Lieferantenerklärungen: Wissenswertes

Die Europäische Union (EU) und ihre Vorgängerin, die Europäische Gemeinschaft (EG) haben mit zahlreichen Ländern beziehungsweise Ländergruppen so genannte Präferenzabkommen geschlossen. In diesen Präferenzabkommen wurden Zollvergünstigungen (Präferenzen) vereinbart. Das bedeutet, dass die Einfuhr in ein Land, mit dem ein solches Abkommen abgeschlossen wurde, zollfrei oder zumindest zollermäßigt erfolgen kann. Voraussetzung ist, dass die Waren bestimmte Ursprungsregeln erfüllen, die in dem Präferenzabkommen festgelegt sind. Je nach Zollhöhe kann der präferenzielle Ursprung zu einem erheblichen Wettbewerbsvorteil führen, weil höhere Verkaufspreise auf diesem Wege ausgeglichen werden können. Außerdem fordern ausländische Kunden häufig den präferenziellen Ursprung.

Als Nachweis darüber, dass die Waren diese Ursprungsregeln erfüllen, müssen bei der Einfuhr Präferenznachweise (Warenverkehrsbescheinigung EUR.1, EUR-MED oder Ursprungserklärung auf der Rechnung) vorgelegt werden.

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Grundsätzlich ist zwischen Lieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft und Lieferantenerklärungen für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft zu unterscheiden. Außerdem gibt es jeweils neben Einzelerklärungen (decken eine Sendung ab) die Form einer Langzeiterklärung. Diese deckt Sendungen gleichartiger Waren in einem Zeitraum bis zu zwei Jahren ab (Frage 14).

Die Formulare für die Lieferantenerklärung (LE) und die Langzeit-Lieferanterklärung (LLE) für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft wurden zum Juli 2020 geändert. Anlass der erfolgten Änderungen sind unter anderem die jüngst hinzugekommenen Freihandelsabkommen der EU und die diesbezüglichen Anpassungen der Hinweise der deutschen IHK-Organisation auf der Rückseite der LE und LLE. Die Angaben auf der Vorderseite der LE und LLE haben sich nicht geändert. Bitte nutzen Sie künftig die aktualisierte Version der Lieferantenerklärungen. Die Angabe „Vereinigtes Königreich”, „Großbritannien” oder das Länderkürzel „GB” ist noch nicht enthalten. Sie können diese Formulare trotzdem verwenden und diese Angabe ergänzen.

(Langzeit-)Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft:Das ist eine Erklärung über den präferenzrechtlichen Ursprung der in der Erklärung benannten einer Ware: Welchen präferenziellen Ursprung hat diese Ware und für welche Abkommensländer gilt dieser. Die Aussage kann nur Ihr innerhalb der EU ansässiger Lieferant treffen. Sie dient als Nachweis bei der Beantragung oder Ausstellung eines Präferenznachweises. (siehe Fragen 1 und 3)Die Lieferantenerklärung kann darüber hinaus als Nachweis bei der Beantragung eines Ursprungszeugnisses verwendet werden (siehe Frage 18). Die Inhalte sind seit 1. Mai 2016 geregelt in der Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 zum Unionszollkodex. Die Vorgängerverordnung (EG) 1207/2001 ist nicht mehr gültig. (Langzeit-)Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft:Das ist eine Erklärung eines Lieferanten über Be- und Verarbeitungen, die an den von ihm gelieferten Waren in der EU vorgenommen wurden, aber für sich genommen noch nicht ursprungsbegründend sind. Sie dient in der Regel als Vorpapier für die Ausstellung einer Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft bzw. als Nachweis für die Beantragung oder Ausstellung eines Präferenznachweises. Diese Form ist selten (siehe Frage 13).Grenzüberschreitende Lieferantenerklärungen:Weitere Sonderformen der Lieferantenerklärung bestehen im Warenverkehr mit der Türkei, Tunesien, Algerien, Marokko sowie innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Bis auf die Türkei-Erklärung haben diese Sonderformen wenig praktische Bedeutung.Grenzüberschreitende Lieferantenerklärungen werden nachfolgend nicht behandelt.

