Montagen und andere Dienstleistungen

Wenn Sie Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter in die USA schicken, um dort Montage- oder Installationsarbeiten durchzuführen, müssen eine Reihe von Vorbereitungen getroffen werden. Bei kurzfristigen Einsätzen von weniger als drei Monaten (Dienstreisen) muss rechtzeitig geprüft werden, ob die*der Mitarbeiter*in ohne oder mit Visum reisen kann. Außerdem sind gegebenenfalls Zollpapiere für die Mitnahme von Berufsausrüstung zu beschaffen. Einsätze, die länger als drei Monate dauern, erfordern zusätzlich eine rechtzeitige Auseinandersetzung mit den möglichen arbeitsrechtlichen, steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen einer Entsendung.

In Abhängigkeit von der Dauer des Aufenthaltes und von der Nationalität Ihrer Mitarbeiter*innen, kann die Einreise in die USA entweder visafrei unter dem Visa Waiver Program (VWP) oder mit einem B-1-Geschäftsvisum erfolgen.

Unter beiden Varianten sind sogenannte "commercial transactions" erlaubt, die kein "gainful employment" darstellen. Erlaubt sind damit nicht nur die Abwicklung von Vertragsverhandlungen und Besprechungen mit Geschäftspartnern, sondern auch die Errichtung, Wartung oder Reparatur von Maschinen oder Industrieanlagen, also typische Montagedienstleistungen. Voraussetzung ist allerdings immer, dass die entsprechende Maschine außerhalb der USA gekauft und eine Verpflichtung zur Erbringung der Montagedienstleistung im Maschinenkaufvertrag vereinbart wurde.

Im Rahmen des Visa Waiver Program dürfen nur die Staatsbürger bestimmter Länder einreisen. Die aktuelle Länderliste finden Sie hier.

Für Mitarbeiter*innen mit anderer Nationalität ist ein B-1-Visum zu beantragen.

Weitere Voraussetzungen für die Einreise sind:

Die letztendliche Entscheidung über die Einreise trifft die Einwanderungsbehörde in den USA. Zur Vermeidung von Problemen ist es daher empfehlenswert, ein englischsprachiges Schreiben des Arbeitgebers mit sich zu führen, das folgenden Inhalt hat:

Bei der Einreise zu Installations- bzw. Montagezwecken empfiehlt es sich, diese mit einer Kopie des Kaufvertrages und durch ein Einladungsschreiben des amerikanischen Kunden (in englischer Sprache) zu belegen.

Es ist wichtig, die Art der geplanten Arbeitstätigkeit und die spezifischen Umstände sorgfältig zu bewerten und sich bei Bedarf von einem Einwanderungsanwalt beraten zu lassen, um sicherzustellen, dass die richtige Visumoption gewählt wird und alle erforderlichen Genehmigungen und Dokumente ordnungsgemäß eingeholt werden. Das falsche Visum oder die falsche Einreiseerlaubnis könnten zu rechtlichen Problemen und Einreiseverboten führen.

Kurzfristige Entsendungen bis maximal 3 Monaten erfolgen im Rahmen des bestehenden deutschen Arbeitsvertrags. Ergänzungsvereinbarungen zum Arbeitsvertrag müssen nicht getroffen werden.

Bei langfristigen Auslandseinsätzen ist grundsätzlich eine einvernehmliche Änderung des Arbeitsvertrags nötig, und es wird in aller Regel ein Entsendungsvertrag mit Sonderregelungen geschlossen werden. Nähere Informationen und Beratung dazu erhalten Sie bei der für Sie zuständigen Industrie- und Handelskammer.

In allen Fällen kann deutsches Arbeitsrecht weiter gelten. Daneben wird häufig aber ausländisches Arbeitsrecht zur Anwendung gelangen. Zwingende US-Regelungen gelten in jedem Fall auch für Ihre Arbeitnehmer.

Sowohl nach deutschem als auch nach US-amerikanischem Recht gilt im Bereich der Sozialversicherung das so genannte Territorialitätsprinzip, d. h. der Ort der ausgeübten Tätigkeit bestimmt das anzuwendende Recht. Ist ein*e Deutsche*r in den USA tätig, bestimmt sich die Versicherungspflicht daher grundsätzlich allein nach amerikanischem Recht. Allerdings besteht zwischen Deutschland und den USA - zumindest in Bezug auf die Rentenversicherung - ein Sozialversicherungsabkommen, das für den Ausnahmefall der Entsendung besondere Regelungen trifft (Artikel 6 des Abkommens).

