Pflicht

Angaben auf Geschäftsbriefen

Ein Gewerbetreibender hat im Geschäftsverkehr seinem Gegenüber bestimmte Mindestinformationen über sein Unternehmen mitzuteilen. Schon durch den historischen Gesetzgeber wurden das Kennzeichnungsrecht der Kaufleute und zugleich die Pflicht zur Kennzeichnung geregelt. Jeder Kaufmann ist verpflichtet, eine Firma anzunehmen und sie so zu gebrauchen, wie sie im Handelsregister eingetragen ist (§ 17 Handelsgesetzbuch, HGB). Für den weitaus größeren Teil der Gewerbetreibenden, die nicht im Handelsregister eingetragenen Nichtkaufleute, welche auch als Kleingewerbetreibende (KGT) bezeichnet werden, wurde die ausdrückliche gesetzliche Regelung der Namensführung im Gewerbebetrieb erst im Jahre 1960 als § 15b in die Gewerbeordnung eingefügt.
  • Hinweis auf die Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV)
  • 1. Was ist ein Geschäftsbrief?
  • 2. Platzierung der Angaben
  • 3. Sanktionen
  • 4. Welche Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen sind für die einzelnen Rechtsformen vorgeschrieben?
  • 4.1 Im Handelsregister eingetragene Einzelkaufleute - § 37a HGB
  • 4.2 Offene Handelsgesellschaften (OHG) - §§ 37a, 125a HGB
  • 4.3 Kommanditgesellschaften (KG und GmbH & Co. KG) - § 177a i.V. §§ 37a, 125a HGB
  • 4.4 Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) - § 37a HGB, § 35a GmbH-Gesetz
  • 4.5 Aktiengesellschaften (AG) - § 37a HGB, § 80 Aktiengesetz (AktG)
  • 4.6 Genossenschaften - § 37a HGB, § 25a Genossenschaftsgesetz (GenG)
  • 4.7 Partnerschaftsgesellschaften - § 37a HGB, § 7 PartGG
  • 4.8 Nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende (Einzelunternehmer und Gesellschaft bürgerlichen Rechts)
  • 5. Pflichtangaben für Rechnungen
  • 6. Transparenzpflicht bei geschäftlichen E-Mails
Ein Gewerbetreibender hat im Geschäftsverkehr seinem Gegenüber bestimmte Mindestinformationen über sein Unternehmen mitzuteilen. Schon durch den historischen Gesetzgeber wurden das Kennzeichnungsrecht der Kaufleute und zugleich die Pflicht zur Kennzeichnung geregelt. Jeder Kaufmann ist verpflichtet, eine Firma anzunehmen und sie so zu gebrauchen, wie sie im Handelsregister eingetragen ist (§ 17 Handelsgesetzbuch, HGB). Für den weitaus größeren Teil der Gewerbetreibenden, die nicht im Handelsregister eingetragenen Nichtkaufleute, welche auch als Kleingewerbetreibende (KGT) bezeichnet werden, wurde die ausdrückliche gesetzliche Regelung der Namensführung im Gewerbebetrieb erst im Jahre 1960 als § 15b in die Gewerbeordnung eingefügt.
Das gewerbliche Bezeichnungsrecht war von jeher von starken Interessengegensätzen geprägt: Der Gewerbetreibende möchte eine möglichst werbewirksame und zugkräftige Bezeichnung führen, der Geschäftsverkehr hat Interesse an Individualisierung, Einblick in geschäftliche Verhältnisse und Schutz vor Irreführung.
Im Rahmen der Harmonisierung der Europäischen Gemeinschaft führte der deutsche Gesetzgeber Pflichtangeben auf Geschäftsbriefen bei bestimmten Rechtsformen ein, die Kenntnis von der verantwortlichen Geschäftsleitung verschaffen, den Zugang zu Informationen aus dem Handelsregister erleichtern und vor irreführenden Angaben über die Kapitalverhältnisse schützen sollen. Als Folge der Liberalisierung des Firmenrechts, z. B. der Zulässigkeit einer reinen Fantasiefirma, erweiterte er diese Pflichten durch das am 1. Juli 1998 in Kraft getretene Handelsrechtsreformgesetz. Mit Inkrafttreten des Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) am 1. Januar 2007 hat der Gesetzgeber schließlich klargestellt, dass Geschäftsbriefe jeder Form, also auch geschäftliche E-Mails, Faxe und Postkarten, die vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten müssen. Zu sog. „Werbe-E-Mails“ siehe Darlegungen unter Ziff. 6 dieses Merkblatts.

