Arbeitsrecht

Einstellung von Mitarbeitern

1. Allgemeines

Die Personalfrage sollte gründlich durchdacht und frühzeitig geplant werden. Vor einer Einstellung ist es ratsam, zunächst Alternativen wie die Beauftragung von Dienstleistungsbetrieben bei Spitzenbelastungen zu prüfen. Auch kann der Einsatz eines Leiharbeitnehmers für einen vorübergehenden Zeitraum eine sinnvolle Lösung sein. In diesem Fall muss man sich aber unbedingt vom Verleiher die Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit vorlegen lassen, um der Gefahr einer Haftung für entgangene Sozialversicherungsbeiträge vorzubeugen. Im Baugewerbe ist die Arbeitnehmerüberlassung nur in Ausnahmefällen erlaubt.

2. Personalplanung

Die Personalplanung beginnt meist mit der Aufstellung eines Stellenprofils, in dem die erwarteten Anforderungen niedergelegt werden. Es sollte auch festgelegt werden, ob eine Voll- oder Teilzeitkraft oder nur eine Aushilfe benötigt wird. Bei der Suche kann man Stellenausschreibungen in örtlichen oder überregionalen Tageszeitungen oder Fachblättern veröffentlichen. Diese teure Methode hat den Vorteil, dass der Arbeitnehmer profilgenau bestimmt werden kann. Kostengünstiger ist die Nachfrage bei der zuständigen Arbeitsagentur oder die Nutzung von einschlägigen Internetportalen. Daneben können auch gewerbliche Arbeitsvermittler eingeschaltet werden, die aber für die Vermittlung regelmäßig eine Provision erhalten.
Hinweis:
Stellenausschreibungen dürfen nicht diskriminierend formuliert sein, insbesondere sind die Vorgaben des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes zu berücksichtigen. Arbeitsplätze müssen auch als Teilzeitarbeitsplatz ausgeschrieben werden, wenn sie sich dafür eignen.

3. Vorbereitung der Einstellung

Nach einer gründlichen Sichtung der Bewerbungsunterlagen – insbesondere Lebenslauf, Ausbildung, Zeugnisse früherer Arbeitgeber, Abschlüsse und sonstige Qualifikationen – sollte mit den Bewerbern, denen die Bewältigung der gestellten Aufgaben zugetraut wird, ein Einstellungsgespräch geführt werden. In diesem Gespräch dürfen arbeitsplatzbezogene Fragen gestellt werden, an deren Beantwortung der Arbeitgeber ein berechtigtes und schutzwürdiges Interesse hat. Diese Fragen muss der Bewerber wahrheitsgemäß beantworten. Regelmäßig nicht erlaubt ist die Erkundigung nach einer Schwerbehinderung. Unzulässig ist auch die Frage an eine Kandidatin nach einer Schwangerschaft.
Besteht bei Betrieben mit in der Regel mehr 20 wahlberechtigten Mitarbeitern ein Betriebsrat, ist dieser vor einer Einstellung umfassend zu unterrichten und um Zustimmung zu ersuchen. Bei der Einstellung von Ausländern ist darauf zu achten, dass ein gültiger Aufenthaltstitel vorhanden ist, der zur Ausübung einer unselbständigen Erwerbstätigkeit berechtigt. Jugendliche bedürfen zum Abschluss eines Arbeitsvertrages der Zustimmung ihrer Erziehungsberechtigten; außerdem gelten für sie besondere Schutzvorschriften (s. dazu unser Merkblatt Beschäftigung von Minderjährigen).
Wenn der Bewerber noch in einem anderen Unternehmen beschäftigt ist, sollte darauf geachtet werden, dass dieses Arbeitsverhältnis ordnungsgemäß beendet wird. Zwar ist es niemandem verboten, den Arbeitgeber zu wechseln. Unzulässig ist es aber, einen Arbeitnehmer zu verleiten, seinen bestehenden Arbeitsvertrag zu brechen, insbesondere, wenn er bei einem Konkurrenten arbeitet. Die wettbewerbswidrige Abwerbung kann zu Schadensersatzansprüchen führen.

