Rechtliche Regelungen

Anforderungen an Registrierkassen

Kassenprüfung im Fokus der Finanzbehörden

Bei Betriebsprüfungen legen die Finanzbehörden verstärkt ihren Fokus auf Registrierkassen bzw. Kassensysteme und überprüfen sehr genau die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben wie z. B. Gaststätten und Einzelhandel. Leider schließt das Gros der Kassenprüfungen mit Beanstandungen ab. Das führt in der Regel zu Hinzuschätzungen. Sie können eine Höhe von 10 Prozent des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag erreichen. Im schlimmsten Fall kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen.

Verschärfte Anforderungen

Was ändert sich?

Seit dem 1. Januar 2017 dürfen nur noch solche Kassen eingesetzt werden, die Einzelumsätze aufzeichnen und für mindestens zehn Jahre unveränderbar abspeichern können. Vorhandene digitale Kassen waren spätestens bis Ende 2016 auf den geforderten technischen Stand zu aktualisieren.
Die Finanzbehörden haben bereits ab 1. Januar 2018 die Möglichkeit von unangemeldeten Kassenkontrollen (Kassen-Nachschau). Das ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung.
Meldepflicht: Ab dem 1. Januar 2020 sind die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen. Auch die elektronischen Aufzeichnungssysteme, vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden, haben diese Meldung bis zum 31. Januar 2020 zu erstatten.
Weiterhin ist ab dem 1. Januar 2020 die Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssysteme Pflicht. Danach muss ein Beleg (elektronisch oder in Papierform) für den Kunden zur Verfügung gestellt werden, jedoch ist dieser nicht zur Mitnahme des Beleges verpflichtet.
Hinweis I: Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen, können die Finanzbehörden aber aus Zumutbarkeitsgründen von der Belegausgabepflicht befreien.
Hinweis II: Bons, die auf Thermopapier gedruckt sind, sind nicht dauerhaft lesbar und verblassen mit der Zeit. Hier sind unbedingt Kopien anzufertigen, um die dauerhafte Lesbarkeit der Belege zu gewährleisten. Der Bon wird an die Kopie geheftet.
Ab 1. Januar 2020 sind elektronische Aufzeichnungssysteme zusätzlich durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung zu schützen – auch PC-Kassensysteme.
Die Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtung beantragen die Kassenhersteller beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Grundlage für die technischen Anforderungen ist die sog. Kassensicherungsverordnung vom 26. September 2017 (BGBl. I 2017, 3515).

Gut zu wissen! Unternehmer, die bisher keine Registrierkasse benutzen oder kein elektronisches System verwenden, sind nicht zur Anschaffung gezwungen. Eine allgemeine Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse besteht weiterhin nicht.

Als Unternehmer sollten Sie sich sehr genau mit den Anforderungen an eine „ordnungsgemäße Kassenführung“ auseinandersetzen und prüfen, ob Ihre bisherigen Kassensysteme und die -organisation den gesetzlichen Vorschriften genügen. Die müssen prüfungs- und zukunftssicher ausgestaltet werden.

Bei konkreten Fragestellungen und Problemen sollten Sie Ihren Steuerberater und Ihren Kassenhersteller bzw. Ihren Kassenfachhändler ansprechen. Diese können Sie gezielt unterstützen und die Umstellungsprozesse im Betrieb begleiten. Gleiches gilt, wenn Sie eine neue Kasse anschaffen möchten.