Möglichkeiten der Entgeltoptimierung

I. Einführung

Exkurs zum Arbeitsrecht:

II. Möglichkeiten zur Entgeltoptimierung

1. Kindergarten/Kitazuschuss

• Für die Unterbringung und Verpflegung nicht schulpflichtiger Kinder kann ein Zuschuss in Höhe der tatsächlich angefallenen Kosten bezahlt werden)
• Steuer- und sozialabgabenfreie Einnahme im Sinne des § 3 EStG
• Muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn ergehen (BFH-Urteil VI R 54/11)
• Gilt auch, wenn der nicht beim Arbeitgeber beschäftigte Elternteil die Aufwendungen trägt (§ 3 Rn.62 a.E. EStG Kirchhof/von Beckerath; R3.33 Abs.1 S.2 LStR)
• Umsetzung: zweckentsprechende Verwendung nachweisen, Betreuungskosten bescheinigen lassen, in Personalakte legen und regelmäßig erneuern. Nachweise im Original als Belege zum Lohnkonto aufbewahren
• Umfasst ist die Betreuung in betrieblichen oder außerbetrieblichen Kindergärten, Schulkindergärten, Kindertagesstätten, Kinderkrippen, Tagesmütter, Wochenmütter, Ganztagspflegestellen (§ 3 Rn.62 EStG Kirchhof/von Beckerath)
• Nicht erfasst: Kindermädchen, Betreuung durch Großmutter o.ä. (§ 3 Rn.62 EStG Kirchhof/von Beckerath)
• Gesetzliche Grundlage: § 3 Nr. 33 EStG; R 3.33 Abs.3 LStR, R 3.33 LStR (Lohnsteuerrichtlinie)

2. „Kindernotbetreuung“ - Betreuungsleistungen steuerfrei bezuschussen

• Arbeitgeber zahlt Zuschuss zu Aufwendungen der Arbeitnehmer für kurzfristige Betreuungsleistungen ihrer Kinder und pflegebedürftigen Angehörigen
• Voraussetzung: kurzfristige Betreuung aus zwingenden und beruflich veranlassten Gründen notwendig (Betreuung kann auch im privaten Haushalt des Arbeitnehmers stattfinden)
• Zuschuss steuerfrei
• Freigrenze: 600 Euro
• Nicht begünstigt werden Stiefkinder, Enkelkinder und Kindern eines mit dem Arbeitnehmer zusammenlebenden Elternteils, § 63 Abs. 1 Nr. 2, Nr. 3 EstG
• Nachweis durch Aufnahme der entsprechenden Unterlagen in die Lohnakte
• Gesetzliche Grundlage: § 3 Nr. 34a EStG

3. Barzuschuss Fahrt Wohnung – erste Tätigkeitsstätte

• Zuschuss zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
• 30 Cent je Entfernungskilometer
• 15 % Pauschalsteuer
• Höhe: bis zu dem Betrag, den der Arbeitnehmer ohne Pauschalierung als Werbungskosten geltend machen könnte
• Wichtig: Die Pauschalversteuerung führt zum Verlust des Werbungskostenabzugs (§ 40 Rn.25 EStG Kirchhof/Eisgruber; OFD Berlin v 11.3.2002, BB2002, 1686)
• Gesetzliche Grundlage: § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG, R 40.2 Abs. 6 Nr. 2 bb) LStR (§ 40 Rn.25 EstG Kirchhof/Eisgruber

4. Jobticket

• Steuerfrei sind Zuschüsse des Arbeitgebers, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln in Linienverkehr zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstelle gewährt werden, § 3 Nr. 15 EstG
• Unter die Steuerbefreiung fallen Arbeitgeberleistungen in Form von unentgeltlichen oder verbilligt überlassenen Fahrberechtigungen (Sachbezüge) sowie Zuschüsse (Barlohn) des Arbeitgebers zu den von den Arbeitnehmern selbst erworbenen Fahrberechtigungen. Begünstigt sind insbesondere Fahrberechtigungen in Form von Einzel-/Mehrfahrtenfahrscheinen, Zeitkarten (z.B. Monats-, Jahrestickets, Bahncard 100), allgemeine Freifahrberechtigungen, Freifahrberechtigungen für bestimmte Tage (z.B. bei Smogalarm) oder Ermäßigungskarten (z.B. Bahncard 25)
• Nicht erfasst sind gemietete oder gecharterte Busse oder Bahnen; Taxen im Gelegenheitsverkehr; Luftverkehr; Car-, Bike- oder Scootersharing
• Die Zuschüsse von § 3 Nr. 15 EStG mindern den nach § 3 Abs. 1 S. 3 Nr. 4 S. 2 EStG als Entfernungspauschale abziehbaren Betrag (Minderung entspricht der überlassenen Fahrkarte oder dem geleisteten Zuschuss)
• Arbeitgeber müssen die steuerfreie Leistung im Lohnkonto und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung in Zeile 17 vermerken – Weiterführender Link zum Schreiben vom 15.08.2019 – IV C 5 – S 2342/19/10007 : 001

