Die E-Rechnung kommt

Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung für alle Unternehmen

2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) ausstellen. Diese Regelung ist Teil der ViDA (=VAT in  the Digital Age)-Initiative der EU-Kommission. Das Ziel dieser Initiative ist es, das bestehende Mehrwertsteuerrecht zu modernisieren, die steuerlichen Verpflichtungen für Unternehmen zu reduzieren und den Umsatzsteuerbetrug in der EU wirksam zu bekämpfen. Die Initiative sieht die Einführung eines elektronischen Meldesystems vor, das auf den Daten der E-Rechnungen basiert.

Warum die verpflichtende E-Rechnung für alle Unternehmen?

Die Einführung der E-Rechnung ist der erste Schritt zur Umsetzung des geplanten elektronischen Meldesystems der EU. Dieses System soll bis 2030 oder 2032 vollständig umgesetzt werden. Die EU-weite Umsetzung hat auch Auswirkungen auf Deutschland, wo das nationale Meldesystem erst nach der EU-Lösung starten soll.
Neben der gesetzlichen Verpflichtung sprechen aber auch wirtschaftliche Gründe dafür, auf elektronische Rechnungen und automatisierte Rechnungsprozesse umzusteigen: Elektronische Rechnungen vereinfachen und optimieren Geschäftsprozesse und senken die Ausgaben für Porto, Archivierung und Buchhaltung.

Was ändert sich?

Ab dem 1. Januar 2025 werden Rechnungen nur noch als elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) oder als sonstige Rechnungen unterschieden. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung, die in einem festgelegten Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Eine Rechnung im PDF-Format erfüllt diese Anforderungen nicht.
Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) entsprechen oder jedenfalls die Extraktion der erforderlichen Angaben in ein Format ermöglichen, das CEN 16931 entspricht oder mit diesem interoperabel ist. Beispiele hierfür sind die XRechnung oder das hybride ZUGFeRD-Format. Bei hybriden Rechnungsformaten soll jedoch nur der strukturierte Teil maßgeblich sein.

Wer ist betroffen?

Die Verpflichtung zur Ausstellung von eRechnungen betrifft ausschließlich Leistungen zwischen Unternehmen (Business to Business - B2B). Ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen. Sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger müssen im Inland ansässig sein.

Wann tritt die Verpflichtung zur E-Rechnung in Kraft?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Aufgrund des erwarteten Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen gibt es für den Versand von E-Rechnungen (Ausgangsrechnungen) hingegen bis 31.12.2027 Übergangsregelungen.

Die Übergangsfristen für E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr in Deutschland im Überblick:

Jahr
Sonstige Rechnungen (mit Zustimmung des Empfängers)
Rechnungen im EDI-Format
eRechnung (konform zu EN 16931)
2025
Erlaubt
Erlaubt
Erlaubt
2026
Erlaubt
Erlaubt
Erlaubt
2027
Nicht erlaubt
Nicht erlaubt
Erlaubt
2028
Nicht erlaubt
Nicht erlaubt
Erlaubt
Bis Ende 2026: Rechnungsstellung auf Papier oder anderem elektronischen Format (bei Zustimmung des Empfängers) möglich (betrifft Umsätze zwischen dem 01.01.2025 und 31.12.2026).
Bis Ende 2027: Rechnungsstellung auf Papier oder anderem elektronischen Format (bei Zustimmung des Empfängers) möglich, sofern Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr < 800.000 € (betrifft Umsätze zwischen dem 01.01.2027 und 31.12.2027).
Bis Ende 2027 (umsatzunabhängig): Rechnungsausstellung via anderen elektronischen Formats (bei Zustimmung des Empfängers), wenn die Rechnung mittels EDI-Verfahren übermittelt wird (betrifft Umsätze zwischen dem 01.01.2026 und 31.12.2027).

Was gilt für den Rechnungsempfänger?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Unternehmen, die die Übergangsregelungen nicht in Anspruch nehmen, müssen bereits ab 2025 elektronische Rechnungen gemäß den neuen Vorgaben zumindest verarbeiten können.

Wie wird die E-Rechnung verschickt?

Aktuell gibt es keine gesetzlichen Vorgaben zum Übermittlungsweg von E-Rechnungen. In den meisten Fällen wird jedoch ein E-Mail-Postfach ausreichen.

Gibt es Ausnahmen?

Die E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze setzt die Ansässigkeit von Leistendem und Leistungsempfänger im Inland voraus. Ausnahmen greifen für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro, vgl. § 33 UStDV) sowie Verkäufe von Fahrausweisen. Diese können weiterhin in anderen Formaten als E-Rechnungen übermittelt werden, beispielsweise in Papierform.