FAQs zum IHK-Online-Portal

Ist die Nutzung des IHK-Online-Portals vorgeschrieben?

Spätestens zum Zeitpunkt der Prüfungsanmeldung muss das IHK-Online-Portal genutzt werden.

Wie erhalte ich die Zugangsdaten?

Unternehmen...

… erhalten die Zugangsdaten für das IHK-Online-Portal für Ausbildungsbetriebe seit November 2019 in einem Anschreiben automatisch mit der Registrierung eines neuen Ausbildungsvertrages postalisch, sofern noch kein Account vorhanden ist.
Ansprechpartnern der Bildungsberatung und Prüfungskoordination

Auszubildende...

… erhalten die Zugangsdaten für das IHK-Online-Portal für Auszubildende seit November 2019 ebenfalls nach der Registrierung des Ausbildungsvertrages per Post. Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt „Ausbildungsverhältnisse“ und dem Button „Account anlegen“ nach Eingabe der E-Mail-Adresse Zugangsdaten für ihre Auszubildenden erstellen.

Ausbilder...

… erhalten die Zugangsdaten über den Account des Ausbildungsbetriebes. Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt „Ausbilder/-in“ und dem Button „Account anlegen“ nach Eingabe der E-Mail-Adresse Zugangsdaten für ihre Ausbilderinnen und Ausbilder erstellen. Login im IHK-Online-Portal unter „Ausbilder/Anmelden als Ausbilder“.

Ausbildungsbetreuer („Ausbildungsbeauftragte“)...

… erhalten die Zugangsdaten für die Bearbeitung von Ausbildungsnachweisen automatisch, sobald ihnen erstmalig von einem Auszubildenden ein Ausbildungsnachweis zugeordnet wird. Die Zugangsdaten (PIN) werden nur einmalig erstellt und können auch für nachfolgende Ausbildungsnachweise dieses oder weiterer Auszubildenden verwendet werden. Login im IHK-Online-Portal unter „Ausbilder/Genehmigung Ausbildungsnachweise“.

Prüfende...

… erhalten die Zugangsdaten über den verantwortlichen Prüfungskoordinator*in bei der IHK Karlsruhe.

Prüfungsteilnehmer...

… einer Fortbildungsprüfung können sich über das IHK-Online-Portal registrieren.

Wo melde ich mich an?

Unter folgenden Links ist eine Anmeldung im IHK-Online-Portal möglich:
Hinweis: Wer mehrere Funktionen hat, zum Beispiel als Ausbilder und Prüfer, kann über einen Zugang auf alle relevanten Portale zugreifen.

Was mache ich, wenn ich mein Passwort vergessen habe?

Haben Sie Ihr Passwort vergessen, können Sie über die Schaltfläche „Passwort vergessen“ im jeweiligen Zugangsbereich neue Zugangsdaten anfordern. Nach Eingabe des Benutzernamens oder der E-Mail-Adresse erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link, mit dem ein neues Passwort erstellt werden kann.
Hinweis: Sobald ein neues Passwort hinterlegt wurde oder Sie sich mit dem alten Passwort angemeldet haben, ist der Link ungültig. Sollten Sie mehrfach hintereinander falsche Zugangsdaten verwendet haben, werden Sie für das Online-Portal aus Sicherheitsgründen für 24 Stunden gesperrt.

Wie kann ich eine Vertretung für meinen Account hinterlegen?

Unter dem Menüpunkt „Profil - Vertretung“ kann nach Eingabe der Zugangsdaten der vertretungsberechtigten Person oder Firma eine Vertretung hinterlegt werden. Dies setzt einen bereits bestehenden Account, zum Beispiel als Ausbilder, Prüfer, Prüfungsteilnehmer oder Firma voraus.
Ausbilder können alternativ auch über den Menüpunkt „Firmenmitarbeiter/-in als Vertreter/-in hinterlegen“ hinzugefügt werden. Hierzu können die bei der IHK hinterlegten Ausbilder aus einer Drop-Down-Liste ausgewählt werden und hinzugefügt werden.
Soll ein Vertreter eingerichtet werden, der noch keinen Account zum Online-Portal besitzt, kann dies über den Link „Firmenmitarbeiter/-in als Vertreter/-in hinterlegen“ vorgenommen werden. Diese Person muss durch die IHK genehmigt werden. Nach erfolgter Überprüfung durch die IHK erhält diese Person eine E-Mail mit den Zugangsdaten. Erst ab diesem Zeitpunkt wird der neue Vertreter auch in der Vertreterübersicht aufgeführt.
Hinweis: Ausbildungsbetriebe, die die Ausbildung über den Hauptsitz organisieren möchten, können über den Account des Hauptsitzes auf alle Filialen und Niederlassungen zugreifen. Zur Freischaltung setzen Sie sich bitte mit der IHK in Verbindung.

