Aufbewahrungsvorschriften für Zolldokumente

Zu den Zolldokumenten gehören neben den im Regelfall elektronischen Zollanmeldungen auch alle Unterlagen, die einer Zollanmeldung nach Art. 162 und Art. 163 UZK beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben.
Beim Import sind dies im Regelfall

Beim Export sind dies im Regelfall

Diese Dokumente werden üblicherweise mit den Unterlagencodierungen auf der Zollanmeldung erfasst. Es geht nur um diejenigen Unterlagen, die zum einen gemäß elektronischem Zolltarif zwingend sind und die auch tatsächlich als Dokument vorliegen. Bei Angaben in Form von sogenannten Negativcodierungen (zum Beispiel Y901 (kein Dual-use-Gut), Y903 (kein Kulturgut) liegen keine Dokumente vor, diese Angaben müssen schlüssig nachvollziehbar sein). Die Exportrechnung muss der Zollanmeldung nicht beigefügt werden und zählt daher nicht als Zolldokument.
Beim Export werden viele Dokumente erstellt, die nicht für die Ausfuhrzollabfertigung wichtig sind, sondern im Zielland eine Wirkung entfalten sollen (Präferenznachweise, Ursprungszeugnisse, diverse Bescheinigungen). Diese für das Zielland wirksamen Dokumente sind im Original im Zielland einzureichen und liegen daher beim exportierenden Unternehmen höchstens noch als Kopie oder Datei vor. Deswegen fallen sie nicht unter die nachfolgend aufgeführten Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungsformen. In der Praxis werden diese Kopien mit aufbewahrt, da die Vorgangsdokumentation sinnvollerweise nicht getrennt wird.

a) elektronisches Original: elektronisch aufbewahren
Bei elektronisch abgegebenen Zollanmeldungen (ATLAS) muss die komplette Datenkommunikation, beginnend mit dem Antrag und endend mit dem abschließenden Ausgangsvermerk (AGV) oder Alternativ-AGV aufbewahrt werden. Da diese Daten in elektronischer Form (originär elektronische Daten) erstellt werden, sind diese auch in elektronischer Form aufzubewahren. Eine Aufbewahrung in Papierform ist nicht ausreichend und allenfalls zusätzlich möglich. Der Datenverkehr (Logbuch) sollte durch das genutzte Zollprogramm aufgezeichnet werden. Im Zweifelsfall erkundigen Sie sich bitte bei Ihrem Anbieter. Die Kriterien finden Sie in der Verfahrensanweisung ATLAS unter Punkt 6.2 „Archivierung/ Aufbewahrung von Unterlagen und elektronischen Daten auf Beteiligtenseite“. Bei Nutzung der IAA Plus sollten Sie das zur Verfügung gestellte zip-file pro Vorgang herunterladen und speichern (siehe Gliederungspunkt 3.6 des IAA-Plus-Handbuchs).

b) Ausnahme: Aufbewahrung im Papier-Original
Der Grundsatz: Unterlagen, die einer Zollanmeldung nach Art. 162 und Art. 163 UZK beizufügen sind, müssen im Original aufbewahrt werden, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben (siehe oben). Das gilt dann, wenn es sich dabei „um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise handelt" (§ 147 Abs. I Nr. 4a i.V.m. § 147 Abs. II Abgabenordnung). Betroffen sind somit in der Regel die Importvorgänge (zum Beispiel Gesundheitszeugnisse, Ursprungsnachweise, unterschriebene Ursprungserklärungen, Freiverkehrsnachweis A.TR). Achtung: Falls eine Rechnung oder Handelsdokumente mit einem Zollstempel versehen sind, müssen diese ebenfalls im Original aufgehoben werden. Dies kann zum Beispiel bei Ausfuhrsendungen unter 1000 Euro der Fall sein, wenn für Umsatzsteuerzwecke die Rechnung mit einem Zollstempel versehen wird.

c) Regelfall: Aufbewahrung auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern
Für alle Unterlagen, die nicht gemäß b) im Original aufbewahrt werden müssen, ist die Wiedergabe auf einem Bild- oder anderen Datenträger zulässig, sofern auch alle anderen Unterlagen in dieser Form vom steuerpflichtigen Unternehmen aufbewahrt werden. Das gilt auch für alternative Nachweisdokumente im Fall offener Ausfuhranmeldungen. Dies kann unter anderem die Spediteursbescheinigung sein. Das Unternehmen kann also bei den meisten Dokumenten zwischen der Aufbewahrung im Papier-Original oder in bildlicher elektronischer Darstellung wählen.

In Deutschland kommen sechs und zehn Jahre als Aufbewahrungsfrist in Frage (zuzüglich des laufenden Kalenderjahres). Wenn Dokumente aus steuerlichen Gründen aufbewahrt werden müssen, gilt immer eine Frist von zehn Jahren. Da Zolldokumente, insbesondere der Ausgangsvermerk (AGV), auch als Nachweis für eine steuerfreie Ausfuhrlieferung dienen, sind der AGV und die zugehörige Datenkommunikation (Logbuch) in ATLAS zehn Jahre aufzubewahren. Dieselbe Frist gilt für die vorzulegenden/vom Zoll zurückgegebenen beziehungsweise in der Zollanmeldung zwingend mit einer Unterlagencodierung versehenen Dokumente (siehe oben).

Lieferantenerklärungen gehören ebenfalls zu den Dokumenten, die gemäß § 147 I AO i.V.m. § 147 III AO zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Das hat die deutsche Zollverwaltung im Dezember 2019 klargestellt. Zuvor wurde die Auffassung vertreten, dass eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt. Grund für die geänderte Einschätzung ist, dass Lieferantenerklärungen unter Artikel 15 I UZK gesehen werden. Da eine Lieferantenerklärung keine steuerlichen Wirkungen im Inland hat und und eine Überprüfung durch den Zoll ist rückwirkend nur drei Jahre (regelmäßig zuzüglich dem laufenden Jahr) im Rahmen einer Betriebsprüfung oder eines ausländischen Nachprüfungsersuchens möglich ist, dürfte die Auswirkung gering sein. Im Rahmen des INF4-Verfahrens könnten gegebenenfalls längere Fristen denkbar sein. Dies ist sehr selten.
Gemäß § 147 II AO können Lieferantenerklärungen elektronisch aufbewahrt werden, da Lieferantenerklärungen weder amtliche Urkunden noch „handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise“ sind. Unter Präferenznachweisen versteht man die grenzüberschreitenden Nachweise wie Warenverkehrsbescheinigungen oder Ursprungserklärungen.

Die Dokumente und Dateien müssen grundsätzlich im Inland aufbewahrt werden. Für eine Verlagerung der Buchführung ins Ausland ist eine Bewilligung des zuständigen Finanzamts und des zuständigen Hauptzollamtes erforderlich. Der Antrag kann über das Bürger- und Geschäftskundenportal gestellt werden. Dokumente, die im Original aufbewahrt werden müssen, dürfen nicht ins Ausland verlagert werden.

Der Zoll informiert im Internet über Aufbewahrungsfristen für Präferenzdokumente.