Informationen für (Klein-)Unternehmer

Umsatzsteuer

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Umsatzsteuer, umgangssprachlich häufig auch Mehrwertsteuer genannt, ist die zweitgrößte Einnahmequelle des Bundes und der Länder. Ziel der Umsatzsteuergesetzes (UStG) ist die Besteuerung des Konsums. Rechtsgrundlage für die Festsetzung und Erhebung der Umsatzsteuer ist in erster Linie das Umsatzsteuergesetz (UStG).

1. Steuerpflicht

Die Umsatzsteuer ist keine personenbezogene Steuer, sondern es werden einzelne Sachverhalte (Umsätze) besteuert. Dennoch ist der Unternehmerbegriff für die Umsatzsteuer von zentraler Bedeutung. Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit, d.h. eine nachhaltige Tätigkeit zur Einnahmeerzielung (nicht: Gewinnerzielung!), selbständig ausübt. 
Der Unternehmer hat für seine getätigten Umsätze Umsatzsteuer-Voranmeldungen abzugeben und die Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen.
Kauft z.B. ein Einzelhändler Ware beim Großhändler für netto 100 Euro zuzüglich 19 Euro Umsatzsteuer ein und veräußert er sie für 200 Euro  an einen Verbraucher, so beträgt die darauf abzuführende Umsatzsteuer 19 Euro.  Daraus wird deutlich, dass nur der Mehrwert
(= Wertschöpfung) besteuert wird.

Warenwert netto Umsatzsteuer (Euro)
Einkauf:     100 +  19  (Vorsteuer)
Verkauf :    200  +  38  (Umsatzsteuer)
Mehrwert : 100  +  19  Steuer
Rechtlich handelt es sich um zwei Vorgänge (Kauf und Verkauf); steuerrechtlich gesehen ist jedoch nur der Mehrwert von Belang. 
Die Umsatzsteuer, die der Unternehmer an seinen Lieferanten gezahlt hat, wird bei ihm selbst regelmäßig als Vorsteuer in Anrechnung gebracht.
Eine Steuerkumulierung, d.h. eine Erhebung der Steuer von der Steuer, ist damit grundsätzlich ausgeschlossen. Die wirtschaftliche Last trägt daher im Endeffekt der Verbraucher, da dieser als Letzter in der Kette der Wertschöpfung (1. Produktion, 2. Handel, 3. Konsum) den Bruttopreis entrichten muss und als Nicht-Unternehmer keine Vorsteuer geltend machen kann.
Jede Umsatzsteuererhöhung kommt somit einer Preiserhöhung gleich.

2. Steuerbare Umsätze

Der Umsatzsteuer unterliegen als steuerbare Umsätze u.a. Lieferungen und sonstige Leistungen. Eine Lieferung liegt vor, wenn ein Unternehmer einem Dritten die Verfügungsmacht über einen Gegenstand entgeltlich verschafft (typischer Fall: Verkauf). Dies allein bewirkt, dass die Umsatzsteuer entsteht.
Sonstige Leistungen hingegen sind Leistungen, die keine Lieferungen sind (z.B. Dienstleistungen). Sie können auch in einem Unterlassen oder im Dulden einer Handlung oder eines Zustandes bestehen (Überlassung einer Wohnung zu Mietzwecken).
Wichtig ist für die Besteuerung nach deutschem Umsatzsteuergesetz, dass jede Lieferung oder sonstige Leistung im Inland (Deutschland) erfolgt. Ob dies tatsächlich der Fall ist, regelt das UStG. Liegt der Ort nicht im Inland, so ist zu prüfen, ob z.B. ein steuerbarer Umsatz in das übrige Gemeinschaftsgebiet (EU) oder aber in ein Drittland (kein EU-Mitgliedsstaat) getätigt wurde.