4. Abschluss eines Arbeitsvertrages

Die Einstellung erfolgt dann schließlich durch Abschluss eines Arbeitsvertrages. Dafür ist grundsätzlich keine besondere Form vorgeschrieben (Ausnahme: Befristete Arbeitsverträge, s. dazu unser Merkblatt Befristung von Arbeitsverhältnissen). Allerdings ist die Schriftform zu empfehlen, um den Inhalt für beide Seiten verbindlich festzulegen. Musterarbeitsverträge sind im Buch- und Schreibwarenhandel, bei den Arbeitgeberorganisationen sowie der IHK zu erhalten. Dies führt zu mehr Rechtssicherheit und erleichtert in der Regel die alltägliche Zusammenarbeit. Zu beachten ist das Nachweisgesetz, wonach der Arbeitgeber – außer bei vorübergehenden Aushilfen und gelegentlichen Tätigkeiten – die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen hat und dem Arbeitnehmer innerhalb eines Monats nach Beginn des Arbeitsverhältnisses aushändigen muss. Der Mindestinhalt dieses Nachweises, der als Anhaltspunkt für einen Arbeitsvertrag dienen kann, umfasst folgende Punkte:
  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
  • Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
  • Arbeitsort
  • Charakterisierung oder Beschreibung der Tätigkeit
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts, einschließlich der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts und deren Fälligkeit,
  • Arbeitszeit
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • Kündigungsfristen
  • Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.
Die Verletzung dieser Nachweispflicht hat keine Auswirkung auf die Gültigkeit des Arbeitsvertrags. Der Arbeitnehmer hat aber einen gerichtlich einklagbaren Anspruch auf die Erteilung; ggf. kann sich auch die Beweislage für den Arbeitgeber verschlechtern. Achtung: Zum 01.08.2022 hat es erhebliche Änderungen im Nachweisgesetz gegeben. Diese finden Sie hier zusammengefasst.

5. Inhalt des Arbeitsvertrags

Wer zum ersten Mal einen Arbeitnehmer beschäftigt, stellt sich häufig die Frage, wie er den Vertrag inhaltlich ausgestalten kann. Zwar gilt auch für den Arbeitsvertrag grundsätzlich das Prinzip der Vertragsfreiheit, so dass viele Bestimmungen von den Parteien frei ausgehandelt werden können. In einigen Punkten gibt es jedoch zwingende gesetzliche Regelungen. Tarifverträge gelten dagegen in der Regel nur zwischen den Tarifvertragsparteien, das heißt zwischen Arbeitgebern, die dem Arbeitgeberverband angeschlossen sind, und Arbeitnehmern, die der betreffenden Gewerkschaft angehören. Tarifliche Regelungen gelten aber auch für nicht organisierte Betriebe,
  • wenn im Arbeitsvertrag auf sie ausdrücklich Bezug genommen wird oder
  • wenn sie – auch ohne ausdrückliche Bezugnahme – regelmäßig und ohne Vorbehalt angewendet werden oder
  • wenn es sich um sogenannte allgemeinverbindliche Tarifverträge handelt.
    Ob ein allgemeinverbindlicher Tarifvertrag für die betreffende Branche gilt, kann man bei dem zuständigen Arbeitgeberverband, der IHK oder beim Tarifregister des Landesarbeitsministeriums erfahren.