Demnach unterstehen Mitarbeiter*innen eines deutschen Unternehmens trotz US-Einsatz auch weiterhin der deutschen Sozialversicherung, wenn

Zusätzlich müssen der Arbeitgeber oder die*der Beschäftigte im Entsendestaat eine so genannte Entsendebescheinigung beantragen. Diese dient der*dem Beschäftigten in den USA als Nachweis dafür, dass er wegen der Fortgeltung seiner deutschen Sozialversicherungspflicht von der amerikanischen Rentenversicherungspflicht befreit ist. Diese Bescheinigung erfolgt in Deutschland durch das Formblatt D/USA 101. Ausstellende Behörde ist für versicherungspflichtige Arbeitnehmer*innen, die in die USA entsandt werden, die Krankenkasse, die auch die Rentenversicherungsbeiträge einzieht.

Unabhängig von der Dauer des Einsatzes in den USA, sollte darüber hinaus mit der hauseigenen Versicherung und den Sozialversicherungsträgern abgeklärt werden, ob die*der betreffende Mitarbeiter*in in den USA ausreichend gegen Krankheit und Unfall versichert ist. Auch die Betriebshaftpflicht ist erforderlichenfalls an das US-Engagement anzupassen.

Grundsätzlich sind natürliche Personen in ihrem Wohnsitzstaat unbeschränkt steuerpflichtig und müssen demzufolge auch dort ihr weltweites Einkommen versteuern. Im hier interessierenden Fall kann sich jedoch eine beschränkte Steuerpflicht in den USA durch die Ausübung der Erwerbstätigkeit vor Ort ergeben. Um eine daraus resultierende Doppelbesteuerung zu vermeiden, hat Deutschland mit den USA ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) geschlossen. Dieses regelt für kurzfristige Entsendungen bis maximal 183 Tage pro Kalenderjahr, dass das Besteuerungsrecht ausnahmsweise in Deutschland verbleibt, sofern die*der Arbeitnehmer*in ihren*seinen Wohnsitz in Deutschland behält und ihre*seine Vergütung auch weiterhin vom deutschen Arbeitgeber getragen wird. Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, ist die Vergütung in den USA zu versteuern.

Die Abrechnung einer Montageleistung in Amerika kann gegenüber einem Unternehmen grundsätzlich ohne deutsche Umsatzsteuer erfolgen, da diese Leistungen nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz nicht in Deutschland steuerbar sind. Da in Amerika kein mit dem deutschen Umsatzsteuersystem vergleichbares System existiert, muss bei einer Abrechnung an ein Unternehmen auch keine amerikanische Umsatzsteuer abgeführt werden.

Darüber hinaus entfällt die Pflicht zur Abgabe der Ertragssteuer bei Bauausführungen oder Montagen laut des DBA, wenn ihre Dauer zwölf Monate nicht überschreitet.

Bitte denken Sie im Vorfeld der Entsendung Ihrer Montagemitarbeiter*innen daran, die erforderlichen Papiere für gegebenenfalls mitzuführende Berufsausrüstung bei der für Sie zuständigen Industrie- und Handelskammer zu beschaffen. In aller Regel wird die Mitnahme über das Carnet ATA erfolgen können. Soweit es um die Ausrüstung für eine Messe geht, erfolgt die Abwicklung nach den Regeln über die vorübergehende Einfuhr mit Hinterlegung einer Sicherheit.

In den USA gibt es keine Einwohnermeldeämter, allerdings müssen sich auch die meisten Nichteinwanderer registrieren lassen ("Certificate of Alien Registration"). Ob Registrierungspflicht besteht, erfährt man beim nächsten Büro des Immigration and Naturalization Service in den USA (INS), wo man die Registrierung erforderlichenfalls auch zu beantragen hat. Die Formulare sind bei den Postämtern oder auch bei den INS-Büros erhältlich.

Ausländer*innen, die sich nur vorübergehend in den USA aufhalten, müssen der INS alle drei Monate ihre gültige Anschrift mitteilen, gleichgültig, ob sich diese verändert oder nicht.

Nachfolgend und nebenstehende haben wir für Sie eine Reihe von Links und weiterführenden Informationen zusammengestellt, in denen Sie sowohl allgemeine Hinweise zur Entsendung als auch US-spezifische Besonderheiten finden. Darüber hinaus erhalten Sie hier auch den Zugang zu den verschiedenen Formularen, die im Zusammenhang mit der Entsendung gegebenenfalls auszufüllen sind.

Nützliche Links:

Visainformationen der US-Botschaft

Einwanderungsbehörde USA

Informationen der DVKA

Hinweise der Gesellschaft der Bundesrepublik Deutschland für Außenwirtschaft und Standortmarketing (gtai)

Deutsche Rentenversicherung bei Tätigkeit in den USA

Steuerformular 2023

Erläuterungen zum Steuerformular 1040 NR (2023)

Doppelbesteuerungsabkommen D-USA