3. Steuerbefreiungen (§ 4 UStG)

Von der Umsatzsteuer befreit sind exemplarisch folgende Tatbestände:
– Ausfuhrlieferungen (in ein Drittland wie Japan, USA)
– innergemeinschaftliche Lieferungen (in das übrige EU- Gemeinschaftsgebiet)
– die meisten Bankgeschäfte
– Abschluss von Versicherungen (aber Achtung: Versicherungssteuer!!)
– Umsätze aus der Tätigkeit von Ärzten, Hebammen, Heilpraktikern
– Vermietung und Verpachtung von Grundstücken.
Der Gesetzgeber hat für bestimmte Umsätze einen möglichen Verzicht (sog. Option) auf Steuerbefreiungen in § 9 Umsatzsteuergesetz geregelt. Dies bedeutet, dass der an sich steuerfreie Umsatz als steuerpflichtiger Vorgang behandelt wird, wenn der Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird.
Die Wahrnehmung dieser Möglichkeit empfiehlt sich häufig z.B. bei der Vermietungstätigkeit, wenn hohe Reparaturaufwendungen (mit Möglichkeit des Vorsteuerabzugs) getätigt werden. Insgesamt muss diese Entscheidung jedoch im Einzelfall geprüft werden.

4. Vorsteuer

Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die dem Unternehmer von einem anderen Unternehmer für Leistungsbezüge seines Unternehmens in Rechnung gestellt worden ist. Das Recht auf Geltendmachung des Vorsteuerabzugs entsteht dem Grunde und der Höhe nach im Zeitpunkt des Leistungsbezugs. Wenn sich die für den ursprünglichen Vorsteuerabzug maßgebenden Verhältnisse ändern, ist der Unternehmer verpflichtet, den Vorsteuerabzug zu berichtigen. Unternehmer, die von der Umsatzsteuer befreite Umsätze tätigen, können grundsätzlich die ihnen in Rechnung gestellten Vorsteuern nicht abziehen. Werden sowohl steuerpflichtige Umsätze als auch steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug ausgeführt, muss eine Aufteilung ihrer Vorsteuern in abziehbare und nicht-abziehbare Beträge vorgenommen werden.

5. Steuersatz

Der Regelsteuersatz beträgt 19 % des steuerpflichtigen Entgelts. In gewissen Fällen (z.B. Lebensmittel, Bücher und Zeitungen, Kunstgegenstände) gilt ein ermäßigter Steuersatz von 7 %.

