Aufforderung zu Abgabe eines Angebotes für einen
Rahmenvertrag zur Belieferung der IHK zu Essen mit Bürobedarfsartikeln, Tonerkartuschen, Briefumschlägen sowie Kalendern
Vergabeart / Vergabeverfahren: Öffentliche Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes
Datum der Veröffentlichung: 11.11.2024
Zur Angebotsabgabe / Teilnahme auffordernde Stelle:
Industrie- und Handelskammer zu Essen
Am Waldthausenpark 2
45127 Essen
Kontaktstelle: Beschaffung
Ansprechpartner: Herr Dennis Boss
E-Mail: dennis.boss@essen.ihk.de
Internet: https://www.ihk.de/meo/
Ort der Leistungsausführungen:
Industrie- und Handelskammer zu Essen
Am Waldthausenpark 2
45127 Essen
Art des ausgeschriebenen Auftrags:
Rahmenvertrag zur Belieferung der IHK zu Essen mit Bürobedarfsartikeln, Tonerkartuschen, Briefumschlägen sowie Kalendern
Umfang der ausgeschriebenen Leistungen:
Die Industrie- und Handelskammer für Essen, Mülheim an der Ruhr, Oberhausen zu Essen schreibt zum 11.11.2024 einen Rahmenvertrag zur Belieferung von Bürobedarfsartikeln, Tonerkartuschen, Briefumschlägen sowie Kalendern aus. Die Vertragslaufzeit soll 36 Monate betragen mit der Option zur Verlängerung um weitere 24 Monate. Im Rahmenvertrag wird ein jährliches Volumen von ca. 14.000 € netto erwartet.
Die Anforderungen des Rahmenvertrages im Einzelnen:
Die Anlieferung soll während der Geschäftszeiten (Mo-Fr - 8-16 Uhr) zentral zu den Geschäftsräumen der IHK zu Essen erfolgen.
Nach Auslösung der Bestellung hat der Anbieter die bestellte Ware innerhalb von 2 Werktagen während der o.g. Geschäftszeiten zu liefern. Bei dezentraler Bestellung erfolgt eine Anpassung der Lieferzeiten.
Kosten für die Anlieferung der bestellten Produkte dürfen der IHK zu Essen nicht in Rechnung gestellt werden.
Zur Bestellabwicklung wird ein durch den Dienstleister betriebener Webshop kostenfrei zur Verfügung gestellt.
Die Rechnungen sind monatlich zu stellen.
Es wird mit dem Dienstleister ein Kernsortiment vereinbart, dass sich aus den auszufüllenden Preisblättern ergibt. Aus diesem wird während der Vertragslaufzeit bestellt. Darüber hinaus muss es möglich sein, alle weiteren Produkte des Anbieters aus dessen Katalog/Shop zu bestellen.
Angebotene Alternativprodukte haben eine vergleichbare Qualität, wie die bisher verwendeten Produkte. Die Angaben hierzu befinden sich in den angehängten Preislisten.
Die Formblätter zur Preisermittlung der einzelnen Artikel enthalten Mengenangaben zum geschätzten Bedarf pro Jahr. Diese Mengen basieren auf Erfahrungswerten und führen zu keiner Abnahmeverpflichtung der IHK zu Essen.
Preisanpassungen für einzelne Artikel erfolgen einmal jährlich, frühestens jedoch nach einem Jahr. Diese Anpassungen bedürfen einer Begründung.
Ausnahme: Tonerkartuschen, hier gelten die aktuellen Tagespreise.
Ausnahme: Tonerkartuschen, hier gelten die aktuellen Tagespreise.
Leere Tonerkartuschen sollen zurückgenommen werden.
Als Angebot vorzulegen sind eine kurze Beschreibung des Betreuungskonzeptes und des Webshops sowie die ausgefüllten Preisblätter. Die vom Bewerber einzutragenden Preise und die sich daraus ergebende Gesamtsumme des Angebotes dienen als Grundlage der Preiswertung und des späteren Rahmenvertrages. Die eingetragenen Vergleichsmarken dienen als Grundlage für die Qualitätsbewertung der angebotenen Alternativprodukte in der späteren Bewertung.
Bitte geben Sie Netto-Preise inklusive sämtlicher Neben- und Zusatzkosten auf allen Preisblättern (Bürobedarfsartikel, Tinte und Toner, Briefumschläge, Kalender) an.
