Bescheinigungen

Sonstige Bescheinigungen im Außenwirtschaftsverkehr

Bescheinigung von Geschäftspapieren

© Schubert/IHK
Die Behörden zahlreicher Länder verlangen bei der Einfuhrabfertigung von Warensendungen amtliche Bescheinigungen von Geschäftspapieren. Die Industrie- und Handelskammern stellen Ursprungszeugnisse und sonstige Bescheinigungen aus, die dem Außenwirtschaftsverkehr dienen – wenn diese Aufgaben nicht ausdrücklich anderen Stellen zugewiesen wurden (§ 1 Abs. 3 IHK-Gesetz).

IHKs können folgende Dokumente bescheinigen:

  • Ursprungs- und/oder Herstellererklärungen auf der Rückseite von Ursprungszeugnissen
  • Handelsrechnungen
  • Frachtrechnungen
  • Packlisten
  • Preislisten
  • Inspektionszertifikate
  • Einladungsschreiben im Zusammenhang mit der Erteilung von Geschäftsreise-Visa

Nicht bescheinigt werden:

  • Eidesstaatliche Erklärungen
  • Schreiben mit Boykott- oder Negativerklärungen
  • Dokumente oder Formulare ausländischer Stellen
  • Dokumente mit Aussagen über die Einhaltung ausländischer Gesetze
  • Schreiben mit „... to whom it may concern...“ an Stelle des Empfängers
  • Erklärungen, die gegen Gesetze oder die guten Sitten verstoßen
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Voraussetzungen für das Ausstellen einer Bescheinigung

  • Der Unternehmenssitz oder Wohnsitz des Antragstellers befindet sich im IHK-Bezirk und das Dokument dient dem Außenwirtschaftsverkehr (örtliche und sachliche Zuständigkeit). Wenn dies nicht der Fall ist, kann alternativ die zuständige IHK das Einverständnis erteilen.
  • Die formellen Voraussetzungen sind erfüllt: Angabe des Empfängers, eventuell Vordruckzwang.
  • Der Verwendungszweck ist erkennbar beziehungsweise wird glaubhaft gemacht – gemäß der Einfuhrvorschriften des Landes.
  • Für jede Bescheinigung ist eine zusätzliche Ausfertigung der Dokumente einzureichen, die bei unserer IHK verbleibt.
  • Erklärungen auf Firmenbogen müssen original unterschrieben sein.
  • Der Antrag kann persönlich, postalisch oder elektronisch erfolgen.
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Bescheinigungsarten

Unsere IHK versieht Ihre Dokumente mit einem Bescheinigungstext. Je nach Inhalt gibt es zwei Formen der Bescheinigung im Außenwirtschaftsverkehr:
Bescheinigungstext Anwendungsbeispiele
„Wir bescheinigen die Vorlage der Erklärung. Hinsichtlich des Inhalts ist nichts Gegenteiliges bekannt.“
Handels- und Proforma-Rechnungen, Lieferscheine, Packlisten, Erklärungen des Unternehmens auf eigenem Briefbogen, Einladungsschreiben für Zwecke der Visa-Erteilung,...
„Dieses Dokument wurde von einer in Deutschland zuständigen Stelle/Institution/Behörde ausgestellt.“
von Behörden und Institutionen ausgestellte Dokumente, wie zum Beispiel Analysezertifikate, Gesundheitszeugnisse, TÜV-Bescheinigungen, Gutachten,...

Handelsrechnungen lassen sich nur beglaubigen, wenn die ausländische Behörde die Bescheinigung ausdrücklich fordert. Beglaubigungen sind im Einzelfall auch möglich, wenn Unterlagen – zum Beispiel ein Akkreditiv – auf die Notwendigkeit der Beglaubigung schließen lassen.
Wenn Sie eine IHK-Bescheinigung für ein Dokument beantragen, das Sie selbst ausgestellt haben – zum Beispiel eine Handelsrechnung – müssen alle für den Geschäftsverkehr notwendigen Pflichtangaben dabei sein: Firma, Rechtsform, Anschrift, Handelsregisternummer und Registergericht. Rechnungen müssen mindestens die folgenden Angaben enthalten und rechtsverbindlich unterschrieben sein: Absender, Empfänger, Bestimmungsland, Warenbezeichnung und Preis.
Legen sie zur Bescheinigung von Dokumente bitte Unterlagen vor, mit denen sich die Richtigkeit oder Plausibilität der Inhalte feststellen lässt.
Enthalten die zu bescheinigenden Rechnungen Angaben zum Ursprung der Waren, so muss folgendes beachtet werden:
Wurden die Waren im eigenen Betrieb in Deutschland hergestellt, so muss die bei der IHK verbleibende Kopie der Rechnung die Erklärung „im eigenen Betrieb in der Bundesrepublik Deutschland hergestellt“ enthalten.
Wenn die Waren in einem anderen Betrieb hergestellt wurden, so muss der Antragsteller Unterlagen vorlegen, aus denen sich der Ursprung der Waren ergibt. Dafür kommen in Betracht:
  • von inländischen Herstellern ausgestellte Rechnungen oder Lieferscheine, wenn sie erkennen lassen, dass die Waren in ihren eigenen Betrieben in der Bundesrepublik Deutschland hergestellt worden sind;
  • Unterlagen, die nach den jeweils geltenden Bestimmungen von den deutschen Zollstellen als Nachweis dafür anerkannt werden, dass die Waren Ursprungserzeugnisse der Gemeinschaft, eines ihrer Mitgliedsstaaten oder eines anderen Staates bzw. Gebietes sind (zum Beispiel Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 oder Lieferantenerklärung nach EWG-Verordnung 1207/2001);
  • Ursprungszeugnisse, die anderen Lieferanten (insbesondere in- und ausländischen Händlern sowie ausländischen Herstellern) von deutschen Kammern beziehungsweise besonders zugelassenen ausländischen Stellen bestätigt wurden. Statt dieser Ursprungszeugnisse können Rechnungen, Lieferscheine und andere Unterlagen der Lieferanten verwendet werden, wenn darauf der Ursprung der Waren von deutschen Kammern beziehungsweise von besonders zugelassenen ausländischen Stellen ausdrücklich bescheinigt ist.
Bitte reichen Sie die Dokumente zweifach im Original bei uns ein. Ein Exemplar behalten wir ein.
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