Steuerfreier Ersatz von Reisekosten durch den Arbeitgeber

Auslandsreisepauschalen ab dem 1. Januar 2024
Das Finanzverwaltung hat die Übersicht über die ab 1. Januar 2024 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen auf ihrer Homepage veröffentlicht. Die Änderungen gegenüber der Übersicht ab 1. Januar 2023 sind mit Fettdruck gekennzeichnet. Zum BMF-Schreiben.
Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Reisekosten, die der Arbeitgeber steuerfrei ersetzen kann. Diese Möglichkeit beinhaltet jedoch keinerlei Aussage darüber, welche Kosten der Arbeitgeber arbeitsrechtlich ersetzen muss. Diese arbeitsrechtliche Frage ist gegebenenfalls in Individualarbeitsverträgen, Dienstanweisungen, Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen geregelt.
Einzelheiten zum neuen Reisekostenrecht mit vielen Beispielen enthält ein umfangreiches Schreiben der Finanzverwaltung vom 25. November 2020. Es ersetzt das ursprüngliche BMF-Schreiben vom 24.10.2014 und beinhaltet aktualisierte Rechtsprechung sowie Anpassungen an die neuen Verpflegungspauschalen 2020.

1. Begriff der Reisekosten

Reisekosten im Sinne der Lohnsteuerrichtlinien sind Kosten, die so gut wie ausschließlich durch die beruflich veranlasste Tätigkeit des Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte entstehen.
Zu den Reisekosten zählen:
  • Fahrtkosten,
  • Verpflegungsmehraufwendungen,
  • Übernachtungskosten,
  • Reisenebenkosten.
Während die nachgewiesenen Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten ohne Begrenzung vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei ersetzt werden können, werden Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe bestimmter Pauschalen als nicht steuerpflichtiger Arbeitslohn anerkannt. Sollten die dem Arbeitnehmer entstandenen Kosten vom Arbeitgeber nicht oder nicht bis zur steuerlich zulässigen Höhe ersetzt werden, verbleibt dem Arbeitnehmer die Möglichkeit des Abzugs als Werbungskosten im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung (einzige Ausnahme: Übernachtungspauschalen können zwar vom Arbeitgeber gezahlt, nicht jedoch vom Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend gemacht werden).
Anlass und Art der beruflichen Tätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg hat der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und anhand geeigneter Unterlagen – zum Beispiel Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen, Schriftverkehr und ähnliches – nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. Unterlagen, aus denen sich die Voraussetzungen für den Erstattungsanspruch ergeben, hat der Arbeitgeber als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.
Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte. Eine Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird.
Zur Frage, wann und wo eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt gilt, dass ein Arbeitnehmer grundsätzlich nur einer ersten, ortsfesten Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis dauerhaft zugeordnet sein kann. Sowohl betriebliche Einrichtungen des Arbeitgebers als auch bei Dritten (zum Beispiel Kunden) können erste Tätigkeitsstätten sein.
Ein Homeoffice stellt weder eine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers noch die eines Dritten dar und kann infolgedessen keine erste Tätigkeitsstätte begründen, auch dann nicht, wenn der Arbeitgeber die zum Wohnbereich gehörenden (Arbeits-)Räume anmietet.

2. Fahrtkosten

Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen.
Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel ist der entrichtete Fahrpreis einschließlich etwaiger Zuschläge anzusetzen. Der Ansatz der reisekostenrechtlichen Kilometersätze (beim eigenen Pkw 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer) ist für berufliche Auswärtstätigkeiten mit Bus, Bahn, Flugzeug und Schiff nicht zulässig.
Benutzt der Arbeitnehmer bei seiner beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit das eigene Fahrzeug gehören sämtliche Aufwendungen zu den Reisekosten.
Anstelle der tatsächlich pro Kilometer nachgewiesenen Kosten für das eigene Fahrzeug, dürfen diese auch mit pauschalen Kilometersätzen und ohne Einzelnachweis der Gesamtkosten angesetzt werden. Der festgelegte Kilometersatz je gefahrenem Kilometer beträgt:
bei einem Kraftwagen (zum Beispiel PKW)
0,30 Euro
für jedes andere motorisierte Fahrzeug
0,20 Euro
Neu ist der Reisekostenabzug, wenn der Arbeitnehmer für seine berufliche Auswärtstätigkeit ein Fahrrad benutzt. Nach dem Bundesreisekostengesetz wird eine Wegstreckenentschädigung von 5 Euro pro Monat gewährt, wenn der Arbeitnehmer das Fahrrad zu mindestens 2 Fahrstrecken pro Monat benutzt.