5. Parkkosten an der ersten Tätigkeitsstätte für das Privatfahrzeug

• Arbeitgeber kann Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt einen Parkplatz für das Privatfahrzeug an der ersten Tätigkeitsstätte steuerfrei überlassen, wenn von einem überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers auszugehen ist, also die Vorteile keinen Arbeitslohn darstellen, die sich bei objektiver Würdigung aller Umstände des Einzelfalls nicht als Entlohnung, sondern lediglich als notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzungen erweisen. (BFH-Urteile zu notwendigen Begleiterscheinungen: vom 04.06.1993 VI R 95/92, BFHE 1971, 74, BStBl II 1993, 687; vom 25.05.2000 VI R 195/98, BFHE 192, 299, BStBl II 2000, 690 und vom 07.06.2002 VI R 145/99, BFHE 199, 322, BStBl II 2002, 829)
• Gleiches gilt für die unentgeltliche Überlassung eines vom Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer angemieteten Stellplatz in einem Parkhaus in unmittelbarer Nähe zur regelmäßigen Arbeitsstätte.
• Überwiegend betriebliches Interesse liegt regelmäßig bei Parkplatzgestellung an Schwerbehinderte, Mitarbeitern im Schichtdienst oder Außendienstmitarbeitern vor (BFH-Urteile zum eigenbetrieblichen Interesse: vom 30.05.2001 VI R 177/99, BFHE 195, 373, BStBl II 2001, 671 und vom 07.07.2004 VI R 29/00, BFHE 208, 104, BStBl II 2005, 367)
• Überwiegend betriebliches Interesse des Arbeitgebers besteht nicht, wenn Parkplätze in nicht unmittelbarer Nähe zur ersten Arbeitsstätte des Arbeitgebers liegen
• Zudem nicht steuerfrei bei normalen Mitarbeitern mit dem Ziel, eine angenehmere Anfahrt zu ermöglichen und Pünktlichkeit zu erleichtern (ABER: Finanzverwaltung hält im Grundsatz an der Nichtbesteuerung von an Arbeitnehmer überlassenen Parkplätzen aus Billigkeitsgründen fest und stellt häufig keine hohen Ansprüche an das Vorliegen eines „überwiegend betrieblichen Interesses des Arbeitgebers“)
• Ebenso nicht steuerfrei/Steuerpflichtiger Arbeitslohn: Erstattung von Parkgebühren des Arbeitnehmers für das Parken an der ersten Tätigkeitsstätte bzw. bei Park & Ride am Bahnhof; betrifft diejenigen Kosten, die der Arbeitnehmer selbst aufzubringen hatte
• Urteil FG Köln v. 15.3.2006 – AZ 11 K 5680/04 findet keine Anwendung bei den Finanzbehörden

6. Dienstfahrzeug zur privaten Nutzung

• Private Nutzung eines Dienstwagens ist ein geldwerter Vorteil, den Arbeitnehmer versteuern müssen
• Entweder Versteuerung über Ein-Prozent-Regelung § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG oder über Fahrtenbuchregelung § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 3 EStG
• Gesetzliche Grundlage: §§ 8 Abs. 2 S. 2, 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG

7. „Garagenpauschale“/Parkplatzgestellung für Dienstfahrzeug

• Zahlungen des Arbeitgebers für eine Dienstwagengarage (nicht bei Privatfahrzeug) sind kein Arbeitslohn
• Unabhängig ob der Dienstwagen in der eigenen oder angemieteten Garage steht

8. Kosten für Sammelbeförderung durch Arbeitgeber

• Unentgeltliche oder verbilligte Sammelbeförderung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder einem festbleibenden, betrieblich geregelten Ort mit einem vom Arbeitgeber gestellten Beförderungsmittel; § 3 Rn. 61 Kirchhof/ von Beckerath; Urteil BFH v. 29.1.2009 - VI R 56/07, BStBl. II 2010, 1067 (1069)
• Voraussetzungen:
  Sammelbeförderung ist steuerfrei, wenn sie für den betrieblichen Einsatz des Arbeitnehmers notwendig ist und eine durch den Arbeitgeber organisierte oder zumindest veranlasste Beförderung mehrerer Arbeitnehmer darstellt
  Beispiele für „Notwendigkeit“:
  • Beförderung mit öffentlichen Verkehrsmitteln kann nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Zeitaufwand durchgeführt werden
  • Der Arbeitnehmer wird an stetig wechselnden Tätigkeitsstätten oder verschiedenen Stellen eines weiträumigen Arbeitsgebietes eingesetzt
  • der Arbeitsablauf erfordert eine gleichzeitige Arbeitsaufnahme der beförderten Arbeitnehmer (§ 3 Rn. 61 Kirchhof/ von Beckerath; R 3.32 LStR)
• Gesetzliche Grundlage: § 3 Nr. 32 EStG

9. Kosten für doppelte Haushaltsführung

• Voraussetzung: Doppelte Haushaltsführung liegt vor (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG)
• Arbeitgeber kann maximal die Aufwendungen steuerfrei erstatten, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung geltend machen kann
• Beispiel: Erstattung der Umzugskosten, Erstattung Mietkosten für Zweitwohnung, in den ersten drei Monaten der doppelten Haushaltsführung kann der Arbeitgeber einen Pauschbetrag bis zu 20 Euro für den Verpflegungsmehraufwand für jeden Tag steuerfrei zahlen. Danach einen Pauschbetrag von 5 Euro
• Nähere Ausführungen und alle Voraussetzungen zur Erstattung durch Arbeitgeber in R 9.11 LStR 2015-2020 Gesetzliche Grundlage: (§ 3 Nr. 16 EStG), R 9.11 Abs. 10 LStR 2015 (Lohnsteuer-Richtlinie)

