Rechtsinformationen

Obligatorische E-Rechnungen ab 2025

Mit dem am 22. März 2024 beschlossenen Wachstumschancengesetz (WtcG) hat der Bundesrat den Weg frei gemacht für die stufenweise Einführung einer verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B- Bereich.

Hintergrund

Nach aktueller Rechtslage können Rechnungen als Papierrechnungen ausgestellt werden. Willigt der Rechnungsempfänger ein, darf der Leistende die Rechnung auch elektronisch versenden. Verpflichtend ist die elektronische Ausstellung von Rechnungen derzeit nur für öffentliche Aufträge. Im Rahmen der sog. ViDA-Initiative der EU-Kommission ist die Einführung einer transaktionsbasierten elektronischen Meldung von B2B-Umsätzen (Meldesystem) geplant, das aus den Daten der E-Rechnung gespeist werden soll. Voraussetzung hierfür ist die ab 1. Januar 2025 obligatorische E-Rechnungspflicht, die nunmehr mit dem WtcG eingeführt wird. Eine digitales Meldesystem ist dagegen noch nicht in der Umsetzung. Der aktuelle Zeitplan der EU sieht die Umsetzung des Meldesystems zum 1. Juli 2030 vor.

Kernpunkte der Neuregelung

  • Die obligatorische Ausstellung von E-Rechnungen betrifft inländische B2B-Umsätze, die zwischen im Inland ansässigen Unternehmern ausgetauscht werden, § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-neu.
  • Als ansässig gelten Unternehmer, die ihren Sitz, ihren Ort der Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben oder eine inländische umsatzsteuerliche Betriebsstätte unterhalten (die am Umsatz beteiligt ist).
  • Anpassung der Definition der E-Rechnung in § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-neu:
    • Als E-Rechnung gilt künftig nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, die ihre elektronische Verarbeitung ermöglicht und die den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU – und somit der CEN-Norm 16931 – entspricht.
    • Daneben können Rechnungsaussteller und – empfänger eine Vereinbarung über das genutzte E-Rechnungsformat schließen (das genutzte Format muss aber die Extraktion der erforderlichen Angaben gem. Richtlinie 2014/55/EU ermöglichen).
  • Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die o.g. Anforderungen erfüllen, werden unter den neuen Begriff „sonstige Rechnung“ fallen. Eine per E-Mail versandte pdf-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.
Das offizielle BMF-Schreiben ist am 15. Oktober 2024 veröffentlicht worden. Darin stellt das BMF u.a. klar, dass vor allem der Standard XRechnung (v. a. im Kern-Datenmodell) und das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 zulässig sind. Lt. BMF-Schreiben können aber auch andere europäische Formate, die der Liste der einschlägigen Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen (auf welche sich das CEN-Format EN 16931 begründet), die Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllen.
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht wird aber nicht geregelt, auf welchem Weg E-Rechnungen übermittelt werden müssen. Dies ist zwischen den Parteien zivilrechtlich zu klären. Für die Übermittlung kommen beispielsweise der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal in Betracht.

Übergangsregelung

Alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer müssen ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen ausstellen und empfangen können. Aufgrund des Umstellungsaufwandes wird es für Rechnungsaussteller folgende Übergangsregelungen in den Jahren 2025 bis 2027 geben:
  • In den Jahren 2025 und 2026 sind neben E-Rechnungen auch Papierrechnungen und -vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers- sonstige elektronische Rechnungen zulässig; dies gilt in 2027 nur noch für inländische Unternehmen mit einem Gesamtumsatz (iSd. § 19 Abs. 3 UStG) im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) bis zu 800.000 Euro.
  • In 2027 dürfen auch EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden.
Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnung und ihre Übermittlung dann zwingend umzusetzen.

Hinweis für Rechnungsaussteller

Aufgrund des hohen Umstellungsaufwandes wird es für Rechnungsaussteller Übergangsregelungen in den Jahren 2025 bis 2027 geben:
Für zwischen dem 1. Januar 2025 und 31. Dezember 2026 ausgeführte Umsätze kann statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format (mit Zustimmung des Empfängers) ausgestellt werden (§ 27 Absatz 38 Satz 1 Nummer 1 UStG neuer Fassung). Diese Regelung wird bis zum 31. Dezember 2027 verlängert für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) bis zu 800.000 Euro. Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnung und ihre Übermittlung dann zwingend umzusetzen.

