Elektronische Meldung von Kassensystemen ab 1. Januar 2025
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland ihre elektronischen Kassensysteme und andere Aufzeichnungssysteme über eine neue elektronische Meldeplattform registrieren. Diese Änderung, die durch ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 28. Juni 2024 bekanntgegeben wurde, zielt darauf ab, die Anforderungen des „Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ von 2016 zu erfüllen und die Transparenz sowie Sicherheit in der Unternehmensbuchführung zu erhöhen.
Hintergrund und bisherige Regelung
Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 22. Dezember 2016 und der Neueinfügung von § 146a Abgabenordnung (AO) wurden Unternehmen dazu verpflichtet, ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme ab dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. Dies sollte Manipulationen an den digitalen Grundaufzeichnungen verhindern. Gleichzeitig wurde eine Belegausgabepflicht eingeführt, die es ermöglicht, durch den Abgleich von Belegen mit den digitalen Aufzeichnungen der Kassensoftware Manipulationen leichter feststellen zu können.
Gemäß § 146a Absatz 4 der AO bestand die Pflicht für Unternehmen, die eingesetzten Kassensysteme und die verwendeten TSEs innerhalb eines Monats nach Anschaffung dem zuständigen Finanzamt zu melden. Aufgrund fehlender technischer Infrastruktur bei der Finanzverwaltung wurde diese Verpflichtung mit einem BMF-Schreiben vom 6. November 2019 (erneut veröffentlicht am 18. August 2020) ausgesetzt.
Neue elektronische Meldepflicht
Mit der Verfügbarkeit des elektronischen Meldeverfahrens über „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle ab dem 1. Januar 2025 endet die bisherige Aussetzung der Meldepflicht. Ab diesem Zeitpunkt müssen folgende Systeme gemeldet werden:
Elektronische Kassensysteme:
- Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, müssen bis zum 31. Juli 2025 registriert sein.
- Systeme, die nach dem 1. Juli 2025 erworben werden, sind innerhalb eines Monats nach der Anschaffung zu melden. Dies gilt sowohl für erworbene als auch für gemietete und geleaste Systeme.
- Außer Betrieb genommene Systeme ab dem 1. Juli 2025 müssen innerhalb eines Monats nach der Außerbetriebnahme gemeldet werden.
EU-Taxameter und Wegstreckenzähler:
Werden EU-Taxameter und Wegstreckenzähler ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) betrieben, müssen die erforderlichen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchgeführt werden. Mit BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2023 wurde hierfür jedoch eine Nichtbeanstandungsregelung längstens bis zum 31. Dezember 2025 geschaffen. Zudem wurde die Meldeverpflichtung nach § 9 Abs. 3 KassenSichV für die Inanspruchnahme der Übergangsregelung bei EU-Taxametern mit INSIKA-Technologie bis Ablauf des Nichtbeanstandungszeitraumes suspendiert.
Die Fristen sehen hier wie folgt aus:
- Bei Geräten, für die die genannte Nichtbeanstandungsregelung in Anspruch genommen wird, ist längstens bis zum 31. Dezember 2025 keine Mitteilung erforderlich.
- Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft oder mit einer TSE ausgerüstet wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
- Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte oder mit einer TSE ausgestattete Geräte sind innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder Ausrüstung zu melden.
- Ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene EU-Taxameter und Wegstreckenzähler sind innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme mitzuteilen.