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Eine Lieferantenerklärung dient einem Exporteur als einzig möglicher Nachweis für die Beantragung oder Ausstellung eines Präferenznachweises (Warenverkehrsbescheinigung EUR.1, EUR-MED oder Ursprungserklärung auf der Rechnung)(siehe Frage 11). Eine Lieferantenerklärung ist immer dann erforderlich, wenn der Exporteur nicht zugleich Hersteller der Ware ist. Mit einer Lieferantenerklärung wird dem jeweiligen EU-Kunden erläutert, bei welchen Exportvorgängen die gelieferte Ware präferenzberechtigt ist (siehe Frage 1). Wenn eine Ware mehrmals innerhalb der EU gehandelt wird, muss auch auf jeder Handelsstufe die Lieferantenerklärung ausgestellt werden, sonst ist die Nachweiskette unterbrochen (siehe Frage 6).

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Der Vorteil einer Lieferantenerklärung besteht darin, dass sie durch das Unternehmen in eigener Verantwortung und ohne behördliche Mitwirkung ausgestellt werden kann. Aus diesem Umstand ergeben sich aber auch besondere Sorgfaltspflichten (siehe Frage 15). Falls der Inhalt einer Lieferantenerklärung nicht oder nicht mehr stimmt, muss der Lieferant seinen Kunden darauf hinweisen und die ausgestellte Lieferantenerklärung korrigieren oder widerrufen, je nach Fall rückwirkend oder für die Zukunft, für einzelne Waren oder generell. Das betrifft vor allem Langzeit-Lieferantenerklärungen. Die Zollbehörden können die Richtigkeit einer Lieferantenerklärung jederzeit überprüfen und alle dafür notwendigen Nachweise verlangen. Dazu gehört die Vorlage eines Auskunftsblatts INF 4 (siehe Frage 17), das der Lieferant bei seiner zuständigen Zollstelle beantragen muss. Auch der Empfänger einer Lieferantenerklärung kann diese überprüfen lassen.

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Ein Exporteur benötigt immer dann keine Lieferantenerklärung, wenn er die Waren, die er exportieren möchte, im eigenen Betrieb in der EG/EU vollständig gewonnen oder hergestellt hat. Das wird nur selten der Fall sein, da bei der Herstellung von Waren in der Regel Vormaterialien aus anderen Betrieben verwendet werden.
Ob in solchen Fällen zusätzlich eine Lieferantenerklärung benötigt wird, hängt von den in den Präferenzabkommen festgelegten Ursprungsregeln ab. Werden die Ursprungsregeln nicht durch die Fertigung im eigenen Unternehmen erfüllt, dann kann die Ursprungsregel durch den Einsatz von Vormaterial mit nachgewiesenem Präferenzursprung meist doch noch eingehalten werden. Das gesamte Produkt erhält dann einen präferenziellen Ursprung. (s. Frage 12)
Zwingend notwendig ist eine Lieferantenerklärung dagegen, wenn der Exporteur die Waren selbst nicht be- oder verarbeitet hat, sondern es sich um reine Handelswaren handelt.

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Nein, zumindest nicht gesetzlich. Bei entsprechender Vereinbarung kann aber eine vertragliche Pflicht bestehen. Es empfiehlt sich daher, die Pflicht des Lieferanten zur Ausstellung von Lieferantenerklärungen im Kaufvertrag festzulegen. Auch wenn keine rechtliche Verpflichtung zur Abgabe von Lieferantenerklärungen besteht, werden diese häufig abgegeben, weil sonst die Gefahr besteht, Kunden zu verlieren. Grundsätzlich ist die Entscheidung, ob sich ein Unternehmen mit dem präferenziellen Ursprung und den daraus folgenden Sorgfaltspflichten (zur Haftung s. Frage 15) beschäftigt, eine Investitionsentscheidung: wie groß sind die Wettbewerbsvorteile im Export oder im Inland und welche Kosten entstehen dadurch? Dazu sollten unter anderem die Einsparpotenziale bei den Zöllen in den Exportmärkten betrachtet werden.