10. Umzugskosten

• Bei einem Umzug aus beruflichen Gründen (zum Beispiel: Fahrzeitverkürzung von mindestens 1 Stunde) kann der Arbeitgeber die Umzugskosten erstatten
• Damit der Arbeitgeber die Umzugskosten steuerfrei ersetzen kann, muss
  • • der Umzug beruflich veranlasst sein
    • die durch den Umzug entstandenen Aufwendungen dürfen nicht überschritten werden und
    • die höchstmögliche Umzugskostenvergütung nach dem Bundesumzugskostengesetz darf nicht überschritten werden
• Umzugskosten im Sinne des Bundesumzugskostengesetzes (§ 5 BUKG) sind
  • • Beförderungsauslagen (vor allem Speditionskosten) § 6 BUKG
    • Reisekosten § 7 BUKG
    • Mietentschädigung § 8 BUKG
    • notwendige ortsübliche Maklergebühren für die Vermittlung einer Mietwohnung und einer Garage § 9 Abs. 1 BUKG
    • Auslagen für einen durch den Umzug bedingten zusätzlichen Unterricht der Kinder, § 9 Abs. 2 BUKG
• Gesetzliche Grundlage: § 3 Nr. 13 bzw. 16 EStG; Verwaltungsanweisungen: R 3.13 und 3.16 LStR sowie H 3.13 und 3.16 LStH; außerdem R 9.9 LStR (bestimmt unter anderem die Höchstgrenze der möglichen Erstattung) und (Bundesumzugskostengesetz)

11. Sachbezüge (z.B. Tankgutschein) Änderung seit 1. Januar 2020

• Bei Sachbezügen gibt es sind seit 1. Januar 2020 kleinere Änderungen: nicht als Sachbezug, sondern als Geldleistung sieht man zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten. Als Geldleistungen sind daher insbesondere solche Geldkarten zu behandeln, die über eine Auszahlfunktion verfügen. (Eigene IBAN, für Überweisungen, Barauszahlungsfunktionen, generelles Zahlungsinstrument)
• Beispiele für Sachbezüge: Tankgutscheine oder auch Tank- und Einkaufskarten, Einkaufsgutscheine (Bücher, Essen, …), Bonusmeilennutzung (Bonusmeilen, die durch Dienstreisen erflogen wurden)
• Monatlicher Höchstbetrag: ab 2022: 50 €
• Steuer- und sozialversicherungsfrei
• Nicht unter § 8 II S. 11 EStG fällt: Firmenwagen, Kantinenessen, Geschenke aus persönlichem Anlass, Getränke und Lebensmittel zum direkten Verzehr am Arbeitsplatz (Wasser, Obstschale im Büro etc.) R 19.6 Absatz 2 Satz 1 LStR

Anforderungen an Tankgutschein:

• Auf Firmenbriefbogen ausgestellt
• Angaben zu: Euro-Betrag, Name des Empfängers, Ausgabedatum, Monats- und Jahresangabe, welche Tankstelle Kooperationspartner ist
• BFH, Urteile v. 7.6.2018, VI R 13/16 und 4.7.2018 VI R 16/17 als Auslöser zur Änderung

12. Aufmerksamkeiten (Geschenke aus besonderem Anlass, Getränke und Genussmittel)

• Sachzuwendungen als nicht lohnsteuerpflichtige Aufmerksamkeiten (Blumen, Buch, Tonträger, etc.), die dem Mitarbeiter oder seinem Angehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses (Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes)
• Freigrenze bis 60 Euro (einschließlich Umsatzsteuer)
• Übersteigt die Sachzuwendung den Freibetrag von 60 Euro, ist der komplette Beitrag steuer- und sozialversicherungspflichtig
• Unter diese Freigrenze fällt auch ein Arbeitsessen des Arbeitgebers bei einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, das im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufes unentgeltlich oder teilentgeltlich überlassen wird, R 19.6 Abs. 2 S. 1 LStR 2015
• Nur für Sachzuwendung, Geldzuwendung ist immer steuer- und sozialbeitragspflichtig
• Getränke und Genussmittel, die zum Verzehr im Betrieb überlassen werden, sind ebenfalls steuerfrei
• Speisen bei außergewöhnlicher Arbeitseinsätzen, wie außergewöhnliche betriebliche Besprechung sind steuerfrei, wenn sie den Wert von 60 Euro nicht überschreitet (dann Freigrenze 60 Euro pro Arbeitnehmer)
• Gesetzliche Grundlage: R 19.6 LStR 2015-2020

13. Personalrabatte/Warengutscheine für eigene Produkte des Arbeitgebers

• Personaleinkauf für eigene Waren des Arbeitnehmers
• 1.080 Euro pro Jahr und Mitarbeiter „Rabatt-Freibetrag“
• Die Ware darf nicht überwiegend für den Bedarf der Arbeitnehmer hergestellt, vertrieben oder erbracht worden sein
• Die Mitarbeiter erfassen ihre Einkäufe über die Kasse. Der Arbeitgeber kontrolliert, dass der zulässige Höchstbetrag im Jahr nicht überschritten wird
• Gesetzliche Grundlage: § 8 Abs. 3 S. 2 EStG

