Weg mit dem Papier?!

Das digitale Büro

Keine Vision, sondern gelebte Realität

Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist ein zentrales Thema für Unternehmen. Einer der Treiber: Der Gesetzgeber. Mit E-Bilanz, SEPA oder XRechnung sorgt er dafür, dass Unternehmer schon allein durch die Kommunikation mit der Verwaltung dazu gezwungen sind, sich langsam aber sicher vom Papier zu verabschieden. Doch ehe es soweit ist, wartet eine Reihe von Herausforderungen. Thomas Biermann, DATEV eG, zeigte in seinem Vortrag „Das digitale Büro“, bei der IHK Ostwürttemberg, wie Unternehmen den Umstieg auf digitale Prozesse nicht nur gesetzeskonform, sondern auch effizient meistern.
In der betrieblichen Buchhaltung ersetzen elektronische Rechnungen nach und nach die klassische Papierrechnung. Mit E-Rechnungen kommen die meisten Unternehmer heute in erster Linie nicht als Versender, sondern als Empfänger in Berührung.
„Bei Unternehmern sorgt das nicht unbedingt für Freude – in vielen Betrieben herrscht Unsicherheit im richtigen Umgang mit digitalen Dokumenten“,
so Thomas Biermann, Digitalisierungsexperte der DATEV eG.
Noch immer landen zahlreiche als PDF verschickte Rechnungen als Papierausdruck in den Stehordnern der Empfänger und gelangen von dort in den klassischen Prozess der Buchführung via Pendelordner. Die Folge: Die Informationen der Rechnung müssen anschließend händisch in ein digitales System, in diesem Fall die Finanzbuchführungssoftware, übernommen werden. Das ist nicht nur umständlich, fehleranfällig sowie zeit- und kostenintensiv, sondern auch gesetzeswidrig.
Ziel des digitalen Büros: Digital erfasste Papierbelege und eingehende digitale Belege, digital weiterzuverarbeiten. Nur so kommen Unternehmen optimierten Prozessen im Büroalltag näher und aus dem „Fluch“ der E-Rechnung kann für sie ein „Segen“ werden. Voraussetzung dafür:
„Von deren Entstehung bis zur letzten verarbeitenden Stelle sollten die Informationen überall elektronisch verarbeitet werden, um einen durchgängigen digitalen Prozess zu erhalten. Medienbrüche sorgen nur für Mehraufwand und Unzufriedenheit“,
erläuterte Biermann.

Zeitersparnis dank E-Rechnung

Unternehmen, die ihre Rechnungen elektronisch versenden, sparen nicht nur Zeit und Kosten, sondern erfüllen auch die Anforderungen wichtiger Geschäftspartner. Denn die öffentliche Hand stellt sukzessive alle Auftraggeber in Deutschland auf die sogenannte XRechnung um.
Eine Herausforderung dabei: Zahlreiche verschiedene Formate bei Ein- und Ausgangsrechnungen. Hilfe im „Format-Dschungel“ leisten „Daten-Dolmetscher“ wie beispielswese DATEV SmartTransfer. Sie sorgen dafür, dass eingehende Rechnungen eingelesen, validiert, in verschiedene XML-Formate umgewandelt und zur Weiterverarbeitung vorbereitet werden. Außerdem stellen sie Ausgangrechnungen im Wunschformat des jeweiligen Geschäftspartners bereit.
Übrigens: Nur mit Zustimmung des Empfängers dürfen Rechnungen elektronisch übermittelt werden. Diese gilt als erteilt, wenn die Beteiligten die Verfahrensweise praktizieren und damit stillschweigend billigen.

