Recht und Steuern

Homeoffice und mobiles Arbeiten im Ausland

In einer zunehmend vernetzten Welt, in der Flexibilität und Mobilität am Arbeitsplatz immer wichtiger werden, rückt das Thema Homeoffice und mobiles Arbeiten im Ausland verstärkt in den Fokus. Um eine rechtssichere Gestaltung zu gewährleisten, müssen vielfältige Aspekte des Aufenthalts-, Arbeits-, Sozialversicherungs-, Steuer- und Datenschutzrechts berücksichtigt werden.

Einleitung

Seit der Pandemie ist das Angebot von mobiler Arbeit nicht mehr aus dem Unternehmensalltag wegzudenken. Aber auch immer mehr Arbeitnehmer wünschen sich, vorübergehend oder sogar langfristig im Ausland aus dem Homeoffice heraus zu arbeiten. Aus rechtlicher Sicht ergeben sich dabei viele Fragestellungen, für die die derzeit bestehenden Gesetze noch keine passgenauen Lösungen bieten. Um sich keinem Haftungsrisiko auszusetzen, sollten Arbeitgeber unbedingt die besonderen rechtlichen Rahmenbedingungen in verschiedenen Bereichen wie u.a. dem Arbeits-, Sozialversicherungs-, Aufenthalts- oder auch Steuerrecht berücksichtigen.

Rechtsgrundlage für die Arbeit im Homeoffice

Ein Recht auf Homeoffice haben Arbeitnehmende grundsätzlich nicht.
Der Arbeitnehmende darf nur dann im Homeoffice arbeiten, wenn er dies mit seinem Arbeitgeber vereinbart.
Hierfür empfiehlt sich zwingend eine schriftlich fixierte Vereinbarung.
Diese sollte mindestens folgende Punkte enthalten:
  • Beginn und Ende der Homeoffice-Zeit, gegebenenfalls abweichende Regelung während der Probezeit
  • Arbeitszeiten
  • Arbeitsmittel, welche der Mitarbeitende zur Verfügung stellt und solche, die der Arbeitgeber zur Verfügung stellt
  • ggf. private Nutzungsmöglichkeiten der zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel
  • ggf. Pauschale für die Kosten für die Unterhaltung des Homeoffice-Arbeitsplatzes
  • Verpflichtung zu Verschwiegenheit und Datenschutz
  • Pflicht des Arbeitnehmenden zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit
  • Länder, von denen der Arbeitnehmende aus Home- beziehungsweise Mobile-Office ausüben darf
  • ggf. Informationspflichten über den Aufenthalt des Arbeitnehmers
Da je nach Aufenthaltsstaat des Arbeitnehmenden unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen auf den Arbeitgeber zukommen können, sollte dringend geregelt werden, in welchen Staaten der Arbeitnehmende mobil arbeiten darf.
Wenn mehrere Staaten in Frage kommen, sollte der Arbeitnehmende sich zudem verpflichten, dem Arbeitgeber seinen aktuellen Aufenthalt mitzuteilen, damit dieser die Einhaltung der jeweils gültigen rechtlichen Vorschriften sicherstellen kann. Außerdem kann er nur so gegebenenfalls seiner arbeitsrechtlichen Fürsorgepflicht nachkommen, zum Beispiel wenn sich die Sicherheitslage im jeweiligen Aufenthaltsstaat verschlechtert.