14. Zuwendungen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen

• Rein betriebliche, fachliche Veranstaltungen führen nicht zu einer lohnrelevanten Bereicherung der Arbeitnehmer
• Durch „Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter“ (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 1 EStG) erhalten Arbeitnehmer einen Vorteil, der zum Arbeitslohn gehört und demnach grundsätzlich steuerpflichtig ist
• Darunter zählen z.B. Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern, die von der Betriebsleitung, dem Betriebsrat für die Belegschaft organisiert werden
• Freibetrag von 110 Euro ist steuerfrei, pro teilnehmenden Arbeitnehmer für Betriebsveranstaltungen mit gesellschaftlichem Charakter
• Übliche Zuwendungen bei einer Betriebsveranstaltung sind insbesondere Speisen und Getränke, Übernahmen von eventuell anfallenden Übernachtungs- und Fahrtkosten oder Aufwendungen für den äußeren Rahmen (Raummiete, Musik, Kegelbahn, Künstler, Eventplanung), Eintrittskarten, Trinkgelder
• Steuerfreibetrag gilt für maximal zwei Betriebsveranstaltungen jährlich
• Veranstaltung muss allen Arbeitnehmern einer Abteilung oder eines Standortes offenstehen
• Der den Freibetrag von 110 Euro übersteigende Betrag oder ab der 3. Veranstaltung ist steuer- und sozialversicherungspflichtig. Pauschalversteuerung von 25 % durch Arbeitgeber möglich oder Arbeitnehmer trifft normale Steuerpflicht
• Bei der Prüfung dieser Freigrenze sollen Sachgeschenke an den einzelnen Arbeitnehmer anlässlich von Betriebsveranstaltungen bis brutto 60 Euro in die Gesamtkosten der Betriebsveranstaltungen einbezogen und bei Überschreiten der Grenze wird der übersteigende Betrag mit 25 % pauschal besteuert werden
• Gesetzliche Grundlage: § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG; R 19.5 Abs. 6 LStR 2015-2020

15. Internetpauschale/Internetzuschuss

• muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn ergehen (BFH-Urteil VI R 54/11)
• Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn setzt voraus, dass
  • • die Leistung nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet,
    • der Anspruch auf Arbeitslohn nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt,
    • die verwendungs- oder zweckgebundene Leistung nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt wird und
    • bei Wegfall der Leistung der Arbeitslohn nicht erhöht wird.
• 25 % Pauschalsteuer, sozialversicherungsfrei
• Umfasst: Aufwendungen für den Internetnutzung, laufende Kosten (zum Beispiel: Grundgebühr für den Internetzugang) und Kosten der Einrichtung des Internetzugangs (zum Beispiel: ISDN-Anschluss, Modem, AfA PC)
• Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber den Betrag für die laufende Internetnutzung (Gebühren) pauschal versteuern, soweit dieser gemäß Erklärung des Arbeitnehmers 50 Euro im Monat nicht übersteigt. Der Antrag beinhaltet nicht nur den Anschluss, sondern auch die Hard- und Software
• Der Mitarbeiter muss dem Arbeitgeber bescheinigen, dass er bestimmte Kosten für neue Medien hat. Diese Bescheinigung ist in der Personalakte abzulegen und jährlich zu erneuern. Eine neue Lohnart ist anzulegen
• Gesetzliche Grundlage: § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 5 EStG, R 40.2 Abs. 5 LStR

16. Private Handynutzung - Überlassung von Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten

• Vorteile aus privater Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungs- und anderen Telekommunikationsgeräten (betriebliches Tablet, Handy, PC) sind steuerfrei und sozialversicherungsfrei
• Wichtig: Gerät darf nicht in das Eigentum des Arbeitnehmers übergehen; Arbeitgeber muss Eigentümer, Leasingnehmer oder Mieter der Sache bleiben
• Bei Übereignung der Sache: Pauschalbesteuerung möglich, § 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG (Quelle: Wirtschaftsdienst Versicherungsmakler, Ausgabe 11/2013)
• Gesetzliche Grundlage: § 3 Nr. 45 EStG, R 3.45 LStR

17. Software Nutzung (Home-use-Programme)

• Arbeitgeber kann im Rahmen des Erwerbs von gewerblichen Lizenzen zusätzliche Privatlizenzen für seine Mitarbeiter erwerben
• Privatnutzung betrieblicher Software bleibt steuerfrei, wenn es sich um System- und Anwendungsprogramme handelt, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt. Vor allem betriebliche Software-Lizenzen (sogenannte Home-use-Programme), die dem Arbeitnehmer zur privaten Nutzung überlassen werden, ohne dass zugleich ein betrieblicher Personal Computer zur Verfügung gestellt werden muss (Anwendungsprogramm muss nicht auf betrieblichen PC installiert sein)
• Anwendungsprogramme sollen jedoch nur dann von der Steuerbefreiung erfasst sein, wenn der Arbeitgeber sie auch in seinem Betrieb einsetzt.
• Beispiele: Betriebssysteme, Virenscanner, Browser, Office-Lösungen für PC und Smartphone (§ 3 Rn.126c Kirchhof/ von Beckerath)