Hinweis für Rechnungsempfänger

Die Übergangsregelungen gelten nur für Rechnungsaussteller. Alle inländischen Unternehmer sind ab 2025 zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. Betroffen hiervon sind somit auch Kleinunternehmer, Unternehmer im Nebenerwerb oder Vereine. Wenn ein Rechnungsaussteller die o.g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische Empfänger ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen entgegennehmen zu können.

Ausnahmen

Die Regelungen zur verpflichtenden E‑Rechnung gelten nur, wenn eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Daher gelten die Regelungen nicht bei Rechnungen an Endverbraucher (sogenannte B2C-Umsätze).
Des Weiteren fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht Rechnungen über nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV- derzeit bis 250 Euro) und Rechnungen über Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Mit dem Jahressteuergesetzes 2024 wird eine Regelung zu Rechnungen von Kleinunternehmern in § 34a UStDV eingeführt. Danach müssen Rechnungen von Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG nicht als E-Rechnung übermittelt werden. Zum Empfang von E-Rechnungen ab 1. Januar 2025 bleiben Kleinunternehmer dennoch verpflichtet.

Fazit

Betroffen von der E-Rechnungspflicht sind grundsätzlich alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer unabhängig von ihrer Größe. Wegen der Einführung zum 1. Januar 2025 sollten sich alle mit dem Thema E-Rechnung befassen, denn es gilt, rechtzeitig E-Rechnungssysteme und Software aufzurüsten bzw. umzustellen.
Allerdings hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller vorgesehen. Die Verpflichtung zur Ausstellung und Übermittlung einer E-Rechnung erfolgt stufenweise. Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E‑Rechnung tatsächlich verpflichtend. So können sich in dem Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 alle Rechnungsaussteller dafür entscheiden, statt einer E‑Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen. Insofern kann eine Papierrechnung immer verwendet werden.
Beim Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsregelungen. Daher müssen alle Unternehmer- auch Kleinunternehmer -ab dem 1. Januar 2025 technische Vorkehrungen zur Entgegennahme und zur Speicherung von E-Rechnungen treffen. Für den Rechnungsempfang reicht zunächst - als Übergangsmaßnahme- bereits ein E-Mail-Postfach aus. Die Übermittlung per E-Mail stellt einen von mehreren zulässigen elektronischen Übermittlungswegen dar. Gegebenenfalls ist eine zusätzliche Visualisierungssoftware notwendig, um das strukturierte Rechnungsformat menschenlesbar zu machen. Die Finanzverwaltung stellt zum Beispiel über das Elster-Portal eine Visualisierungsfunktion zur Verfügung.
Für Unternehmen, die einen ersten Einstieg in das Thema E-Rechnung suchen, können folgende Informationen und Leitfäden hilfreich sein:
Weitere Einzelheiten sind im BMF- Schreiben vom 15. Oktober 2024 zu finden. Daneben hat das BMF einen FAQ-Katalog zur Einführung der E-Rechnung veröffentlicht und beantwortet darin u.a. Fragen zum Anwendungsbereich, zu möglichen Ausnahmen und zur Notwendigkeit einer Leitweg-ID.

Webinar zum Thema E-Rechnung am 28. Januar 2025

Am 28. Januar 2025 von 12:30 - 14:00 Uhr findet ein Webinar zum Thema E-Rechnungspflicht statt. Die Teilnahme an der Veranstaltung ist kostenfrei, eine verbindliche Anmeldung aber erforderlich. Bei Interesse können Sie sich hier zum Webinar anmelden. Den Link zur Veranstaltung erhalten Sie nach Anmeldung 2-3 Tage vor dem Webinar. Das Webinar findet via Microsoft-Teams statt.
Quelle: IHK Region Stuttgart
Stand: November 2024
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