6. Rechnungspflichtangaben

Es bestehen strenge Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung:
  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Finanzamtsbezogene Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. sonstigen Leistung
  • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
  • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
  • Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag
  • Im Falle einer Steuerbefreiung ist ein Hinweis auf die Steuerbefreiung erforderlich (z.B. ”innergemeinschaftliche Lieferung”)
  • Ggf. Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers (Reverse-Charge-Verfahren), beispielsweise bei Bauleistungen sowie bei Werklieferungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers (Einzelheiten siehe § 13 b UStG).
Ausnahme “Kleinbetragsrechnungen” gem. § 33 UStDV
Kleinbetragsrechnung gem. § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV).
Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 EUR (= Bruttobetrag inklusive USt) nicht übersteigt. Für Kleinbetragsrechnungen sind abweichend von § 14 Abs. 4 UStG nur folgende Angaben erforderlich:
  • der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers; der Leistungsempfänger muss nicht angegeben werden,
  • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
  • das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag),
  • anstatt des Umsatzsteuerbetrags muss nur der Steuersatz angegeben sein; es muss der nach dem Gesetz vorgeschriebene Steuersatz angegeben sein (19 % oder 7 %), die bloße Angabe des Umrechnungsfaktors (15,97 % bzw. 6,54 %) berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug; die Vorsteuer ist mit dem angegebenen Steuersatz aus dem Bruttobetrag herauszurechnen,
  • im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
  • das Ausstellungsdatum.
Es gilt also grundsätzlich:
  • Auf einer Kleinbetragsrechnung müssen alle zuvor genannten Angaben enthalten sein.
  • Die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden sowie eine Rechnungsnummer sind nicht erforderlich.
  • Wird in einer Kleinbetragsrechnung über verschiedene Leistungen abgerechnet, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, sind für die verschiedenen Steuersätzen unterliegenden Leistungen die jeweiligen Summen anzugeben. Dabei sind die übrigen formalen Voraussetzungen des § 14 UStG zu beachten. Die Grundsätze des § 31 UStDV (Angaben in der Rechnung) und des § 32 UStDV (Rechnungen über Umsätze, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen) sind entsprechend anzuwenden.
ACHTUNG!
Rechnet ein Kleinunternehmer mit einer Kleinbetragsrechnung ab, in der er "enthält 19 % Umsatzsteuer" angibt, ist dies ein unberechtigter Steuerausweis – der Kleinunternehmer schuldet aus dem angegebenen Gesamtbetrag 19 % Umsatzsteuer nach § 14c Abs. 2 UStG. 
Die Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen gilt nicht im Rahmen der Versandhandelsregelung ( § 3c UStG), bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG) und bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG (§ 33 UStDV).
Ausführliche Informationen zu Thema “Rechnungspflichtangaben” erhalten Sie unter Dok.-Nr. 26490
Hinweis
Private (auch Unternehmer, die Leistungen für ihren nicht-unternehmerischen Bereich verwenden), die von Unternehmern für eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstigen Leistung eine Rechnung erhalten haben, sind verpflichtet, diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei einem Verstoß können bis zu 500 Euro Bußgeld verhängt werden. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson ist in der Rechnung hinzuweisen, beispielsweise durch einen Zusatz:
„Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren.”

7. Besteuerungsverfahren

Je nachdem, wie hoch die abzuführende Steuer (sog. Zahllast = Umsatzsteuer abzüglich Vorsteuer) im Kalenderjahr ist, hat der Unternehmer USt- Voranmeldungen nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datentransfer für folgende Zeiträume zu übermitteln, in der er die Steuer selbst berechnen muss:
Steuer im Vorjahr Abgabe der Voranmeldung/ Voranmeldungszeitraum
  • betragsunabhängig: grundsätzlich vierteljährlich
  • über 7.500 Euro:  monatlich
Beträgt die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 1.000 Euro, kann das Finanzamt den Unternehmer von der Verpflichtung zur Abgabe der Voranmeldungen und der Entrichtungen der Vorauszahlungen befreien. Darüber hinaus kann der Unternehmer an Stelle des Kalendervierteljahres den Kalendermonat als Voranmeldungszeitraum wählen, wenn sich für das voran gegangene Kalenderjahr ein Überschuss zu seinen Gunsten von mehr als 7.500 Euro ergeben hat.
Die Abgabe der Voranmeldungen hat bis zum 10. Tage nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums zu erfolgen (beispielsweise: 10.02. für Januar, 10.04. für das 1. Quartal). Ist der Vorsteuerbetrag größer als die Umsatzsteuerschuld, hat der Unternehmer einen Rückzahlungsanspruch gegenüber dem Finanzamt.
Darüber hinaus muss der Unternehmer zusätzlich noch eine Erklärung für das gesamte Kalenderjahr (Jahresanmeldung) abgeben.
Für bestimmte Umsätze innerhalb der EU braucht der Unternehmer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-Idnr.), die er beim Bundeszentralamt für Steuern auf Antrag erhält.