• Gesetzliche Grundlage: § 3 Nr. 45 EStG, R 3.45 LStR

18. Werkzeuggeld

• Wenn der Arbeitnehmer für seine Arbeitsmittel (Handwerkszeug) selbst zu sorgen hat, zahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Werkzeuggeld
• Nicht: Arbeitsmaschinen, Schusswaffen, Motorsägen, Tiere oder PC
• Soweit das Werkzeuggeld den tatsächlichen Kosten des angeschafften Werkzeugs entspricht, ist es kein Lohn und daher steuerfrei
• Gesetzliche Grundlage: § 3 Nr. 30 EStG; Verwaltungsanweisung R 3.30 LStR

19. Restaurantschecks (außerhalb des Betriebes)

• Restaurantscheck ist ein Barzuschuss (sogenannter Sachbezug), der grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig ist
• Sachbezugswert: Der Höchstbetrag für den Verrechnungswert einer Essenmarke beziehungsweise eines Mahlzeitenzuschusses beträgt also im Jahr 2022 6,67 Euro (3,57 Euro zuzüglich 3,10 Euro). In diesem Fall ergibt sich ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil für die Mahlzeit (= Mittagessen) von 3,57 Euro, der mit 25 % pauschal besteuert werden kann (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 EStG) und in diesem Fall sozialversicherungsfrei ist (§ 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 SvEV). Der darüber hinausgehende Betrag von 3,10 Euro bleibt steuer- und sozialversicherungsfrei. Maximalwert des Restaurantschecks für 2022: 6,67 Euro (2020: 6,50 Euro)
• Für standortgebundene Mitarbeiter wird ein Restaurantscheck für die eigene Kantine o.ä. ausgestellt
• Täglich darf für jede Mahlzeit lediglich eine Essenmarke in Zahlung genommen werden, die tatsächlich auch abgegebenen wird
• Essenmarke darf nicht an Arbeitnehmer ausgegeben wird, die eine Auswärtstätigkeit ausüben.
• Geldwerter Vorteil von 3,10 Euro kann vom Arbeitgeber pauschal mit einem Steuersatz von 25 % (zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer) versteuert werden und ist dann beitragsfrei in der Sozialversicherung. Voraussetzung: Mahlzeiten nicht als Lohnbestandteile im Arbeitsvertrag vereinbart sind; Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet
• Achtung: Arbeitgeber muss Restaurantschecks für solche Tage zurückverlangen, an denen der Arbeitnehmer krank oder zum Beispiel auf Dienstreise war und daher nicht am Unternehmensstandort tätig war. Nachweispflicht entfällt aber, sofern man monatlich maximal 15 Schecks erhält. Dann ist keine Rückgabe erforderlich
• R 8.1 Abs. 7 LStR 2015-2020, § 8 Abs. 2 S. 6, 7 EStG iVm § 40 Abs. 2 S.1 Nr. 1 EstG

20. Verpflegungsmehraufwand

• Für Mitarbeiter, die arbeitstäglich mehr als 8 Stunden am Tag auswärts tätig sind
• Der Betrag ist dabei an die Dauer der Auswärtstätigkeit gekoppelt
  • • Mehr als 8 Stunden: 14 Euro steuerfrei
    • Mehr als 24 Stunden: 28 Euro steuerfrei
    • Anreise-/Abreisetag: 14 Euro steuerfrei

• Wird dem Arbeitnehmer auf Veranlassung des Arbeitgebers vom Dritten eine Mahlzeit gestellt, so ist die Verpflegungspauschale entsprechend zu kürzen
  • Für Frühstück um 20 %
  • Für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %
• Voraussetzung: Dokumentation der Tage, an denen der Mitarbeiter mindestens 8 Stunden oder länger von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist
• Gesetzliche Grundlage: §§ 3 Nr. 13 und 16, § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 5 EStG iVm § 9 Abs. 4a S. 3 Nr. 1-3 EStG

21. Berufliche Fort- oder Weiterbildungsleistungen des Arbeitgebers

• Kein Arbeitslohn, wenn der Arbeitgeber im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse die Kosten für Fortbildungsmaßnahmen trägt
• Zum Beispiel erfüllt, wenn Fortbildungsmaßnahme die Einsatzfähigkeit des Arbeitnehmers im Betrieb des Arbeitgebers erhöht (erfüllt, wenn die Zeit für die Fortbildungsmaßnahme ganz oder teilweise als Arbeitszeit angerechnet wird)
• Übernahme der Kosten auf Rechnung des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber möglich
• Gesetzliche Grundlage: § 82 SGB III; R 19.7 LStR 2015-2020

22. Werbefläche auf dem Auto

• Werbefläche auf privaten Fahrzeugen. Einkommen des Mitarbeiters erhöhen und gleichzeitig Werbung für die eigene Firma machen durch Abschluss eines Werbevertrags und zur Verfügung stellen eines Werbeträgers
• Beispiele: Nummernschildhalter oder Aufkleber. Mietzins (von monatlich 21,30 Euro) in einer gesonderten Buchung überweisen. Der Vertrag wird in der Personalakte abgelegt
• Gesetzliche Grundlage: § 22 Nr. 3 EStG, Freigrenze bis 256 Euro

