Steuerrecht

Steuerliche Betriebsprüfung: Worauf es für Unternehmen ankommt

Eine Betriebsprüfung kann bei vielen Unternehmern Sorgen auslösen, doch eine gute Vorbereitung und transparente betriebliche Prozesse können Ärger und unliebsame Überraschungen verhindern. Regelmäßig werden Prüfungen angekündigt, außer bei bestimmten Arten wie der Umsatzsteuer- oder Lohnsteuer-Nachschau. In jedem Fall besteht allerdings eine Mitwirkungspflicht des Unternehmens. Dieses muss alle erforderlichen Unterlagen vorlegen; seit 2022 auch in digitaler Form.

Was ist eine steuerliche Betriebsprüfung?

Betriebsprüfungen dienen dazu, sicherzustellen, dass ein Unternehmen seine Steuern innerhalb eines bestimmten Zeitraums ordnungsgemäß in korrekter Höhe gezahlt hat. In der Regel führt das Finanzamt oder die Deutsche Rentenversicherung die Prüfungen durch. Es gibt dabei verschiedene Arten von Betriebsprüfungen.
  • Die häufigste Form der Betriebsprüfung ist die Außenprüfung. Sie ist eine vom Finanzamt angeordnete Gesamtüberprüfung aller steuerlich relevanten Sachverhalte eines Unternehmens, um sicherzustellen, dass alle Steuern gesetzeskonform entrichtet wurden.
  • Sonderprüfungen konzentrieren sich hingegen nur auf bestimmte Steuerarten wie die Lohn- und Umsatzsteuer, können aber auch spezifischen Sachverhalten gewidmet sein, wie z. B. Liquiditätsprüfungen.
  • Das Finanzamt kann auch eine Nachschau durchführen, wie beispielsweise die Kassen-Nachschau nach § 146b Abgabenordnung (AO), bei der der aktuelle und nicht der vergangene Status bzw. Zeitraum geprüft wird.
Die meisten Betriebe müssen sich regelmäßig auf Betriebsprüfungen einstellen, wobei Großbetriebe sogar jedes Geschäftsjahr geprüft werden können. Die Klassifizierung erfolgt meist nach Umsatz oder Gewinn. Das Finanzamt kündigt die Prüfung normalerweise 2 Wochen im Voraus an, bei Großbetrieben sind es 4 Wochen. Bei Umsatzsteuer- oder Lohnsteuer-Nachschauen kann der bzw. die Prüfer*in unangekündigt erscheinen.

Checkliste bzw. Verhaltenskodex: Dies sollten Sie bei der steuerlichen Betriebsprüfung beachten

Vor der Prüfung:

  • Identifikation steuerrelevanter Daten
  • Dokumentation des Unternehmenssystems unter Berücksichtigung der Grundsätze der Finanzverwaltung
  • Analyse steuerrelevanter Daten mit Unterstützung von Experten wie Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern um Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren

Während der Prüfung:

  • Kooperatives Verhalten: Bereitstellung aller gewünschten Informationen zeitnah und offene Ansprache strittiger Sachverhalte
  • Abschlussbesprechung: Möglichkeit zur Diskussion etwaiger Ergebnisse

Nach der Prüfung:

  • Offene Kommunikation bei Verdacht auf Steuerstraftaten mit dem Steuerberater und Einholung juristischer Beratung sowie ggf. Akteneinsicht beim Finanzamt, Selbstanzeige gemäß gemäß § 370 AO
Eine systematische Vorbereitung, eine konstruktive Zusammenarbeit mit dem*der Prüfer*in sowie die Klärung strittiger Punkte im Dialog können dazu beitragen, Betriebsprüfungen in der Regel problemlos zu bewältigen.

Das Wichtigste in Kürze: Diese Unternehmen können und werden vom Finanzamt geprüft

Betriebsprüfung bei Großbetrieben

Unternehmen mit hohem Umsatz und Gewinn müssen regelmäßig mit Betriebsprüfungen rechnen. Die Betriebsprüfungsordnung legt Größenklassen je nach Branche fest, um die Prüfungsintensität anzupassen.

Betriebsprüfung bei Selbstständigen und Freiberuflern

Für Freiberufler*innen und Selbstständige kann die Prüfung auch in den Räumen des Finanzamts stattfinden. Der Ablauf ähnelt dem bei Großbetrieben, wobei sämtliche Buchhaltungsunterlagen überprüft werden.

Betriebsprüfung bei Kleinunternehmern

Auch Kleinunternehmen sind nicht vor Betriebsprüfungen geschützt. Diese erfolgen nicht turnusmäßig, sondern basieren auf Auffälligkeiten oder dem Zufallsprinzip. Etwa 10 Prozent der Kleinunternehmer*innen werden jährlich geprüft.

Gründe für Betriebsprüfungen

Typische Gründe für eine Betriebsprüfung sind Lücken in der Steuererklärung, verspätete Steuerzahlungen, starke Schwankungen in Umsätzen oder Gewinnen, hohe Steuernachzahlungen in der Vergangenheit, häufig verspätete Einreichung von Steuererklärungen, Abweichungen von Vorjahreswerten ohne erkennbaren Grund und Abweichungen von Branchenrichtwerten. Eine Betriebsprüfung kann auch nach Beendigung des Unternehmens erfolgen, und eine Häufung von Auffälligkeiten erhöht die Prüfwahrscheinlichkeit.