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Der Aussteller einer Lieferantenerklärung muss seinen Sitz in Deutschland oder einem anderen EU-Mitgliedstaat haben. Es ist nicht ausreichend, wenn ein drittländisches Unternehmen zoll- und umsatzsteuerrechtlich in der EU gemeldet ist, aber nur einen Lagerplatz bei einer Spedition gemietet hat. Ein EU-ansässiges Unternehmen kann sich bei der Erstellung der Lieferantenerklärungen durch ein in einem Drittland ansässigen Unternehmen vertreten lassen, sofern die Unterlagen beim hier ansässigen Unternehmen sind.
Lieferantenerklärungen, die in einem Drittland, zum Beispiel in der Schweiz oder im Vereinigten Königreich, ausgestellt werden, sind ungültig und dienen lediglich der Information, dass der Lieferant präferenzberechtigte Ware liefert. Der eigentliche Präferenznachweis ist in diesen Fällen die für die jeweilige Lieferung abgegebene Warenverkehrsbescheinigung (EUR.1 oder EUR-MED) oder die Ursprungserklärung auf einem Handelsdokument.
Auch der Empfänger einer Lieferantenerklärung muss seinen Sitz sinnvollerweise in der EU haben.

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Regelfall: Europäische Union

Grundsätzlich wird in Lieferantenerklärungen nur der Ursprung „Europäische Union” bzw. EU oder „Europäische Gemeinschaft”genannt. Diese Bezeichnungen sind völlig gleichwertig. In der Praxis werden oft noch beide Bezeichnungen genannt, EU ist ausreichend, wenn in der Lieferantenerklärung mehrere Empfangsländer genannt werden (siehe Frage 9). Bitte beachten Sie, dass die Bezeichnung „EG” nicht akzeptiert wird (wegen Verwechslungsgefahr mit Ägypten, Ländercode „EG”). Die Angabe des Ursprungs eines EU-Mitgliedstaats ist nur zusätzlich möglich. Beispiel: Europäische Union (Niederlande). Diese Information wird in Warenwirtschaftssystemen, für statistische Zwecke oder für die Beantragung eines Ursprungszeugnisses mit einer genauen Ursprungsangabe verlangt. Die alleinige Angabe „Niederlande” ist nicht zulässig.

Wenig gebräuchlich und in der Praxis zu Schwierigkeiten führend ist die Angabe des Ursprungs EWR.

Ebenfalls möglich ist der präferenzielle Ursprung eines Landes, mit dem die EU ein Präferenzabkommen abgeschlossen hat (siehe Frage 1). Voraussetzung dafür ist, dass diese Waren zuvor mit einem Präferenznachweis aus diesem Abkommensland in die EU importiert worden sind.
Allerdings ist die Bescheinigung eines anderen Ursprungs als des EU-Ursprungs nur im Handel mit den Ländern des Regionalübereinkommens der Paneuropa-Mittelmeer-Kumulationszone (PEM) (EU, EFTA, Färöer, Türkei, Mittelmeeranrainer, Westbalkanstaaten, Georgien, Ukraine und Moldau) sinnvoll, da diese Länder untereinander gleichlautende Präferenzabkommen abgeschlossen haben und so einen einheitlichen Präferenzraum bilden.
Im Handel mit anderen Ländern ist eine solche Bescheinigung in der Regel nicht sinnvoll, da zwischen dem Land, in dem die Waren ihren Ursprung haben (zum Beispiel Vereinigtes Königreich), und dem Einfuhrland (zum Beispiel Südkorea) in Kombination mit der EU kein Präferenzabkommen besteht. Dementsprechend werden für diese Waren keine Zollvergünstigungen gewährt, Präferenznachweise und Lieferantenerklärungen sind daher nicht notwendig.

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Die Lieferantenerklärung bildet die Präferenzabkommen ab, die die EG/EU mit anderen Staaten geschlossen hat. Falls zusätzliche Abkommen geschlossen werden, können dieser Länder oder Ländergruppen beigefügt werden. Ein Land sollte nur dann aufgeführt werden, wenn sicher gestellt ist, dass die geltenden Ursprungsregeln auch tatsächlich eingehalten werden.
Denn führt ein Lieferant auf einer Lieferantenerklärung ein bestimmtes Land auf, so bestätigt er damit, dass die von ihm gelieferten Waren den Ursprungsregeln für den Präferenzverkehr mit diesen Ländern entsprechen. Der Lieferant ist also verpflichtet, für jedes Land zu prüfen, ob die Waren die in den jeweiligen Präferenzabkommen mit der EG/EU festgelegten Ursprungsregeln erfüllen.
Da die Präferenzabkommen, die die EG bzw. EU abgeschlossen hat, nicht zwingend in allen Punkten deckungsgleich sind, kann es hier bei einzelnen Ländern zu Abweichungen kommen. (s. Frage 12)
Erfüllen die Waren die Ursprungsregeln in einem bestimmten Abkommen nicht, darf das entsprechende Land auf der Lieferantenerklärung auch nicht aufgeführt werden. Eine Übersicht über bestehende Handelsabkommen finden Sie in der Servicespalte neben diesem Text.
Eine Übersicht der zulässigen Ländergruppen-Abkürzungen bietet die Zolldatenbank Warenursprung und Präferenzen online.

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Rechtsgrundlage für die Ausstellung einer Lieferantenerklärung ist die Verordnung (EG) Nr. 1207/2001 vom 11. Juni 2001 (seit 1. Mai 2016: Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 zum Unionszollkodex, s. Frage 20). Diese Verordnung legt den Wortlaut der Lieferantenerklärungen verbindlich fest. Selbst bei kleinen sprachlichen Abwandlungen wird mitunter die Anerkennung verweigert. Daher ist es empfehlenswert, sich an den Text wörtlich und nicht nur sinngemäß zu halten.
Nicht festgelegt ist dagegen die Pflicht zur Verwendung von Vordrucken. Eine Lieferantenerklärung kann für jede Sendung auf der entsprechenden Rechnung, einem zur Sendung gehörenden Lieferschein oder auf einem sonstigen Handelspapier ausgestellt werden. Lediglich der Wortlaut ist verbindlich und wörtlich einzuhalten.
Zu den sonstigen Handelspapieren gehören auch die Vordrucke, die bei den Industrie- und Handelskammern (IHKs) oder im Formularhandel erhältlich sind. Wird ein solches Handelspapier verwendet, muss die zugehörige Ware eindeutig identifiziert werden können. Die Angabe der Zolltarifnummer ist nicht vorgeschrieben, die Angabe kann bei abweichenden Meinungen zwischen Lieferant und Kunden zu Schwierigkeiten führen. (Beispiel: der Lieferant sieht in der Ware Teile aus Metall, der Kunde sieht darin Teile für eine Maschine).
Aus der Lieferantenerklärung muss der Aussteller der Lieferantenerklärung, d.h. der verantwortliche Mitarbeiter, klar hervorgehen.
Bei einer Langzeit-Lieferantenerklärung muss auch der Empfänger klar hervorgehen.
Lieferantenerklärungen sollten grundsätzlich handschriftlich unterschrieben sein. Werden Lieferantenerklärungen am Computer erstellt, können sie auch ohne Unterschrift anerkannt werden. In diesem Fall muss jedoch die verantwortliche natürliche oder juristische Person namentlich genannt sein und der Lieferant muss sich dem Kunden gegenüber schriftlich verpflichten, die volle Haftung für jede abgegebene Lieferantenerklärung zu übernehmen. Diese Regelung findet sich in Artikel 63 (3) UZK-IA (bis 30.4.2016: Artikel 5 VO (EG) 1207/2001).
Bei der Nennung der Länder, für die die Lieferantenerklärung gilt, können sowohl die offiziellen Länderbezeichnungen als auch die zweistelligen ISO-Alpha-Codes verwendet werden. Sammelbezeichnungen wie z. B. "EFTA" oder "MOEL" sind dagegen unzulässig, ebenso die Bezeichnung EG für die Europäische Gemeinschaft. Da es keinen ISO-Ländercode für die EG gibt und manchmal eine Verwechslung mit Ägypten angenommen wird, sollte die EG entweder als "Europäische Gemeinschaft" ausgeschrieben oder beispielsweise mit EEC, CEE oder CE abgekürzt werden. Die Abkürzung EU wird ebenfalls akzeptiert.
Lieferantenerklärungen können auch nachträglich ausgestellt werden, d.h. sie sind auch dann anzuerkennen, wenn sie nach bereits erfolgter Lieferung ausgefertigt werden.
Nicht anerkannt werden so genannte "Ausschluss-Klauseln" in Langzeit-Lieferantenerklärungen, die auf abweichende Angaben über den präferenzrechtlichen Ursprung der Waren in später auszustellenden Rechnungen oder sonstigen Handelspapieren verweisen. Der präferenzielle Ursprung der Waren muss direkt der Lieferantenerklärung (oder einer Anlage) entnommen werden können. Auf den Anlagen können auch klar bezeichnete Waren ohne Präferenzursprung aufgeführt werden.
Die Waren selbst müssen klar benannt werden. Allgemeine Sammelbezeichnungen wie z.B. "Ersatzteile für Pumpen" oder "alle von uns gelieferten Waren" reichen nicht aus.