23. Gesundheitsförderung

• Die Gesundheit der Mitarbeiter aktiv fördern. Bis zu 600 Euro (Freibetrag) im Jahr für jeden Mitarbeiter, ohne eine Steuerpflicht auszulösen. Gilt auch für Ehegatten
• Zur Gesundheitsförderung gehören Vorträge, Coachings, gezielte Aktionen und Maßnahmen wie ein Kurs zur Stressbewältigung am Arbeitsplatz, zur richtigen Ernährung, zu Suchtmittelkonsum wie Rauchen, Motivationskampagnen, Massagen, Yogakurse; nicht erfasst: Mitgliedsbeiträge von Sportverein und Fitnessstudio (§3 Rn 64 Kirchhof/von Beckerath; Nacke, DB 2008, 2792 (2793)). (Leitfaden Prävention „Gemeinsame und einheitliche Handlungsfelder und Kriterien der Spitzenverbände der Krankenkassen zur Umsetzung von §§ 20 und 20b SGB V v.21.6.2000 idF v. 10.11.2010“)
• Maßnahmen und Kosten sind zu dokumentieren und Teilnehmerlisten zu führen
• Bei Barzuschüssen ist die Rechnung des AN zur Personalakte zu nehmen
• Voraussetzung: Hinsichtlich Qualität, Zweckbindung und Zielgerichtetheit Anforderungen des §§ 20 und 20b Sozialgesetzbuch V
• Gesetzliche Grundlage: § 3 Nr. 34 EStG

24. Gruppenunfallversicherung

• Sind generell lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn, jedoch in begrenztem Umfang steuerfrei
• Unter bestimmten Voraussetzungen können diese mit 20 % pauschal versteuert werden, gem. § 40b Abs. 3 EStG
  • • Mindestens 2 Arbeitnehmer gemeinsam versichert
    • Der durchschnittliche Beitrag darf je Arbeitnehmer 100 Euro jährlich nicht übersteigen
• Gem. § 3 Nr. 16 EStG kann der Teil der Versicherungsbeiträge, der auf die Absicherung des Unfallrisikos bei Auswärtstätigkeiten entfällt, als Reisenebenkosten steuerfrei belassen werden
• Gesetzliche Grundlagen: § 40b Abs. 3 EStG, § 3 Nr. 13 bzw. Nr. 16 EStG, § 14 Abs. 1 SGB IV; § 1 Abs. 1 S. 1 SVEV; MBF-Schreiben v. 28.10.2009, IV C 5 - S 2332/09/10004, bstbl 2009 I S. 1275

25. Betriebliche Altersvorsorge

• Freiwillige betriebliche Zusatzaltersversorgungsleistungen; auch für Arbeitnehmer-Ehegatten
• Arbeitnehmer hat gemäß § 1a BetrAVG Rechtsanspruch gegen seinen Arbeitgeber, einen Teil seines vereinbarten Arbeitsentgelts für die betriebliche Altersvorsorge zu verwenden
• Beiträge und Zuwendungen an Pensionskassen, Pensionsfonds und Direktversicherungen zum Aufbau einer kapitalgedeckten Rentenversicherung bleiben zunächst bis zu 8 % der Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung steuerfrei
• Im Kalenderjahr 2020 beträgt der steuerfreie Höchstbetrag 6.624 Euro (8 % von 82.800 Euro als Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung – West). Der zusätzliche Höchstbetrag von 1.800 Euro ist abgeschafft
• Der sozialversicherungsfreie Höchstbetrag liegt weiterhin bei 4 % der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung, § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 9 SvEV
• Sollte vor dem 1. Januar 2018 mindestens ein Betrag des Arbeitgebers zum Aufbau einer kapitalgedeckten Altersvorsorge an eine Pensionskasse oder Direktversicherung rechtmäßig pauschal besteuert worden sein, so bleibt § 40b EStG a. F. das ganze Leben lang anwendbar. (Frühere Pauschalbesteuerung bis 1.752 Euro
• Gesetzliche Grundlage: § 3 Nr. 63 S. 1 und § 4d EStG

26. Betriebliche Krankenversicherung

• Zukunftssicherungsleistungen können nicht über die Bagatellgrenze § 8 EStG von 44 Euro Freigrenze laufen. Es liegt kein Sachlohn vor, womit auch ein Rückgriff auf § 37 b EStG unmöglich ist
• Daher muss der Betrag wie individueller Lohn versteuert werden

