Datenschutzinformationen für Videokonferenzen und -veranstaltungen, Online-Seminare oder Desk-Sharing

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang der Teilnahme an Videokonferenzen und -veranstaltungen, Webinaren oder Desk-Sharing.

IHK Ostwürttemberg
Ludwig-Erhard-Str. 1
89520 Heidenheim
Telefon: 07321 324-0
Fax: 07321 324-169
E-Mail: zentrale@ostwuerttemberg.ihk.de
vertreten durch Hauptgeschäftsführerin und Präsident

IHK Ostwürttemberg
Datenschutzbeauftragte
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89520 Heidenheim
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E-Mail: datenschutz@ostwuerttemberg.ihk.de

Ihre Daten werden verarbeitet, um Ihre Teilnahme an einer Videokonferenz, -veranstaltung, Webinar oder einem Desk-Sharing (Darstellung von Bildschirminhalten von unserem PC) zu ermöglichen. Dies umfasst die Organisation und die Durchführung.

Abhängig vom Einzelfall erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen: im Fall von Sitzungen und Veranstaltungen der Vollversammlung und Ausschüssen als gesetzliche Pflichtaufgabe: Art. 6 Abs.1 S.1 lit.c, Abs.3 S.1 lit.b DSGVO, §§ 13b, 1 Abs.1 IHK i.V.m. Satzung der IHK i.V.m. einem entsprechenden Beschluss i.V.m. § 1, 4 LDSG BW. Gremienarbeit (bspw. Sitzungen von Arbeitskreisen) und weitere Aufgaben nach § 1 Abs.1 IHKG (bspw. Unterrichtungen): Art. 6 Abs.1 S.1 lit.e, Abs.3 S.1 lit.b DSGVO i.V.m. Spezialgesetz i.V.m. §§ 1,4 LDSG BW. Im Fall von kostenpflichtigen/kostenfreien Veranstaltungen: Art. 6 Abs.1 S.1 lit.b DSGVO.

Eine Aufzeichnung der Videokonferenz, und -veranstaltung, Webinar oder Desk-Sharing bzw. die Anfertigung von Fotos erfolgt nur nach Erteilung einer Einwilligung der betroffenen Person zu Beginn der Veranstaltung, Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a) DSGVO.

Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an:

Unsere Dienstleister für die technische Unterstützung der Anwendung haben Zugriff auf die Daten.

Je nach eingesetztem Dienstleister können unsererseits personenbezogene Daten an einen Subunternehmer des Auftragsverarbeiters mit Sitz in einem Drittland übermittelt werden. Die Übermittlung wird, sofern erforderlich, z.B. auf Standardvertragsklauseln (SCC) als geeignete Garantien gestützt.

Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Erfüllung der oben genannten Zwecke verarbeitet; so ist die Datenverarbeitung etwa für die Dauer der Durchführung der Videokonferenz und -veranstaltung, Webinare oder Desk-Sharing erforderlich. Nach der Zweckerfüllung werden die vorgenannten Daten gelöscht. Gesetzliche, vertragliche oder satzungsmäßige Aufbewahrungsfristen können die Löschung bzw. Sperrung der Daten hemmen. Die Verjährungsfristen können wegen §§ 195 ff. Bürgerliches Gesetzbuch bis zu dreißig Jahre betragen; die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Daneben sind die steuerrechtlichen, handelsrechtlichen, abgaberechtlichen und sonstigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu beachten. Die dort vorgesehenen Fristen zur Aufbewahrung/ Dokumentation betragen sechs bis zehn Jahre zuzüglich der Festsetzungsverjährung von weiteren vier Jahren. Ansonsten besteht auch die Verpflichtung zur Andienung aller Unterlagen, die die IHK Ostwürttemberg nicht mehr zur Erfüllung Ihrer Aufgaben benötigt, an das Landesarchiv Baden-Württemberg. Um nicht gegen gesetzliche Regelungen zu verstoßen oder die Möglichkeit zu verlieren, einen Anspruch durchzusetzen oder uns gegen einen solchen zu verteidigen, behalten wir uns vor, die Daten erst nach Ablauf der letzten Frist zu löschen, die die Datenspeicherung legitimiert. Im Falle der Einwilligung erfolgt mit Widerruf der Einwilligung die Datenlöschung.

Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).

Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die/den behördliche/n Datenschutzbeauftragte/n.

Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden: Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationssicherheit Baden-Württemberg, Dr. Stefan Brink, Königstr. 10 A, 70173 Stuttgart, Telefon: 0711 615541-0, E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de.

Wenn Sie die erforderlichen Daten für die Teilnahme nicht angeben, können Sie an den Videokonferenzen und -veranstaltungen, Webinaren oder Desk-Sharing nicht teilnehmen. Video- und Audioaufnahmen sind grundsätzlich nur vom Leiter der Veranstaltung und ggf. dem Referenten erforderlich.

Wenn Sie in die Verarbeitung durch die IHK Ostwürttemberg durch eine entsprechende Er-klärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbei-tung wird durch diesen nicht berührt.