Informationspflichten TWIN!

Informationspflichten gegenüber Interessenten, Bewerbern und Teilnehmern des Orientierungsangebots TWIN! durchgeführt von der Industrie- und Handelskammer Karlsruhe (IHK KA) und der Hochschule Karlsruhe für Technik und Wirtschaft (HKA) gem. Art. 13, Art. 14 und Art. 26 Abs. 2 S. 2 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Hier erhältst Du die Info, wie Deine personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

1. Um welche Verarbeitungstätigkeit geht es?

Die IHK KA und die HKA verarbeiten in gemeinsamer Verantwortung die personenbezogenen Daten der Interessenten*, Bewerber und Teilnehmer, die sich für das Orientierungsangebot TWIN! interessieren bzw. es sowohl bei der IHK KA als auch bei der HKA durchführen. Hierfür wurde ein Vertrag nach Art. 26 DSGVO geschlossen. Insbesondere wurde hierfür folgende Aufgabenverteilung festgelegt:
  • Durchführung von Beratungsgesprächen: IHK KA und HKA
  • Versand von Informationen per E-Mail: IHK KA und HKA
  • Bewerberauswahl: IHK KA
  • Immatrikulation: HKA
  • Durchführung des Orientierungssemesters: IHK KA und HKA
  • Kommunikation zwischen IHK KA und HKA: Die Kooperationspartner arbeiten über eine Cloud und eine Datenbank zusammen. Seitens der IHK KA wird die Synology Cloud verwendet. Seitens der HKA wird die Lernplattform Ilias verwendet.
  • Bearbeitung von eingehenden Anfragen von betroffenen Personen: HKA
Außerdem werden spätestens ein Jahr nach Abschluss von TWIN! Alumnigespräche durch die IHK KA und die HKA mit den Teilnehmern geführt.
TWIN! ist Teil des vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) geförderten Verbundvorhabens „Verzahnte Orientierungsangebote zur beruflichen und akademischen Ausbildung“ (VerOnika). Verbundpartner für die Evaluation und wissenschaftliche Begleitung ist die FernUniversität Hagen. Die Teilnahme an einer Studie ist freiwillig.

2. Wer ist verantwortlich und wie kannst Du uns kontaktieren?

Hochschule für Technik und Wirtschaft Karlsruhe, Moltkestr. 30, 76133 Karlsruhe
Telefon: 0721 925-1000, E-Mail: rektor@hs-karlsruhe.de
vertreten durch den Rektor der Hochschule, Prof. Dr. Frank Artinger.
Industrie- und Handelskammer Karlsruhe, Lammstraße 13–17, 76133 Karlsruhe
Telefon: 0721 174-0, E-Mail: info@karlsruhe.ihk.de
vertreten durch Wolfgang Grenke (Präsident), Dr. Guido Glania (Hauptgeschäftsführer)

3. Wie lauten die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten?

Hochschule für Technik und Wirtschaft Karlsruhe, Prof. Dr. Thorsten Leize, Stellvertreter:Prof. Dr. Ingo Stengel, Moltkestr. 30, 76133 Karlsruhe; Telefon: 0721 925-1373, E-Mail: datenschutz@h-ka.de
IHK Karlsruhe, Datenschutzbeauftragte, Lammstraße 13 – 17, 76133 Karlsruhe, Telefon: 0721 174-0, E-Mail: datenschutz@karlsruhe.ihk.de

4. Was sind Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung?

Wenn Du Interesse am Angebot hast, dann wendest Du Dich entweder an die HKA oder die IHK KA. Es werden Deine Daten erhoben, um Beratungstermine zu vereinbaren und durchzuführen und um Dir per E-Mail Informationen zu TWIN! und zum Bewerbungsverfahren zur Verfügung stellen zu können. Die Datenverarbeitung zum Zwecke der Kontaktaufnahme mit uns erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b).
Willst Du am Orientierungsangebot TWIN! teilnehmen, dann wendest Du Dich an die IHK KA. Es werden Deine Bewerberdaten erhoben, um Deine Unterlagen auf Vollständigkeit zu prüfen. Die Datenverarbeitung zum Zwecke der Kontaktaufnahme mit uns erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b).
Nimmst Du am Orientierungsangebot TWIN! teil, dann erfolgt die Immatrikulation an der HKA. Es werden Deine Teilnehmerdaten verarbeitet. Die Daten werden auf Grundlage von § 2 Landeshochschulgesetz Baden-Württemberg (LHG Ba-Wü) i.V.m. § 4 Landesdatenschutz-gesetz (LDSG Ba-Wü), Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e) DSGVO verarbeitet.
Nimmst Du an den freiwilligen Studien der FernUniversität Hagen teil, so beruht dies auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO. Forschungsergebnisse der Studien werden unter Wahrung Deiner Anonymität veröffentlicht. Die Informationspflichten der Fernuni Hagen sind auf der Startseite der jeweiligen schriftlichen Befragung aufgeführt und können vor dem Start der Befragung von dir eingesehen werden.
Folgende Daten werden bei der IHK KA verarbeitet:
  • Interessenten: Name, Vorname, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer
  • Bewerber: Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, Kontaktdaten (E-Mail, optional Festnetz-/Handynummer), Nachweis über Hochschulzugangsberechtigung
  • Teilnehmer: Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, Kontaktdaten (E-Mail, optional Festnetz-/Handynummer), Nachweis über Hochschulzugangsberechtigung
Folgende Daten werden bei der HKA verarbeitet:
  • Interessenten: Name, Vorname, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer
  • Bewerber: Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, Kontaktdaten (E-Mail, optional Festnetz-/Handynummer), Nachweis über Hochschulzugangsberechtigung
  • Teilnehmer: Die Datenschutzerklärung zur Informationspflicht nach Artikel 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für Studierende der HKA findest Du auf der Startseite des Internetauftritts der HKA: www.h-ka.de unter Online-Bewerbung.