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Die genauen Regeln, nach denen der präferenzrechtliche Ursprung bestimmt wird, sind in den Präferenzabkommen der EG/EU festgelegt. Grundsätzlich gilt:

a) Ursprungserzeugnisse der EG/EU sind Erzeugnisse, die vollständig in der EG/EU gewonnen oder hergestellt worden sind.
Dazu gehören Erzeugnisse, bei deren Herstellung ausschließlich Vormaterialien aus EU-Mitgliedstaaten verwendet wurden.

b) Werden bei der Herstellung Vormaterialien aus Drittländern verwendet, so müssen die Erzeugnisse ausreichend be- oder verarbeitet worden sein, d.h. eine reine Minimalbehandlung genügt nicht.

c) Es müssen die in den Ursprungsregeln aufgeführten Bedingungen (z.B. Bearbeitungsvorgänge oder Grad der Wertschöpfung) erfüllt sein

Sind diese Bedingungen nicht erfüllt, darf keine Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft ausgestellt werden.
Eine Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft kann nur in ganz bestimmten Fällen ausgestellt werden. (s. Frage 13)

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Die Regeln für den präferenziellen Ursprung sind innerhalb der paneuropäischen Kumulationszone einheitlich, so dass eine Prüfung für alle Länder ausreicht. Die übrigen Abkommen müssen einzeln pro Land geprüft werden, wobei es im Ermessen des Unternehmens liegt, wie und für welche Länder dies geschieht. Allerdings sollten auf der Lieferantenerklärung auch nur die Länder genannt werden, die überprüft worden sind. Die Ursprungsregeln sind in den jeweiligen Präferenzabkommen enthalten. Diese können über das Präferenzportal des Zolls geprüft werden. Eine Übersicht der Handelsabkommen finden Sie hier.

