Führung und Aufbewahrung von Büchern, Unterlagen

Mit dem BMF-Schreiben vom 11. Juli 2019 werden die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) neugefasst. Es tritt an die Stelle des BMF-Schreibens vom 14. November 2014, BStBl I S. 1450.

Erfreulicherweise wurden einige Forderungen aus der Stellungnahme der Spitzenverbände vom 12. November 2018 aufgenommen:

Rz. 20:
Klarstellung zur Nutzung von Cloud-Systemen

Rz. 39:
Neufassung der Definition, wann eine Einzelaufzeichnung nicht zumutbar ist (offene Ladenkasse, mit Verweis auf § 146 AO)

Rz. 50:
Klarstellung bei Aufzeichnungen von Nichtbuchführungspflichtigen (vergleichbare Aufzeichnungen wurden konkretisiert - laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen, durch Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische Grund(buch)aufzeichnungen in Kassensystemen, Warenwirtschaftssystemen, Fakturierungssystemen etc)

Rz. 76:
 Neufassung der Ausführungen zu elektronischen Meldungen bzw. Datensätzen (u. a. bei zwei vorliegenden Formaten erfüllt das Format mit der höchsten maschinellen Auswertbarkeit mit dessen vollständigem Dateninhalt die Belegfunktion und muss mit dessen vollständigem Inhalt gespeichert werden. Eine zusätzliche Archivierung der inhaltsgleichen Kontoauszüge in PDF oder Papier kann bei Erfüllung der Belegfunktion durch die strukturierten Kontoumsatzdaten entfallen)

Rz.135:
Klarstellung (wenn bei der Konvertierung Zwischenaggregationsstufen nicht gespeichert, aber in der Verfahrensdokumentation so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist)

Rz. 136:
Klarstellungen zum bildlichen Erfassen, u. a. im Ausland (aus Vereinfachungsgründen, z. B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland) steht § 146 Absatz 2 AO einer bildlichen Erfassung durch mobile Geräte (z. B. Smartphones) im Ausland nicht entgegen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden)

Zudem Ergänzung zur Verbringung von Unterlagen in ein anderes Land: Erfolgt im Zusammenhang mit einer nach § 146 Absatz 2a AO genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland eine ersetzende bildliche Erfassung, wird es nicht beanstandet, wenn die papierenen Ursprungsbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden. Die bildliche Erfassung hat zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland zu erfolgen.

Rz. 164:
Ergänzung beim Datenzugriff: (Sofern noch nicht mit der Außenprüfung begonnen wurde, ist es im Falle eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem ausreichend, wenn nach Ablauf des 6. Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der Z3-Zugriff)