GoBD als „Spielregeln“ – nicht nur für die Buchhaltung

Erfolgt die betriebliche Buchhaltung elektronisch, müssen die GoBD* beachtet werden. Das bedeutet: Originär digitale Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden. Die Folge für elektronische Rechnungen: Die Rechnungsdatei (z.B. pdf) – nicht der Papierausdruck – muss über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unveränderbar elektronisch aufbewahrt werden.
In diesem Zusammenhang warnt Thomas Biermann vor Excel & Co:
„Diese Softwarelösungen können das Verändern, Überschreiben oder Löschen gespeicherter Daten nicht verhindern oder dokumentieren.“
Diese Form der Speicherung verstößt gegen die GoBD-Archivierungsvorschriften „Originalzustand, Unveränderbarkeit, Sicherung vor Verlust“. Das zum Einsatz kommende IT-Verfahren muss sicherstellen, dass alle Informationen in den Programmen und Datenbeständen nicht mehr ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können, heißt es in den GoBD.
Nicht nur die Finanzbuchführung und der Jahresabschluss sind von der GoBD betroffen, sondern auch die Waren- und Materialwirtschaft, Faktura, die Anlagenbuchführung, die Berechnung von Darlehen, Eigenverbrauch, (Steuer)-Rückstellungen und Bestandsveränderungen, das Rechnungseingangs-, ausgangs- und das Fahrtenbuch sowie die Lohnabrechnung und Zeiterfassung, so der Experte.
Die GoBD sind aber nicht nur Herausforderung für Unternehmer, sondern bieten auch Chancen: Seit der aktualisierten Neufassung der GoBD ist das Fotografieren von Belegen durch mobile Endgeräte zulässig – und das nicht nur in Deutschland, sondern auch im Ausland. Aber auch für diesen speziellen Fall muss eine Verfahrensdokumentation vorliegen.

Chancen revisionssicherer Archivierung

Alle Unternehmen sollten sich um eine saubere Archivierung ihrer digitalen Daten kümmern, nicht nur, um den Betriebsprüfer zufrieden zu stellen, sondern weil es vor allem effizienter ist. Erforderlich sind dafür geeignete Software und die unveränderbare Speicherung – entweder auf eigenen Systemen und Speichermedien oder in der Cloud. Wichtig ist hierbei die Verfahrensdokumentation. Diese soll einen schnellen Überblick über die Prozesse im Unternehmen bieten und das Vorgehen bei der elektronischen Buchführung nachvollziehbar darstellen. Der Steuerberater ist dafür der richtige Ansprechpartner.
Sobald die revisionssichere Archivierung der Dokumente gewährleistet ist, dürfen Unternehmen ersetzend scannen und Papierdokumente anschließend entsorgen.
„Warum sollten Sie dies tun, wenn es doch erst einmal mit Mehraufwand verbunden ist?“,
fragte Biermann die Anwesenden und lieferte daraufhin mehrere Antworten. Unternehmen, die ausschließlich mit digitalen und digitalisierten Dokumenten arbeiten, können die gesamte Finanzbuchführung elektronisch abwickeln. Die Vorteile: Unternehmensprozesse werden optimiert, Prozesskosten reduziert. Die Ablage verschlankt sich, ein schneller, ortsunabhängiger Zugriff – Stichwort Homeoffice – auf alle Belege ist möglich.
„Außerdem sinkt der Aufwand für die Suche nach digitalen Belegen“,
so Biermann.

Digitales Belegwesen vereinfacht Finanzbuchführung

Darüber hinaus vereinfacht sich die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Dieser kann zeitgleich mit dem Unternehmen, wenn entsprechende Software eingesetzt wird, auf die Dokumente zugreifen und die Buchführung nahezu in Echtzeit erledigen.
Derzeit liegen etwa 80 Prozent der Dokumente in deutschen Unternehmen in unstrukturierter Papierform vor, ein Dokument wird im Schnitt fünfmal kopiert, die Hälfte der Arbeitszeit in Büro und Verwaltung wird mit der Suche nach Dokumenten und Informationen verbracht und dennoch gehen rund 25 Prozent aller Infos in Unternehmen verloren.
„Wer sich das vor Augen hält, erkennt schnell, welches Potenzial die Digitalisierung im kaufmännischen Bereich hat“,
so der Experte.
Den schnellsten Einstieg fänden Unternehmer über das Thema E-Rechnung.
„Seien Sie offen dafür, richten Sie eine eigene E-Mail-Adresse für den Empfang ein und überlegen Sie, ob Sie nicht selbst elektronische Rechnungen verschicken wollen“,
appelliert der Referent. Die technischen und finanziellen Hürden dafür sind in den vergangenen Jahren kontinuierlich gesunken.
*„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“