Wie kann ich als Vertreter/-in auf den Account des Ausbildungsbetriebes zugreifen?

Personen, die einen Ausbildungsbetrieb vertreten, können sich direkt über die Anmeldemaske (Login als Ausbildungsbetrieb) anmelden. Nach erfolgreichem Login im Online-Portal kann die vertretungsberechtigte Person über den Menüpunkt „Profil – Berechtigungen“ und den Button „Zum Programm“ zum Account des Ausbildungsbetriebes oder der zu vertretenden Person wechseln.
Tipp: Wenn die vertretende Person z. B. bereits einen Prüfer- oder Ausbilder-Account besitzt, kann im Profil des Personen-Accounts über Berechtigungen auf den Firmen-Account gewechselt werden.

Welche Daten sieht der Ausbilder in seinem Ausbilder-Account?

Mit der Zugangsberechtigung als Ausbilder haben Sie Zugriff auf die Auszubildenden, für die Sie gemäß Ausbildungsvertrag verantwortlich sind.

Wie reiche ich die unterschriebenen Vertragsexemplare nach der Vertragserstellung ein?

Das Online-Portal erzeugt Ihnen nach dem Speichern der Ausbildungs-/Umschulungsverträge PDF-Druckdateien. Die unterschriebenen Verträge übermitteln Sie uns im nächsten Schritt digital über das Online-Portal. Hierzu können Sie die eingescannte Datei hochladen oder Bild-Dateien über den angezeigten QR-Code hochladen.
Hinweis: Bitte senden Sie uns keine Vertragsexemplare zusätzlich postalisch oder per E-Mail zu.

Wo finde ich die Eintragungsbestätigung?

Bei der Anmeldung im Portal wird ein Hinweis eingeblendet, falls neue oder noch nicht gelesene Dokumente (zum Beispiel Eintragungsbestätigungen) vorliegen.
Unternehmen können die Eintragungsbestätigungen unter dem Menüpunkt „Profil – Dokumente“ abrufen. Alternativ kann die Eintragungsbestätigung auch über den Menüpunkt „Ausbildungsverhältnisse“ beim jeweiligen Auszubildenden abgerufen werden.
Auszubildende können die Eintragungsbestätigung unter dem Menüpunkt „Dokumente“ in ihrem Azubi-Portal öffnen.

Wie ist der zeitliche und inhaltliche Umfang der Ausbildungsnachweise im Online-Portal?

Die IHK Karlsruhe bietet im IHK-Online-Portal ein kostenloses Tool zur Führung eines wöchentlichen Ausbildungsnachweises an. Bei der Erfassung eines neuen Berichtes kann der Zeitraum auch weniger als sieben Tage betragen. Zum inhaltlichen Umfang empfiehlt die IHK Karlsruhe ca. eine DIN A4 Seite pro Woche.

Was bedeutet „schriftliche“ und „elektronische“ Führung von Ausbildungsnachweisen?

„Schriftlich“ sind ausschließlich handschriftliche geführte Berichte. „Elektronisch“ bedeutet, dass der Ausbildungsnachweis mit digitaler Unterstützung erst wird, z. B. unter Verwendung von MS Office-Vorlagen (Word, Excel etc.) oder softwarebasierten Lösungen (Online-Portal, Berichtsheft-App o. ä.).

Ab wann dürfen Auszubildende den elektronischen Ausbildungsnachweis führen?