8. Kleinunternehmer 

Sofern der Bruttoumsatz im abgelaufenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird, ist der Unternehmer als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit, d.h. er braucht keine USt-Voranmeldungen abzugeben. Gleichzeitig darf er allerdings auch keinen Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen und keine Umsatzsteuer in seinen Rechnungen gesondert ausweisen. Die steuerbaren Umsätze sind umsatzsteuerlich als Nettoumsätze definiert. Deshalb muss aus den Beträgen die Umsatzsteuer durch den Faktor 1,19 (Regelsteuersatz von 19 %) herausgerechnet werden: 18.487,40 Euro bzw. 42.016,81 Euro. Nicht befreit ist der Kleinunternehmer allerdings von den Aufzeichnungspflichten nach  § 22 UStG i.V.m. § 65 UStDV und von der Abgabe der Umsatzsteuer-Jahreserklärung!.
*Aktuell: 
Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes durch den Bundesrat am 22.3.2024 sind Kleinunternehmer künftig grundsätzlich von der Übermittlung von Umsatzsteuererklärungen für das Kalenderjahr befreit (§ 19 Abs. 1 Satz 4 UStG).Dies soll jedoch nicht die Fälle des § 18 Abs. 4a UStG betreffen. Auch bei Aufforderung zur Abgabe durch das Finanzamt (vgl. § 149 Abs. 1 Satz 2 AO) soll die Erklärungspflicht noch bestehen bleiben. Die Regelung ist erstmals auf den Besteuerungszeitraum 2024 anzuwenden (§ 27 Abs. 39 UStG).
Besonderheit für Existenzgründer bei betragsmäßiger Berechnung
Hier ist im Jahr der Gründung die Grenze von 22.000 Euro maßgebend. Hat der Unternehmer seine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit nur in einem Teil des Kalenderjahres ausgeübt, so ist der tatsächliche Gesamtumsatz in einen Jahresgesamtumsatz umzurechnen. Angefangene Kalendermonate sind bei der Umrechnung grundsätzlich als volle Kalendermonate zu behandeln.

Umsatzsteuer-Voranmeldung für Neugründer seit dem 01.01.2021: 
Auf sechs Jahre befristete Abschaffung der Verpflichtung zur monatlichen Abgabe der USt-Voranmeldung für Neugründer.
Zur Entlastung von Bürokratiekosten für Existenzgründer wird diese besondere Regelung für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 ausgesetzt. Unternehmer, die ihre berufliche oder gewerbliche Tätigkeit aufnehmen, haben in diesem Zeitraum ihrem Finanzamt nicht mehr generell monatlich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung zu übermitteln. Stattdessen ist im Gründungsjahr zur Ermittlung des Voranmeldungszeitraums die voraussichtliche Steuer des laufenden Kalenderjahres maßgebend. Im Folgejahr kommt es auf die tatsächliche Steuer für das Gründungsjahr umgerechnet in eine Jahressteuer an. Im Übrigen gelten die allgemeinen Regelungen nach § 18 Abs. 2 Sätze 1 und 2 UStG. 
Überschreitung der Grenze
Wird die erste Kleinunternehmergrenze  im laufenden Jahr überschritten, hat das unmittelbare Konsequenzen für das Folgejahr. Ohne dass das Finanzamt dazu ausdrücklich auffordern muss, unterlieget der Unternehmer ab Januar des nächsten Jahres automatisch der Regelbesteuerung: Dann muss Umsatzsteuer abgeführt werden, ganz gleich, ob der Unternehmer das rechtzeitig bemerkt hat oder nicht!
Hinweis:
Der Gesetzgeber geht im Regelfall davon aus, dass, wenn die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregel vorliegen, der Steuerpflichtige auch davon Gebrauch macht. Die Entscheidung wird im "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" abgefragt.
Eine Entscheidung zur Steuerpflichtigkeit will gut überlegt sein, denn an diese ist der Steuerpflichtige fünf Jahre gebunden. Im Einzelfall muss daher überlegt werden, welche Entscheidung für das Unternehmen auf Dauer sinnvoll und effektiv ist. Hier hilft Ihnen Ihr Steuer- bzw. Unternehmensberater.
Wir empfehlen Ihnen, für Ihre steuerlichen Pflichten unbedingt einen Steuerberater hinzuzuziehen!

Stand: März 2024