Die hier angegebenen Preise werden im Falle eines Zuschlags Bestandteil des Rahmenvertrags und müssen im Webshop für den IHK zu Essen Kundenlogin hinterlegt werden.
Vertragslaufzeit:
Beginn: 01.12.2024
Laufzeit: 36 Monate mit Option zur Verlängerung um weitere 24 Monate
Der Vertrag beginnt am 01.12.2024 und endet am 30.11.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf, es sei denn der Auftraggeber macht von seiner einseitigen Option der Verlängerung des Rahmenvertrages weitere 24 Monate Gebrauch. Bei Ausübung der Verlängerungsoption gilt der Rahmenvertrag in seiner dann bestehenden Fassung mit den vereinbarten Bedingungen, für weitere 24 Monate, das heißt bis zum 30.11.2029 fort.
Während der Vertragslaufzeit kann der Vertrag sowohl von der IHK zu Essen, als auch vom Auftragnehmer jederzeit unter Einhaltung einer Frist von sechs Monaten in Schrift- oder Textform zum Monatsende gekündigt werden. Der angegebene Ausführungszeitraum ist verbindlich.
Ablauf der Angebots- / Abgabefrist: 25.11.2024, 14:00 Uhr
Angebote sind in folgender Form einzureichen:
- Elektronische Einreichung in Textform in deutscher Sprache
- Erläuterung des Betreuungskonzeptes sowie des Konzepts und der Funktionalität des Webshops unter Bezugnahme auf die Bewertungskriterien (siehe Anlage "Bewertungskriterien") Bewertung von Konzept und Funktionalität des Webshops und Bewertung des Betreuungskonzepts
Die Adresse zur Einreichung der elektronischen Angebote lautet:
z.Hd. Herr Dennis Boss
Rückfragen können ebenfalls elektronisch oder telefonisch unter folgender Rufnummer erfolgen:
Herr Dennis Boss
0201 / 1892 – 314
Die Preise sind in Euro ohne Umsatzsteuer anzugeben; die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) sowie gewährte Skonti und Rabatte sind separat anzugeben
Angebote, die nach Ablauf der Abgabefrist bei der ausschreibenden Stelle eingehen, werden nicht berücksichtigt
Fehlende Unterlagen, deren Vorlage mit der Angebotsabgabe gefordert waren, werden nur teilweise nachgeordert. Fehlende Preisangaben werden nicht nachgeordert
Im Falle einer nachträglichen Änderung an den Vergabeunterlagen werden die Bewerber/ Bieter schriftlich in elektronischer Form informiert
Vordrucke für die Angebotserstellung existieren nicht, das Angebot kann nach eigenem Muster erstellt werden
Eine Unterteilung des Auftrags in Lose erfolgt nicht
Die Einreichung von Nebenangeboten sowie von mehreren Hauptangeboten ist nicht zulässig
Das Zuschlagskriterium für die Vergabe des Auftrags ergibt sich aus der folgenden Bewertungsmatrix:
| Preis | 40% |
| Qualität der angebotenen Alternativprodukte | 20% |
| Konzept und Funktionalität des Webshops | 20% |
| Betreuungskonzept | 20% |
Es werden pro Wertungskriterium bis zu 10 Punkte vergeben, die mit der o.g. Prozentzahl multipliziert werden. Der Bewerber mit der höchsten Punktzahl erhält den Zuschlag. Informationen zu den Bewertungskriterien sind dem Informationsblatt im rechten Bereich dieser Webseite zu entnehmen.
Sollten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten oder Unvollständigkeiten enthalten, so hat dieser die Vergabestelle vor Angebotsabgabe darauf hinzuweisen.
Der Anbieter verpflichtet sich zur Vertraulichkeit. Alle ihm mitgeteilten Erkenntnisse dürfen weder direkt noch indirekt an Dritte weitergegeben oder zuganglich gemacht werden. Alle übergebenen Unterlagen sind vertraulich zu behandeln. Dies gilt bereits in der vorvertraglichen Phase sowie darüber hinaus.
Bereitstellung der Vergabeunterlagen:
Folgende Vergabeunterlagen werden elektronisch im rechten Bereich dieser Internetseite zur Verfügung gestellt: