Recht und Fair Play

WEG-Verwalter: FAQ`s

Durch das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz vom 16. Oktober 2020 wurde der grundsätzliche Anspruch jeder Wohnungseigentümerin und jedes Wohnungseigentümers auf Bestellung eines zertifizierten Verwalters eingeführt. Gemäß § 19 Absatz 2 Nr. 6 WEG gilt der Anspruch ab dem 1. Dezember 2022. Als zertifizierter Verwalter darf sich nach § 26a Absatz 1 WEG bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die für die Tätigkeit als Verwalter notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt. Ebenso dürfen sich Personen, die nach § 7 der Verordnung über die Prüfung zum zertifizierten Verwalter nach dem Wohnungseigentumsgesetz (ZertVerwV) einem zertifizierten Verwalter gleichgestellt sind, als solcher bezeichnen.

RECHTSVERORDNUNGEN UND GEWERBERECHTLICHE KONSEQUENZEN

Gibt es ein Erlaubnis- und Registrierungsverfahren?

Ein gewerberechtliches Erlaubnis- und Registrierungsverfahren für den zertifizierten Verwalter gibt es nicht. Davon unabhängig besteht für die Tätigkeit als Wohnimmobilienverwalter die Erlaubnispflicht nach § 34c Absatz 1 Nr. 4 GewO.

Umfasst die Rechtsverordnung WEG-Verwaltungen und Mietverwaltungen?

Die Rechtsverordnung umfasst ausschließlich WEG-Verwaltungen.

Haben die WEG-Regelungen Auswirkungen auf die Gewerbeerlaubnis nach § 34c?

Eine fehlende Zertifizierung eines WEG-Verwalters hat keinen Einfluss auf die Gewerbeerlaubnis, denn sie ist nicht für die Erteilung der Erlaubnis erforderlich.

Ich möchte mich nicht zertifizieren lassen. Welche Auswirkungen hat das auf meine Verwalterbestellung?

Wenn in einer WEG ein nicht-zertifizierter Verwalter bestellt wird, so entspricht der Beschluss nicht ordnungsgemäßer Verwaltung. Durch eine Anfechtung kann der Bestellungsbeschluss gerichtlich für ungültig erklärt werden. Läuft die Anfechtungsfrist ab, ohne dass ein Eigentümer den Beschluss anficht, so wird dieser bestandskräftig.

Welche Fristen müssen Verwalter beachten?

Während Wohnungseigentümer grundsätzlich ab Dezember 2022 einen zertifizierten Verwalter verlangen können, gilt für bei Inkrafttreten der WEG-Reform bereits bestellte Verwalter eine verlängerte Übergangsfrist. Diese gelten bis zum 1.6.2024 (nur) gegenüber den Wohnungseigentümern DIESER Gemeinschaften als zertifizierte Verwalter.


ANWENDUNGSBEREICH

Welche Personengruppen müssen sich zertifizieren lassen?

Die Vorschrift des § 26a WEG betrifft diejenigen, die unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung befasst sind. Unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung beschäftigt ist, wer Versammlungen leitet oder außerhalb einer Versammlung Entscheidungen als Verwalterin oder Verwalter trifft (vgl. § 27 WEG).



JURISTISCHE PERSONEN UND PERSONENGESELLSCHAFTEN

Was gilt für juristische Personen und Personengesellschaften?

Juristische Personen und Personengesellschaften dürfen sich gemäß § 8 ZertVerwV als zertifizierte Verwalter bezeichnen, wenn alle bei ihnen Beschäftigten, die unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung betraut sind, die Prüfung zum zertifizierten Verwalter bestanden haben oder dem zertifizierten Verwalter gleichgestellt sind.
Das bedeutet, dass bei einer juristischen Person/Personengesellschaft alle Personen, die mit Verwaltertätigkeiten befasst sind, entweder die Prüfung ablegen müssen oder eine gleichgestellte Qualifikation besitzen müssen, damit sich die juristische Person als zertifizierter Verwalter bezeichnen darf.

Welche Mitarbeitenden müssen nicht zertifiziert werden?

Personen, die ausschließlich Leitungsaufgaben sowie Personen, die Tätigkeiten wie Sekretariat oder Hausmeisterarbeiten ausführen, ohne selbst unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung betraut zu sein, müssen die Prüfung zum zertifizierten Verwalter nicht ablegen. Mitarbeitende in der Buchhaltung, die keine Tätigkeiten gemäß § 27 WEG absolvieren sowie Auszubildende und/oder BA-Studenten fallen ebenfalls nicht unter die Regelung.
Die Frage, wer unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung beschäftigt ist, ist damit losgelöst von der Vertretungs- und Geschäftsführungsbefugnis zu beantworten.

Darf sich der Einzelkaufmann (eingetragener Kaufmann) mit mehreren Angestellten als zertifizierter Verwalter bezeichnen, wenn seine Angestellten nicht die Voraussetzungen des § 7 Satz 1 erfüllen?

Da sich § 8 ZertVerwV lediglich auf juristische Personen und Personengesellschaften bezieht, nicht aber auf den Einzelkaufmann, darf er sich auch dann als zertifizierter Verwalter bezeichnen, wenn seine Angestellten nicht die Voraussetzungen des § 7 Satz 1 ZertVerwV erfüllen, sofern er selbst die Voraussetzung erfüllt.



DATENSCHUTZRECHLICHE BESTIMMUNGEN

Wird der juristischen Person ein Zertifikat ausgestellt?

Die Verordnung sieht nicht vor, dass der juristischen Person als solches ein Zertifikat ausgestellt wird. Es wird daher voraussichtlich so sein, dass die juristische Person sich am Markt als zertifizierter Verwalter bezeichnen darf und auf Verlangen der jeweiligen Eigentümergemeinschaft die Nachweise für die Angestellten in Form der Prüfungsbescheinigung bzw. bei gleichgestellten Personen das entsprechende (Abschluss)Zeugnis vorlegen muss.

Mein/e Mitarbeiter/in möchte nicht, dass ich sein/ihr Ausbildungszeugnis den Eigentümergemeinschaften vorlege. Was kann ich tun?

Aus datenschutzrechtlichen Gründen darf das Ausbildungszeugnis der Eigentümergemeinschaft nicht ohne das Einverständnis des Mitarbeitenden vorgelegt werden.



AUSNAHMEREGELUNGEN

Gibt es Ausnahmen von der Pflicht, einen zertifizierten Verwalter zu bestellen?

Der Bestellung eines zertifizierten WEG-Verwalters bedarf es nicht
  • in Anlagen mit bis zu acht Sondereigentumseinheiten und
  • wenn eine Wohnungseigentümerin/ein Wohnungseigentümer zum WEG-Verwalter bestellt wurde und
  • weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer die Bestellung eines zertifizierten WEG-Verwalters verlangt.

Wer ist von der IHK-Zertifizierung befreit?

Einem zertifizierten Verwalter ist nach § 7 ZertVerwV gleichgestellt, wer
  1. die Befähigung zum Richteramt,
  2. eine abgeschlossene Berufsausbildung zur Immobilienkauffrau oder zum Immobilienkaufmann, zur Kauffrau oder zum Kaufmann in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft,
  3. einen anerkannten Abschluss Geprüfte Immobilienfachwirtin/Geprüfter Immobilienfachwirt oder
  4. einen Hochschulabschluss mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt
besitzt. Die genannten Personen dürfen sich als zertifizierte Verwalter bezeichnen und sind von der Prüfung befreit.

Dieser Katalog ist abschließend und vom Verordnungsgeber bewusst eng gehalten. Weder die im Rahmen der Weiterbildungspflicht gemäß § 34c Absatz 2a GewO noch andere absolvierte Fortbildungsmaßnahmen oder weitere Vorgänger- oder Nachfolgeabschlüsse können die Zertifizierung ersetzen, wenn Prüfungspflicht besteht. Bei einem Hochschulabschluss mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt muss die betroffene Person selbst entscheiden, ob der Abschluss als gleichwertig anerkannt wird und dies ggf. gegenüber der WEG oder anderen Anfragenden (Mitbewerbern) darlegen. Etwaige Nachfragen können von den IHKn nicht beantwortet werden.

Welche Hochschulabschlüsse mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt sind der IHK-Zertifizierung gleichgestellt?

Der Verordnungsgeber hat davon abgesehen, eine entsprechende Liste in die ZertVerwV aufzunehmen. Für die IHKs gibt es keine Rechtsgrundlage und damit auch keine Zuständigkeit, ein Feststellungsverfahren auf Gleichwertigkeit durchzuführen. Insofern muss die betroffene Person selbst beurteilen, ob der Studienabschluss unter § 7 ZertVerwV fällt. Es muss sich um eine nach Hochschulrahmengesetz anerkannte Hochschule handeln. (https://www.hochschulkompass.de/hochschulen.html). Die IHK kann zum Hochschulabschluss mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt keine verbindlichen Auskünfte erteilen.

Werden ausländische Abschlüsse anerkannt?

Dies kann – muss aber nicht – der Fall sein. Im Zweifel kann hier die „IHK Foreign Skills Approval“ (IHK FOSA) weiterhelfen. Die IHK FOSA ist das bundesweite Kompetenzzentrum deutscher Industrie- und Handelskammern zur Feststellung der Gleichwertigkeit ausländischer Berufsabschlüsse. Sie nimmt Anträge auf Anerkennung entgegen und vergleicht, inwieweit ausländische Berufsqualifikationen mit entsprechenden deutschen Berufsabschlüssen als gleichwertig eingestuft werden können.

Wird eine Bescheinigung ausgestellt, wenn man von der Zertifizierung befreit ist?

Eine Bescheinigung zur Gleichwertigkeit ist durch den Verordnungsgeber nicht vorgesehen und kann deshalb durch die IHK nicht ausgestellt werden. Die Anerkennung erfolgt durch die Wohnungseigentumsgemeinschaft.
Mangels rechtlicher Regelung gibt es keine Stelle, die dafür zuständig ist, zu prüfen und/oder zu bescheinigen, dass die Gleichwertigkeit nach § 7 ZertVerwV gegeben ist.

Ich bin einem zertifizierten Verwalter gleichgestellt. Ab wann darf ich damit werben?

Ab sofort darf damit geworben werden.


Welche Sanktionen gibt es, wenn ein nicht-zertifizierter Verwalter am Markt damit wirbt?

Die unerlaubte Werbung, sich als zertifizierter Verwalter zu bezeichnen, ohne dafür die Voraussetzungen zu erfüllen, kann einen wettbewerbsrechtlichen Unterlassungsanspruch nach sich ziehen. Die Klagebefugnis richtet sich nach dem Wettbewerbsrecht (UWG). Sie steht dem unmittelbar Verletzten ohne Weiteres zu und ist für sonstige Mitbewerber und Verbände in § 8 UWG geregelt.



DIE IHK-PRÜFUNG

Wie kann die IHK-Zertifizierung nachgewiesen werden?
Die prüfende Industrie- und Handelskammer stellt eine Bescheinigung aus, wenn die Prüfung erfolgreich absolviert wurde.

Bei welcher IHK kann die Prüfung in Hessen abgelegt werden?
Die Prüfung kann vor jeder Industrie- und Handelskammer abgelegt werden, die sie anbietet (§ 2 ZertVerwV). Eine Beschränkung auf die für den Wohnsitz oder den Tätigkeitsbereich der Verwalterin oder des Verwalters zuständige IHK besteht nicht. In Hessen werden die IHK Frankfurt am Main, IHK Gießen-Friedberg, IHK Kassel, IHK Limburg und die IHK Wiesbaden die Prüfung abnehmen.

Wann sind die Termine für die IHK-Zertifizierung?
Die Industrie- und Handelskammern bereiten derzeit die Prüfungen vor. Geplant sind die Prüfungen ab dem 2. Halbjahr 2022.

Wie kann ich mich zur Prüfung anmelden?
Die Anmeldung erfolgt online. Sobald Termine festgelegt sind, wird die Anmeldefunktion auf der Seite der IHK freigeschaltet.

Gibt es Zulassungsvoraussetzungen für die Prüfung?
Es gibt keine Zulassungsvoraussetzungen.

Wie sieht der Prüfungsablauf aus?
Die Prüfung setzt sich aus einem schriftlichen und einem mündlichen Teil zusammen. Die Teilnahme am mündlichen Teil der Prüfung setzt das Bestehen des schriftlichen Teils voraus.

Wird der schriftliche Teil in elektronischer Form abgenommen?
Die schriftliche Prüfung kann auf Papier, elektronisch oder einer Mischung aus beidem durchgeführt werden. Die schriftliche Prüfung dauert 90 Minuten und findet in der Regel an PC-Prüfungsplätzen in den Räumen der IHK statt. Weitere Einzelheiten des Prüfungsverfahrens regeln die jeweiligen IHKs per Satzung.

Pro Prüfung soll es rund 60 Fragen geben. Der schriftliche Teil der Prüfung umfasst die in § 1 ZertVerwV aufgeführten Themenbereiche. Die genaue Anzahl wird noch festgelegt. Im Hinblick auf die Form der Prüfungsaufgaben kommt die gesamte Bandbreite elektronisch auswertbarer Aufgaben in Betracht (Single-Choice, Multiple-Choice, Berechnungen, Reihenfolgeaufgaben, Fill in, etc.).
Wie wird die mündliche Prüfung abgenommen?
Die mündliche Prüfung dauert 15 Minuten und findet in den Räumen der IHK statt. Weitere Einzelheiten des Prüfungsverfahrens regeln die jeweiligen IHKs per Satzung. Im mündlichen Teil der Prüfung können bis zu fünf Prüflinge gleichzeitig geprüft werden. Gegenstand der mündlichen Prüfung muss in jedem Fall das Wohnungseigentumsrecht (ZertVerwV - Anlage 1 – Punkt 2.1) sein. Zusätzlich können die Kenntnisse zu weiteren Prüfungsgegenständen der ZertVerwV - Anlage 1 geprüft werden.

Was sind die Prüfungsschwerpunkte?
Gegenstand der Sachkundeprüfung sind insbesondere die im Rahmenplan genannten Sachgebiete:
  1. Grundlagen der Immobilienwirtschaft
    1. Gebäudepläne, Bauzeichnungen und Baubeschreibungen
    2. Relevante Versicherungsarten im Immobilienbereich
    3. Umwelt- und Energiethemen im Immobilienbereich
  2. Rechtliche Grundlagen
    1. Wohnungseigentumsgesetz
      1. Begründung von Wohnungs- und Teileigentum
      2. Teilungserklärung, Aufteilungsplan und Gemeinschaftsordnung
      3. Rechtsfähige Gemeinschaft der Wohnungseigentümer
      4. Rechtsverhältnis der Wohnungseigentümer untereinander und zur Gemeinschaft der Wohnungseigentümer
      5. Rechte und Pflichten der Wohnungseigentümer
      6. Wohnungseigentümerversammlung
      7. Bestellung und Abberufung des WEG-Verwalters, Verwaltervertrag
      8. Rechte und Pflichten des WEG-Verwalters
      9. Rechte des Verwaltungsbeirats
    2. Bürgerliches Gesetzbuch
      1. Allgemeines Vertragsrecht
      2. Mietrecht
      3. Werkvertragsrecht
      4. Grundstücksrecht
    3. Grundbuchrecht
    4. Zivilprozess- und Zwangsvollstreckungsrecht
    5. Berufsrecht der Verwalter
      1. Gewerbeordnung
      2. Makler- und Bauträgerverordnung
      3. Rechtsdienstleistungsgesetz
    6. Sonstige Rechtsgrundlagen
      1. Heizkostenverordnung
      2. Trinkwasserverordnung
      3. Energierecht
  3. Kaufmännische Grundlagen
    1. Allgemeine kaufmännische Grundlagen
      1. Grundzüge ordnungsgemäßer Buchführung
      2. Externes und internes Rechnungswesen
    2. Spezielle kaufmännische Grundlagen des WEG-Verwalters
      1. Sonderumlagen/Erhaltungsrücklage
      2. Erstellung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans
      3. Hausgeld, Mahnwesen
  4. Technische Grundlagen
    1. Baustoffe und Baustofftechnologie
    2. Haustechnik
    3. Erkennen von Mängeln
    4. Verkehrssicherungspflichten
    5. Erhaltungsplanung
    6. Energetische Gebäudesanierung und Modernisierung
    7. Altersgerechte und barrierefreie Umbauten
    8. Fördermitteleinsatz; Beantragung von Fördermitteln
    9. Dokumentation

Welche Hilfsmittel (z. B. Gesetze o. ä.) sind für die Prüfung zugelassen?
Für die Prüfung sind keine Hilfsmittel zugelassen.

Ab welcher Punktzahl gilt die Prüfung als bestanden?
Die Leistung des Prüflings ist gem. § 5 ZertVerwV von dem Prüfungsausschuss mit „bestanden“ oder „nicht bestanden“ zu bewerten. Die Prüfung ist mit „bestanden“ zu bewerten, wenn sowohl der schriftliche als auch der mündliche Teil der Prüfung jeweils mit „bestanden“ bewertet worden sind. Der schriftliche Teil der Prüfung ist mit „bestanden“ zu bewerten, wenn der Prüfling in allen Themenbereichen, auf die sich die Prüfung erstreckt, jeweils mindestens 50 Prozent der erreichbaren Punkte erzielt. Der mündliche Teil der Prüfung ist mit „bestanden“ zu bewerten, wenn der Prüfling mindestens 50 Prozent der erreichbaren Punkte erzielt.

