Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen

Bei Betriebsprüfungen legen die Finanzbehörden verstärkt ihren Fokus auf Registrierkassen bzw. Kassensysteme und überprüfen sehr genau die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben wie z. B. Gaststätten und Einzelhandel. Leider schließt das Gros der Kassenprüfungen mit Beanstandungen ab. Das führt in der Regel zu Hinzuschätzungen. Sie können eine Höhe von 10 % des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag erreichen. Im schlimmsten Fall kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen.
Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung haben sich insbesondere seit 2018 erheblich verschärft. Grund dafür sind verschiedene Vorschriften, wie z. B. die sogenannte Kassenrichtlinie, das Kassengesetz und weitere Verordnungen. Wichtig sind vor allem folgende Vorgaben:
  • Ab dem 1. Januar 2020 müssen grundsätzlich alle Kassen mit einer sog. zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (tSE) ausgestattet werden.
  • Der DIHK konnte jedoch gemeinsam mit den IHKs erreichen, dass Unternehmen durch eine sog. Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30.09.2020 ausreichend Zeit zur Anschaffung/Implementierung einer tSE erhalten. Das Land Baden-Württemberg hat nun diese Frist für die Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31. März 2021 verlängert.
  • Ab dem 1. Januar 2020 gilt eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet die Unternehmen zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons.
  • Hierdurch wird die seit 2018 nunmehr gesetzlich geregelte Einzelaufzeichnungspflicht ergänzt: Jeder Verkaufsvorgang muss detailliert im elektronischen System aufgezeichnet – ein sogenannter Z-Bon reicht nicht aus!
  • 2018 wurde auch die sog. Kassennachschau eingeführt. Prüfer der Finanzverwaltung dürfen unangekündigt die Kassenbuchführung überprüfen und Zugriff auf die Kasse verlangen.
  • Erforderlich ist außerdem eine Verfahrensdokumentation. Diese muss auch die Organisationsunterlagen zum eingesetzten Kassensystem, wie z. B. Kassenfabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten, Programmieranleitungen etc. enthalten.
Wegen der besonderen Relevanz insbesondere bei bargeldintensiven Unternehmen wurden die wichtigsten Grundlagen einer ordnungsgemäßen Kassenführung sowohl bei elektronischen Kassen(systemen) als auch bei offenen Ladenkassen umfassend und praxisnah in einem Infoblatt erläutert und mit den entsprechenden Quellenangaben (Links) versehen (siehe Spalte rechts, unter "Weitere Informationen").
Stand: September 2020