Auch Auszubildende im zweiten und dritten Ausbildungsjahr können den Ausbildungsnachweis elektronisch über das Online-Portal führen. Beim ersten Eintrag können sie den Zeitraum länger als eine Woche (zum Beispiel 1. August 2018 bis 31. Juli 2019) angeben. Hiermit kann der bisherige Stand des Ausbildungsnachweises einmalig ins Portal hochgeladen werden um anschließend den elektronischen Ausbildungsnachweis wöchentlich im Portal fortzuführen.
Dies geht aber ausschließlich beim ersten Eintrag, danach greift die Plausibilitätsprüfung, so dass Nachweise höchstens für einen Zeitraum von sieben Tagen hinterlegt werden können.

Wo hinterlege ich, ob Auszubildende den elektronischen Ausbildungsnachweis nutzen dürfen?

Über den Menüpunkt „Einstellungen für Ausbildungsnachweise“ können Ausbildungsbetriebe durch Aktivierung des Häkchens bei „elektronischer Ausbildungsnachweis“ definieren, ob der Ausbildungsnachweis im Online-Portal geführt werden soll oder nicht. Die Einstellung ist jeweils pro Ausbildungsberuf möglich. Ist der Ausbildungsberuf aktiviert, kann ein Auszubildender in seinem Azubi-Portal den elektronischen Ausbildungsnachweis führen.

Ist das Häkchen deaktiviert, ist die elektronische Führung des Ausbildungsnachweises über das Online-Portal für den Auszubildenden nicht möglich.

Wer kann den elektronischen Ausbildungsnachweis der Auszubildenden bearbeiten?

Die Bearbeitung der Berichte kann vom Ausbildungsbetreuer, Ausbilder und/oder Ausbildungsbetrieb erfolgen. Der Auszubildende gibt bei der Versendung eines Berichtes eine E-Mailadresse der Person an, welche den Bericht überprüfen soll. In der Regel sind das die sogenannten Ausbildungsbetreuer. Ausbilder sehen, unabhängig davon wem der Bericht vorgelegt wurde, alle Berichte ihrer Auszubildenden (bei denen sie im Vertrag als Ausbilder genannt sind). Ausbildungsbetriebe haben den kompletten Überblick zu allen Berichten aller Auszubildenden und können diese über den Menüpunkt „Ausbildungsverhältnisse“ einsehen und bearbeiten.

Was wenn ein Bericht abgelehnt wurde?

Ein (mit Begründung) abgelehnter Ausbildungsnachweis ist vom Auszubildenden zu korrigieren und zur erneuten Genehmigung an den Ausbilder/Ausbildungsverantwortlichen zu senden.

Welche Frist zur Bearbeitung der Ausbildungsnachweise gibt es zu beachten?

Für die Genehmigung eines Ausbildungsnachweises sind systemseitig keine Fristen eingetragen. Es sollte jedoch im Interesse von Ausbildungsbetrieb und Auszubildenden liegen, dass die erstellten Ausbildungsnachweise möglichst zeitnah bearbeitet werden.

Müssen elektronisch geführte Ausbildungsnachweise unterschrieben werden?

Das „Abzeichnen“ elektronischer Ausbildungsnachweise erfolgt im Portal über elektronische Freigaben. Wird ein elektronischer Ausbildungsnachweis nicht im Portal (softwarebasiert) geführt, sondern mittels MS Office-Vorlagen, kann das „Abzeichnen“ z. B. durch den Austausch von bestätigenden E-Mails mit einfacher elektronischer Signatur dokumentiert werden. Ein Ausdruck der mit MS Office-Vorlagen erstellten Berichte zur physischen Unterschrift ist nicht erforderlich.

Haben gesetzliche Vertreter von minderjährigen Auszubildenden Zugriff auf die elektronisch geführten Ausbildungsnachweise?

Die gesetzlichen Vertreter sind nicht in den systemseitigen Prozess einbezogen und haben keine eigenen Zugangsdaten. Der Ausbildungsbetrieb trägt dafür Sorge, dass die gesetzlichen Vertreter Kenntnis über die Ausbildungsnachweise erlangen.

Wird über fehlende Berichte erinnert?

Eine systemseitige Erinnerungsfunktion ist derzeit nicht vorgesehen.

Was, wenn der Auszubildende den Ausbildungsbetrieb wechselt?