Wie oft darf die Prüfung wiederholt werden?
Eine nicht bestandene Prüfung darf beliebig oft wiederholt werden, § 6 ZertVerwV.

Darf die Prüfung auch in einzelnen Teilen wiederholt werden?
Wer den schriftlichen Teil bestanden hat, den mündlichen aber nicht, darf die mündliche Prüfung separat wiederholen. Der bestandene schriftliche Teil wird dabei beibehalten.

Wie hoch ist die Gebühr für die IHK-Zertifizierung?
Die Prüfungsgebühren stehen aktuell noch nicht fest und werden voraussichtlich ab Mai/Juni 2022 bekannt gegeben.

Ersetzt die IHK-Zertifizierung die Weiterbildungspflicht?
Zertifizierte Verwalter unterliegen der in § 34c Absatz 2a GewO vorgeschriebenen Weiterbildungspflicht für Immobilienmakler und Wohnimmobilienverwalter von 20 Stunden innerhalb eines Zeitraums von drei Kalenderjahren. Ob Vorbereitungslehrgänge für die Prüfung zum „Zertifizierten Verwalter“ als Weiterbildung nach § 34c Absatz 2a GewO anerkannt werden, kann nur die jeweilige Erlaubnisbehörde entscheiden.




PRÜFUNGSVORBEREITUNG

Welche Kurse/Literaturunterlagen werden zur Prüfungsvorbereitung angeboten?
Eine bestimmte Art der Vorbereitung auf die Prüfung zum zertifizierten Verwalter sieht die Verordnung nicht vor. Um die notwendigen Kenntnisse für die Sachkundeprüfung zu erwerben, gibt es entsprechende Fachliteratur sowie Vorbereitungsseminare von diversen Veranstaltern. Die IHK gibt auf Grund ihrer Bildungsträgerneutralität hierzu keine Empfehlung für oder gegen einen einzelnen Anbieter. Nachfolgend finden Sie eine Auswahl an Weiterbildungsanbietern/Kursen. Diese Aufzählung ist nicht vollständig oder abschließend, sondern spiegelt nur eine Auswahl der uns bekannten Angebote wider.

Die Industrie- und Handelskammern bieten verschiedene Weiterbildungen und Seminare aus dem Immobilienbereich an. Eine Übersicht mit dem kompletten Seminarangebot, den Terminen, Inhalten und Preisen finden Sie auf den jeweiligen Seiten der IHKs.

Über Weiterbildungsdatenbanken, wie dem WIS – Weiterbildungs-Informations-System oder der Hessischen Weiterbildungsdatenbank können Sie kostenfrei die Weiterbildungsmöglichkeiten verschiedener Anbieter recherchieren und vergleichen.

Darüber hinaus haben die Branchenverbände, unter anderem der VDIV – Verband der Immobilienverwalter Deutschland e.V., IVD – Immobilienverband Deutschland und Fachakademien wie die Südwestdeutsche Fachakademie der Immobilienwirtschaft e.V. ein breites Portfolio an Weiterbildungsmöglichkeiten. Lokal/regional wird auch der VDIVH – Verband der Immobilienverwalter Hessen e.V. entsprechende Angebote ab Sommer machen.

Seit Juni 2021 gibt es den Basisqualifizierungslehrgang „Fachmann/Fachfrau für Wohnimmobilienverwaltung (IHK)“ – eine Initiative des VDIV Deutschland in Kooperation mit GOING PUBLIC! und der IHK Frankfurt am Main. Alle Informationen zu dem Lehrgang, die Voraussetzungen, Termine und Preise finden Sie auf der Internetseite.

Benötigt man für den Vorbereitungslehrgang zur IHK-Zertifizierung (VDIV) Grundkenntnisse als Wohnimmobilienverwalter?
Voraussetzung für die Lehrgangsteilnahme ist eine mindestens 5-jährige praktische Berufstätigkeit im Bereich der Wohnimmobilienverwaltung. Wer diese nicht belegen kann, hat die Möglichkeit, fehlende Vorkenntnisse und damit die Zugangsberechtigung durch einen Vorkurs des VDIV Deutschland zu erreichen.


Anmerkung:

Dieses FAQ dient als erste Orientierungshilfe und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Trotz sorgfältiger Recherchen bei der Erstellung dieses Merkblatts kann eine Haftung für den Inhalt nicht übernommen werden. Die in diesem Merkblatt dargestellten Erläuterungen erfolgen vorbehaltlich etwaiger Änderungen durch anstehende verordnungsrechtliche oder gesetzliche Änderungen.

Stand: März 2022