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Lieferantenerklärungen für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft dienen als Nachweise bei arbeitsteiligen Prozessen (z.B. im Textilbereich oder bei Lohnfertigungen), bei denen die einzelnen Arbeitsschritte für sich genommen noch nicht ausreichen, um den EU-Ursprung zu erlangen, die Summe der Arbeitsschritte allerdings eine ausreichende Be- oder Verarbeitung nach den jeweiligen Ursprungsregeln darstellt (s. Frage 11).
Damit in einem solchen Fall am Ende des Arbeitsprozesses eine Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft ausgestellt werden kann, muss jeder Betrieb, der einen Arbeitsschritt vornimmt, über den Grad der vorangegangenen Be- oder Verarbeitungen informiert werden. Diesem Zweck dient die Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft. Der Wortlaut der Lieferantenerklärungen ohne Präferenzursprungseigenschaft hat sich zum 1. Mai 2016 geändert (siehe Frage 20).
Lieferantenerklärungen für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft sind keine "Ersatz"-Ursprungsnachweise für Waren aus Ländern, mit denen die EU kein Präferenzabkommen abgeschlossen hat, oder - außer in den oben aufgeführten Fällen - für Waren, die die in den Präferenzabkommen festgelegten Ursprungsregeln nicht erfüllen.
Als Ursprungsnachweis für Waren aus Ländern, mit denen die EU kein Präferenzabkommen abgeschlossen hat, dient das Ursprungszeugnis.

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Bei einer Langzeit-Lieferantenerklärung handelt es sich um eine einmalige Erklärung, die auch weitere Lieferungen derselben Ware abdeckt und für einen Zeitraum von maximal zwei Jahren gültig ist. Üblich ist die unterjährige Ausstellung für das laufende Kalenderjahr, es sind aber alle anderen Gestaltungen möglich. Die rückwirkende Ausstellung ist auf ein Jahr beschränkt. Falls die Lieferung länger als ein Jahr ab dem Ausstellungsdatum zurückliegt, können nur Einzel-Lieferantenerklärungen verwendet werden.

Eine Lieferantenerklärung ist auch nach Ablauf der Gültigkeitsperiode noch ein gültiger Nachweis für die jeweils erfassten Waren. Maßgeblich ist hier der Lieferzeitpunkt. Beispiel: Im März 2021 soll Ware mit einem Präferenznachweis exportiert werden. Diese Ware ist im Jahr 2020 beim Unternehmen eingegangen. Die Präferenz muss mit der Langzeit-Lieferantenerklärung , Gültigkeitsperiode 2020, nachgewiesen werden. Eine Lieferantenerklärung für die Periode 2021 wäre hier wegen des Wareneingangs 2020 nicht maßgeblich.

Folgende Datumsangaben muss eine LLE enthalten:

Der Lieferant verpflichtet sich in einer Langzeit-Lieferantenerklärung, den Käufer umgehend zu informieren, sobald die Lieferantenerklärung für die gelieferten Waren nicht mehr gilt. Langzeit-Lieferantenerklärungen können auch für einzelne Artikel widerrufen werden.

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Zu unterscheiden ist zwischen steuer-, straf- und zivilrechtlichen Konsequenzen.
Steuerrechtlich kann eine nicht zutreffende Ursprungsangabe in einer Lieferantenerklärung dazu führen, dass ein ausgestellter Präferenznachweis zurückgenommen wird und die Waren im Einfuhrland nachträglich verzollt werden müssen. (s. Frage 1)
Strafrechtlich kann sich eine Mitwirkungshandlung an einer vom Einführer, d.h. vom Käufer, begangenen Steuerhinterziehung, leichtfertigen Steuerverkürzung oder Steuergefährdung ergeben, wenn im Einfuhrland die Präferenz nachträglich verweigert und der Einführer zur Zollnachzahlung veranlagt wird.
Die deutsche Abgabenordnung sieht deshalb vor, dass Zuwiderhandlungen im Zusammenhang mit Präferenznachweisen als Ordnungswidrigkeit oder als Straftat geahndet werden können. Eine leichtfertige Steuerverkürzung oder Steuergefährdung wird als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße geahndet, die sowohl gegen denjenigen festgesetzt werden kann, der den Präferenznachweis unterschrieben hat, als auch gegen dessen Vorgesetzten. Schwere Fälle, die als kriminelles Unrecht angesehen werden müssen, werden als Straftat durch Gerichtsurteil mit Geldstrafen oder Freiheitsstrafen bis zu fünf Jahren geahndet.
Zivilrechtlich kann die Erklärung, wonach die gelieferten Waren einen bestimmten präferenzrechtlichen Ursprung haben, als "zugesicherte Eigenschaft" gewertet werden. Ist die Ursprungsangabe falsch und erleidet der Käufer hierdurch einen Schaden, so ist der Exporteur gegebenenfalls ersatzpflichtig. Muss der Käufer in dem Einfuhrland den für Drittlandswaren geltenden vollen Zollsatz zahlen, kann er den Exporteur unter Umständen hierfür in Regress nehmen. Der wirtschaftliche Schaden erhöht sich häufig dadurch, dass die Beziehung zum Kunden gelitten hat.

