichten und aktualisieren. Bei Zweifeln sollen nationale Exportkontrollbehörden oder externe Fachinstitutionen konsultiert werden.

Der Exporteur richtet Verfahren zur Exportkontrolle ein, um zu klären, welche spezifischen Aspekte des Geschäftsprozesses eine interne Kontrolle der Einhaltung der Vorschriften erfordern, und um durch ein verfahrenstechnisches und institutionalisiertes Management zu verhindern, dass kontrollierte Güter ohne interne Prüfung ausgeführt werden. Zu den wichtigsten Prüfpunkten gehören: ob die Güter von der nationalen Exportkontrollliste als kontrollierte Güter genannt werden; ob der Vorgang mit den nationalen Exportkontrollgesetzen und -vorschriften übereinstimmt; ob das Land des Endbenutzers ein Land ist, das UN-Sanktionen unterliegt oder anderweitig als sensibel gilt; ob beim Endbenutzer und Endverwendungszweck Risiken bestehen; ob der Endverwendungszweck angemessen ist; ob die Zahlungsmethode des Kunden mit allgemeinen Geschäftspraktiken übereinstimmt; ob der Exporttransportweg/die Exportroute angemessen ist.

Exportunternehmen ermutigen ihre Mitarbeiter, das Risikobewusstsein zu schärfen, interne Meldekanäle und Prozesse zur Untersuchung verdächtiger Angelegenheiten einzurichten und verlangen von ihren Mitarbeitern, verdächtige Aufträge, verdächtige Kunden oder verdächtiges Verhalten sofort nach Entdeckung an den internen Mechanismus zur Einhaltung der Exportkontrollvorschriften zu melden. Bei verdächtigen Vorgängen, illegalen Handlungen oder Notfällen müssen Exportunternehmen, die wissen oder wissen sollten oder von den zuständigen Regierungsbehörden darüber informiert werden, dass die von ihnen ausgeführten Güter die im Gesetz festgelegten relevanten Risiken aufweisen, Ausfuhrgenehmigungen beantragen oder Konformitätskontrollen in Übereinstimmung mit den einschlägigen Bestimmungen der nationalen Ausfuhrkontrollgesetze und -vorschriften durchführen, unabhängig davon, ob die Güter in der nationalen Ausfuhrkontrollliste aufgeführt sind. Die Betreiber können in Verbindung mit internen Vorschriften verlangen, dass Mitarbeiter, die mit relevanten Tätigkeiten befasst sind, die Verantwortung für Exportkontrollen übernehmen und sich mit Verstößen gegen Exportkontrollen befassen, um eine effektive Umsetzung interner Compliance-Mechanismen sicherzustellen.

Exportunternehmen formulieren regelmäßige oder unregelmäßige Schulungspläne in Verbindung mit der tatsächlichen Praxis, setzen verschiedene Schulungsformen ein, um eine umfassende Schulung der Mitarbeiter zu erreichen, und beziehen die Exportkontrollschulung als Indikator in die Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter ein. Der Schulungsplan ist so gestaltet, dass die Mitarbeiter rechtzeitig über die nationalen Exportkontrollgesetze und -vorschriften informiert sind, die Anforderungen an die internen Compliance-Mechanismen effektiv umgesetzt werden und das zuständige Personal Exportkontrollfragen ordnungsgemäß bearbeiten kann.

Die Exportverantwortlichen prüfen regelmäßig die Angemessenheit, Durchführbarkeit und Wirksamkeit des internen Compliance-Mechanismus für die Exportkontrolle und bewerten die Standardisierung der Compliance-Vorgänge bestimmter Geschäftsprozesse. Der Audit-Bericht sollte den Betriebsstatus des internen Compliance-Mechanismus sowie die Richtung der Behebung wiedergeben. Compliance-Audits können durch engagiertes internes Personal des Unternehmens oder durch die Beauftragung externer, dritter Institutionen durchgeführt werden. Die Prüfung umfasst vor allem, ob der Überprüfungsprozess bei verschiedenen Transaktionen mit Gütern mit doppeltem Verwendungszweck eingehalten wurde, ob die Organisation reibungslos funktioniert, ob die Untersuchung verdächtiger Angelegenheiten effektiv ist und ob es Bereiche für Verbesserungen in Bezug auf die Einhaltung der Vorschriften gibt.

Exportunternehmen führen vollständige und korrekte Dokumente im Zusammenhang mit der Exportkontrolle, einschließlich Exportaufzeichnungen, Kommunikation mit Regierungsstellen, Kundeninformationen und Korrespondenz, Lizenzantragsdokumente, Lizenzgenehmigungsdokumente und die Durchführung von Exportprojekten. Kontakte per Telefon, Fax, E-Mail und auf anderen Wegen werden ebenfalls aufgezeichnet, und relevante Verfahren zur Ablage von Handelsdokumenten und Aufbewahrungsanforderungen werden geklärt.

Der Exportunternehmer erstellt ein Managementhandbuch für den internen Compliance-Mechanismus für die Exportkontrolle, das die in den vorgenannten Grundelementen festgelegten Inhalte abdeckt und die nationalen Exportkontrollgesetze und -vorschriften sowie das Compliance-System bekannt macht, so dass die Mitarbeiter diese verstehen und mithilfe des Handbuchs effektiv und zeitnah umsetzen können. Das Managementhandbuch kann in Papier- oder elektronischer Form vorliegen, und soll inhaltlich vollständig, leicht zugänglich und einfach zu implementieren sein.

Die Leitlinien, zu denen auch ein 37-seitiges Unternehmenshandbuch (PDF) gehört, werden als Signal für verstärkte Bemühungen der chinesischen Behörden zur Durchsetzung des neuen chinesischen Exportkontrollgesetzes angesehen.

Quelle: DIHK