Hinweis auf die Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV)

Ab 17. Mai 2010 gilt die Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV), veröffentlicht im BGBl. Jahrgang 2010 Teil I Nr. 11 vom 17. März 2010, S. 267 ff. Mit der DL-InfoV werden dem Dienstleistungserbringer, soweit er nach § 1 DL-InfoV unter den Anwendungsbereich fällt, besondere Informationspflichten auferlegt. Dabei sind grundsätzlich alle Dienstleister von der Verordnung erfasst, also auch z. B. der Handel oder Bauleistungen, sogar Freiberufler, wie z. B. Rechtsanwälte. Ausnahmen sind in der Verordnung selbst nicht vorgesehen. Allerdings finden sich solche in der Richtlinie 2006/123/EG.
Die DL-InfoV unterscheidet primär zwischen Informationen, die stets bereitgehalten werden müssen (§ 2), und Informationen, die auf Anfrage geboten werden müssen (§ 3). Die Paragraphen sind klar formuliert und können wie eine Checkliste gelesen werden.
Verwirrend sind die Überschneidungen zwischen der DL-InfoV und anderen Rechtsvorschriften, wie z. B. dem HGB, GmbH-Gesetz, der BGB-InfoV oder dem Telemediengesetz. Die Vorschriften über Pflichtangaben für Geschäftsbriefe sind im HGB, dem GmbH-Gesetz, Aktiengesetz usw. enthalten.

Zur Beachtung: In diesem Merkblatt werden nur die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe behandelt, ausgenommen bei den KGT unter Ziff. 4.8. Die weitergehenden Vorgaben in § 2 der DL-InfoV wie Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse usw. sollten jedoch zumindest auf den klassischen Geschäftsbriefbögen mit erscheinen (weitere Besonderheiten gelten bei E-Mails, vgl. Ziff. 6 des Merkblatts).

1. Was ist ein Geschäftsbrief?

Der Begriff des Geschäftsbriefs ist weit auszulegen. Er umfasst alle von einem Kaufmann ausgehenden schriftlichen Mitteilungen zur Geschäftsanbahnung oder Geschäftsabwicklung. Begrifflich sind alle Erklärungen in Textform (§ 126b BGB) erfasst. Der Geschäftsbrief muss an einen bestimmten Empfänger gerichtet sein. Das trifft zu, wenn die geschäftliche Mitteilung selbst oder der sie verschließende Umschlag an eine oder mehrere individuell bezeichnete Person(en) adressiert ist.
Seit 2007 wurden durch das EHUG auch Schreiben in elektronischer Form, z. B. E-Mails und Telefaxe, verbindlich als Geschäftsbriefe eingestuft. Nach dem EHUG betrifft die elektronische Form zwar nur im Handelsregister eingetragene Unternehmen. Die Vorschriften der DL-InfoV beziehen sich jedoch auf alle Dienstleister i.S. der VO, also auch auf die davon betroffenen Kleingewerbetreibenden (vgl. Hinweis auf DL-InfoV, S. 2 und Ziff. 4.8 des Merkblattes).
Grundsätzlich muss also insbesondere jeder Geschäftsbrief, der geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zu dem Geschäftspartner herzustellen, die vorgeschriebenen Angaben enthalten.

Als Geschäftsbriefe gelten in der Regel:

  • der gesamte externe Schriftverkehr, der an einen oder mehrere bestimmte Empfänger gerichtet ist;
  • alle Mitteilungen, die mit Hilfe der neuen Telekommunikationssysteme versendet werden, wenn sie beim Empfänger in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen, wie z. B. E-Mails;
  • beispielsweise Angebote, Postschecks (LG Detmold vom 20.10.1989, GmbHR 1991, 23), Quittungen und Bestellscheine;
  • Mitteilungen an eigene Mitarbeiter, soweit sie das Vertragsverhältnis betreffen (z. B. Kündigungen).

