Außenhandelsdokumente

Ausstellung von Ursprungszeugnissen und Bescheinigung von Handelsrechnungen

1. Wozu dient ein Ursprungszeugnis?

Das Ursprungszeugnis (UZ) ist ein von einer unabhängigen Stelle erstellter eindeutiger Nachweis des handelspolitischen Ursprungs von Waren. Im internationalen Warenverkehr ist der Nachweis des Ursprungs häufig erforderlich
  • zur Erfüllung staatlicher Anforderungen des Empfangslandes
    • Kontrolle der Warenbewegungen
    • Durchführung von Antidumping-Maßnahmen
    • Überwachung von Importbeschränkungen und Importkontingenten
  • zur Erfüllung privatrechtlicher Verpflichtungen
    • im Einzelfall zur Inanspruchnahme von Zollermäßigungen
    • Ursprungsnachweis im Rahmen von Exportkreditversicherungen (Hermes-Bürgschaften)
    • Durchführung von Preis- und Qualitätskontrollen
    • Kundenwunsch
    • Akkreditiv
In der Regel entscheidet das Zielland über die Notwendigkeit eines UZ oder der Bescheinigung von Handelsrechnungen.

2. Ausstellung von Ursprungszeugnissen

Für die Ausstellung von UZ und anderen Bescheinigungen sind in Deutschland in der Regel die Industrie- und Handelskammern (IHKs) zuständig (§ 1 Abs. 3 IHKG) .
Ursprungszeugnisse sind öffentliche Urkunden (§ 271 StGB, § 415 ZPO) mit Beweiskraft für und gegen jedermann und genießen damit öffentlichen Glauben. Mit anderen Worten, die Angaben auf der Vorderseite des Ursprungszeugnisses sind Angaben, die die IHK gegenüber Dritten macht. Daher sind nur eingeschränkte Aussagen möglich.
Die IHK stellt auf Antrag die für den Außenwirtschaftsverkehr erforderlichen Ursprungszeugnisse aus. Dazu ist es erforderlich, dass der Antragsteller Firmensitz, Betriebsstätte oder Wohnsitz im IHK-Bezirk hat. Die Ware muss im Zollgebiet versandbereit sein. Hat die Ware das Gebiet der Europäischen Union verlassen, gilt das UZ als nachträglich ausgestellt. Das UZ sollte daher immer zeitnah erstellt werden. Blanko-UZ können nicht ausgestellt werden. Das UZ kann in jeder Amtssprache der EU ausgefüllt werden. Die IHK kann in diesem Fall eine Übersetzung von einem vereidigten Übersetzer verlangen.

