Handels- und Gesellschaftsrecht

Angaben auf Geschäftsbriefen

1. Geschäftsbriefe

Diese Pflicht gilt für die im Handelsregister eingetragenen Unternehmen für alle Geschäftsbriefe „gleichviel welcher Form“ (Wortlaut u.a. des § 37 a Handelsgesetzbuch (HGB)), d.h., die Angabepflicht ist unabhängig von der äußeren Form. Auch E-Mails, Faxe bzw. Postkarten oder andere Schreiben von im Handelsregister eingetragenen Unternehmen, die Geschäftsbriefe ersetzen, wie z.B. Auftragsbestätigungen, Angebote etc. müssen daher Angaben über die Rechtsform und den Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, enthalten.
E-Mails, Faxe, etc., die nicht Geschäftsbriefe ersetzen, wie z.B. bloße interne Kommunikation, unterliegen jedoch nicht der „Fußleistenpflicht.“
Geschäftsbriefe sind daher z.B.:
  • per Telefax, Telebrief, E-Mail oder SMS übermittelte Schreiben
  • Postkarten
  • Geschäftsrundschreiben
  • gleichförmige Kaufangebote
  • Preislisten
  • formularmäßige Mitteilungen oder Erklärungen (z.B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Quittungen)
  • Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen (z.B. Kündigung)
  • Bestellscheine
Nicht zu den Geschäftsbriefen zählen z.B.:
  • Telegramme
  • schriftliche Mitteilungen an die Gesellschafter
  • Mitteilungen für einen unbestimmten Personenkreis (z.B. Werbeschriften, Postwurf-Sendungen, Zeitschriftenanzeigen)
  • Mitteilungen und Berichte, die sich im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergeben und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.
In Zweifelsfällen ist es ratsam, die Mitteilung (so insbesondere bei Kurzbriefen) mit den notwendigen Angaben zu versehen, um Haftungsprobleme zu vermeiden. Wer auf Geschäftsbriefen nicht die erforderlichen Angaben macht, ist hierzu vom Registergericht durch Festsetzung eines Zwangsgeldes von bis zu 5.000 € anzuhalten. Außerdem drohen unter bestimmten Voraussetzungen wettbewerbsrechtliche Abmahnungen.

2. Vorgeschriebene Angaben

Nichtkaufleute
Nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende gelten als Nichtkaufleute. Sie sind zwar nicht generell verpflichtet, auf Geschäftsbriefen ihren Namen und ihre Anschrift anzugeben. Allerdings ergibt sich eine Pflicht zur Angaben von Name, Vorname und einer ladungsfähigen Anschrift in vielen Fällen aus speziellen gesetzlichen Regelungen wie z.B. dem Gesetz gegen den Unlauteren Wettbewerb. Daher sollten bei Geschäftsbriefen auch bei Nichtkaufleuten immer folgende Angaben gemacht werden:
  • Name sowie mindestens ein ausgeschriebener Vorname,
  • ladungsfähige Anschrift (nicht Postfach).
Bei mehreren Gesellschaftern einer Gesellschaft Bürgerlichen Rechts (sog. BGB-Gesellschaft oder GbR) müssen diese Angaben für alle Gesellschafter erfolgen.
Soweit Dienstleistungen erbracht werden, können die erweiterten Pflichten der Dienstleistungsinformationspflichtenverordnung anwendbar sein (vgl. dazu unser diesbezügliches Merkblatt unter der Dokumentennummer 3308796).
Kaufleute
Für Kaufleute sind die Regelungen zu den erforderlichen Angaben auf Geschäftsbriefen aus Gründen der Sicherheit des Geschäftsverkehrs vereinheitlicht. Danach sind für alle Kaufleute folgende Angaben zwingend vorgeschrieben:
  • die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
  • die Rechtsform der Gesellschaft (OHG, KG, GmbH, AG) bzw. den die Kaufmannseigenschaft kennzeichnenden Zusatz eingetragener Kaufmann, eingetragene Kauffrau oder eine Abkürzung wie e.K., e.Kfm., e.Kfr.
  • der Sitz der Gesellschaft
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer.
a) zusätzlich bei der Rechtsform GmbH
  • alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • sofern ein Aufsichtsrat (Beirat) gebildet und ein Vorsitzender bestellt wurde, dessen Familienname mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • befindet sich die GmbH in Liquidation, treten die Liquidatoren an die Stelle der Geschäftsführer, was ebenfalls auf dem Geschäftsbrief anzugeben ist.
b) zusätzlich bei Personenhandelsgesellschaften (OHG und KG), bei denen kein Gesellschafter eine natürliche Person ist
  • ein Hinweis auf die Haftungsbeschränkung (GmbH & Co. oHG, GmbH & Co. KG)
  • für die persönlich haftenden Gesellschafter die Firmen der Gesellschafter sowie
    • die Rechtsform
    • der Sitz
    • das Registergericht des Sitzes und die Handelsregisternummer
    • den oder alle Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
    • sofern ein Aufsichtsrat gebildet und ein Vorsitzender bestellt ist, Familienname und mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen des Vorsitzenden.
c) zusätzlich bei der Rechtsform AG
  • alle Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und einem ausgeschriebenen Vornamen
  • der Vorsitzende des Vorstandes ist als solcher zu benennen
  • den Vorsitzenden des Aufsichtsrates mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
Befindet sich die AG in Liquidation, gilt das oben zur GmbH Gesagte entsprechend.

Für die seit dem 01.01.2024 eintragungsfähige Rechtsform der eingetragenen Gesellschaft bürgerlichen Rechts (eGbR), die in das Gesellschaftsregister eingetragen wird, gilt, dass folgende Angaben zwingend vorgeschrieben sind:
  • der vollständige Name des Unternehmens in Übereinstimmung mit dem im Gesellschaftsregister eingetragenen Wortlaut
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Registernummer.
  • die eGbR ist verpflichtet, den Namenszusatz „eingetragene Gesellschaft bürgerlichen Rechts“ oder „eGbR“ zu führen. Sofern keine natürliche Person als Gesellschafter haftet, weil z.B. alle Gesellschafter GmbH sind, muss zusätzlich eine Kennzeichnung der Haftungsbeschränkung erfolgen, wie z. B. GmbH & Co. eGbR.

3. Angabe für eine ordnungsgemäße Rechnungslegung i.S.d. Umsatzsteuergesetzes (UStG)

Welche Angaben eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss erfahren
Sie hier .

Stand: August 2024