Recht und Steuern
Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails
Dass Geschäftsbriefe bestimmte Pflichtangaben enthalten müssen, ist nicht neu. Der Gesetzgeber hat in diesem Zusammenhang klargestellt, dass jede Form von Geschäftsbriefen von der Pflicht zu Mindestabgaben erfasst ist, also auch E-Mails oder Telefaxe. Für die Einordnung der Mitteilung eines Unternehmens als "Geschäftsbrief" kommt es also nicht auf die äußere Form im Sinne eines klassischen Geschäftsbriefes auf Papierbogen an, sondern auch andere geschriebene Mitteilungen wie E-Mails, Faxe oder Postkarten etc. können Geschäftsbrief sein. Entscheidend für die Qualifizierung als Geschäftsbrief ist, dass es sich bei dem betroffenen Schreiben um eine nach außen gerichtete, geschäftliche Mitteilung handelt. Unternehmensinterne Mitteilungen, also Schreiben, die keine Geschäftsbriefe ersetzen, werden nicht umfasst.
Wer ist betroffen?
Die Regelung gilt unmittelbar für alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen. Fehlende Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen kann das Handelsregistergericht mit Zwangsgeld ahnden. Ob darüber hinaus auch eine wettbewerbsrechtliche Abmahnung gerechtfertigt ist, ist gerichtlich nicht geklärt. Bei einer Abmahnung ist es daher empfehlenswert, Kontakt mit der Industrie- und Handelskammer aufzunehmen, um deren Rechtsgrundlage zu prüfen.
Was gilt für Kleingewerbetreibende?
Der Gesetzestext nimmt keinen Bezug auf Kleingewerbetreibende, die nicht mit einer Firma im Handelsregister eingetragen sind. Kleingewerbetreibende - dazu werden auch die gewerblichen Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) zugeordnet - sind also von den vorgenannten Vorschriften nicht unmittelbar betroffen. Es erscheint aber ratsam, dass auch im kleingewerblichen Bereich Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails, Telefaxen usw. gemacht werden. Denn die Meinung, dass Pflichtangaben auch in geschäftlichen E-Mails etc. enthalten sein müssen, wird durch die erfolgten Neuregelungen im EHUG bestätigt. Er erscheint nahe liegend, dass sich eine unterschiedliche Behandlung von Geschäftsbriefen Handels- bzw. Kleingewerbetreibender nicht durchsetzen wird. Im kleingewerblichen Bereich können fehlende Pflichtangaben als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.
Stand: Juni 2019
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