Aufenthaltsrechtliche Überlegungen

Zunächst stellt sich die Frage, ob der Arbeitnehmer zum Aufenthalt und zur Arbeitsaufnahme im jeweiligen ausländischen Staat berechtigt ist.
EU-Staatsangehörige im Euorpäischen Wirtschaftsraum (EWR) und in der Schweiz
Bürgerinnen und Bürger der Europäischen Union genießen in der EU zahlreiche Erleichterungen: Innerhalb eines anderen EU-Mitgliedsstaates ist im Rahmen der rechtlichen Freizügigkeit ein Aufenthalt ohne besondere Erlaubnis möglich, Art. 7 Abs. 1 a) u. b) EU-RL 2004/38/EG.
In den Staaten, die Mitglied des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), aber nicht der EU sind, also Island, Liechtenstein und Norwegen, ist außerdem ein Aufenthalt von bis zu drei Monaten Dauer erlaubnisfrei möglich. Dasselbe gilt aufgrund eines bilateralen Abkommens auch für die Schweiz.
Neben dem Recht zum Aufenthalt kann zudem eine Arbeitserlaubnis notwendig sein. Innerhalb der EU genießen die Unionsbürger hierbei ebenfalls Freizügigkeit. Das heißt, dass sie für die Arbeit in einem anderen EU-Staat keine Arbeitserlaubnis benötigen. Dies gilt ebenso für die Schweiz bei einer Arbeitstätigkeit von bis zu drei Monaten.
Bei allen länger andauernden Aufenthalten in diesen oder sonstigen Nicht-EU-Staaten muss das jeweilige nationale Aufenthaltsrecht des Aufenthaltsstaates beachtet werden.
Drittstaatsangehörige in EU-Staaten und EWR-Staaten
Drittstaatsangehörige benötigen für mobiles Arbeiten innerhalb der EU grundsätzlich einen gesonderten Aufenthaltstitel und ggf. auch eine Arbeitserlaubnis für das Land, in dem sie mobil arbeiten.
Auch wenn viele deutsche Aufenthaltstitel, die eine Arbeitserlaubnis beinhalten, auf Verordnungen der EU basieren, oder – wie etwa die „Blaue Karte EU“ – das Wort „EU“ sogar im Namen tragen, handelt es sich um nationale Aufenthaltstitel nach deutschem Recht, die das Arbeiten allein in Deutschland erlauben. Deutsche Aufenthaltstitel berechtigen zwar zu freien touristischen Aufenthalten im Schengen-Raum. Jedoch erlauben sie die Erwerbstätigkeit vorwiegend nur in Deutschland.
EU-Staatsangehörige und Drittstaatsangehörige in Drittstaaten
Für alle sonstigen Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) sind die jeweiligen nationalen Vorschriften zu beachten - egal, ob es sich um EU-Staatsangehörige oder Drittstaatenangehörige handelt. Daher gilt es vor der Arbeitsaufnahme in Drittstaaten zu klären, ob ein Visum oder eine Arbeitserlaubnis benötigt wird. Denn in den meisten Staaten darf nicht ohne Arbeitserlaubnis gearbeitet werden. Das gilt auch dann, wenn die Arbeit aus dem Homeoffice, einem Hotel oder Ferienhaus erfolgt und nach außen nicht in Erscheinung tritt.
Die Möglichkeit einer visumsfreien Einreise gibt zumeist nicht gleichzeitig auch ein Recht auf Erwerbstätigkeit. Oftmals ist die visumsfreie Einreise nur für touristische Zwecke möglich.
Daher ist ein besonderes Ausgenmerk auch auf die passende Visumskategorie zu richten. Wenn eine falsche Visumskategorie, z.B. ein Touristenvisum statt eines Businessvisums, genutzt wird, so kann dies zu persönlichen Konsequenzen für die Mitarbeitenden und zu Nachteilen für den Arbeitgeber führen.
Hinzukommt, dass die Beantragung eines Aufenthaltstitels für mobiles Arbeiten im Ausland problematisch werden kann. Ein Aufenthaltstitel, abhängig von dem jeweiligen nationalen Recht, ist allein für die Tätigkeit im Homeoffice möglicherweise gar nicht oder nur mit viel Aufwand zu erwirken, da die meisten Aufenthaltstitel die Beschäftigung in einem Betrieb des Aufnahmestaats verlangen.

Mehr Informationen hierzu:

- Einreise und Aufenthalt von EU-Bürgern/Bürgerinnen (EU-Freizügigkeit

- Reise und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amtes

Darüber hinaus sind neben dem Aufenthaltsrecht gegebenenfalls die nationalen Melde- und Dokumentationspflichten im jeweiligen Zielland einzuhalten.

Arbeitserlaubnis

Neben dem Recht zum Aufenthalt kann zudem eine Arbeitserlaubnis notwendig sein. Innerhalb der EU genießen die Unionsbürger*innen hierbei Freizügigkeit. Das heißt, dass sie für die Arbeit in einem anderen EU-Staat keine Arbeitserlaubnis benötigen. Dies gilt ebenso für die Schweiz.
Für alle sonstigen Staaten sind die jeweiligen nationalen Vorschriften zu beachten.

