Innovation, Umwelt und Existenzgründung

Digitale Lohnsteuerschnittstelle

Arbeitgeber müssen für ihre Lohnabrechnungssysteme seit 2018 zwingend über eine sogenannte Digitale LohnSchnittstelle (DLS) verfügen. Es handelt sich dabei um eine Schnittstelle zum elektronischen Lohnkonto des Arbeitgebers, mithilfe derer die lohnsteuerrelevanten Daten ‎(z.B. im Rahmen von Lohnsteuer-‎Außenprüfungen) ‎nach einem Standarddatensatz, der amtlich vorgeschrieben ist, an die Finanzverwaltung gesendet werden.
Bis dahin konnten Arbeitgeber freiwillig entscheiden, die Digitale LohnSchnittstelle zu verwenden. Mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens vom 18. Juli 2016 (BGBl 2016 I S. 1679) wurde die Einführung eines einheitlichen Standarddatensatzes als Schnittstelle zum elektronischen Lohnkonto gesetzlich festgeschrieben. Seit dem 1. Januar 2018 ist die DLS verpflichtend zu verwenden. Die Finanzverwaltung hat hierzu ein BMF-Schreiben vom 26. Mai 2017 (PDF) veröffentlicht.
Nach § 41 Abs. 1 Satz 7 EStG i. V. m. § 4 Abs. 2a LStDV müssen Arbeitgeber die aufzuzeichnenden lohnsteuerrelevanten Daten der Finanzbehörde nach einer amtlich vorgeschriebenen einheitlichen digitalen Schnittstelle elektronisch bereitstellen. Diese Pflicht ist unabhängig von dem eingesetzten Lohnabrechnungsprogramm. Ältere Lohnbuchhaltungsprogramme mussten daher umprogrammiert oder grundlegend neu erstellt werden.
Bei der Digitalen LohnSchnittstelle handelt es sich um einen amtlich vorgeschriebenen Standarddatensatz, der eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung von elektronischen Dateien und Datenfelder enthält. Die DLS fungiert als einheitliche Schnittstelle zum elektronischen Lohnkonto. Die Arbeit der Lohnsteuer-Außenprüfer soll mit der flächendeckenden Einführung der DLS effizienter werden.
Die jeweils aktuelle Version der DLS findet sich auf der Internetseite des Bundeszentralamtes für Steuern und steht zum Download bereit. Neben einer Programmieranweisung (xml-Datei) finden sich dort weitergehende Informationen und auch ein umfassender Fragen- und Antworten-Katalog.
Allerdings lassen die Finanzämter in begründeten Fällen die Übermittlung der lohnsteuerlichen Daten auch in einer anderen auswertbaren Form zu. Damit sollen unbillige Härten vermieden werden. Ob ein Härtefall gegeben ist, wird in der Praxis aber zunehmend restriktiv gehandhabt.
Fazit: Die Softwarehersteller stellen die Änderungen für ihre Kunden bereit. Die Praxis wird dann zeigen, ob die Prüfungen schneller und effizienter durchgeführt werden können. Wünschenswert ist es in jedem Fall.

Stand: November 2024