Vorsorge für Familie und Unternehmen

Notfall-Handbuch

Wir empfehlen: Notfall-Handbuch erstellen

Viele Unternehmer wissen längst, wie wichtig es sein kann, Vorkehrungen für den eigenen Ausfall zu treffen.
Dennoch ist die Bereitschaft, sich mit diesem Thema intensiv auseinanderzusetzen, oftmals nur gering. Der Grund hierfür liegt auf der Hand: Ausgangspunkt aller Überlegungen sind unangenehme Gedankenspiele, die die eigene Person betreffen.
Was würde passieren, wenn ich als Chef plötzlich durch Krankheit oder Unfall für längere Zeit ausfalle? Was würde jetzt geschehen, wenn ich als Firmenlenker vor zwei Wochen gestorben wäre? Könnte das Unternehmen ohne mich fortbestehen und könnten die Arbeitsplätze erhalten bleiben? Wäre die Unternehmerfamilie wirtschaftlich ausreichend abgesichert?
Viel zu gern verdrängen wir diese Gedanken. Wer rechnet schon gern mit dem Schlimmsten? Viele Unternehmen haben genau deshalb keine ausreichende Notfallvorsorge. Doch Unglücke passieren – naturgemäß – unvorbereitet und aus heiterem Himmel. Unfälle oder Krankheiten lassen sich in aller Regel nicht vorhersagen.
Wer kann und soll sich bei einem solchen Schicksalsschlag um das Unternehmen kümmern? Wer nimmt vorübergehend oder dauerhaft die wichtigsten Aufgaben wahr? Es besteht die Gefahr, dass ohne entsprechende Vorbereitungen dann alle Räder still stehen.
Dabei lässt sich das Unternehmen mit der richtigen Strategie und einigen praktischen Schritten wirksam schützen. Um den Betrieb vor unnötigem Schaden zu bewahren, sollte es einen Notfallplan geben. Das Notfall-Handbuch soll Anregung, Orientierung und Werkzeug zugleich sein, die wichtigsten Regelungen konkret umzusetzen.

Planspiel: Was wäre, wenn...

Sprechen Sie das Thema auch in der Familie und im Unternehmen an. Stellen Sie sich doch einmal die Frage: "Was geschieht, wenn ich morgen nicht in meinen Betrieb gehen kann?" Versuchen Sie dabei zunächst die großen, dann aber auch die kleinen Detailprobleme zu berücksichtigen.
  • Haben Sie für Ihren Lebenspartner und eventuell für Ihre Kinder Vorsorge getroffen?
  • Existieren Ehevertrag, Erbvertrag oder Testament, die alle jeweils die aktuelle Firmensituation berücksichtigen?
  • Zu klärende Detailfragen sind beim Testament: Gibt es ein Testament oder finden die gesetzlichen Regelungen Anwendung? Wie wird das Unternehmen auf die Erben aufgeteilt? Wie hoch sind die Pflichtteilansprüche der Erben und existiert ausreichend sonstiges Vermögen, um diese zu befriedigen? Gibt es Regelungen, welcher Erbe welches Vermögen erhalten soll?
  • Kommt es in diesem Zusammenhang zu einem Liquiditätsabfluss aufgrund der Auszahlungen von Erbansprüchen oder gibt es Pflichtteilsverzichtverträge? Beim Liquiditätsabfluss sollten Sie auch eventuell anfallende Erbschaftssteuern berücksichtigen (vielleicht kann dies auch Anlass sein, über eine vorgezogene Erbfolge nachzudenken).
  • Existiert ein Gesellschaftsvertrag, und welche Regelungen enthält er bezüglich der Geschäftsführung?
  • Kommt der Nachfolgende aus der Familie oder handelt es sich um einen Fremdgeschäftsführer?
  • Wer leitet das Unternehmen in einer eventuell notwendigen Übergangsphase? Gibt es einen Firmenbeirat zum Schutz Ihres Unternehmens?
  • Wer weiß über die aktuell anstehenden Aufträge, die besten Kunden, wichtige langfristige Projekte Bescheid?
  • Hat außer Ihnen noch jemand Bankenvollmachten und einen Überblick über alle Konten?
  • Wer kommt an die Schlüssel, die Passwörter, die Codes?
Es gibt eine Vielzahl von Fragen, die Sie klären sollten, damit Sie sicher sein können, dass der Betrieb im Ernstfall den Umständen entsprechend geregelt weiter geht.
Insbesondere für die erbrechtlichen Angelegenheiten ist es ratsam, den Rat eines Anwalts einzuholen oder ein notariell beglaubigtes Testament aufzusetzen. Erkundigen Sie sich insbesondere, welche Regelungen eintreten, wenn Sie selbst keine Regelung treffen.

Wie nutze ich das Notfall-Handbuch?

Unter den Downloads finden Sie unser Notfall-Handbuch mit wichtigen Informationen, Anregungen und ganz wichtig: ausfüllbaren Tabellen und Formularen.
Alle Maßnahmen und Hinweise eines Notfallplans sind schriftlich festzuhalten. Das Notfall-Handbuch kann dabei als „roter Faden“ genutzt werden: Sie können die einzelnen Seiten ausfüllen und zusammen mit allen notwendigen jeweils dazugehörigen Unterlagen abheften. Oder Sie können auf den ausgefüllten Seiten des Notfall-Handbuchs vermerken, wo sich die ergänzenden Unterlagen befinden.
Es ist sinnvoll, die Unterlagen laufend zu aktualisieren und mindestens jährlich zu überprüfen. Das gilt insbesondere für alle Adressen, Passwörter, Stellvertreterregelungen, Vordrucke und Ähnliches.
Das Handbuch soll eine Vielzahl von Themen umfassen und ist daher recht umfangreich geworden. Dies eröffnet Ihnen aber die Möglichkeit, Ihr eigenes individuelles Notfallhandbuch zusammen zu stellen.
Nehmen Sie sich bitte die erforderliche Zeit für die Erstellung und Pflege des Notfall-Handbuchs. Sprechen Sie bitte die einzelnen Positionen mit den verantwortlichen Mitarbeitern und der Familie durch. Es ist wichtig, dass Ihre Vertrauenspersonen wissen, wo sich Ihr Notfall-Ordner befindet.