Ausbildungsnachweis / Berichtsheft online an die IHK Ostwürttemberg einreichen

Vorbereitung Ihrer PDF-Upload-Datei

1. Um einen handgeschriebenen oder ausgedruckten Ausbildungsnachweis an die IHK hochladen zu können, so müssen die Seiten/Blätter natürlich zuerst digitalisiert werden. Am besten eignet sich dazu ein Kopiergerät mit Scannerfunktion oder ein Scannergerät, im Idealfall mit einem Stapeleinzug für mehrere Seiten.
   
   Bevor Sie mit dem Einscannen starten, stellen Sie bitte die Scanner-Auflösung vorher möglichst auf einen geringen Wert, z.B. 150 dpi und aktivieren Sie nach Möglichkeit die Option “Schwarz-Weiß”, um die PDF-Dateigröße dadurch klein zu halten.
   
   Wichtig: Versuchen Sie möglichst alle Papierseiten auf einmal in eine einzige PDF-Datei umzuwandeln. Diese Datei darf jedoch nicht größer als 20 MB sein, um hochgeladen werden zu können.
   
   Tipp: testen Sie zunächst mit einer Seite, wieviel Speicherplatz dafür benötigt wird, z.B. 170 kB bzw. 0,17 MB pro Seite. Haben Sie z.B. insgesamt 70 Seiten, so können Sie hochrechnen, wieviel Gesamtspeicher benötigt wird (70 Seiten x 0,17 MB = 11,9 MB. Wäre also kleiner als 20 MB und ist für den Upload geeignet).
   
2. Verwenden Sie bereits ein online geführtes Berichtsheft, wie z.B. das IHK-Serviceportal Bildung, so können Sie in dieser Online-Anwendung direkt eine PDF-Datei erzeugen, indem Sie Ihren Ausbildungsnachweis zuerst an einem von Ihnen bestimmten Speicherort exportieren und vom Speicherort aus die PDF-Datei in das Upload-Formularfeld einfügen.
   
3. Haben Sie während Ihrer Berufsausbildung von Papierdruck auf ein online geführtes System gewechselt, dann müssen Sie beiden Dateien getrennt voneinander hochladen. Nach dem Hochladen der ersten Datei, müssen Sie die IHK-Uploadseite zuerst in Ihrem Browser aktualisieren und können das Formular danner erst erneut ausfüllen um die nächste Datei hochzuladen.
   
4. Hinweis zum Datenschutz: die von Ihnen hochgeladene PDF-Datei wird im IHK-Ausbildungsverwaltungs-System ein Jahr lang gespeichert und ausschließlich für den Prozesse der Zulassung zur Abschlussprüfung verwendet.

1. Sind Sie von der IHK das erste Mal zum Upload aufgefordert, dann laden Sie bitte Ihren gesamten Ausbildungsnachweis seit Ihrem Ausbildungsstart hoch. Sollten für Ihre letzten aktuellen 3 - 4 Wochen noch die Unterschrift Ihres Ausbilders fehlen, so ist das kein Problem. Laden Sie Ihre Nachweise auch ohne Unterschrift hoch, so wie sie gerade sind.
   
2. Haben Sie bereits bei einer IHK-Zwischenprüfung oder Teil 1 Abschlussprüfung Ihren Ausbildungsnachweis an die IHK hochgeladen und sind Sie nun erneut bei der Abschlussprüfung oder Teil 2 Abschlussprüfung zum Upload aufgefordert, so genügt es, wenn Sie uns den restlichen Zeitraum Ihrer Ausbildungsnachweise seit Ihrem letzten Upload einreichen.
   
3. Nach einem Upload müssen Sie selbstverständlich Ihren Ausbildungsnachweis bis zum Ende Ihrer Ausbildungszeit weiterführen und Ihrem verantwortlichen Ausbilder unaufgefordert vorlegen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus der Verordnung Ihres Ausbildungsberufs.
   
   Die restlichen Ausbildungsnachweise bis zur mündlichen/praktischen Prüfung müssen jedoch nicht mehr an die IHK hochgeladen werden und können aber in Einzelfällen von der IHK angefordert werden.
   

Hinweise zum richtigen Ausfüllen der Formularfelder

1. Für den Upload-Vorgang benötigen Sie
   - Ihren vollständigen Vornamen und Nachnamen
   (genauso wie in Ihrem Ausbildungsvertrag angegeben)
   - Ihr Geburtsdatum
   - Ihre IHK Azubi-Identnummer
   
   Die IHK Azubi-Identnummer finden Sie:
   - auf dem IHK-Aufforderungsschreiben zur Prüfungsanmeldung (die Ident. Nummer steht oberhalb Ihres Namens und Ihrer Adresse)
   - in der IHK-Eintragungsbestätigung zu Ihrem Vertragsverhältnis (im Personalbüro nachfragen)
   - oder sofern vorhanden, auf Ihrer IHK-Azubicard
   
2. Im Formularfeld für die Azubi-Ident.-Nummer, können maximal sieben Zahlenstellen eingegeben werden.
   Sollte Ihre Azubi-Identnummer mehr als 7 Stellen aufweisen wie z.B. 0001234567/1, dann lassen Sie in diesem Beispiel die vorangestellten “000” und das hintere “/1” weg und geben in diesem Beispiel nur die lezten sieben Zahlen ein, also z.B. 1234567.
   
3. Achten Sie bei der Eingabe Ihrer Daten in den Formularfeldern genau darauf, dass Sie direkt hinter Ihrem Vornamen und Nachnamen keine Leertaste betätigen. Denn dies würde ein für Sie nicht erkennbares LEER-Zeichen erzeugen, das als Abweichung mit der bei uns hinterlegten Daten und somit als Fehler angezeigt wird.
   
4. Sehen Sie unten im Formular keinen Captcha-Code, dann versuchen zunächst über die Browser-Einstellungen die Chronik zu löschen. Starten Sie die Uploadseite erneut.
   
   Sollte immer noch kein Captcha-Code zu sehen sein, so kann es daran liegen, dass die Sicherheitseinstellungen in Ihrem Browser sehr hoch eingestellt sind. Versuchen Sie in diesem Fall den Upload über ein anderes Gerät, einen anderen Browser oder über eine andere Internetverbindung, z.B. von Zuhause.
   
5. Nach dem Hochladen/Senden erscheint nach kurzer Zeit auf dem Bildschirm oder Display eine Meldung, ob der Upload erfolgreich war. Hierzu eventuell den Bildschirm etwas nach oben scrollen um die Meldung sehen zu können.
   

Upload-Formular