Sonderfälle: Sammelpunkt und weiträumiges Arbeitsgebiet

Keine erste Tätigkeitsstätte sind Sammelpunkte, die vom Arbeitgeber für das tägliche Aufnehmen der Arbeit dauerhaft bestimmt sind. Diese liegen zum Beispiel bei Busfahrern vor, die ihre Tätigkeit am Busdepot aufnehmen, oder Handwerkern, die jeden Morgen ihr Montagefahrzeug an einem bestimmten Punkt abholen. Fahrten dorthin führen zur Geltendmachung der Entfernungspauschale. Sonstige Reisekosten können nicht erstattet werden.

3. Verpflegungsmehraufwendungen bei Inlandsreisen

Die aus Anlass einer betrieblichen Auswärtstätigkeit entstandenen Verpflegungskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei bis zur Höhe bestimmter Pauschbeträge ersetzen.
Bei betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeiten im Inland können die Verpflegungsmehraufwendungen pauschal für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, mit folgenden Pauschbeträgen angesetzt werden:
bei eintägigen Auswärtstätigkeiten von mehr als 8 Stunden
14 Euro
An- und Abreisetag bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten
unabhängig von der Dauer der Abwesenheit
14 Euro
bei Auswärtstätigkeiten, die nicht An- und Abreisetag sind, von 24 Stunden
28 Euro
Führt der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrere Auswärtstätigkeiten durch, sind die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammenzurechnen. Bei einer betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit bestimmt sich die Abwesenheitsdauer nach der Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte.
Achtung: Bei derselben Auswärtstätigkeit beschränkt sich der Ersatz / Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate. Allerdings liegt nicht dieselbe Auswärtstätigkeit vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als ein bis zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird. Ist der Arbeitnehmer also lediglich an zwei Tagen in der Woche an der jeweiligen Einsatzstelle tätig, beginnt die Frist von drei Monaten nicht zu laufen. Vielmehr liegen jeweils immer neue Dienstreisen vor. Die Drei-Monats-Frist beginnt neu zu laufen, wenn die Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte mindestens 4 Wochen unterbrochen wird. Der Grund der Unterbrechung ist dabei irrelevant. Damit führen auch Krankheiten, Urlaub, Kur, Fortbildungen zu einem Neubeginn der Frist, wenn der Arbeitnehmer mindestens vier Wochen abwesend ist.
Soweit der Arbeitgeber aufgrund arbeitsrechtlicher oder sonstiger Vorschriften seinen auswärts tätigen Arbeitnehmern höhere Beträge als die oben genannten Pauschalen erstattet, ist der Differenzbetrag zwischen den steuerfreien Pauschbeträgen und den tatsächlichen Erstattungsbeträgen dem steuerpflichtigen Arbeitslohn zuzurechnen. Es ist zulässig, die Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen mit Fahrtkostenvergütungen und Übernachtungskostenvergütungen zusammenzurechnen; in diesem Fall ist nur die Summe der Erstattungen steuerpflichtig, die die Summe der steuerfreien Einzelvergütungen übersteigt. Als Alternative zur individuellen Hinzurechnung zum steuerpflichtigen Arbeitslohn kann mit dem Betriebsstättenfinanzamt eine Pauschalbesteuerung unter Anwendung eines abgestimmten Steuersatzes vereinbart werden.
Außerdem besteht die Möglichkeit, dass Arbeitgeber die Lohnsteuer für zusätzlich vergütete Verpflegungsmehraufwendungen mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent erheben, soweit diese Verpflegungsmehraufwendungen die steuerfrei erstattbaren Pauschbeträge um nicht mehr als 100 Prozent übersteigen.