Nicht zu Geschäftsbriefen zählen in der Regel:

  • Mitteilungen für einen unbestimmten oder nur durch Gruppenmerkmale bestimmten Personenkreis, z. B. bei der Verteilung von Werbeschriften, Postwurfsendungen, Zeitschriftenanzeigen;
  • Mitteilungen oder Berichte, die a) im Rahmen einer bestehenden (gegenwärtigen oder in überschaubarer Vergangenheit) Geschäftsverbindung ergehen und b) für die üblicherweise (d. h. branchenüblich) Vordrucke verwendet werden, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen, z. B. Lieferscheine, Mahnungen, Abholbenachrichtigungen. Wird mit dem brachenüblichen Vordruck allerdings die erste Geschäftsverbindung hergestellt, dann gilt auch für den Vordruck, dass er wie ein Geschäftsbrief die erforderlichen Angaben enthalten muss.
  • Rechnungen, wenn beide Voraussetzungen (a und b) zutreffen. Für Rechnungen gelten weitere Regelungen (siehe unter Ziff. 5 des Merkblatts);
  • Der interne Schriftverkehr zwischen den Abteilungen, Niederlassungen, Filialen eines Unternehmens.
In Zweifelsfällen empfiehlt es sich, lieber die Pflichtangaben vorzunehmen.
Über die im Folgenden angegebenen Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen hinaus sind weitergehende Pflichtinformationen laut § 2 der DL-InfoV sowie erforderliche Preisangaben laut § 4 DL-InfoV dem Vertragspartner vor Abschluss des schriftlichen Vertrages bzw. der Erbringung einer Leistung mitzuteilen. Dabei ist allerdings § 2 Abs. 2 zu beachten (s. Anlage). Danach müssen die über die gesetzlich normierten und nachfolgend angegebenen Pflichtangaben in Geschäftsbriefen hinausgehenden Pflichtinformationen nicht im Geschäftsbrief selbst enthalten sein. Sie können z. B. auch am Ort der Leistungserbringung oder des Vertragsabschlusses so vorgehalten werden, dass sie dem Dienstleistungsempfänger leicht zugänglich sind. Es genügt z. B. auch, wenn die Pflichtinformationen laut DL-InfoV vom Dienstleistungserbringer dem Dienstleistungsempfänger über eine von ihm angegebene Adresse elektronisch leicht zugänglich gemacht werden. (vgl. dazu Hinweise zur DL-InfoV S.2 und den Text in der Anlage).

2. Platzierung der Angaben

Es ist üblich, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben in Geschäftsbriefen in der sog. „Fußzeile“ vorzunehmen. Die optische und technische Gestaltung der Pflichtangaben sollte unter dem Aspekt leichter Darstellbarkeit und Erkennbarkeit erfolgen. Eine gesetzliche Regelung hierzu gibt es nur in § 2 der DL-InfoV, wo es heißt, dass die Informationen in klarer und verständlicher Form zur Verfügung zu stellen sind.

3. Sanktionen

Kaufleute, welche die Firmenführungs- und Fußleistenpflicht nicht einhalten, müssen mit empfindlichen Geldbußen rechnen. Das zuständige Registergericht kann die Einhaltung durch Festsetzung eines Zwangsgeldes (bis zu 5.000 Euro im Einzelfall) erzwingen. Gleiches gilt, wenn ein KGT unzulässigerweise eine Firma führt. Mit der DL-InfoV wurde die Verfolgung von Verstößen, bezogen auf die dort genannten Pflichtinformationen, auf die Gewerbeämter erweitert.

4. Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen

4.1 Im Handelsregister eingetragene Einzelkaufleute - § 37a HGB

  • vollständige Firma, im Wortlaut wie im Handelsregister eingetragen;
  • Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, insb. „e. K.“, „e. Kfm.“, „e. Kfr.“;
  • Ort der Handelsniederlassung;
  • Registergericht des Sitzes und die Handelsregisternummer.

4.2 Offene Handelsgesellschaften (OHG) - §§ 37a, 125a HGB

Wenn mindestens ein Gesellschafter eine natürliche Person ist:
  • vollständige Firma, im Wortlaut wie im Handelsregister eingetragen;
  • Rechtsformzusatz „offene Handelsgesellschaft“ oder eine allgemeinverständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, z. B. oHG;
  • Ort der Handelsniederlassung
  • Registergericht des Sitzes und die Handelsregisternummer.
Wenn kein Gesellschafter eine natürliche Person ist, aber alle unbeschränkt haften, zusätzlich:
  • die Firmen aller persönlich haftenden Gesellschafter.
Sofern es sich bei den persönlich Haftenden um eine GmbH oder AG handelt (GmbH & Co. OHG, AG & Co. OHG) zusätzlich:
  • die Firmen der Gesellschafter sowie die jeweils für deren Rechtsform vorgeschriebenen Angaben auf Geschäftsbriefen.