3. Ursprung und Nachweis

Grundlage für die Ermittlung des handelspolitischen (nichtpräferenziellen) Ursprungs ist das Zollrecht der Europäischen Union. Eine Ware, die vollständig in einem Land gewonnen oder hergestellt wurde, hat ihren Ursprung in diesem Land (Art. 60 I Zollkodex der Union).
Eine Ware, an deren Herstellung zwei oder mehrere Länder beteiligt sind, hat ihren Ursprung in dem Land, in dem die letzte wesentliche und wirtschaftlich gerechtfertigte Be- oder Verarbeitung zur Herstellung eines neuen Erzeugnisses durchgeführt wurde oder diese eine bedeutende Herstellungsstufe darstellt (Art. 60 II Zollkodex der Union). Verbindliche Entscheidungen darüber trifft die IHK im Rahmen ihrer Zuständigkeit. Einzelheiten zur Ermittlung dieses Ursprungs finden Sie unter der Rubrik 'Weitere Informationen' in der Servicespalte neben diesem Text.
UZ können für jedes Ursprungsland weltweit ausgestellt werden, also nicht nur für das Ursprungsland Deutschland oder Europäische Union. Der Antragsteller muss, soweit er nicht Hersteller der Ware ist, einen Nachweis über das in Feld 3 des UZ angegebene Ursprungsland erbringen. Falls der Nachweis beispielsweise nur auf EU lautet, kann kein genauerer Ursprung wie Deutschland oder Italien bescheinigt werden. Umgekehrt ist es möglich, statt Kroatien „Europäische Union“ zu bescheinigen. Generell gilt:
  • Die Warenbezeichnung im Ursprungsnachweis muss der Warenbezeichnung im Antrag zuordenbar sein
  • Falls mehrere Ursprungsländer in einem UZ aufgeführt werden, muss es so ausgefüllt werden, dass jeder Ware eindeutig ihr Ursprung zugeordnet werden kann
Der Ursprungsnachweis kann erbracht werden durch:
  • Ursprungszeugnisse, die von dazu berechtigten Stellen ausgegeben wurden
  • Handelsrechnungen mit Ursprungsvermerk aus EU-Staaten
  • im Regelfall bescheinigte Handelsrechnungen mit Ursprungsvermerk aus Drittländern (für Rechnungen aus den USA sind auch bestimmte rechtsverbindliche Zusicherungen möglich)
  • Ursprungsnachweis IHK / Erklärung IHK
  • Warenverkehrsbescheinigungen EUR.1, EUR-MED, sowie die entsprechenden Ursprungserklärungen
  • Lieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft nach Durchführungsverordnung zum Zollkodex der Union (VO (EU) 2015/2447 bzw. Vorgängerverordnung (EG) Nr. 1207/2001, je nach Zeitpunkt der Lieferung)
    Die Lieferantenerklärungen dürfen keinen „positiven“ Kumulationsvermerk enthalten, d.h. die Alternative „Kumulierung angewendet mit...“ darf nicht verwendet werden.
  • REX (registered-exporter) -Erklärungen
Falls keine ausreichenden Nachweise beigebracht werden können, muss die IHK die Ausstellung ablehnen.
Ergibt sich aus dem Antrag, dass die Ware im eigenen Betrieb in Deutschland hergestellt wurde, so wird die IHK aus ihrer Kenntnis des Produktionsprogrammes den Warenursprung in der Regel bescheinigen können. Eine Nachprüfung im Unternehmen ist möglich. Die IHKs bemühen sich, Zweifelsfälle unbürokratisch zu lösen.
Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit, ein vereinfachtes Verfahren in Form einer Nachweisbefreiung mit der IHK zu vereinbaren. Voraussetzung dafür ist unter anderem, dass eine lückenlose Ursprungsdokumentation des handelspolitischen Ursprungs im Unternehmen gewährleistet ist und die Mitarbeiter des Unternehmens über die notwendige Sachkenntnis verfügen.

4. Antrag und Vordrucke

Den Antrag auf Ausstellung eines Ursprungszeugnisses können Sie schnell und unkompliziert online bei der IHK stellen und nach Freigabe direkt im Unternehmen ausdrucken. Alternativ ist die Antragstellung auch in Papierform möglich. Je nach Verfahren sind unterschiedliche Vordrucke zu verwenden, die generell an den Standorten der IHK oder bei Formularverlagen gekauft werden können.

4.1 Antrag online stellen (eUZ)

Standardmäßig und in über 80 Prozent der Fälle erfolgt die Beantragung der Ausstellung eines Ursprungszeugnisses online über das Verfahren elektronisches Ursprungszeugnis (eUZ). Für das elektronische Ursprungszeugnis benötigen Sie lediglich das Original-Formular und wenn das Ursprungszeugnis zwei- oder mehrfach verlangt wird, die Originaldurchschriften (gelber Vordruck). Das Ursprungszeugnis wird nach Freigabe durch die IHK im Unternehmen mit IHK-Siegel und Unterschrift ausgedruckt. Das eUZ-Verfahren ist standortunabhängig nutzbar.

4.2 Antrag in Papierform stellen

Alternativ können Ursprungszeugnisse in Papierform beantragt werden. Dabei handelt es sich um einen Formularsatz, der aus einem Antrag (roter Vordruck) und einem Original besteht. Auch hier können Originaldurchschriften (gelber Vordruck) erforderlich sein. Seit 1. Mai 2019 sollen nur noch Vordrucke mit dem Eintrag „Europäische Union“ verwendet werden. Die Vordrucke sollten nicht gemischt werden.
Die Vordrucke müssen vom Antragsteller vollständig ausgefüllt sein. Dabei sind die Erläuterungen und Hinweise auf der Vorder- und Rückseite des Antrags zu beachten. Der Antrag ist vom Antragsteller mit Orts- und Datumsangabe und Firmenstempel zu versehen und rechtsverbindlich zu unterzeichnen. In der Serviceleiste haben wir eine Word-Datei zum Ausfüllen des Vordrucks hinterlegt.