Unentgeltliche Verpflegung

Erhält der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltlich Mahlzeiten so ist zu unterscheiden:
  • Kann der Arbeitnehmer zusätzlich eine Verpflegungspauschale geltend machen (bei Dienstreisen über acht Stunden Abwesenheit), so ist diese typisierend um einen auf die Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit bezogenen Pauschalsatz zu kürzen, konkret um 20 Prozent für ein Frühstück (entspricht 5,60 Euro) und um 40 Prozent jeweils für Mittag- und Abendessen (entspricht 11,20 Euro). Der Sachbezugswert kann nicht angesetzt werden. Die Verpflegungspauschale kann maximal auf 0 gekürzt werden.
    Dieser Grundsatz gilt auch bei einer geschäftlich veranlassten Bewirtung oder einem Arbeitsessen. Auch in diesen Fällen muss die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt werden.
  • Kann der Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschale geltend machen (bei Dienstreisen unter acht Stunden Abwesenheit oder wenn die Drei-Monats-Frist abgelaufen ist), so kann der amtliche Sachbezugswert angesetzt werden. Dieser beträgt für ein Frühstück 2,17 Euro und für ein Mittag- und Abendessen jeweils 4,13 Euro (2024).
Beispiel:
Arbeitnehmer A ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat zwei Übernachtungen mit Frühstück gebucht und bezahlt. A erhält zusätzlich eine Verpflegungspauschale. Der Arbeitgeber muss keinen geldwerten Vorteil versteuern. A kann folgende Pauschalen geltend machen:
Anreisetag: 14 Euro
Abreisetag: 14 Euro
Zwischentag: 28 Euro
Gesamt: 56 Euro. Kürzung für zwei Frühstücke: 11,20 Euro (2 x 5,60 Euro).
Der Ansatz der oben genannten Pauschalbeträge kann unterbleiben, wenn der Arbeitnehmer mindestens einen dem Pauschalbetrag entsprechenden Betrag als Entgelt für die Mahlzeit vereinbart hat (zum Beispiel der Arbeitnehmer zahlt den Betrag bei der Abrechnung der Verpflegungspauschalen an den Arbeitgeber und bekommt entsprechend weniger ausbezahlt), oder wenn der Betrag vom Nettolohn einbehalten wird.
Zur Frage, wann eine arbeitgeberseitig gewährte Mahlzeit vorliegt, enthält § 8 Absatz 2 Satz 8 EStG sowie das Schreiben der Finanzverwaltung vom 25. November 2020 (in den Randziffern 61 ff.) die folgenden Voraussetzungen.
Danach genügt es für eine arbeitgeberseitige Mahlzeitengestellung, dass
  • der Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit (oder doppelte Haushaltsführung) verrichtet,
  • die Mahlzeit (also jede einzelne) keinen höheren Verkehrswert als 60 Euro inklusive USt hat
  • und die Abgabe der Mahlzeit dienstlich veranlasst ist.
Die dienstliche Veranlassung ist gegeben, wenn der Arbeitgeber Tag und Ort der Mahlzeit bestimmt. Davon ist regelmäßig auszugehen, wenn die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist. Wie die Rechnung beglichen wird, ist unerheblich. Ferner kann auch der Arbeitnehmer die Mahlzeit selbst bestellen; selbst eine telefonische Order genügt. Schließlich ist auch eine Bestellung nach Reiseantritt – zum Beispiel erst im Hotel – möglich.

Frühstück im Hotel

In dem Fall, dass der Arbeitnehmer im Rahmen einer Dienstreise im Hotel ein Frühstück vom Arbeitgeber ersetzt bekommt, gilt Folgendes: Werden Übernachtungskosten aufgrund eines Einzelnachweises (Hotelrechnung) geltend gemacht, ist zu beachten, dass die in einer Hotelrechnung gesondert ausgewiesenen Kosten des Frühstücks nicht zu den Übernachtungskosten gehören. Soweit das Frühstück dennoch dem Arbeitnehmer ersetzt wird, bedeutet dies, dass es grundsätzlich nach den oben genannten Grundsätzen lohnversteuert werden muss. Das Gleiche gilt, wenn in der Hotelrechnung nur ein Gesamtpreis für Übernachtung und Frühstück oder ggf. auch Mittag-/Abendessen ausgewiesen und sich daher der Preis für die Verpflegung nicht feststellen lässt. Auch hier wird die Verpflegungspauschale für ein Frühstück um 5,60 Euro und für ein Mittag- bzw. Abendessen um 11,20 Euro gekürzt.

Großbuchstabe “M” auf der Jahreslohnsteuerbescheinigung

Für Mahlzeiten, die der Arbeitgeber veranlasst, muss beim Arbeitnehmer ein „M“ auf die Jahreslohnsteuerbescheinigung eingetragen werden.
Das bedeuetet, hat der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem Arbeitnehmer während seiner beruflichen Tätigkeit:
  • außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte oder
  • im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung
eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss im Lohnkonto der Großbuchstabe "M" aufgezeichnet und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden.
Diese Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht gilt unabhängig von der Anzahl der Mahlzeitengestellungen an den Arbeitnehmer im Kalenderjahr.
Werden Mahlzeiten gewährt, die keinen Arbeitslohn darstellen oder deren Preis 60 Euro übersteigt - und die daher nicht mit dem Sachbezugswert zu bewerten sind - besteht keine Pflicht im Lohnkonto den Großbuchstaben "M" aufzuzeichnen und zu bescheinigen.
Einige weitere Sonderfälle zur Kürzung der Verpflegungspauschale finden Sie in dem bereits genannten BMF-Schreiben vom 25. November 2020.

