Beratung und Service
Neufassung des BMF-Schreibens zu den GoBD
Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat die Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten bei elektronischen Unterlagen präzisiert und an manchen Stellen auch vereinfacht. Damit wird erfreulicherweise eine Forderung der Wirtschaft zum Bürokratieabbau aufgegriffen. Mit dem BMF-Schreiben vom 28. November 2019 treten die GoBD an die Stelle des BMF-Schreibens vom 14. November 2014.
Von den Forderungen der Wirtschaft wurde insbesondere aufgenommen:
Rz. 20:
Klarstellung zur Nutzung von Cloud-Systemen: Das BMF stellt klar, dass es nicht darauf ankommt, ob der Steuerpflichtige sein DV-System als eigene Hard- oder Software, in einer Cloud oder als Kombination aus beiden nutz. Wichtig ist, dass die Buchhaltungsunterlagen während der sechs bis zehnjährigen Aufbewahrungsfirsten lesbar sind.
Rz. 39:
Neufassung der Definition, wann eine Einzelaufzeichnung nicht zumutbar ist (offene Ladenkasse mit Verweis auf § 146 AO).
Rz. 50:
Klarstellung bei Aufzeichnungen von Nichtbuchführungspflichtigen: Werden Geschäftsvorfälle bei der Erstellung von Büchern oder anderen vergleichbaren Aufzeichnungen nur periodenweise gebucht, ist es nicht zu beanstanden, wenn die Geschäftsvorfälle vorher in Grund(buch)aufzeichnungen oder Grundbüchern festgehalten werden und damit sichergestellt ist, dass die Dokumente bis zu Ihrer Erfassung nicht verloren gehen. Darüber hinaus muss die Vollständigkeit gewährleistet sein und eine zeitnahe Zuordnung erfolgen.
Rz. 76:
Neufassung der Ausführungen zu elektronischen Meldungen bzw. Datensätzen: Bei zwei vorliegenden Formaten erfüllt das Format mit der höchsten maschinellen Auswertbarkeit mit dessen vollständigem Dateninhalt die Belegfunktion und muss mit dessen vollständigem Inhalt gespeichert werden. Eine zusätzliche Archivierung der inhaltsgleichen Kontoauszüge in PDF oder Papier kann bei Erfüllung der Belegfunktion durch die strukturierten Kontoumsatzdaten entfallen.
Rz. 136:
Klarstellungen zum bildlichen Erfassen, u. a. im Ausland: Aus Vereinfachungsgründen, z. B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland, steht § 146 Abs. 2 AO einer bildlichen Erfassung durch mobile Geräte (z. B. Smartphones) im Ausland nicht entgegen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden.
Darüber hinaus wurde auch zur Ergänzung die Verbringung von Unterlagen in ein anderes Land konkretisiert. Erfolgt im Zusammenhang mit einer, nach § 146 Abs. 2a AO genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland eine ersetzende bildliche Erfassung, wird es nicht beanstandet, wenn die papierenen Ursprungsbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden. Die bildliche Erfassung hat zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland zu erfolgen.
Darüber hinaus wurde auch zur Ergänzung die Verbringung von Unterlagen in ein anderes Land konkretisiert. Erfolgt im Zusammenhang mit einer, nach § 146 Abs. 2a AO genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland eine ersetzende bildliche Erfassung, wird es nicht beanstandet, wenn die papierenen Ursprungsbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden. Die bildliche Erfassung hat zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland zu erfolgen.
Rz. 164:
Ergänzung beim Datenzugriff: Sofern noch nicht mit der Außenprüfung begonnen wurde, ist es im Falle eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem ausreichend, wenn nach Ablauf des 5. Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der Z3-Zugriff zur Verfügung steht.