Geschäftsbriefbogen der GmbH

Pflichtangaben auf Geschäftspapieren GmbH

Gemäß § 35a GmbH-Gesetz müssen Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) auf allen individuell adressierten Geschäftsbriefen folgende Angaben machen:

◾Rechtsform der Gesellschaft (GmbH)

◾Sitz der Gesellschaft (z. B. Potsdam)

◾Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (z. B. Amtsgericht Potsdam)

◾Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist (z. B. HRB 5234)

◾alle Geschäftsführer, d.h. auch Notgeschäftsführer und stellvertretende Geschäftsführer, mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

Hat die GmbH einen Aufsichtsrat gebildet, und dieser seinerseits einen Vorsitzenden, so ist der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit seinem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen zu nennen. Soweit die Gesellschaft einen Beirat oder Verwaltungsrat gebildet hat, der die Aufgaben eines Aufsichtsrats wahrnimmt, kommt es nicht auf die Bezeichnung des Organs an; dann sind auch in diesem Fall der Zuname sowie mindestens ein ausgeschriebener Vorname des Beiratsvorsitzenden bzw. Verwaltungsratsvorsitzenden anzugeben.

Werden Angaben über das Gesellschaftskapital gemacht, so muss die Höhe des Stammkapitals und der Gesamtbetrag der ausstehenden - d. h. noch nicht eingezahlten - Einlagen bezeichnet werden.

Für den Fall, dass sich die GmbH in Liquidation befindet, müssen die vorgenannten Daten gleichfalls angegeben werden. Statt der Geschäftsführer sind alle Liquidatoren mit dieser Funktionsbezeichnung anzugeben. Auch in der Firmenbezeichnung ist darauf hinzuweisen, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet (z. B. XYZ GmbH i.L.).

Der Begriff "Geschäftsbrief" ist weit auszulegen; er umfasst den gesamten externen Schriftwechsel des Gewerbetreibenden an einen bestimmten Empfänger, wie z.B. Angebote, Bestellscheine, Empfangsbestätigungen, Preislisten, Rechnungen, Quittungen. Auf die Art der Übermittlung kommt es nicht an, so dass auch in per Fax übermittelten Geschäftsbriefen obige Angaben gemacht werden müssen. Die Vorschriften gelten insbesondere auch für geschäftliche E-Mails. Die vorgenannten Bestimmungen gelten nicht im Bereich der Werbung (Zeitungsinserate, Handzettel usw.), da sich diese in der Regel nicht an bestimmte Empfänger richtet, und bei Formularen (Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen usw.) im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung, bei der die Handelsregisterdaten schon früher angegeben worden sind. Bestellscheine müssen allerdings immer die vollständigen Angaben enthalten.

Bei den vorgenannten Pflichtangaben sind die Unternehmen in der graphischen Gestaltung frei. Üblicherweise werden aber Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer in einer Fußleiste ("Fußleistenangaben") und die Firma im Briefkopf platziert. Werden die Vorschriften über Angaben auf Geschäftsbriefen nicht befolgt, so kann das Registergericht die Geschäftsführer bzw. Liquidatoren gemäß § 79 Abs. 1 GmbH-Gesetz durch - auch wiederholte - Festsetzung von Zwangsgeldern hierzu anhalten; das einzelne Zwangsgeld darf den Betrag von 5000 Euro nicht übersteigen.

Stand: April 2016

Dieses Merkblatt soll - als Service Ihrer IHK Limburg - nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.