27. Arbeitgeberdarlehen

• Arbeitgeber kann mit Arbeitnehmer als Nebenleistung zum Arbeitsvertrag einen Darlehensvertrag zu einem niedrigeren als dem marktüblichen effektiven Jahreszins (§ 6 der Preisangabenverordnung) abschließen. Dieser gilt nicht als Verbraucherdarlehensvertrag, wenn er anderen Personen nicht angeboten wird, § 491 II Nr. 4 BGB
• Zinsvorteile, die der Arbeitnehmer durch Arbeitgeberdarlehen erhält, sind Sachbezüge. Sie sind als solche jedoch nur zu versteuern, wenn die Summe der noch nicht getilgten Darlehen am Ende des Lohnzahlungszeitraums 2.600 Euro übersteigt
• Ermittlung des Zinsvorteils
• Grundsätzlich besteht erst dann ein geldwerter Vorteil, wenn der Zinsvorteil im Vergleich zu einem vergleichbaren Angebot (auch ein sehr zinsgünstiges Angebot aus dem Internet) unter dem günstigsten Marktzinssitz liegt. Davon dürfen zusätzlich 4 % abgezogen werden. Der Restbetrag ist der geldwerte Vorteil
• Arbeitgeber die kein "Finanzunternehmen" sind: Zinsvorteil des Arbeitnehmers nach § 8 Absatz 2 EStG zu bewerten, siehe R 8.1 Abs. 2 S. 3 LStR (Lohnsteuer-Richtlinie)
• Arbeitgeber, die ein "Finanzunternehmen” sind: § 8 Absatz 3 Satz 1 EStG mit Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 Euro anwendbar, wenn nicht anderweitig bereits ausgeschöpft. Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber Darlehen gleicher Art und mit Ausnahme des Zinssatzes zu gleichen Konditionen überwiegend an betriebsfremde Dritte vergibt

28. Vermögenswirksame Leistungen

• Verschiedene Anlageformen: u.a. Banksparpläne, Bausparverträge, Fondssparpläne, Tilgung ihrer Baufinanzierung
• Höchstbetrag: 40 Euro im Monat; genaue Höhe im Arbeits- oder Tarifvertrag geregelt
• Zusätzliche Zahlung des Arbeitgebers
• Teilweise zusätzlich Arbeitnehmersparzulage (Geld vom Staat) oder Wohnungsbauprämie bei Bausparvertrag
• Gesetzliche Grundlage: 5. VermBG

29. Erholungsbeihilfe

• Die Erholungsbeihilfe ist ein Zuschuss aus besonderem Anlass, der zum Zwecke der Erholung des Arbeitnehmers inklusive seiner Familienangehörigen dient. (FG Köln v. 4.6.1996 – 7K 4967/93; EFG 1997, 110 rkr)
• Barzuschüsse für einen Urlaub des Arbeitnehmers oder auch Unterbringung in Erholungsheimen
• 25 % Pauschalsteuer durch Arbeitgeber, sozialversicherungsfrei (das heißt komplett steuerfrei für Arbeitnehmer)
• Kann nicht auf einzelne Monate verteilt werden
• Die Beträge für die Erholungsbeihilfe sind an persönliche Voraussetzungen der Mitarbeiter geknüpft
• Unverheiratet oder getrenntlebende Arbeitnehmer: maximal 156,00 Euro pro Jahr
• Verheiratete Arbeitnehmer: maximal 156,00 Euro für den Mitarbeiter + maximal 104,00 Euro für den Ehegatten pro Jahr
• Je Kind, das auf der Lohnsteuerkarte vermerkt ist, maximal 52,00 Euro pro Jahr
• ACHTUNG: Beträge stellen eine Freigrenze dar (wird der Betrag überschritten, ist für den gesamten Betrag eine Pauschalbesteuerung nicht mehr möglich)
• Nur für den Zweck der Erholung, Arbeitgeber muss Nachweise darüber führen (Belege, Quittungen), Belege dürfen nicht geringer sein, als tatsächlich ausgezahlte Beihilfe
• Zeitnah (in der Regel 3 Monate) zu einem Erholungsurlaub von mindestens einer Woche auszuzahlen
• Ebenfalls denkbar: Erholungsbeihilfe aus öffentlichen Mitteln wegen Hilfsbedürftigkeit für Arbeitnehmer aufgrund eines Unglücksfalls oder Krankheitsfalls ist steuerfrei, § 3 Nr. 11 EStG, R 3.11 Abs. 2 LStR 2015
• Urlaubsgeld schließt die Erholungsbeihilfe nicht aus, können nebeneinander stehen
• Gesetzliche Grundlage: § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 EStG

30. Zuschüsse für Sonntags- / Feiertags-/ Nachtarbeit

• Der Zuschlag ist steuerfrei, soweit er den Grundlohn nicht übersteigt
  • • für Nachtarbeit (20 bis 6 Uhr) 25 %
    • für Nacharbeit (0 bis 4 Uhr) 40 %
    • für Sonntagsarbeit 50 %
    • am 31. Dezember ab 14 Uhr und an den gesetzlichen Feiertagen 125 %
    • am 24. Dezember ab 14 Uhr, 25. und 26. Dezember, 1. Mai 150 %
• Gesetzliche Grundlage: § 3b EStG

31. Mankogeld/Fehlgeldentschädigung

• Pauschale Fehlgeldentschädigungen, die an Arbeitnehmer im Kassen- und Zähldienst gezahlt werden, zählen nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn und sind damit steuer- und sozialversicherungsfrei
• Voraussetzung: Monatlicher Freibetrag 16 Euro (das heißt, der die 16 Euro übersteigende Betrag ist steuer- und sozialversicherungspflichtig)
• Gesetzliche Grundlage: R 19.3 Abs. 1 Nr. 4 LStR 2015