5. Erforderliche Angaben

Hinweise zu einigen Feldern:
Feld 1:
Hier ist die genaue Firmierung anzugeben, wie im Handelsregister bzw. im Gewerberegister eingetragen. Bei Kleingewerbetreibenden und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) ist der ausgeschriebene Vor- und Zuname gemäß Gewerbeanmeldung erforderlich. Fantasienamen sind möglich, sofern davor die korrekte Firmierung angegeben wurde. Abweichungen in der Firma sind auch im Rahmen von Akkreditiven nur sehr eingeschränkt möglich. Die genaue Anschrift muss angegeben werden. Falls erforderlich kann ein ausländischer Auftraggeber zusätzlich und unter Angabe des Vertragsverhältnisses in diesem Feld genannt werden. Auch die Angabe der ACID-Nummer für Exporte nach Ägypten ist in diesem Feld möglich.
Feld 2:
Anschrift des Empfängers, Mindestangabe ist die Angabe des Ziellandes.
Feld 3:
Die offizielle Bezeichnung des Ursprungslandes. Eine Liste der offiziellen Staatennamen finden Sie unter den Downloads neben diesem Text, sowohl die dort vermerkte Kurzbezeichnung als auch die offizielle Bezeichnung kann verwendet werden.
Beispiele:
  • Deutschland (Europäische Union) - nicht BRD
  • Republik Korea - nicht Südkorea
  • Volksrepublik China - nicht China
  • Niederlande - nicht Holland
  • Vereinigtes Königreich oder Großbritannien – nicht England und seit dem Brexit am 31. Januar 2020 auch ohne Zusatz Europäische Union
Die Bezeichnungen Europa oder Amerika, sowie die Angabe von Ländergruppen (z.B. EWR, AKP-Staaten), sind nicht akzeptabel. Wird das UZ für mehrere Waren mit unterschiedlichen Ursprungsländern ausgestellt, muss eine eindeutige Zuordnung der Waren zu ihrem Ursprungsland gewährleistet sein. Dies kann erreicht werden, indem in Feld 3 die Ursprungsländer fortlaufend positioniert werden. Die Nummerierung der Länder muss dann mit den Warenpositionen in Feld 6 korrespondieren (zum Beispiel 1 - Japan 2 - France (European Union) etc.). Alternativ kann auf das Feld 6 verwiesen werden („siehe Feld 6“), wo dann die Ursprungsländer direkt den Waren zugeordnet werden.
Feld 4:
Freiwilliger Hinweis auf die Beförderungsart (zum Beispiel Luftfracht oder Seefracht).
Feld 5:
Im Regelfall für Vermerke der IHK. Kann freigelassen werden (L/C Nr., Rechnungs-Nr. oder ACID-Nummer darf ergänzt werden).
Feld 6:
Wichtig ist die Angabe der handelsüblichen Warenbezeichnung-Oberbegriff, die verständlich sein muss und die Identifikation der Ware ermöglicht. Weitere Angaben: Artikel-Nr., Typ oder Serien-Nr., Packstücke und deren Markierung.
Beispiele:
  • Mercedes Passenger Car CLK 230 Ident-no. WDB 2083471F054696
  • Rundstrickmaschine Modell 13P 154 Serien-Nr. 23522
Falls auf weitere Handelsdokumente, wie Rechnungen, Packlisten oder Bestellungen Bezug genommen wird, müssen diese bei der Antragstellung grundsätzlich vorgelegt werden. Dasselbe gilt für spezifische Akkreditivtexte oder Akkreditivbedingungen.