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Nach der Lieferantenerklärungsverordnung gilt eine Mindestfrist von drei Jahren. In Deutschland gelten die Regelungen der Abgabenordnung (AO). Für Lieferantenerklärungen, bei denen es sich um Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 Unionszollkodex (UZK) handelt, gilt gemäß Paragraf 147 Abgabenordnung (AO) eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Sofern Lieferantenerklärungen auf Rechnungen oder sonstigen Unterlagen angegeben werden, gilt ebenfalls die allgemeine Aufbewahrungsfrist für Rechnungen (zehn Jahre). Lieferantenerklärungen können elektronisch aufbewahrt werden, da diese keine Präferenznachweise sind. Maßgeblich ist Paragraf 147 AO.

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Hat die Zollstelle Zweifel an der Richtigkeit einer Lieferantenerklärung, kann sie vom Ausführer die Vorlage des Auskunftsblattes INF 4 innerhalb von vier Monaten verlangen. Dieses dient zur Bestätigung der angezweifelten Lieferantenerklärung und wird von der zuständigen Zollstelle auf Antrag des Lieferanten innerhalb von drei Monaten ausgestellt. Der Ausführer muss sich an seinen Lieferanten wenden, damit dieser das INF 4 bei seiner Zollstelle beantragt. Wird die Frist von vier Monaten nicht eingehalten, wird die Ausstellung des Präferenznachweises von der Zollbehörde abgelehnt. Die Frist kann verlängert werden, wenn der präferenzielle Ursprung über mehrere Stationen zurückverfolgt werden muss.

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Ja, aber nur, wenn der Ursprung nicht durch Kumulation zustande gekommen ist. Obwohl für die Ausstellung von Ursprungszeugnissen andere Ursprungsregeln gelten (Nichtpräferenzielles Ursprungsrecht), werden Lieferantenerklärungen (ohne Kumulation) als Nachweise akzeptiert. Diese praxisnahe Regelung dient der Erleichterung des Außenwirtschaftsverkehrs. Falls der Ursprung durch Kumulation entstanden ist, sind die Unterschiede zwischen präferenziellem und handelspolitischem Ursprung zu groß (s. Frage 19.).
Exporteure, die eine Lieferantenerklärung als Nachweis für die Ausstellung eines Ursprungszeugnisses verwenden wollen, müssen allerdings darauf achten, dass in der betreffenden Lieferantenerklärung das Ursprungsland genannt wird, das auch in dem Ursprungszeugnis angegeben wird. Wird in der Lieferantenerklärung nur EU-Ursprung bescheinigt, kann auch im Ursprungszeugnis nur die EG/EU als Ursprungsland bescheinigt werden. (s. Frage 8)
Umgekehrt sind Ursprungzeugnisse allerdings keine zulässigen Nachweise für die Ausstellung von Lieferantenerklärungen

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Für die Ausstellung von Präferenznachweisen EUR-MED sind die Angaben der Lieferantenerklärung in der herkömmlichen Form nicht ausreichend. Es muss aus der Lieferantenerklärung auch hervorgehen, ob bei der Herstellung der Waren mit Vormaterialien aus der Pan-Euro-Med Zone kumuliert wurde oder die Waren ohne Kumulierung hergestellt worden sind.
Um eine Warenverkehrsbescheinigung/Rechnungserklärung EUR-MED ausstellen/ausfertigen zu können, muss der Lieferant gegenüber seinem Kunden den nachstehend aufgeführten Kumulationsvermerk abgeben.

