Bestätigung der Echtheit einer Urkunde oder eines Dokuments fürs Ausland

Legalisation & Apostille

Sie benötigen in Deutschland ausgestellte Urkunden oder Handelsdokumente im Ausland? Dazu verlangen ausländische Behörden oft eine Bestätigung der Echtheit dieser Dokumente. Besteht eine solche Vorgabe, kommt es schnell zu Unsicherheit bezüglich des möglichen Verfahrens und der Verteilung von Zuständigkeiten.
Um diese Unklarheiten auszuräumen, werden die beiden möglichen Verfahrenswege im Folgenden vorgestellt, um insbesondere den Zuständigkeitsbereich Ihrer IHK abzugrenzen.
Man unterscheidet zwischen zwei international angewandten Verfahren zur Verwendung öffentlicher Urkunden im Ausland: die Apostille und die Legalisation.
Beide Verfahren dienen der Bestätigung der Echtheit einer öffentlichen Urkunde für das Ausland. Der Hauptunterschied besteht jedoch darin, durch wen diese Bestätigung erbracht werden muss. Während die Legalisation eine Bestätigung durch eine konsularische Vertretung des Landes, in dem die Urkunde anschließend verwendet werden soll, verlangt, erfolgt diese im Falle der Apostille durch eine vom Staat dazu bestimmte inländische Apostillen-Behörde.
Welches Verfahren für Sie in Frage kommt hängt ab vom Bestimmungsland und der Art des Dokuments, das sie in diesem Land verwenden möchten.

Apostille

Bei der Erteilung einer Apostille handelt es sich um ein vereinfachtes, direkteres Verfahren, da die Beteiligung des Konsularbeamten im Bescheinigungsprozess wegfällt. Ist das Bestimmungsland dem Haager Übereinkommen von 1961 beigetreten ist prinzipiell keine Legalisation nötig.
Das Auswärtige Amt führt diesbezüglich eine Liste der dem Abkommen beigetretenen Länder. Jüngstes Beitrittsland ist die Volksrepublik China (einschließlich Hongkong und Macau), welches im März 2023 dem Haager Übereinkommen beigetreten ist. Seit dem 07. November 2023 ist somit keine Legalisation mehr notwendig.
Des Weiteren muss geklärt werden, ob das Dokument überhaupt Gegenstand des Übereinkommens ist.
Sind die Voraussetzungen gegeben, so kann die Ausfertigung einer Apostille direkt bei der zuständigen Apostillen-Behörde beantragt werden.
Für Rheinland-Pfalz ist dies die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion (ADD) in Kaiserslautern.
Die Alternative zur Apostille stellt für die Verwendung in Ländern, die dem Haager Abkommen nicht beigetreten sind, eine Legalisation dar. Dasselbe gilt beispielsweise auch für Handelsdokumente, die vom Gebrauch der Apostille ausgeschlossen sind.

Legalisation

Unter Legalisation versteht man die Bestätigung der Echtheit einer öffentlichen Urkunde durch eine Vertretung des Landes, in dem die Urkunde anschließend verwendet werden soll. Dieser Prozess ist mehrstufig, da öffentliche Urkunden, bevor sie der konsularischen Vertretung zur Legalisierung vorgelegt werden können, vorbeglaubigt werden müssen.
In Abhängigkeit von dem Dokument unterscheidet man verschiedene Legalisierungsketten wie z.B.
  • Für Handelspapiere führt die Legalisierungskette von der IHK über das Konsulat ins Ausland.
  • Gerichtliche und notarielle Urkunden sehen zusätzlich meist einen weiteren Beglaubigungsschritt durch den Landgerichtspräsidenten vor. Dieser bestätigt in dem Fall nochmals die Unterschrift bzw. das Dienstsiegel des Notars, bevor das Dokument ans Konsulat geht.
Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der Homepage des Auswärtigen Amts zum internationalen Urkundenverkehr.
Zu beachten ist, dass von bestimmten Ländern zusätzlich zu den genannten Schritten eine Vorlegalisierung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) verlangt wird. Dieses führt dann eine Endbeglaubigung durch und bestätigt damit nochmals die Korrektheit der Bescheinigung bevor die Urkunde dem Konsulat vorgelegt wird.
Somit müssen Sie Dokumente, die einer Legalisation bedürfen, zunächst bei Ihrer IHK oder einem Notar vorlegen. Hierbei gilt es stets die sachliche Zuständigkeit zu überprüfen. Danach müssen Sie sich mit der vorbeglaubigten Urkunde an die ausländische konsularische Vertretung wenden. Ist zusätzlich eine Vorlegalisierung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) oder eine Beglaubigung durch den Landgerichtspräsidenten von Nöten, muss dort die Urkunde natürlich vor dem Gang zum Konsulat vorgelegt werden.
Beachten Sie hierbei bitte auch anfallende Gebühren und Bearbeitungszeiten. Im Zweifelsfall ist eine Abklärung mit dem jeweiligen Konsulat hinsichtlich der nötigen Beglaubigungsschritte zu empfehlen.

Zuständigkeit Ihrer IHK

Gem. §1 Abs. 3 IHKG fallen die Bescheinigung von Ursprungszeugnissen und anderen dem Außenwirtschaftsverkehr dienenden Bescheinigungen in den Zuständigkeitsbereich der Industrie- und Handelskammern. Es gilt jedoch stets zu prüfen, ob die Zuständigkeit rechtlich nicht anderen Stellen zugewiesen ist.
Dies ist beispielsweise der Fall bei Bescheinigungen, die eine Wiedergabe aus einem öffentlichen Register darstellen (z.B. Handelsregisterauszug). Hierfür ist die Zuständigkeit gesetzlich Notaren zugewiesen (§ 21 BNotO). Dies gilt ebenso für öffentliche Beglaubigungen (§129 BGB).
Für Apostillen des Bundes ist grundsätzlich das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) zuständig.
Aufgrund der Fülle von Zuständigkeitsregelungen können an dieser Stelle jedoch leider nur einige Beispiele genannt werden.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass es sowohl vom jeweiligen Zielland als auch von der Art des Dokuments abhängt, ob eine Apostille oder eine Legalisation erforderlich ist.

Möglichkeit des Legalisations- bzw. Apostillenverfahren für private Urkunden

Private Urkunden, wie beispielsweise eigenhändige Testamente, formlose Kaufverträge oder Vollmachten können nicht unmittelbar in das Legalisations- bzw. Apostillenverfahren gehen.
Hier ist zunächst eine notarielle Beglaubigung notwendig. Erst dadurch wird die private Urkunde zur öffentlichen Urkunde und das eigentliche Legalisations- bzw. Apostillenverfahren kann starten.
Stand: 08.03.2024