Die Angabe „Made in Germany“ gilt als Herstellererklärung und ist nur als Teil der Warenmarkierung zulässig. Für Erklärungen des Herstellers (Angabe zusätzlicher Eigenschaften des Geschäfts) gilt, dass diese nur auf der Rückseite des Ursprungszeugnisses möglich sind. Sie müssen vom Antragsteller unterschrieben und mit Firmenstempel versehen werden. Zusätzliche empfängerlandspezifische Erklärungstexte sind ebenfalls der Rückseite des UZ vorbehalten. Zusätzliche Angaben auf der Vorderseite zu Waren- oder Herstellereigenschaften sind nicht möglich und werden von der IHK gestrichen. Angaben zur Ausfuhrgenehmigung können nicht bestätigt werden. Angaben zu Zolltarifnummern/Statistischen Warennummern können auf dem Ursprungszeugnis regelmäßig nicht bescheinigt werden. Lediglich folgende Ausnahmen sind in begründeten Einzelfällen möglich:
  • Ausländische Nummern, die als solche erkennbar sind (z.B. Iranian Customs Tarif Code) können auf der Vorder- bzw. Rückseite des Ursprungszeugnisses bestätigt werden, wenn dies entweder im Empfangsland ausdrücklich gefordert wird oder im Rahmen eines Akkreditivs notwendig ist.
  • Europäische bzw. deutsche Nummern können in den o. g. Einzelfällen nur auf der Rückseite bestätigt werden. Bei Angabe der Nummer auf der Vorderseite kann das Ursprungszeugnis durch die IHK nicht ausgestellt werden.
In beiden Ausnahmefällen muss die Notwendigkeit zur Angabe einer Zolltarifnummer/Statistischen Warennummer durch den Exporteur nachgewiesen werden.
Leere Felder müssen durch Streichung unbrauchbar gemacht werden. Bei elektronischen Ursprungszeugnissen geschieht dies beim Ausdruck der Formulare automatisch.
Falls der Platz für die Warenbeschreibung nicht ausreicht, kann diese auf einen neutralen Blatt fortgesetzt werden. In dem Fall ist in Feld 6 ein Warenoberbegriff anzugeben und dahinter “as per attachement” einzutragen. Auf dem neutralen Blatt ist dann “Anhang zu Ursprungszeugnis Nr. …” oder “attachement to certificate of origin no. …” anzugeben. Bei elektronischer Antragstellung ist der Anhang nach dem Ausdruck vom Unternehmen an das Ursprungszeugnis zu heften oder auch nur lose beizufügen. Bei Einreichung in Papierform fügt die IHK die Papiere zu einer Urkunde zusammen.
Achtung: Boykott-Erklärungen wie zum Beispiel Israelklauseln oder Black-List-Clauses sind nach § 7 AWV verboten.
Feld 7:
Maßangaben je nach Art der Ware, zum Beispiel Brutto- und Nettogewicht, Stückzahl, Liter oder Meter.

Zusätzliche Felder auf dem Antrag:
Feld 8:
Der Antragsteller muss in Feld 8 erklären, ob die Ware im eigenen Betrieb in Deutschland oder in einem anderen Betrieb hergestellt wurde. Bei mehreren Waren muss die Zuordnung eindeutig sein. Firmenstempel und rechtsverbindliche Unterschrift des Antragstellers.
Feld 9:
Dieses Feld wird nur genutzt, wenn der Antragsteller und der Absender nicht identisch sind. Der Antragsteller muss seinen Sitz im IHK-Bezirk haben, der Absender muss wenigstens in der Europäischen Union ansässig sein. Der Antragsteller muss eine Vollmacht des Absenders vorweisen.
Rückseite des Ursprungszeugnisses
Die Rückseite stellt ein separates Dokument dar. Die hier gemachten Aussagen sind Aussagen des Unternehmens. Diese Aussagen werden vom Unternehmen unterschrieben und in bestimmten Fällen von der IHK bekräftigt. Dies geschieht durch normierte Bescheinigungstexte. Eine Bekräftigung der Aussagen erfolgt dann, wenn dies in einschlägigen Fallsammlungen vorgesehen ist (u. a. Konsulats- und Mustervorschriften), der Wortlaut den Vorgaben im Wesentlichen entspricht und diese nicht im Widerspruch zu den Aussagen auf der Vorderseite des Ursprungszeugnisses stehen. Weiterhin kann eine Bekräftigung dann erfolgen, wenn dies nachweislich wegen Anforderungen aus dem Empfangsland oder wegen des Akkreditivs notwendig ist. Nicht erforderlich ist eine separate Bestätigung des Ursprungs unabhängig von länderspezifischen Erklärungstexten. Die akkreditivkonforme Bestätigung ist bereits durch die Ursprungsangabe auf der Vorderseite erfolgt.