4.3 Kommanditgesellschaften (KG und GmbH & Co. KG) - § 177a i.V. §§ 37a, 125a HGB

Wenn mindestens ein persönlich haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist:
  • vollständige Firma, im Wortlaut wie im Handelsregister eingetragen;
  • Rechtsformzusatz „Kommanditgesellschaft“ oder eine allgemeinverständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, z. B. KG;
  • Ort der Handelsniederlassung;
  • Registergericht des Sitzes und die Handelsregisternummer.
Wenn kein persönlich haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist, zusätzlich:
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer die Firmen aller persönlich haftenden Gesellschafter.
Sofern es sich bei den persönlich Haftenden um eine GmbH oder AG handelt (bei GmbH & Co. KG, AG & Co. KG) zusätzlich:
  • die Firmen der Gesellschafter sowie die jeweils für deren Rechtsform vorgeschriebenen Angaben auf Geschäftsbriefen.

4.4 Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) - § 37a HGB, § 35a GmbH-Gesetz

  • vollständige Firma, im Wortlaut wie im Handelsregister eingetragen;
  • die Rechtsform, also „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“, es genügt die Abkürzung „GmbH“ bzw. bei der Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) diese Bezeichnung oder die Abkürzung „UG“ (haftungsbeschränkt);
  • den Sitz der Gesellschaft;
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer;
  • alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
Sofern ein Aufsichtsrat gebildet und ein Vorsitzender bestellt ist, zusätzlich:
  • Familienname des Vorsitzenden mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
Angaben über das Stammkapital der GmbH sind nicht erforderlich. Wird es freiwillig angegeben, so ist der noch ausstehende Teil der Geldeinlagen anzugeben.
Befindet sich die Gesellschaft in Liquidation, ist diese Tatsache zusätzlich anzugeben. Anstelle der Geschäftsführer sind die Liquidatoren anzugeben (§ 71 Abs. 5 GmbHG).
Zweigniederlassung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit Sitz im Ausland - § 35a Abs. 4 GmbHG:
Auf allen Geschäftsbriefen und Bestellscheinen, die von einer Zweigniederlassung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit Sitz im Ausland verwendet werden, sind zusätzlich anzugeben:
  • das Register, bei dem die Zweigniederlassung geführt wird und
  • die Nummer des Registereintrags.
Die übrigen Angaben auf Geschäftsbriefen sind nach den vorgenannten Regeln für die GmbH vorzunehmen, soweit nicht das ausländische Recht Abweichungen nötig macht.
Befindet sich die ausländische Gesellschaft in Liquidation, so sind auch diese Tatsache sowie alle Liquidatoren anzugeben.

4.5 Aktiengesellschaften (AG) - § 37a HGB, § 80 Aktiengesetz (AktG)

  • vollständige Firma, im Wortlaut wie im Handelsregister eingetragen;
  • die Rechtsform, also „Aktiengesellschaft“ oder allgemeinverständliche Abkürzung, wie „AG“;
  • den Sitz der Gesellschaft;
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer;
  • alle Vorstandsmitglieder und deren Stellvertreter (§ 94 AktG) mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen;
  • der Vorstandsvorsitzende ist als solcher zu bezeichnen;
  • den als solchen zu bezeichnenden Vorsitzenden des Aufsichtsrates mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
Angaben über das Kapital sind nicht erforderlich. Werden sie freiwillig gemacht, so müssen in jedem Fall das Grundkapital sowie, wenn auf die Aktien der Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.
Befindet sich die Gesellschaft in Abwicklung, ist diese Tatsache zusätzlich anzugeben. Anstelle der Vorstandsmitglieder sind die Abwickler anzugeben (§ 268 Abs. 4 AktG).
Zweigniederlassung der ausländischen Aktiengesellschaft - § 80 Abs. 4 AktG:
Auf allen Geschäftsbriefen und Bestellscheinen, die von einer Zweigniederlassung einer AG mit Sitz im Ausland verwendet werden, sind zusätzlich anzugeben:
  • das Register, bei dem die Zweigniederlassung geführt wird;
  • die Nummer des Registereintrags
Die übrigen Angaben auf Geschäftsbriefen sind nach den vorgenannten Regeln für die AG vorzunehmen, soweit nicht das ausländische Recht Abweichungen nötig macht.
Befindet sich die ausländische Gesellschaft in Abwicklung, so sind auch diese Tatsache sowie alle Abwickler anzugeben.

