Export - Warenbegleitpapiere und ausländische Einfuhrbestimmungen

Export- und Proformarechnung

Die Exportrechnung

1. Was ist eine Exportrechnung (Handelsrechnung)?
  • Anschrift und Bankverbindung des Absenders (z.B. im Firmenbogen)
  • Vollständige Anschrift des Empfängers
  • Rechnungs-Nummer und –Datum
  • Präzise Warenbezeichnung und Warenmenge
  • Einzel- und Gesamtpreis sowie ggf. separat die vereinbarten Verpackungs-, Versicherungs- und Transportkosten
  • Lieferbedingungen (die Incoterms sollten bereits im Angebot abgeklärt werden – Regelung des Gefahr- und Kostenübergangs)
  • Zahlungsbedingungen und Versandart mit Angabe der Luftfrachtbrief-Nr., Verschiffungsdaten o. ä.
  • Verpackungsdaten, u. a. für die Identifizierung der Ware
  • Eides- und Schwurklauseln gemäß den Einfuhrvorschriften, Ursprungserklärungen etc.
  • Angaben gemäß den Bedingungen des Kunden im Vertrag ggf. Akkreditiv, z. B. Erklärungen zur Ordnungsmäßigkeit der Preise, Herstellererklärung
  • Zolltarifnummer(n) Ihrer Waren
Als Exportrechung (engl. = commercial invoice) wird im allgemeinen eine Rechnung im Auslandsgeschäft bezeichnet, die den Empfänger auffordert, einen bestimmten Betrag für gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen zu entrichten.
2. Zusätzliche Funktionen der Exportrechnung:
Darüber hinaus ist die Exportrechnung Grundlage für die Verzollung bei Nicht-EU-Geschäften sowie für eine statistische Erhebung. Die Exportrechnung dient der Überwachung des Devisenverkehrs sowie als Basis für die Ausfertigung weiterer Versand- und Versicherungsdokumente.
3. Erforderliche Inhalte einer Exportrechnung:
Im Vergleich zu einer Inlandsrechnung müssen Exportrechnungen weitergehende Angaben beinhalten. Insbesondere sind die Einfuhrvorschriften des jeweiligen Landes sowie die Bedingungen des Kaufvertrages und ggf. des Akkreditivs zu beachten (Anzahl und Sprache der Rechnungen, Legalisierungsvorschriften, Ursprungserklärungen etc.).
Hinweise zu Einfuhrvorschriften erhalten Sie bei Ihrer Industrie- und Handelskammer.
a.) Grundangaben
  • Anschrift und Bankverbindung des Absenders (z.B. im Firmenbogen)
  • Vollständige Anschrift des Empfängers
  • Rechnungs-Nummer und –Datum
  • Präzise Warenbezeichnung und Warenmenge
  • Einzel- und Gesamtpreis sowie ggf. separat die vereinbarten Verpackungs-, Versicherungs- und Transportkosten
  • Lieferbedingungen (die Incoterms sollten bereits im Angebot abgeklärt werden – Regelung des Gefahr- und Kostenübergangs)
  • Zahlungsbedingungen und Versandart mit Angabe der Luftfrachtbrief-Nr., Verschiffungsdaten o. ä.
  • Verpackungsdaten, u. a. für die Identifizierung der Ware
b.) Zusätzliche Angaben
  • Eides- und Schwurklauseln gemäß den Einfuhrvorschriften, Ursprungserklärungen etc.
  • Angaben gemäß den Bedingungen des Kunden im Vertrag ggf. Akkreditiv, z. B. Erklärungen zur Ordnungsmäßigkeit der Preise, Herstellererklärung
  • Zolltarifnummer(n) Ihrer Waren

Die Proforma-Rechnung

1. Sinn und Zweck der Proforma-Rechnung
Im Gegensatz zur Exportrechnung wird durch die Proforma-Rechnung keine Zahlung ausgelöst, da die Proforma-Rechnung nicht als Zahlungsgrundlage gilt.
Eine Proforma-Rechnung wird in erster Linie für Zollzwecke ausgestellt, z.B.
  • bei kostenlosen Mustersendungen
  • für die vorübergehende Verwendung von Waren im Ausland (siehe auch Carnet A.T.A.)
  • bei kostenlosen Ersatzteilsendungen (Garantie, Kulanz etc.). D.h. auch zu einem späteren Zeitpunkt darf keine Berechnung erfolgen.
  • Darüber hinaus verlangen Abnehmer in diversen Ländern Angebote in Form einer Proforma-Rechnung. In diesen Fällen ist die Proforma-Rechnung notwendig für die Zuteilung von Devisen, zur Eröffnung eines Akkreditivs oder für den Erhalt einer Importlizenz.
Eine Proforma-Rechnung ist durch den Zusatz „Proforma-Rechnung“ bzw. eng. „proforma invoice“ zu kennzeichnen. Die anderen Inhalte entsprechen den Angaben einer Exportrechnung.
Hinweis zur Rechnungsstellung bei Export- und Proforma-Rechnungen
  • Lieferungen in das Ausland erfolgen umsatzsteuerfrei. Daher sind entsprechende Rechnungen netto auszustellen.
  • Lieferungen innerhalb der EG sind erwerbsteuerpflichtig. Wenn Sie an erwerbsteuerpflichtige Personen (i.d.R. Unternehmer) in anderen EG-Mitgliedstaaten Waren liefern, sollte auf allen Rechnungen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-ID-Nr.) des Empfängers und des Lieferanten sowie der Hinweis auf eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung erscheinen. Dies gilt genauso für deutsche umsatzsteuerpflichtige Personen / Unternehmen, die Lieferungen aus anderen EG-Staaten erhalten.
  • Alle Rechnungen sollten original unterschrieben werden und keine Rasuren oder Übermalungen (z. B. mit Tipp-Ex) aufweisen.
Dieses Merkblatt kann lediglich einen allgemeinen Überblick geben. Es wurde nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Für die Richtigkeit der in diesem Merkblatt enthaltenen Angaben können wir trotz sorgfältiger Prüfung keine Gewähr übernehmen.