6. Informationen zu den wichtigsten arbeitsvertraglichen Bestimmungen:

Arbeitszeit
Die gesetzlichen Arbeitszeitbestimmungen (insbesondere das Arbeitszeitgesetz) legen nur Höchstgrenzen fest. Danach darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten, sie kann aber bis auf zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen ein Ausgleich erfolgt. Sonderbestimmungen gibt es für Jugendliche, werdende Mütter und in bestimmten Branchen. Zu beachten sind daneben Vorschriften über die Gewährung von Pausen sowie die Sonn- und Feiertagsruhe. In Betrieben in mitregelmäßig mehr als 15 Beschäftigten kann ein Arbeitnehmer, dessen Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate bestanden hat, verlangen, dass seine Arbeitszeit verringert wird. Einzelheiten entnehmen Sie bitte unserem Merkblatt Befristung von Arbeitsverhältnissen.
Arbeitsentgelt
Grundsätzlich gilt ab dem 01.01.2015 aufgrund des „Gesetzes zur Stärkung der Tarifautonomie“ und des darin enthaltenen Mindestlohngesetzes (MiLoG) für alle Arbeitnehmer in Deutschland ein Mindestlohn in Höhe von brutto 9,35 € je Zeitstunde (siehe dazu weitere Informationen in unserem Dokument gesetzlicher Mindestlohn).
Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld
Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld und andere Gratifikationen sind gesetzlich nicht vorgeschrieben. Häufig finden sich entsprechende Bestimmungen in Tarifverträgen. Wer seinen Arbeitnehmern Sonderzuwendungen zukommen lassen will, sollte wissen, dass eine regelmäßige und vorbehaltslose Zahlung zu einer sog. betrieblichen Übung führen kann, auf die die Arbeitnehmer dann einen vertraglichen Anspruch erwerben.
Urlaub
Das Bundesurlaubsgesetz räumt jedem Arbeitnehmer einen Mindesturlaub von 24 Werktagen ein. Das entspricht regelmäßig vier Wochen, denn als Werktage gelten alle Tage außer Sonn- und Feiertagen - also auch der Samstag. Das Bundesurlaubsgesetz geht also von einer Sechstagewoche aus! Wird, wie heute zumeist üblich, nur an fünf Tagen in der Woche gearbeitet, beträgt der Urlaubsanspruch folglich 20 Arbeitstage (= 24:6 Tage x 5 Tage). Mit derselben Formel kann im Übrigen der gesetzliche Mindesturlaub auch für Viertage-, Dreitagewochen usw. berechnet werden. Schwerbehinderte erhalten eine zusätzliche Urlaubswoche. Jugendliche haben altersabhängig Anspruch auf 25 bis 30 Arbeitstage Urlaub. Denken Sie aber bitte auch daran, dass Tarifverträge häufig längere Urlaubszeiten vorsehen, die den gesetzlichen Mindestansprüchen dann vorgehen.
Kündigungsfristen
Die Kündigungsfristen sind in § 622 BGB gesetzlich geregelt, Abweichungen davon finden sich in einzelnen Tarifverträgen. Im Arbeitsvertrag kann unter bestimmten Voraussetzungen eine abweichende Bestimmung getroffen werden.
Probezeit
Zweckmäßig ist die Vereinbarung einer Probezeit. Dauer und Kündigungsfristen sind häufig in Tarifverträgen festgelegt. Soweit tarifliche Regelungen nicht eingreifen, kann man auf zweierlei Weise eine Probezeit vereinbaren. Entweder wird zunächst ein auf maximal sechs Monate befristeter Probearbeitsvertrag geschlossen, der mit dem Zeitablauf endet; danach wird dann über den endgültigen Arbeitsvertrag entschieden. Üblicherweise wird allerdings eine Probezeit bis zu sechs Monate in dem von vornherein unbefristeten Arbeitsvertrag vereinbart. Innerhalb dieser Zeit kann jede Seite das Arbeitsverhältnis ohne nähere Begründung wieder lösen; die dafür einzuhaltende Kündigungsfrist beträgt lediglich zwei Wochen.
Befristeter Arbeitsvertrag
Arbeitsverträge werden grundsätzlich unbefristet geschlossen. Die Befristung von Arbeitsverträgen ist aus Gründen des Arbeitnehmerschutzes nur ausnahmsweise zulässig. Zu den Ausnahmefällen zählen vor allem folgende Sachverhalte:
  • Die Befristung ist durch einen sachlichen Grund gerechtfertigt, etwa bei Mutterschutz, Erziehungsurlaub oder Wehrdienst anderer Arbeitnehmer/innen, bei Saisonarbeit, bei Spitzenbelastungen oder in der Probezeit sowie bei bestimmten hochqualifizierten Tätigkeiten.
  • Ohne Vorliegen eines besonderen Grundes ist außerdem die Befristung bei Neueinstellungen bis zu einer Gesamtdauer von zwei Jahren erlaubt. Der Vertrag darf innerhalb dieses Zeitraumes bis zu dreimal verlängert werden.
  • Existenzgründer können in den ersten vier Jahren nach Gründung eines neuen Unternehmens befristete Arbeitsverträge ohne sachlichen Grund bis zur Dauer von vier Jahren abschließen. Innerhalb dieser Gesamtdauer ist auch eine mehrfache Verlängerung zulässig.
