Schluss mit der Zettelwirtschaft: Der Berufsausbildungsvertrag-Online

Unternehmen, Adresse, Daten des Auszubildenden, Ausbildungsberuf – immer und immer wieder, Vertrag für Vertrag. Unternehmen, die selbst ausbilden, kennen dieses Prozedere: Alle Felder des Formulars ausfüllen, zur Post bringen, auf eine Bestätigung warten, fehlende Formulare nachreichen. Der bürokratische Aufwand, den eine Ausbildung erfordert, ist sowohl zeitintensiv als auch nervenraubend. Und dabei ist er schon längst nicht mehr nötig. Denn das, was in der Vergangenheit bei jedem Ausbildungsverhältnis aufs Neue ausgefüllt werden musste, kann bereits seit 2011 über das Onlineportal Berufsausbildungsvertrag-Online der IHK viel einfacher und schneller erledigt werden. Der Berufsausbildungsvertrag-Online ist ein innovatives Instrument der IHK- Organisation, welches den Mitgliedsunternehmen ermöglicht, Anträge auf Eintragung des Berufsausbildungsvertrages elektronisch auszufüllen und einzureichen. „Der Berufsausbildungsvertrag-Online ist ein Tool, das sowohl uns als IHK als auch unseren Mitgliedsunternehmen, die einen Berufsausbildungsvertrag abschließen wollen, viel Zeit und Arbeit erspart. Viele größere Unternehmen nutzen die Möglichkeit schon, aber die kleinen Unternehmen scheinen sich davor zu scheuen“, sagt Alexandra Thoß, Leiterin des Geschäftsbereiches Ausbildung. Dies verstehe sie nicht, denn das Portal bietet nur Vorteile. Zeitsparend Die Ausfüllhilfe des BerufsausbildungsvertragsOnline unterstützt bei einer zügigen Erstellung der Unterlagen und hilft, Fehler zu vermeiden. Verträge können verwaltet und als Vorlage für eine erneute Nutzung verwendet werden. Die Firmendaten sind beim Öffnen einer neuen Vorlage bereits im Formular enthalten. Ausbilder und Ausbildungsberufe sind hinterlegt und können ausgewählt werden. Durch die elektronische Datenübermittlung ist die IHK noch schneller in der Lage, den Antrag zu bearbeiten.

Die Mitgliedsunternehmen werden durch den Berufsausbildungsvertrag-Online optimal bei der Erstellung und Verwaltung der Verträge unterstützt. Mögliche Wahlqualifikationen werden im Onlinevertragsformular angezeigt und brauchen lediglich ausgewählt werden. Ausfüllhilfen und Plausibilitätsprüfungen fragen alle wichtigen Daten ab, wie zum Beispiel Urlaubsanspruch oder die Notwendigkeit von Erstuntersuchungen. Zusätzliche Recherchen oder Nachfragen zu Vertragsinhalten sind somit nicht mehr nötig. Praktisch Der unterzeichnete Vertrag kann dem Auszubildenden sofort ausgehändigt werden. Durch den direkten Zugriff auf die Kontaktdaten wird die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und der IHK HochrheinBodensee beschleunigt und vereinfacht.

Die nötigen Zugangsdaten können direkt im Internet unter www.konstanz.ihk.de oder per E-Mail unter sabine.goossens@konstanz.ihk.de oder heike.droubi@ konstanz.ihk.de angefordert werden. Mit der FirmenID und dem Passwort kann man sich anschließend unter app.unikam.de/ausbildungsvertrag/ihk-konstanz online einloggen. Benötigt wird ausschließlich ein Internetzugang und ein Browser mit aktiviertem JavaScript und Popup-Fenster. Und schon kann der Vertrag ausgefüllt werden, wobei ein Assistent bei der Antragstellung hilft. Der ausgefüllte Vertrag kann dann online eingereicht werden und steht somit der IHK zum Abruf bereit. Das einzige, was noch ausgedruckt und händisch unterzeichnet werden muss, ist der Antrag auf Eintragung in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse. Dieser kann entweder wie bisher per Post an die IHK versandt oder am besten eingescannt per E-Mail an die IHK übermittelt werden. Die IHK prüft dann den Vertrag und meldet per E-Mail zurück, ob die Unterlagen vollständig sind. Falls nicht, wird genau erläutert, was fehlt oder welche Angaben fehlerhaft sind. Demnächst wird ein Bildungsportal entwickelt, in welchem viele Prozesse im Rahmen der Ausbildung digitalisiert werden und in welches der Berufsausbildungsvertrag-Online mit eingebunden werden soll. Darüber werden im kommenden Jahr alle Mitgliedsunternehmen ausführlich informiert.