4. Übernachtungskosten bei Inlandsreisen

Die aus Anlass einer Dienstreise oder eines Dienstganges entstandenen Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei ersetzen
  • in Höhe der nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen oder
  • ohne Einzelnachweis bis zur Höhe eines Pauschbetrages von 20 Euro, sofern der Arbeitnehmer die Unterkunft nicht vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich erhalten hat. Auch bei Übernachtung in einem Fahrzeug ist die steuerfreie Zahlung der Pauschbeträge nicht zulässig. Bei Benutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskabine dürfen die Pauschbeträge nur dann steuerfrei gezahlt werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet worden ist.
  • Ab 2024 gibt es eine neue Pauschale für Fahrtätige (LKW-Fahrer) von 9 Euro (8 Euro bis 31. Dezember 2023) am Tag. Wenn diese im LKW übernachten, können die Kosten für Raststätten (Dusche, Parken etc.) zukünftig pauschal steuerfrei erstattet werden oder als Werbungskosten geltend gemacht werden. Höhere Kosten sind nachzuweisen. Die Verpflegungspauschale kann daneben ebenfalls gezahlt werden.
Unterkunftskosten im Rahmen einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an ein- und derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte sind im Zeitraum von 48 Monaten unbeschränkt steuerfrei ersetzbar bzw. als Werbungskosten abzugsfähig. Nach diesem Zeitraum werden nur noch 1.000 Euro monatlich steuerfrei erstattet. Für Auslandsübernachtungen gilt dies nicht.
Werden dem Arbeitnehmer die entstandenen Übernachtungskosten vom Arbeitgeber nicht oder nicht bis zur steuerlich zulässigen Höhe ersetzt, so kann der Arbeitnehmer als Werbungskosten nur die nachgewiesenen tatsächlichen Übernachtungskosten (also nicht den Pauschbetrag) geltend machen.

5. Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die aus Anlass einer Dienstreise ins Ausland entstandenen Verpflegungskosten durch die Gewährung länderweise unterschiedlicher Pauschbeträge (Auslandstagegelder) lohnsteuerfrei ersetzen. Auch hier gelten dieselben Kriterien wie bei Inlandsreisen.
Die Auslandstagegelder werden vom Bundesministerium der Finanzen im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder bekannt gemacht. Die Übersicht der ausgewiesenen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen ab 1. Januar 2024 finden Sie auf der Homepage des Bundesministeriums der Finanzen.
Angesetzt wird hierbei der höchste Auslandstagegeldsatz nach dem Bundesreisekostengesetz mit folgenden Prozentsätzen:
  1. Abwesenheit von 24 Stunden: 120 Prozent
  2. An- und Abreisetag oder Abwesenheit von mindestens acht Stunden: 80 Prozent
Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend; für die nicht erfassten Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.
Zusätzlich ist Folgendes zu beachten:
  • Das Auslandstagegeld richtet sich nach dem Ort, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht. Liegt bei Rückreisetagen vom Ausland ins Inland der vor 24 Uhr Ortszeit erreichte Ort im Inland, bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem letzten Tätigkeitsort im Ausland (§ 9 Abs. 4a S. 5 EStG).
  • Bei Flugreisen gilt ein Land in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt. Bei Flugreisen, die sich über mehr als zwei Kalendertage erstrecken, ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das für Österreich geltende Tagegeld maßgebend.
  • Bei Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld und für die Tage der Einschiffung und der Ausschiffung das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend.
Beispiel: Dreitägige Dienstreise nach Mailand
Rückreise über Österreich mit Ankunft in Stuttgart um 20 Uhr
Antritt der Reise um 13 Uhr in Darmstadt. Ankunft am Zielort in Mailand um 22 Uhr
Aufenthalt in Mailand
Rückreise über Österreich mit Ankunft in Darmstadt um 21 Uhr
Steuerfrei können folgende Pauschbeträge ersetzt weden:
Montag
Pauschbetrag für Mailand als Anreisetag 28,00 Euro
Dienstag
Pauschbetrag für Mailand bei 24-stündiger Abwesenheit 42,00 Euro
Mittwoch
Pauschbetrag für Mailand als Abreisetag, da Rückreise vom Ausland ins Inland und letzter Tätigkeitsort in Mailand 28,00 Euro