4.6 Genossenschaften - § 37a HGB, § 25a Genossenschaftsgesetz (GenG)

  • vollständige Firma, im Wortlaut wie im Genossenschaftsregister eingetragen;
  • die Rechtsform, also „Genossenschaft“ oder allgemeinverständliche Abkürzung, wie „eG“
  • Sitz der Genossenschaft
  • das Registergericht des Sitzes der Genossenschaft und die Nummer, unter der die Genossenschaft in das Genossenschaftsregister eingetragen ist
  • alle Vorstandsmitglieder und sofern der Aufsichtsrat einen Vorsitzenden hat, dieser mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

4.7 Partnerschaftsgesellschaften - § 37a HGB, § 7 PartGG

Sie unterliegen nach den analog geltenden firmenrechtlichen Grundsätzen des HGB der sog. Firmenpflicht. Gem. § 7 Abs. 5 Partnerschaftsgesetz i.V.m. § 125a Abs. 1 Satz 1, Abs. 2 HGB sind zusätzliche Angaben erforderlich.
Der Geschäftsbrief muss enthalten:
  • den vollständigen Namen der Partnerschaft in Übereinstimmung mit dem im Partnerschaftsregister eingetragenen Wortlaut;
  • Rechtsformzusatz „und Partner“ oder „Partnerschaft“;
  • den Sitz der Gesellschaft;
  • das Registergericht des Sitzes und die Registernummer im Partnerschaftsregister.

