Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen

Bei Betriebsprüfungen legen die Finanzbehörden hauptsächlich ihren Fokus auf Registrierkassen und überprüfen sehr genau die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben wie z. B. Gaststätten und Einzelhandel. Leider schließt das Gros der Kassenprüfungen mit Beanstandungen ab. Das führt in der Regel zu Hinzuschätzungen. Sie können eine Höhe von 10 % des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag erreichen. Im schlimmsten Fall kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen.

Seit die Finanzverwaltungen Manipulationen an elektronischen Registrierkassen durch „Zapper“-Software aufgedeckt haben, haben sich die Anforderungen an die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 76 KB) deutlich verschärft.

Aufgrund des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, kurz das „Kassengesetz“, wurde die Pflicht zur Ausgabe von Belegen zum 01. Januar 2020 eingeführt.

Es dürfen nur noch solche Kassen mit einer sog. zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (tSE) eingesetzt werden, welche die Einzelumsätze aufzeichnen (Einzelaufzeichnungspflicht), Kassenbons sofort ausstellen (Belegausgabepflicht) und für mindestens zehn Jahre unveränderbar abspeichern können.

Aufgrund der sog. Kassennachschau können die Prüfer der Finanzverwaltung unangekündigt die Kassenbuchführung überprüfen und Zugriff auf die Kasse verlangen.

In der geforderter Verfahrensdokumentation (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 2517 KB) muss dargelegt werden, wie die einzelnen organisatorischen und technischen Anforderungen der tSE umgesetzt wurden. So müssen die Organisationsunterlagen grundsätzlich Informationen zum eingesetzten Kassensystem, wie z.B. Kassenfabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten, Programmieranleitungen etc. enthalten, bei einer Cloud-TS müssen Angaben enthalten sein, wo die einzelnen Komponenten der TSE (SMARERS, CSP, Speichermedium) betrieben werden. Antworten zur Praxisfragen des Kassengesetzes und den Belegpflichten finden Sie auf den Seiten des Bundesministeriums für Finanzen.

Folgende Tipps helfen, Fehler zu vermeiden:

1. Verpflichtung zur Führung einer Kasse bzw. eines Kassenbuches

Jeder Buchführungspflichtige muss Bücher und Aufzeichnungen gemäß §§ 140 - 148 AO, § 238 ff. HGB führen, welche gemäß § 146 Abs. 1 S. 2 AO auch die tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben (Kassenbuch) umfassen. Buchführungspflichtig sind gemäß § 141 Abs. 1 AO Gewerbetreibende mit einem Jahresgewinn von mehr als EUR 60.000.

Nicht buchführungspflichtige Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) ermitteln, sind nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet. Erforderlich ist jedoch gemäß § 22 UStG eine Einzelaufzeichnung, die gemäß § 146 Abs. 5 S. 1 AO in der geordneten, vollständigen und chronologischen Ablage von Belegen bestehen kann. Führen diese Unternehmen (sog. § 4 Abs. 3_Rechner) allerdings auf freiwilliger Basis ein Kassenbuch, so muss auch dieses in vollem Umfang den gesetzlichen Anforderungen genügen. (§ 4 Abs. 3 EstG; § 146 Abs. 5 S. 1 AO)

2. Regeln und Formen der Kassenführung

Unternehmer können bei der Aufzeichnung von Bargeschäften frei entscheiden, ob sie dies manuell mittels offener Ladenkasse, mittels elektronischer Registrierkasse, einem PC-Kassensystem oder mit einer Cloud-basierten App-Lösung erfassen wollen.

Weiterführende Informationen zu den gesetzlichen Anforderungen für Kassensysteme sowie zum elektronischen Kassen-Beleg-Standard stellt der Deutsche Fachverband für Kassen – und Abrechnungstechnik zur Verfügung.

Die Informationen wurden mit großer Sorgfalt erarbeitet. Eine Haftung für die Richtigkeit kann jedoch nicht übernommen werden.

Stand: Mai 2024