6. Übernachtungskosten bei Auslandsreisen

Die aus Anlass einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit in das Ausland entstehenden Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer steuerfrei ersetzen
  • in Höhe der nachgewiesenen Aufwendungen oder
  • ohne Einzelnachweis in Höhe eines Pauschbetrags, der länderweise unterschiedlich ist, soweit der Arbeitnehmer die Unterkunft nicht vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder verbilligt erhalten hat.
Bei Benutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskabine dürfen zusätzliche Übernachtungsaufwendungen nur dann steuerfrei erstattet werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet worden ist. Die steuerfreie Erstattung des Pauschbetrags bei einer Übernachtung im Fahrzeug ist nicht zulässig.
Zur Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer siehe Ausführungen zu “Übernachtungskosten bei Inlandsreisen”.
Hinweis: Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind nur in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar, für den Werbungskostenabzug sind die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend.
Werden Übernachtungskosten aufgrund eines Einzelnachweises (Hotelrechnung) geltend gemacht, ist zu beachten, dass etwa die in einer Hotelrechnung ausgewiesenen Kosten des Frühstücks nicht zu den Übernachtungskosten gehören (siehe ausführlich oben “Frühstück im Hotel”). Wird in der Hotelrechnung nur ein Gesamtpreis für Übernachtung und Frühstück oder ggf. auch Mittag-/Abendessen ausgewiesen und lässt sich daher der Preis für die Verpflegung nicht feststellen, so ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:
  • Für das Frühstück 20 Prozent des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei 24-stündiger Abwesenheit,
  • für Mittag- und Abendessen jeweils 40 Prozent des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei 24-stündiger Abwesenheit.
Beispiel: Übernachtung in Paris/Frankreich
Übernachtungspreis einschließlich Frühstück
100,00 Euro
./. 20 Prozent der Verpflegungspauschale bei 24-stündiger Abwesenheit (58 Euro)
11,60 Euro
Lohnsteuerfrei können ersetzt werden
88,40 Euro
Da im Ausland die Differenzierung der Steuersätze für die Übernachtung und das Frühstück nicht der deutschen Rechtslage entsprechen muss, ist es denkbar, dass hier der Ansatz als Gesamtpreis weiterhin vorkommt.
Achtung: Auch bei Auslandsreisen gilt: Erhält der Arbeitnehmer auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten ein Frühstück oder eine Mahlzeit unentgeltlich oder teilentgeltlich gestellt, so sind auch hier entsprechend bei den Inlandsreisen die oben dargestellten Grundsätze zur unentgeltlichen Verpflegung anzuwenden.

7. Reisenebenkosten

Reisenebenkosten kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bis zur Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen lohnsteuerfrei ersetzen. Der Arbeitnehmer muss entsprechende Unterlagen vorlegen, die der Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren hat.
Zu den Reisenebenkosten zählen beispielsweise die Aufwendungen für:
  • Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck (einschließlich Reisegepäckversicherung soweit diese sich auf Dienstreisen beschränkt),
  • für Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartner,
  • Straßenbenutzung und Parkplatz.
  • Ferner zählen Schadensersatzleistungen, die im Zusammenhang mit auf Dienstreisen erlittenen Verkehrsunfällen stehen sowie Unfallversicherungen, die ausschließlich Berufsunfälle außerhalb einer ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte abdecken, zu den Reisenebenkosten.

8. Anrufungsauskunft nach § 42e EStG

Zur Absicherung der lohnsteuerlichen Pflichten können Arbeitgeber beim Finanzamt eine Lohnsteuer-Anrufungsauskunft beantragen. Das Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers hat demnach auf Anfrage eines Beteiligten am Lohnsteuererhebungsverfahren darüber Auskunft zu geben, ob und inwieweit im einzelnen Fall die Vorschriften über die Lohnsteuer anzuwenden sind. Die Anrufungsauskunft ist in allen Fällen gebührenfrei (anders als die verbindliche Auskunft im Einkommensteuerverfahren). Im Auskunftsantrag sind konkrete Rechtsfragen darzulegen, die für den Einzelfall von Bedeutung sind. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Es sollte auf eine vollständige Sachverhaltsdarstellung geachtet werden.
Weitere Informationen zur Anrufungsauskunft können Sie dem Anhang 3a des Amtlichen Lohnsteuerhandbuchs des Bundesministeriums für Finanzen entnehmen.
Stand: März 2024