  • Mit Arbeitnehmern, die bei Beginn der Beschäftigung das 52. Lebensjahr vollendet haben und zuvor mindestens vier Monate beschäftigungslos gewesen sind, Transferkurzarbeitergeld bezogen oder an einer öffentlichen Beschäftigungsmaßnahme teilgenommen haben, können ohne sachlichen Grund befristete Arbeitsverträge bis zu fünf Jahren abgeschlossen werden. Bis zu einer Gesamtdauer von fünf Jahren ist auch die mehrfache Verlängerung möglich.
Achtung: Befristete Arbeitsverträge müssen schriftlich abgeschlossen werden. Bei einer nur mündlichen Befristungsabrede besteht das Arbeitsverhältnis als unbefristet fort. Einzelheiten zu befristeten Arbeitsverträgen finden Sie in unserem Merkblatt Befristungen von Arbeitsverhältnissen).
Arbeitspapiere und Anmeldungen
Nach der Einstellung sollte sich der Arbeitgeber folgende Unterlagen aushändigen beziehungsweise vorlegen lassen:
  • Sozialversicherungsausweis (Kopie anfertigen!)
  • bei ausländischen Arbeitnehmern: Aufenthaltstitel (siehe oben)
  • gegebenenfalls Führerschein (wenn arbeitsvertraglich erforderlich)
  • Urlaubsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
  • Mitteilung darüber, in welcher Krankenkasse der Arbeitnehmer versichert ist
  • Außerdem Informationen über
    die Bankverbindung,
    das Vorliegen einer Schwerbehinderung (wichtig für die Berechnung der Urlaubstage)
    die Steuerklasse,
    die Anzahl der Kinder (weil Kinderlose in der Pflegeversicherung einen Zuschlag zahlen),
    bei Werkstudenten: eine Immatrikulationsbescheinigung
Werden dem Arbeitnehmer bei Beginn der Tätigkeit (oder auch später) Arbeitsmaterialien wie Werkzeuge, Bekleidung, Fahrzeug zur dauernden Verwendung ausgehändigt, sollte er dem Arbeitgeber den Erhalt in einer Empfangsbestätigung quittieren.
Mit der ersten Lohn- oder Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung, ist der neue Arbeitsnehmer in elektronischer Form bei der Krankenkasse anzumelden. Informationen zum Anmeldeverfahren finden Sie auf der Internet-Seite der Deutschen Rentenversicherung (www.deutsche-rentenversicherung.de). In folgenden Branchen muss die Anmeldung sofort, das heißt spätestens am Tag der Beschäftigungsaufnahme, erfolgen:
  • Baugewerbe
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
  • Fleischwirtschaft
  • Prostitutionsgewerbe
  • Wach- und Sicherheitsgewerbe
Darüber hinaus ist die Berufsgenossenschaft einmal jährlich zu informieren. Formulare für diese Anmeldung sind bei der zuständigen Berufsgenossenschaft erhältlich (Formulare und Informationen zur Berufsgenossenschaft: www.dguv.de). Bei der ersten Einstellung eines Arbeitnehmers hat der Arbeitgeber außerdem beim Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer zu beantragen. Kontaktdaten des Betriebsnummern-Services:
Telefon: 0800 / 4 5555 20 (gebührenfrei)
Telefax: 0681 / 988429-1300
E-Mail: betriebsnummernservice@arbeitsagentur.de
Die Sozialversicherungsbeiträge (für Arbeitslosen-, Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung) sind unter der vom Betriebsnummern-Service erteilten Betriebsnummer an die Krankenkasse abzuführen, bei der der Arbeitnehmer versichert ist.


Anmeldung neuer Arbeitnehmer beim Finanzamt, der nicht der pauschalen Lohnsteuer unterliegt

Um die Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) des neuen Mitarbeiters (z. B. seine Lohnsteuerklasse) beim Finanzamt abfragen zu können, muss der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer über seine Lohnabrechnungssoftware oder das Programm ELSTER beim Finanzamt für dieses Verfahren anmelden. Dazu benötigen Sie als Arbeitgeber folgende Informationen von ihm:
  • Geburtsdatum
  • Steueridentifikationsnummer
  • Hauptarbeitsverhältnis (Steuerklasse 1 bis 5) oder Nebenarbeitsverhältnis (Steuerklasse 6)
Sie sind als Arbeitgeber zur fristgerechten Anmeldung und zur Einbehaltung der Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlages und ggf. der Kirchensteuer für Rechnung des Arbeitnehmers (§§ 38 ff EStG) verpflichtet.
Weitere Informationen unter https://www.finanzverwaltung.nrw.de/de/elstam-und-was-sie-als-arbeitgeber-darueber-wissen-sollten

Geringfügige Beschäftigungsverhältnisse
Wegen der Besonderheiten bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen wird auf unser Merkblatt Teilzeitbeschäftigung hingewiesen.
September 2020