Öffentliches Auftragswesen - Neu und Besser

Amtliches Verzeichnis

Über 1.000 Mrd. Euro geben öffentliche Institutionen in der EU für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen jährlich aus. Dahinter steht die Beschaffung von Verbrauchsgütern in kleinen Mengen wie Büromaterial und Kommunikationsmitteln bis hin zu großen Investitionsgütern, aber auch die Inanspruchnahme von Dienstleistungen von Reinigung bis Bauleitplanung. Die öffentlichen Auftraggeber kaufen Produkte und Dienstleistungen nach den Regeln des Vergaberechts ein – unterhalb der EU-Schwellenwerte oder oberhalb. Unternehmen, die sich für öffentliche Aufträge interessieren, müssen auftragsunabhängig nachweisen, dass sie geeignet, also leistungsfähig und zuverlässig sind, und dass keine Ausschlussgründe vorliegen. Hierzu sind Erklärungen und Dokumente erforderlich, die jeweils zu beschaffen, zusammenzustellen und einzusenden sind. Dies bedeutet Zeit und Wege – also Kosten und Ressourcenbindung, egal wie lukrativ der Auftrag ist.
Neue gesetzliche Regelungen auf EU- und Landesebene bieten nunmehr allen Lieferanten und Dienstleistern, zu letzteren gehören auch Freiberufler, sich zu präqualifizieren und danach in das amtliche Verzeichnis (aV) beim DIHK eintragen zu lassen.

Vorteile

Gegenüber der bisherigen Leistung im PQ-VOL bietet das neue amtliche Verzeichnis erhebliche Vorteile:

1. Reduzierter Aufwand

Die Eintragung im amtlichen Verzeichnis entlastet die Unternehmen vom aufwändigen Zusammenstellen der gewünschten Nachweise, das meist auch noch unter erheblichem Zeitdruck erfolgen muss. Die Eintragung gilt für ein Jahr und muss in diesem Zeitraum von allen öffentlichen Auftraggebern anerkannt werden. Die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland unterliegen also nunmehr einer gesetzlichen Verpflichtung, die Eintragung im amtlichen Verzeichnis als Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen anzuerkennen.

2. Eignungsvermutung

Die Eintragung im amtlichen Verzeichnis zieht eine sog. „Eignungsvermutung“ nach sich. Damit gilt ein eingetragenes Unternehmen als geeignet! Der öffentliche Auftraggeber kann diese nur aufgrund gegenteiliger konkreter Hinweise und Kenntnisse, die er belegen muss, oder aufgrund ganz spezieller auftragsbezogener Anforderungen in Zweifel ziehen.

3. Zeit- und Kostenersparnis

Präqualifizierte Unternehmen im amtlichen Verzeichnis der IHKs müssen ihre Eignung nicht mehr bei jeder Ausschreibung durch Einzelnachweise dokumentieren. Bei jeder Angebotsabgabe wird an den öffentlichen Auftraggeber nur noch das Zertifikat in Kopie vorgelegt oder der zum Zertifikat zugehörige Zugangscode für den Zugriff auf die im amtlichen Verzeichnis enthaltenen Nachweise übermittelt.

4. Höhere Rechtssicherheit

Eine Eintragung schafft aufgrund der Eignungsvermutung sowohl für die Unternehmen als auch für die öffentlichen Auftraggeber eine wesentlich höhere Rechtssicherheit.

5. Begrenztes Risiko

Das Risiko, bei einem Ausschreibungsverfahren aufgrund nicht mehr aktueller oder unvollständiger Nachweise ausgeschlossen zu werden, wird reduziert. Die Eintragung umfasst jedoch nur unternehmensbezogene Nachweise; auftragsbezogene müssen im Zweifel dem Angebot beigefügt werden.

6. Synchronität zur EEE

Das amtliche Verzeichnis ist mit der von Auftraggebern teilweise verwendeten Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) verknüpft, so dass deren Bearbeitung, wenn sie denn gewünscht ist, stark erleichtert wird.

Wie funktionieren Präqualifizierungsaufnahmen in das amtliche Verzeichnis der IHKs?

Der Antrag auf Eintragung ist ausgerichtet an den Anforderungen der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE). Damit ist die PQ-Stelle, die zunächst alle Angaben und Dokumente prüft, in der Lage, auf Anfrage eine bieterseitige EEE zu erstellen. Wird diese um die auftragsbezogenen Angaben ergänzt, kann sie entweder einem Angebot beigefügt werden oder auch digital mit einer EEE, die der öffentliche Auftraggeber vorgibt, abgeglichen werden (https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=de). Der Antrag auf Eintragung ist zweigeteilt. Der eigentliche Antrag ist elektronisch auszufüllen. Er wird automatisch an die für Sie zuständige PQ-Stelle übersandt. Der Mantelbogen muss unterschrieben und auf postalischem Wege an die PQ-Stelle gesandt werden. Das gilt auch für die notwendigen Nachweise.
Nach einer erfolgreichen Präqualifizierung schließt sich die Prüfung durch die IHK für die Eintragung ins amtliche Verzeichnis an. Ist auch diese positiv abgeschlossen, erfolgt die Eintragung ins amtliche Verzeichnis (www.amtliches-verzeichnis.ihk.de). Damit kann jedermann Ihre allgemeinen Daten einsehen. Auf die Dokumente zugreifen kann aber nur derjenige öffentliche Auftraggeber, der über den Zugangscode verfügt. Das Zertifikat stellt die IHK aus und übersendet es Ihnen. Näheres finden Sie in den Antragsbedingungen des amtlichen Verzeichnisses unter www.amtliches-verzeichnis.ihk.de.

Sind Präqualifizierung und Aufnahme in das amtliche Verzeichnis Pflicht?

Nein – es handelt sich um ein freiwilliges Handeln des Unternehmens. Allerdings bietet die Eintragung ins amtliche Verzeichnis Zeit- und Kostenvorteile sowie Nachweissicherheit. Die Eintragung ins amtliche Verzeichnis ist ein Jahr lang gültig.
Anstelle der Übersendung vieler Dokumente und Erklärungen reicht die Weitergabe des Zertifikats. Bei E-Vergabeverfahren ist für den öffentlichen Auftraggeber erkennbar, wenn ein Unternehmen im amtlichen Verzeichnis eingetragen ist. Für die Präqualifizierung werden alle Eigenerklärungen und Dokumente gefordert, die üblicherweise auftragsunabhängig den Vergabestellen vorgelegt werden müssten. Eine Übersicht der erforderlichen Nachweise und Eigenerklärungen finden Sie unter www.amtliches-verzeichnis.ihk.de.

Was kostet das Verfahren?

Wie bisher erfolgt die Eintragung im amtlichen Verzeichnis für je ein Jahr und muss dann neu beantragt werden. Die Präqualifizierung kostet 180 Euro zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer pro Jahr. Für die Aufnahme in das amtliche Verzeichnis fällt eine jährliche Gebühr i. H. v. 62 Euro an.
Zuständig für das Führen und die Eintragung im amtlichen Verzeichnis in Sachsen-Anhalt ist die IHK Magdeburg. Die Auftragsberatungsstelle Sachsen-Anhalt bleibt weiterhin Präqualifizierungsstelle.

Ansprechpartner:

Auftragsberatungsstelle Sachsen-Anhalt
Antje Poschmann
Alter Markt 8
39104 Magdeburg
Tel.: 0391/ 62 30-446
Fax: 0391/ 62 30-447