Legalisation & Apostillen

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen zwei international angewandten Verfahren zur Verwendung öffentlicher Urkunden im Ausland: der Apostille und der Legalisation.

Beide Verfahren dienen der Bestätigung der Echtheit einer öffentlichen Urkunde fürs Ausland. Der Hauptunterschied besteht jedoch darin, durch wen diese Bestätigung erbracht werden muss. Während die Legalisation eine Bestätigung durch eine konsularische Vertretung des Landes, in dem die Urkunde anschließend verwendet werden soll, verlangt, erfolgt diese im Falle der Apostille durch eine vom Staat dazu bestimmte inländische Apostille-Behörde.

Welches Verfahren für Sie in Frage kommt hängt ab vom Bestimmungsland und der Art des Dokuments, das sie in diesem Land verwenden möchten.

Bei der Erteilung einer Apostille handelt es sich um ein vereinfachtes, direkteres Verfahren, da die Beteiligung des Konsularbeamten im Bescheinigungsprozess wegfällt. Ist das Bestimmungsland dem Haager Übereinkommen von 1961 beigetreten ist prinzipiell keine Legalisation nötig. Dies gilt zu prüfen. Das Auswärtige Amt führt diesbezüglich eine Liste der dem Abkommen beigetretenen Staaten. Jüngstes Beitrittsland ist Pakistan, welches mit Wirkung zum 09.03.2023 dem Haager Übereinkommen beigetreten wird, womit keine Legalisation mehr notwendig ist. Des Weiteren muss abgeklärt werden, ob das Dokument überhaupt Gegenstand des Übereinkommens ist. So schließt das Haager Abkommen (Artikel 1) neben Urkunden, die von diplomatischen oder konsularischen Vertretern errichtet worden sind, auch „sich unmittelbar auf den Handelsverkehr oder auf das Zollverfahren beziehen(de)“ Urkunden von der Verwendung der Apostille aus.

Sind die genannten Vorraussetzungen gegeben, so kann die Ausfertigung einer Apostille direkt bei der zuständigen Apostille-Behörde beantragt werden. Beispielsweise obliegt diese Aufgabe bezogen auf Verwaltungsurkunden in Baden-Württemberg dem Regierungspräsidium. Für den Sonderfall des notariell beglaubigten privaten Dokuments (s.U.) obliegt die Aufgabe dem jeweiligen Landgerichtspräsidenten. Eine Übersicht der zuständigen Apostille-Behörden bietet das Auswärtige Amt.

Die Alternative zur Apostille stellt für die Verwendung in Ländern, die dem Haager Abkommen nicht beigetreten sind, eine Legalisation dar. Dasselbe gilt beispielsweise auch für Handelsdokumente, die ja vom Gebrauch der Apostille ausgeschlossen sind.

Unter Legalisation versteht man die Bestätigung der Echtheit einer öffentlichen Urkunde durch eine Vertretung des Landes, in dem die Urkunde anschließend verwendet werden soll. Dieser Prozess ist mehrstufig, da öffentliche Urkunden, bevor sie der konsularischen Vertretung zur Legalisierung vorgelegt werden können, vorbeglaubigt werden müssen. In Abhängigkeit vom Dokument unterscheidet man verschiedene Legalisierungsketten.

Für Handelspapiere führt die Legalisierungskette von der IHK über das Konsulat ins Ausland. Gerichtliche und notarielle Urkunden sehen zusätzlich meist einen weiteren Beglaubigungsschritt durch den Landgerichtspräsidenten vor. Dieser bestätigt sozusagen nochmals die Unterschrift bzw. das Dienstsiegel des Notars, bevor das Dokument ans Konsulat geht. Verwaltungsurkunden wie beispielsweise Personenstandsurkunden werden vom Regierungspräsidium vorbeglaubigt. Schauen Sie sich die Informationen des Auswärtigen Amts zum internationalen Urkundenverkehr an.

Zu beachten ist, dass von bestimmten Ländern zusätzlich zu den genannten Schritten eine Vorlegalisierung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) verlangt wird. Dieses führt dann eine Endbeglaubigung durch und bestätigt damit sozusagen nochmals die Korrektheit der Bescheinigung bevor die Urkunde dem Konsulat vorgelegt wird.

In einem Leitfaden (Legalisierung und Ländervorgaben) finden sich länderbezogen weitere Informationen.

Für Sie heißt das konkret, dass Dokumente, die einer Legalisation bedürfen, zunächst bei der IHK oder einem Notar vorgelegt werden müssen. Hierbei gilt es stets die sachliche Zuständigkeit zu überprüfen. Danach müssen Sie sich mit der vorbeglaubigten Urkunde an die ausländische konsularische Vertretung wenden. Ist zusätzlich eine Vorlegalisierung durch das Bundesverwaltungsamt oder eine Beglaubigung durch den Landgerichtspräsidenten von Nöten, muss dort die Urkunde natürlich vor dem Gang zum Konsulat vorgelegt werden. Beachten Sie hierbei bitte auch anfallende Gebühren und Bearbeitungszeiten. Im Zweifelsfall ist eine Abklärung mit dem jeweiligen Konsulat hinsichtlich der nötigen Beglaubigungsschritte zu empfehlen.

Im Allgemeinen fallen die Bescheinigung von Ursprungszeugnissen und anderen dem Wirtschaftsverkehr dienenden Bescheinigungen (§1 Abs.3 IHKG) in den Zuständigkeitsbereich der IHK. Es gilt jedoch stets zu prüfen, ob die Zuständigkeit rechtlich nicht anderen Stellen zugewiesen ist. Dies ist beispielsweise der Fall bei Bescheinigungen, die eine Wiedergabe aus einem öffentlichen Register darstellen (z.B. Handelsregisterauszug). Hierfür ist die Zuständigkeit gesetzlich Notaren zugewiesen (§ 21 BNotO). Dies gilt ebenso für öffentliche Beglaubigungen (§129 BGB). Des Weiteren weist § 34 MPG dem Regierungspräsidium beispielsweise die Zuständigkeit für Verkehrsfähigkeits-Bescheinigungen für Medizinprodukte zu. Für Apostillen des Bundes ist grundsätzlich das Bundesverwaltungsamt zuständig. Aufgrund der Fülle von Zuständigkeitsregelungen können an dieser Stelle jedoch leider nur einige Beispiele genannt werden.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass es sowohl vom jeweiligen Zielland als auch von der Art des Dokuments abhängt, ob eine Apostille oder eine Legalisation erforderlich ist. Handelsdokumente müssen jedoch, soweit vom Ausland gefordert, üblicherweise legalisiert werden. Der Bescheinigungsservice der IHK umfasst dabei Handelspapiere, die nicht in die Zuständigkeit anderer Stellen fallen und bei denen die örtliche Zuständigkeit gegeben ist. Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrer IHK.

Private Dokumente, wie beispielsweise eigenhändige Testamente, formlose Kaufverträge oder Vollmachten könnten nicht unmittelbar in das Legalisations- bzw. Apostillenverfahren gehen. Hier ist zunächst eine notarielle Beglaubigung notwendig. Erst dadurch wird das private Dokument zur öffentlichen Urkunde und das eigentliche Legalisations- bzw. Apostillenverfahren kann beginnen.

Quelle: IHK Stuttgart