4.8 Nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende (Einzelunternehmer und Gesellschaft bürgerlichen Rechts)

Für Kleingewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind (Nichtkaufmann), galt bis Ende März 2009 die gewerberechtliche Regelung des § 15 b Gewerbeordnung (GewO) für die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen. Durch das Dritte Mittelstandsgesetz wurde die Regelung des § 15 b GewO aufgehoben. Gleichwohl bestanden und bestehen Vorschriften z. B. für Pflichtangaben auf Rechnungen (siehe Ziff. 5 des Merkblatts). Die Notwendigkeit zu bestimmten Angaben im Geschäftsverkehr kann sich darüber hinaus auch aus dem Wettbewerbsrecht ergeben.
Mit der DL-InfoV wurden verbindlich Mindestangaben im Geschäftsverkehr ab 17. Mai 2010 wieder eingeführt. Die Mindestangaben ergeben sich aus § 2 der DL-InfoV („Stets zur Verfügung zu stellende Informationen“). Sie sind wie eine Checkliste zu lesen und werden und daher an dieser Stelle nicht vollständig angegeben.
Es wird empfohlen, diese Angaben, zumindest zum Teil, in den Geschäftsbrief aufzunehmen, auch wenn das in der Verordnung nicht so gefordert wird (vgl. dazu Darlegungen im Vorwort und unter Ziff. 1 des Merkblattes). Diese ganzen Pflichtinformationen müssen nach der DL-InfoV dem Empfänger nur mitgeteilt werden, bevor ein schriftlicher Vertrag abgeschlossen wird bzw. wenn kein schriftlicher Vertrag abgeschlossen wird, bevor die Leistung erbracht wird. Wie das künftig konkret zu handhaben ist, wird sicherlich noch die weitere Praxis zeigen.
Es wird den Kleingewerbetreibenden empfohlen, mindestens die bisher in § 15 b GewO geregelten Pflichtangaben weiterhin auf den Geschäftsbriefen anzugeben. Das waren:
  • sein Familien- und Vorname (mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen) und seine ladungsfähige Anschrift.
Dasselbe galt für Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR). Hier mussten alle Gesellschafter mit ihrem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden. Der Zusatz GbR kann, muss aber nicht hinzugefügt werden.
Nach § 2 der DL-InfoV sind darüber hinaus vom Dienstleistungserbringer dem Dienstleistungsempfänger vor Vertragsabschluss weitere Pflichtangaben in klarer und verständlicher Form vorzunehmen, wie z. B.:
  • eine Telefonnummer und seine E-Mailadresse oder Faxnummer
  • bei erlaubnispflichtigen Tätigkeiten Name und Anschrift der zuständigen Behörde oder der einheitlichen Stelle
  • falls er sie besitzt, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nach § 27a des Umsatzsteuergesetzes
Und andere mehr, vgl. dazu im Einzelnen den Gesetzestext der DL-InfoV sowie die Ausnahmen vom Geltungsbereich in den Anlagen zu diesem Merkblatt. Es empfiehlt sich vielleicht, bestimmte Mindestangaben im Geschäftsbrief selbst aufzunehmen und gleichzeitig darauf hinzuweisen, wo die weiteren Pflichtinformationen für den Dienstleistungsempfänger in der laut DL-InfoV vorgeschriebenen Form vorgehalten werden.
Geschäftsbezeichnungen und andere weitere freiwillige Angaben
Neben den vorgeschriebenen Pflichtinformationen ist es möglich, z. B. Branchen- oder Tätigkeitsangaben dem Namen nachzustellen, z. B. „Karl Müller, Möbelhandel“ oder bei einer GbR dann „Otto Schulze, Sabine Meier, Blumenhandel“ bzw. „Otto Schulze und Sabine Meier GbR, Blumenhandel“.
Erlaubt ist außerdem auch die Verwendung eines individuellen Logos, welches der Abgrenzung von anderen Gewerbetreibenden und der Werbung dient. Zu beachten ist, dass dieses Logo nicht den Eindruck einer im Handelsregister eingetragenen Firma erwecken darf. Ferner empfiehlt es sich, ggf. vorab eine Recherche von geschützten Kennzeichen vorzunehmen. Ob ein solches Logo bereits beim Marken- und Patentamt geschützt wurde, kann im Rahmen einer Erstinformation selbst z. B. unter www.dpma.de recherchiert werden. Nach Firmennamen kann bundesweit z. B. unter www.handelsregister.de gesucht werden. Bei der Firmenrecherche gibt die IHK Unterstützung. Treten Unklarheiten und Abgrenzungsfragen auf, muss auf jeden Fall professionelle Hilfe in Anspruch genommen werden.
Der Nichtkaufmann (KGT) darf keine Firma führen (mehr siehe unter Ziff. 3. Sanktionen). Unzulässig ist z. B. „Müller & Partner“ für eine GbR oder Karl Meier e.K. Des Weiteren sind Zusätze, welche eine besondere Größe oder Leistungsfähigkeit suggerieren, z. B. „Zentrum“ oder „Deutsche“ ebenfalls unzulässig. Auch der Zusatz „Inhaber“ oder kurz „Inh.“ ist den im Handelsregister eingetragenen Kaufleuten vorbehalten.
So genannte „Etablissementbezeichnungen“ sind gestattet, z. B. Gaststätte „Zum schwarzen Bär“ oder „Boutique 21“. Diese kennzeichnen das Geschäft (Etablissement), nicht den Unternehmer.
Wo künftig die Grenzen wegen irreführender Firmenbezeichnung beim Kleingewerbetreibenden liegen, muss die Rechtsprechung ausloten, nachdem für alle kaufmännischen Unternehmen die Angabe des jeweiligen Rechtsformzusatzes zwingend vorgeschrieben ist.

5. Pflichtangaben für Rechnungen

Einzelheiten dazu enthält das IHK–Merkblatt "Angaben auf Rechnungen".

6. Transparenzpflicht bei geschäftlichen E-Mails

Aus § 6 des Telemediengesetzes (TMG), welches am 1. März 2007 in Kraft getreten ist, ergeben sich zusätzlich besondere Informationspflichten bei kommerzieller Kommunikation über Telemedien zu Werbezwecken, hier unter anderem:
  • Bei kommerziellen E-Mails darf schon in der Kopf- und Betreffzeile weder der Absender, noch der kommerzielle Charakter der Nachricht verschleiert oder gar verheimlicht werden. Das wäre der Fall, wenn sie absichtlich so gestaltet sind, dass der Empfänger vor Einsicht in den Inhalt der E-Mail keine oder eine irreführende Information über die Identität des Absenders oder den kommerziellen Charakter der Nachricht erhält.
Nach § 7 Abs. 2 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) ist es schon seit Jahren unzulässig, unerwünschte E-Mails zu versenden oder den Absender bzw. werblichen Charakter zu verschleiern. Ein Verstoß dagegen kann abgemahnt werden.Um unerwünschte Spams zu bekämpfen, kann ein Verstoß gegen die vorgeschriebenen Informationspflichten mit einem Bußgeld bis zu 50.000 Euro bestraft werden.