Arbeitsrechtliche Überlegungen

Anwendbares Recht: In- oder ausländisches Arbeitsrecht?
Soweit das Arbeitsverhältnis sich nach dem deutschen Recht richtet, ändert sich durch ein vorübergehendes mobiles Arbeiten im EU-Ausland daran nichts: Bei einer vorübergehenden Homeoffice-Tätigkeit im Ausland bleibt der vertraglich vereinbarte Arbeitsort in Deutschland.
Das Merkmal „vorübergehend“ wird nach dem Verständnis der Rom I-Verordnung sehr weit interpretiert: Die Erbringung der Arbeitsleistung in einem anderen Staat gilt als vorübergehend, wenn von dem Arbeitnehmer erwartet wird, dass er nach seinem Arbeitseinsatz im Ausland seine Arbeit im Herkunftsstaat wieder aufnimmt.
Nach Art. 8 Abs. 1 S. 1 Rom-I-VO unterliegen Individualarbeitsverträge grundsätzlich dem von den Parteien gewählten Recht i.S.d. Art. 3 Rom I-VO. Unabhängig von der Rechtswahl können zum Schutze des Arbeitnehmers aber zwingende Bestimmungen des gewöhnlichen Arbeitsorts Wirkung entfalten (Art. 8 Abs. 2 Rom I-VO).
Zudem kann das lokale Recht des Zielstaates unabhängig vom gewählten anwendbaren Recht durch sog. Eingriffsnormen Geltung entfalten (Art. 9 Rom I-VO). Eine Eingriffsnorm ist eine zwingende Vorschrift, deren Einhaltung von einem Staat als so entscheidend für die Wahrung seines öffentlichen Interesses angesehen wird, dass sie ungeachtet des anwendbaren Rechtsstatuts auf alle Sachverhalte anzuwenden ist, die in ihren Geltungsbereich fallen.
Der Anwendungsbereich von Eingriffsnormen des ausländischen Erfüllungsortes ist daher eng und umfasst folgende Bereiche:
  • Arbeitsverbote
  • Höchstarbeitszeiten, Mindestruhezeiten
  • Arbeitsschutzrecht (Sicherheit und Gesundheit)
  • Mutterschutzrecht
  • Gesetzliche Feiertage
Arbeitszeit
Auch bei der Arbeit im Home- bzw. Mobile-Office gilt das Arbeitszeitgesetz. Da eine Überwachung der Arbeitszeit durch den Arbeitgeber nur sehr eingeschränkt möglich ist, sollte der Arbeitgeber seine Pflicht zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit daher an den Mitarbeitenden delegieren. Außerhalb der Arbeitszeiten ist der Arbeitnehmende nicht zur Erreichbarkeit verpflichtet.

Arbeitsmittel und Aufwendungsersatz
Grundsätzlich ist der Arbeitgeber für die Einrichtung des Homeoffice zuständig und trägt auch die damit verbundenen Kosten. Es ist jedoch nicht zwangsläufig notwendig, dass der Arbeitgeber alle erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen muss. Der Arbeitnehmende kann auch eigene Arbeitsmittel verwenden, die entsprechenden finanziellen Aufwendungen hierfür können gegebenenfalls durch Kostenpauschalen kompensiert werden. Die Einzelheiten sollten durch Vereinbarung geregelt werden.

Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz
Bei den Vorschriften zur Arbeitssicherheit und zum Arbeitsschutz müssen zwei Fälle unterschieden werden: Beim Homeoffice im eigentlichen Sinne arbeitet der Arbeitnehmende von einer Wohnung aus, die nicht nur vorübergehend als Lebensmittelpunkt eingerichtet ist. Ist der Arbeitnehmende hingegen nur kurzfristig an einem Ort, zum Beispiel im Rahmen eines Aufenthalts in einem Hotel oder einer Ferienwohnung, so arbeitet er im Mobile-Office. Grundsätzlich finden die Vorschriften des Arbeitsschutzgesetzes und der Arbeitsstättenverordnung auf beide Fälle Anwendung.

Zusätzliche Anwendung der Arbeitsschutzvorschriften des Aufenthaltsstaates

Möglich ist jedoch, dass über die deutschen Arbeitsschutzregeln hinaus auch noch die Regeln des Aufenthaltsstaates anwendbar sind. In der EU wird dieser Sachverhalt durch die Rom-I-Verordnung geregelt: Sollte die beschäftigte Person dauerhaft in einem anderen EU-Staat arbeiten als in dem Land, in dem sie angestellt wurde, so darf ihr Arbeitsschutzniveau nicht unter das des Aufenthaltsstaates sinken. Das heißt, dass nationale Arbeitsschutzvorschriften anzuwenden sind, soweit diese in ihrem Schutzniveau weitergehend sind, als die Vorschriften, die sich aus dem Arbeitsvertrag ergeben. Weiterhin können sich in Nicht-EU-Mitgliedsstaaten auch weitere Arbeitsschutzregelungen nach dem jeweiligen nationalen Recht ergeben.
Arbeitgebende sollten sich daher umfassend über die lokalen Rechtsbestimmungen und das Arbeitsschutzniveau des jeweiligen Ziellandes informieren, um die lokalen Gesetze einzuhalten und einen bußgeldbewehrten Verstoß zu vermeiden. Insofern sollten Arbeitgebende stets vorab prüfen, wie hoch das Arbeitsschutzniveau des jeweiligen Aufenthaltsstaates ist.

Sozialversicherungsrechtliche Überlegungen

Europäischer Wirtschaftsraum sowie die Schweiz
Die Regelungen innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes unter Einbeziehung der Schweiz wurden vereinheitlicht. Die maßgebliche Verordnung (EG) Nr. 883/2004 der Europäischen Union findet daher auch in der Schweiz, Norwegen, Liechtenstein und Island Anwendung.
Es gilt der Grundsatz, dass eine Person in demjenigen Mitgliedsstaat sozialversicherungspflichtig ist, in welchem sie ihre Tätigkeit ausübt (Tätigkeitsortprinzip). Dieser Grundsatz gilt nicht ausnahmslos:
Eine Person kann für bis zu 24 Monate ins EWR-Ausland (oder die Schweiz) entsandt werden, ohne dass sich die Sozialversicherungspflicht ändert. Voraussetzung ist dabei aber, dass die Entsendung durch den*die Arbeitgeber*in veranlasst wird.
Sollte eine Person in zwei oder mehr Mitgliedsstaaten eine Beschäftigung dauerhaft ausüben, ordnet Art. 13 VO (EG) 883/04 Folgendes an:
Wenn ein wesentlicher Teil der Tätigkeit im Wohnsitzstaat ausgeübt wird, so ist der*die Arbeitnehmer*in im Wohnsitzstaat sozialversicherungspflichtig. Ebenso richtet sich die Sozialversicherungspflicht nach dem Wohnsitzstaat, wenn der*die Arbeitnehmer*in bei mehreren Unternehmen tätig ist, die ihre Sitze in verschiedenen Mitgliedsstaaten haben. Sollte aber nur ein unwesentlicher Teil der Tätigkeit im Wohnsitzstaat ausgeübt werden, so ist der*die Arbeitnehmer*in im Staat des Unternehmenssitzes sozialversicherungspflichtig.
Aufgrund der Corona-Pandemie ergibt sich noch eine zusätzliche Besonderheit für Grenzgänger, die in Deutschland beschäftig sind, aber in einem anderen Mitgliedsstaat wohnen:
  • Arbeitnehmer*innen gelten auch dann weiterhin in Deutschland als sozialversicherungspflichtig, falls sie ihre Tätigkeit aufgrund der Corona-Pandemie nunmehr ganz oder teilweise im Homeoffice erbringen. Als Nachweis der Versicherung gilt auch hier die A1-Bescheinigung.
Mehr Informationen auch unter: Beantragung der A1 Bescheinigung
Drittstaaten
Außerhalb der EU, des EWR und der Schweiz hat die Bundesrepublik zudem Sozialversicherungsabkommen mit einer Reihe von Staaten abgeschlossen. Eine Liste dieser Abkommen kann auf der Webseite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales eingesehen werden. Bei Staaten, mit denen kein derartiges Abkommen besteht, ist zu empfehlen, die jeweilige Rechtslage vorab in Erfahrung zu bringen. So kann ein fehlender Versicherungsschutz oder eine Doppelversicherung vermieden werden.