Bei einen Betriebswechsel haben Auszubildende einen neuen Ausbildungsvertrag. Im Azubi-Portal kann der Auszubildende zwischen den Verträgen zur Führung des elektronischen Ausbildungsnachweises auswählen.

Wo kann ich die Prüfungsanmeldung vornehmen?

Ausbildungsbetriebe:

Im IHK-Online-Portal für Ausbildungsbetriebe können Sie über den Menüpunkt „Prüfungen“ und Auswahl der Prüfung (zum Beispiel Sommer 2020) die Anmeldung zur Prüfung vornehmen. Im Anschluss wird die Anmeldung zur Überprüfung an den Prüfungsteilnehmer weitergeleitet. Dieser wird darüber ebenfalls per E-Mail benachrichtigt.

Prüfungsteilnehmer:

Im IHK-Online-Portal für Auszubildende können Auszubildende und Umschüler über den Menüpunkt „Ihre Prüfungen“ die vom Ausbildungsbetrieb gemachten Angaben zur Prüfungsanmeldung überprüfen und bestätigen. Erst nach der Bestätigung des Prüfungsteilnehmers liegt die Anmeldung der IHK zur Überprüfung vor.

Wer kann die Auszubildenden zur Abschlussprüfung über das IHK-Online-Portal anmelden?

Grundsätzlich nur der Ausbildungsbetrieb im Firmen-Account und dessen Vertreter. Der Ausbildungsbetrieb kann die Prüfungsanmeldung optional an die Ausbilder delegieren. In diesem Fall kann die Prüfungsanmeldung für die eigenen Auszubildenden im Ausbilder-Account vorgenommen werden. Möchten Sie diese Option nutzen, kommen Sie bitte auf uns zu. Wir müssen diese Einstellung einmalig aktivieren.

Wer erhält Informationen zu anstehenden Prüfungsanmeldungen im IHK-Online-Portal und wie wird informiert?

Die im Firmen-Account zentral hinterlegte E-Mailadresse erhält eine systemseitige Benachrichtigung, sobald Prüfungsanmeldungen anstehen und bearbeitet werden können. Ist noch kein Firmen-Account aktiviert, erhält der Ausbildungsbetrieb die Aufforderung zur Prüfungsanmeldung postalisch inklusive der Login-Daten für das IHK-Online-Portal. Vertreter des Ausbildungsbetriebes erhalten keine systemseitige Benachrichtigung.

Welche Anmeldefristen gelten für die Prüfungsanmeldung über das IHK-Online-Portal?

Die jeweilige Anmeldefrist wird sowohl dem Ausbildungsbetrieb als auch dem Auszubildenden im Online-Portal angezeigt.

Hinweis:

Die einzelnen Prüfungstermine sind im IHK-Online-Portal nicht ersichtlich. Diese finden Sie auf der IHK Website.

Zu welchen Prüfungen und ab welchem Zeitpunkt muss der Ausbildungsnachweis hochgeladen werden?

Der Ausbildungsnachweis muss für alle Abschlussprüfungen, inklusive der Abschlussprüfung Teil 1, im Rahmen der Prüfungsanmeldung Online hochgeladen werden. Dies gilt ab den Abschlussprüfungen Frühjahr/Sommer 2021.
Hinweis: Für Zwischenprüfungen gibt es bei der IHK Karlsruhe keine Prüfungsanmeldung.

Muss der Ausbildungsnachweis nach dem Upload im Rahmen der Prüfungsanmeldung weitergeführt werden?

Der Ausbildungsnachweis muss mit der Prüfungsanmeldung hochgeladen werden. Für den Zeitraum bis zum Ende des Ausbildungsverhältnisses muss das Berichtsheft weitergeführt werden. Es muss allerdings nicht mehr zur Prüfung mitgebracht oder nochmals hochgeladen werden.

Wo kann ich überprüfen, ob mein Auszubildender bereits zur Abschlussprüfung angemeldet ist?

Über den Menüpunkt „Prüfungen“ können Sie den Prüfungsstand des Auszubildenden einsehen. Angezeigt werden Name, Prüfungsart, Prüfungsstand, Ergebnisdatum und Beruf des Auszubildenden.