6. Neuausfertigung

Falls die Dokumente auf dem Weg zum Konsulat oder ins Ausland verloren gegangen sind, ist der Grund schriftlich zu erklären. In diesem Fall werden die neuen Dokumente nach Absprache mit der IHK mit dem Vermerk “Neuausfertigung” versehen. Nachträgliche Änderungen auf bereits ausgestellten Ursprungszeugnissen kann bei elektronischen Ursprungszeugnissen nur die IHK vornehmen. Bei Ursprungszeugnissen, die in Papierform eingereicht werden, bestätigt die IHK die Änderungen mit einem Änderungssiegel. Änderungen ohne Bestätigung der IHK erfüllen den Tatbestand der Urkundenfälschung.

7. Handelsrechnungen

Handelsrechnungen bescheinigt die IHK, wenn dies von ausländischen Behörden vorgeschrieben ist (siehe u. a. Konsulats- und Mustervorschriften). Ebenso kann eine Bescheinigung erfolgen, wenn der IHK Unterlagen (zum Beispiel L/C) eingereicht werden, aus denen sich die Notwendigkeit zur Bescheinigung tatsächlich ergibt. Die Bescheinigung erfolgt ebenfalls entweder online über das eUZ-Verfahren oder in Papierform.
Bei der Bescheinigung von Handelsrechnungen durch die IHK sind folgende Punkte zu beachten:
  • eine original unterschriebene Rechnungskopie verbleibt bei der IHK
  • für die Überprüfung des auf der Handelsrechnung erklärten Ursprungs gelten dieselben Bestimmungen wie bei Ursprungszeugnissen
  • Vor- und Rückdatierungen sind unzulässig
  • Rechnung und Kopien müssen original unterschrieben werden
  • Rechnungen, die elektronisch zur Bescheinigung eingereicht werden, können vom Unternehmen auch nach dem Ausdruck unterschrieben werden, dabei ist vom Antragstellenden ein Hinweis in das dafür vorgesehene Feld “Bemerkungen zur Antragstellung” einzutragen.
  • Rechnungen auf Firmenbogen nach Vorschriften des Empfängerlandes
  • Ursprungserklärungen zum präferenziellen Ursprung können nicht bestätigt werden.
Falls Handelsrechnungen oder andere Handelsdokumente sowie Rückseiten von Ursprungszeugnissen bescheinigt werden sollen, muss vom antragstellenden Unternehmen eine unterschriebene Satzungserklärung vorliegen. Die Erklärung finden Sie unter "Weitere Informationen" in der Serviceleiste neben diesem Text.

8. Gebühren

Seit 14. Februar 2022 liegt die Gebühr für die Ausstellung von Ursprungszeugnissen und Bescheinigungen von Handelsrechnungen, sowie sonstigen dem Wirtschaftsverkehr dienenden Bescheinigungen inklusive der jeweils erforderlichen Durchschriften bei 11,50 Euro.

9. Legalisation

Manche Empfangsländer schreiben vor, dass die von der IHK ausgestellten oder bescheinigten Dokumente im Anschluss von einem Konsulat dieses Landes legalisiert werden müssen. In diesem Fall senden Sie die Dokumente an die entsprechenden Konsulate und beachten Sie die Vorgaben zur Bezahlung der Gebühren. Über Einzelheiten geben wir gerne Auskunft. Grundsätzlich gilt: Wenn Ihr Kunde Sie anweist, auf eine Legalisation zu verzichten, weil diese gegebenenfalls bei seinen Einfuhren nicht erforderlich ist, dann verstoßen Sie damit nicht gegen Vorschriften. Ihr Kunde übernimmt dann die Verantwortung.