Steuerrechtliche Überlegungen für den Arbeitnehmenden

Fraglich ist die Besteuerung von Arbeitnehmenden, die sich zeitweise oder vorübergehend auch außerhalb von Deutschland aufhalten. Grundsätzlich finden für die steuerliche Behandlung sowohl die Regeln des Arbeitgeberlandes als auch des Aufenthaltsstaates Anwendung, wobei gegebenenfalls zwischen den Staaten bestehende Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zu beachten sind.
Die Pflicht zur Zahlung von Einkommenssteuer in Deutschland fällt weg, wenn der*die Arbeitnehmer*in seinen*ihren Wohnsitz oder den gewöhnlichen Aufenthalt nicht mehr in der Bundesrepublik hat, vgl. § 1 Abs. 1 Einkommensteuergesetz (EStG). Der gewöhnliche Aufenthalt liegt außerhalb der Bundesrepublik, wenn sich Arbeitnehmende mehr als sechs Monate im Ausland aufhalten, vgl. § 9 S. 2 Abgabenordnung (AO).
Innerhalb der Europäischen Union sind Angestellte nach den meisten DBA nur in ihrem Wohnsitzland steuerpflichtig. Auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums findet sich eine Liste der Staaten, mit denen ein Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen wurde.
Sollte kein DBA vorliegen, kann die im Ausland gezahlte Steuer gegebenenfalls auf die deutsche Steuerbelastung angerechnet werden, § 34c EStG.
Die meisten DBA basieren auf dem OECD-Musterabkommen. In den im Jahr 2020 herausgegebenen Leitlinien der OECD spricht sich diese für eine großzügige Auslegung der DBA im Hinblick auf die zunehmende Homeoffice-Arbeit aus. So sollen Personen, die Telearbeit in einem anderen Staat nachgehen, nicht automatisch eine ausländische Betriebsstätte gründen.
Allerdings sind die Staaten, die DBA nach dem OECD-Musterabkommen abgeschlossen haben, nicht an die Leitlinien der OECD gebunden. Insofern ist die Rechtslage individuell zu beurteilen und insbesondere der Standpunkt der jeweils zuständigen Steuerbehörden vorab in Erfahrung zu bringen. Die OECD-Leitlinien können aber gerade bei Staaten, deren DBA sich an dem OECD-Musterabkommen orientieren, als Argumentationshilfe dienen und gegebenenfalls dazu führen, dass die Staaten eine Neubeurteilung im Vergleich zu früheren Sachverhalten durchführen.
Informationen zur Rechtslage und der Verwaltungspraxis in bestimmten Ländern können bei lokalen Behörden sowie den deutschen Auslandshandelskammern angefragt werden.

Homeoffice als Betriebsstätte im Ausland

Wenn ein*e Mitarbeitende*r im Ausland eine Tätigkeit ausführt und hierzu zum Beispiel Verträge abschließt, so kann es sich nach dem Recht des jeweiligen Staates unter Umständen um eine Betriebsstätte handeln, was wiederum für das Unternehmen steuerliche Pflichten und Belastungen auslösen kann. Neben teils umfangreichen Registrierungs- und Deklarationspflichten können sich zudem auch Gewinnabgrenzungserfordernisse ergeben, deren Nichtbeachtung Strafen und Bußgelder nach sich ziehen kann. Insofern ist eine vorherige Prüfung der entsprechenden nationalen Rechtsvorschriften und etwaiger Doppelbesteuerungsabkommen dringend anzuraten. Arbeitgebende sollten prüfen, ob nach den nationalen Vorschriften des Aufenthaltsstaates eine Steuerpflicht ausgelöst wird, wenn Arbeitnehmende dort mobil arbeiten möchten.
Als nächstes ist zu klären, ob ein DBA zwischen dem Aufenthaltsstaat des*r Mitarbeitenden und dem Staat des Unternehmenssitz besteht.
Wenn dies der Fall ist, so ist zu prüfen, ob die Steuerpflicht aufgrund der Regelungen dieses DBAs wieder entfällt. Hierbei ist im Einzelfall die Hinzuziehung einer auf das Zielland spezialisierten Steuerberatungskanzlei zu empfehlen, insbesondere auch weil es zwischen dem Wortlaut des DBAs und der praktischen Anwendung durch die Finanzverwaltung Diskrepanzen geben kann.

Datenschutz

Auch im Home- oder Mobile-Office sind die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung einzuhalten. Daten und Unterlagen müssen vor der Einsichtnahme durch Dritte geschützt werden. Viele Informationen zum Schutz und der Sicherheit von Daten für mobiles Arbeiten finden sich beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: Tipps für sicheres mobiles Arbeiten.

Quellen: IHK Köln, IHK Region Stuttgart, IHK Düsseldorf