Der Geschäftsbriefbogen des Kleingewerbetreibenden

(Formvorschriften: §§ 37a, 125a HGB, 80 AktG sowie 35a GmbHG, 25a GenG)

Zu den „Geschäftsbriefen“ zählen alle schriftlichen Mitteilungen eines Unternehmens über geschäftliche Angelegenheiten nach außen, also gegenüber Dritten. Sie müssen an einen bestimmten Empfänger gerichtet sein. Dies gilt nicht nur vor der Aufnahme, sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Auf die äußere Form der Mitteilung kommt es hierbei nicht an. So sind Geschäftsbriefe nicht nur Briefe im allgemeinen Sprachgebrauch, sondern auch z.B. Postkarten.

Geschäftsbriefe sind daher z.B. auch:

E-Mails und Faxe, Geschäftsrundschreiben, Angebote, Preislisten, formularmäßige Mitteilungen oder Erklärungen (z.B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Quittungen), Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen (z.B. Kündigungen) Bestellscheine.

Nicht zu den Geschäftsbriefen zählen z.B.:

Schriftliche Mitteilungen an die Gesellschafter, Mitteilungen an einen unbestimmten Personenkreis (z.B. Werbeschriften, Postwurfsendungen, Zeitungsanzeigen), Mitteilungen und Berichte, sie sich im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergeben und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen, betriebsinterne Rundschreiben.

In Zweifelsfällen ist es ratsam, auch andere Mitteilungen (insbesondere Kurzbrief) mit den notwendigen Angaben zu versehen, um Haftungsprobleme zu vermeiden.

(gewerbetreibende Einzelunternehmer ohne Handelsregistereintrag)

Mit dem dritten Mittelstandsentlastungsgesetz vom 24.3.2009 sind die Formvorschriften der

§§ 15a und 15b Gewerbeordnung (GewO) aufgehoben worden. Damit ist die Verpflichtung weggefallen, auf den Geschäftsbriefen den Vor- und Zunamen sowie eine ladungsfähige Anschrift anzugeben. Gleichwohl empfiehlt die IHK, diese Angaben weiterhin zu machen. Zum einen bleibt diese Verpflichtung für Rechnungen weiterhin bestehen. Außerdem ist im Zusammenhang mit der Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie im Jahre 2010 bestimmt, dass bestimmte Pflichtangaben wieder angegeben werden müssen.

Die Geschäftsbriefe sollten deshalb folgende Informationen enthalten

Den Familiennamen mit einem ausgeschriebenen Vornamen angeben. Familienname und Vorname sind in der gleichen Schreibweise wie im Personalausweis anzugeben. Doppelnamen sind vollständig und unverändert anzuführen. Die Angabe eines von mehreren Vornamen (des Rufnamens) genügt. Der Vorname darf nicht abgekürzt werden. Zusätzlich zu diesen Angaben kann eine Geschäftsbezeichnung hinzugefügt werden. Eine ladungsfähige Geschäftsanschrift, des Betriebes ist anzugeben. (Nur eine Postfachadresse genügt nicht!)

Die Unternehmensbezeichnung und die verwendeten Zusätze dürfen allerdings nicht den irreführenden Eindruck erwecken, das Unternehmen sei im Handelsregister eingetragen. Dies ist in der Regel dann gegeben, wenn kein Rechtsformzusatz (e. K.; GmbH) angegeben ist. In jedem Fall sind sogenannte Etablissement- oder Geschäftsbezeichnungen gestattet, z.B. für eine Gaststätte „Zum Bären“.

Der Unternehmer muss außerdem auf Rechnungen (nicht auf sonstigen Geschäftsbriefen) neben den Angaben nach § 14 Abs. 1 UstG auch die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder gegebenenfalls die Umsatzsteueridentnummer angeben.