"Er erklärt Folgendes:

Die richtige Angabe muss angekreuzt werden, alternativ reicht auch die Nennung der richtigen Alternative. Unter Kumulation versteht man den Ursprungserwerb in mehr als einem Zollgebiet. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn Vormaterial aus der Schweiz in EG-Erzeugnisse eingebaut wird und der Wert dieses Vormaterials bei der Ursprungsermittlung als präferenzberechtigtes Vormaterial einbezogen wird. Keine Kumulation findet statt, wenn der Ursprungserwerb beispielsweise ausschließlich innerhalb der EU oder innerhalb Israels stattfindet. In diesen Fällen wird "keine Kumulation angewendet" angekreuzt. Fehlt eine derartige Erklärung, können die Waren nicht an der Pan-Euro-Med Kumulierung teilnehmen. Diese Änderung ist nur erforderlich, wenn eine EUR-MED oder eine Ursprungserklärung MED ausgestellt werden soll, die bisherigen Warenverkehre sind nach erneuter Korrektur nicht betroffen. Dies bedeutet, dass eine EUR.1 auch auf Basis von Lieferantenerklärungen ohne Kumulationsvermerk ausgestellt werden kann.

Falls der Präferenzursprung der Erzeugnisse durch Kumulation zustande gekommen ist, wird die Administration extrem aufwändig. In diesem Fall stellt sich die Frage, ob man nicht auf mögliche Vorteile durch die Pan-Euro-Med-Kumulierung und den präferenziellen Ursprung ganz verzichtet.

Falls es sich um eine "klassische" Kumulierung handelt, d.h. Kumulierung mit einem EFTA-Land, besteht neben der Möglichkeit, den Kumulierungsvermerk anzugeben, auch die Variante, auf den Vermerk zu verzichten. Dann ist die Lieferantenerklärung nur als Vorpapier für eine EUR.1 zulässig. Der Länderkreis, für die eine solche Erklärung gültig ist, bleibt auf die EFTA-Staaten und die Türkei beschränkt.

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Die Ursprungsregeln der Pan-Euro-Med-Zone wurden deutlich verbessert. Wer den Ursprung nach den neuen Übergangsregeln ermittelt hat, muss dies auf den Lieferantenerklärungen mit dem Zusatz „Transitional Rules“ angeben. Die Präferenz ist in diesem Fall aber nur für die Staaten gegeben, die die Übergangsregeln akzeptieren. Erfüllt eine Ware sowohl die „Transitional Rules” als auch die bisherigen Pan-Euro-Med-Regeln, so kann das auf dem Dokument auch angegeben werden. Umsetzungsvorschlag, abgestimmt mit der Zollverwaltung:
Eine Langzeit-Lieferantenerklärung soll nachweisen, dass die Ware beide Regelungen erfüllt: Hinter das jeweilige Land oder hinter die gesamten Pan-Euro-Med-Teilnehmerstaaten – ohne die Maghreb-Staaten – kommt der Vermerk: „Regionales Übereinkommen und transitional rules/Übergangsregeln (ab dem Zeitpunkt der Anwendbarkeit)”; Das ist die vereinfachte zusammengefasste Version, der Wortlaut ist nicht zwingend.

Diese IHK-Information kann lediglich einen allgemeinen Überblick geben. Bitte wenden Sie sich an Ihre IHK-Ansprechpartner.