5. Wer erhält Deine personenbezogenen Daten?

Deine von der IHK KA erhobenen personenbezogenen Daten werden übermittelt an:
  • die HKA als gemeinsam Verantwortliche,
  • den Betrieb, in dem Du die Praxisphase absolvierst,
  • die Berufsschule, an der Du an ausgewählten Lernfeldern teilnimmst,
  • innerhalb der IHK Karlsruhe den für TWIN! zuständigen Ansprechpartner und die IT-Abteilung,
  • die Auftragsdatenverarbeiter der IHK Karlsruhe. Hierzu zählen Datenverarbeiter im Auftrag z. B. Hoster und sonstige IT-Dienstleister wie Wartung und Fernwartung, Websiten-Design, Cloud-Lösungen.
Deine von der HKA erhobenen personenbezogenen Daten werden wie folgt übermittelt:
  • Daten der Interessenten und Bewerber an die IHK KA als gemeinsam Verantwortliche,
  • Daten der Teilnehmer: an interne Mitarbeiter, an die IHK KA als gemeinsam Verantwortliche, an das Hochschulzentrum Reutlingen als Auftragsverarbeiter.

6. Werden personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt?

Es ist nicht geplant, Deine personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation zu übermitteln.

7. Wie lange werden Deine personenbezogenen Daten gespeichert?

Die Speicherdauer der personenbezogenen Daten richtet sich nach der Personenrolle. Unterschieden werden drei Rollen: Interessenten, Bewerber und Teilnehmer.
Die personenbezogenen Daten der Interessenten werden bis zum Projektende (geplantes Ende: 30.09.2023) aufbewahrt. Die personenbezogenen Daten der Bewerber werden bis drei Monate nach geplantem Projektende aufbewahrt. Bei der IHK KA und bei der HKA werden die Daten der Teilnehmenden nach Auslaufen des Orientierungssemesters so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die Registrierung von TWIN!-Teilnehmenden und die Durchführung von Abschlussprüfungen erforderlich ist.
Bei der HKA findest Du weitere Informationen zur Dauer der Speicherung Deiner Daten bei der Erstellung deines Nutzeraccounts, die Du der HKA bei deiner Selbstregistrierung angegeben hast, in der Informationspflicht nach Artikel 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für Studierende der HKA auf der Startseite des Internetauftritts der HKA unter Online-Bewerbung.

8. Welche Betroffenenrechte gibt es? 

Nach der EU-Datenschutzgrundverordnung stehen Dir folgende Rechte zu:
  • Werden Deine personenbezogenen Daten verarbeitet, so hast Du das Recht Auskunft über die zu Deiner Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
  • Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Dir ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
  • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so kannst Du die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
  • Wenn Du in die Datenverarbeitung eingewilligt hast oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Dir gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Wende Dich bitte vorzugsweise an die HKA, um die vorstehenden Rechte geltend zu machen. Die HKA und die IHK KA informieren sich unverzüglich gegenseitig über die Geltendmachung von Rechten und unterstützen sich bei der Erfüllung.
Solltest Du von Deinen oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die HKA, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Baden-Württembergischen Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de, Telefon: 0711 615541-0, Telefax: 0711 615541-15.

9. Was bedeutet das Widerrufsrecht bei Einwilligung?

Wenn Du in die Verarbeitung durch die IHK KA durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt hast, kannst Du die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird dadurch nicht berührt.

10. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Die IHK KA und die HKA benötigen Deine Daten, um Beratungstermine mit Dir zu vereinbaren und Dir per E-Mail weitere Informationen zu TWIN! und zum Bewerbungsverfahren zur Verfügung stellen zu können. Deine Bewerberdaten werden benötigt, um über Deine Bewerbung für das Orientierungsangebot TWIN! zu entscheiden. Für die Durchführung des Orientierungssemesters benötigen wir Deine Teilnehmerdaten. Wenn Du die erforderlichen Daten nicht angibst, kann Deine Beratungsanfrage nicht bearbeitet oder Deine Bewerbung nicht berücksichtigt werden. Insofern bist Du dazu verpflichtet, Deine Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich aus den oben genannten Rechtsgrundlagen.

*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung mehrerer geschlechtsbezogener Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für alle Geschlechtsformen.