32. Betriebssport

• Ob steuerpflichtiger geldwerter Vorteil für Arbeitnehmer entsteht, richtet sich nach § 19 Abs. 1 EStG und § 2 LStDV.
• Beispiele in H 19.3 LStH (Amtliches Lohnsteuerhandbuch)
• Nutzung vom Arbeitgeber gemieteter Tennis- und Squashplätzen gehört zum steuerpflichtigen Arbeitslohn
• Dagegen ist die unentgeltliche Überlassung einer betriebseigenen Sportanlage kein Arbeitslohn (betriebseigener Schwimmbäder oder Sportplätze, wenn diese für die gesamte Belegschaft offenstehen) und demnach steuerfrei

33. Incentive Reisen

• Reise, die ein Unternehmen gewährt, um Mitarbeiter des Unternehmens für erbrachte Leistungen zu belohnen und zu motivieren
• Das Unternehmen kann die Aufwendungen für die Reise in vollem Umfang als Betriebsausgaben absetzen
• Das Unternehmen kann die Aufwendungen für die Reise einschließlich Umsatzsteuer pauschal mit 30 % nach § 37b EStG der Einkommensteuer unterwerfen
• Dann kein steuerpflichtiger Arbeitslohn des Arbeitnehmers
• Falls der Arbeitgeber nicht auf § 37b EStG zurückgreift ist die Reise steuerpflichtiger Arbeitslohn, falls überwiegend privater Anlass, der gegebenenfalls pauschal besteuert werden muss
• Gesetzliche Grundlage: § 37b EStG H 19.7 LStH 2015 (Amtliches Lohnsteuer-Handbuch)

34. Mitarbeiterbeteiligung am Unternehmen

• Beschäftigte können von ihrem Arbeitgeber direkte Anteile am eigenen Unternehmen oder auch indirekte Beteiligungen über Mitarbeiterfonds steuer- und abgabenfrei erhalten (§ 3 Rn.73 Kirchhof/von Beckerath)
• Freibetrag: 360 Euro (Vorteil darf insgesamt 360 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigen; der übersteigende Betrag wird als Vorteil angesetzt)
• Förderung muss allen Arbeitnehmern offenstehen, die mindestens seit 1 Jahr im Betrieb beschäftigt sind
• Gesetzliche Grundlage: § 3 Nr. 39 EStG iVm § 2 Abs. 1 Nr. 1 5. VermBG

35. Dienstfahrrad & Pedelec

• Umfasst sind nur „normale Fahrräder“ und Elektrofahrräder, bis max. 25 km/h
• Ein E-Bike das schneller als 25 km/h fährt, wird steuerlich als Kraftfahrzeug und analog zum Elektro-Dienstwagen behandelt
• Ein Dienstrad, das zusätzlich zum vereinbarten Arbeitslohn überlassen wird, dass auch privat genutzt werden darf, bleibt steuer- und sozialversicherungsbeitragsfrei
• Wird das E-Bike im Wege einer Gehaltsumwandlung (bspw. als E-Bike-Leasing) gestellt, so ist dies ein steuerpflichtiger Arbeitslohn. Dieser wird analog zur 1 % Regelung des Firmenwagens berechnet, abgerundet auf volle 100 Euro
• Der Listenpreis bzw. unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers ist dabei, ab einer Anschaffung vom 1. Januar 2020, nur mit einem Viertel anzusetzen, § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 Nr. 3 EStG
• Wird ein Pedelec überlassen, so sind für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsschwelle nicht zu versteuern
• Wird ein E-Bike überlassen (über 25 km/h) ist ein geldwerter Vorteil von 0,03 bzw. 0,002 % zu versteuern
• Entfernungspauschale ist für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstelle mit 30 Cent als Werbungskosten absetzbar
• Das Aufladen beim Arbeitgeber ist steuerfrei, § 3 Nr. 46 EStG
• Gesetzliche Grundlage: § 3 Nr. 37, 46 EStG, Regelung gilt zunächst beschränkt bis 31.12.2030

36. Elektro- & Hybridautos

• Elektro- § Hybridautos sind ebenfalls als geldwerter Vorteil wie Autos mit Verbrennungsmotoren zu qualifizieren
• Die 1 % -Regelung findet auch hier Anwendung, jedoch werden seit 1. Januar 2020 als Bemessungsgrundlage nur noch 25 % des Bruttolistenpreises angesetzt, wenn das Kraftfahrzeug keine Kohlendioxidemissionen hat und der Bruttolistenpreis nicht mehr als 60.000 Euro beträgt
• Alle anderen Elektro- und Hybridautos werden mit dem halben Bruttolistenpreis besteuert
• E-Autos die zwischen dem 18.05.2011 und dem 31.10.2020 zugelassen werden, sind für 10 Jahre von der Kfz-Steuer befreit. Dies gilt ebenfalls für den Umbau eines Autos mit Verbrennungsmotor zum ausschließlichen Elektroauto
• Das Aufladen beim Arbeitgeber ist steuerfrei, § 3 Nr. 46 EStG
• Daneben ebenfalls steuerfrei ist die Überlassung – Eigentum bleibt beim Arbeitgeber – einer ortsfesten betrieblichen Ladevorrichtung (sog. Wallboxen)
• Gesetzliche Grundlage: § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 Nr. 3 bis 5 EStG; § 3d KraftStG 2002