elektronische Rechnung/E-Rechnung

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde eine stufenweise Einführung einer verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich festgelegt. Die E-Rechnungspflicht gilt ab 2025.

Das Wichtigste in Kürze

  • eRechnung: strukturiertes elektronisches Format, das dem europäischen Rechnungsstandard EN16931 entspricht
  • Betroffene: inländische Umsätze im B2B-Bereich
  • XRechnung und ZUGFeRD weiterhin anerkannt, bei EDI-Verfahren ggf. Anpassungen notwendig
  • bereits jetzt Verpflichtung zur elektronischen Ausstellung von Rechnungen für öffentliche Verträge
  • ab 2025 zwingende Verpflichtung zum Empfang E-Rechnungen im B2B-Bereich
  • 2025 bis 2027 Übergangsvorschrift für Rechnungsaussteller
    spätestens ab 2028 zwingende Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich

Was ist die neue E-Rechnung?

In Zukunft gelten als E-Rechnung nur noch solche Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das dem europäischen Rechnungsstandard EN16931 entspricht.
Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, gelten zukünftig als „sonstige Rechnungen“. Gemeint sind insbesondere reine Word- oder PDF-Formate.
Aus Sicht der Finanzverwaltung erfüllen sowohl Rechnungen nach dem XStandard (so genannte XRechnung) als auch nach dem ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1) grundsätzlich die Anforderungen an das geforderten europäischen Format einer E-Rechnung. Auch weitere Rechnungsformate können die genannten Anforderungen erfüllen.
Die Finanzverwaltung weist jedoch explizit darauf hin, dass bei hybriden Formaten wie dem ZUGFeRD-Format, das aus einer Bilddatei (pdf-Dokument) und einem strukturierten Datensatz (XML-Datei) besteht, künftig der strukturierte Teil maßgebend sein wird. Im Fall einer Abweichung gehen dann die Daten aus dem strukturierten Teil denen aus der Bilddatei vor. Damit wird das bislang geltende Verhältnis, nämlich Bilddatei vor strukturiertem Datensatz umgekehrt.
Rechnungsaussteller und -empfänger können eine Vereinbarung über das genutzte E-Rechnungsformat schließen, wobei das genutzte Format jedoch die Extraktion der erforderlichen Angabe gemäß Richtlinie 2014/55/EU ermöglichen muss.

Wer muss die E-Rechnungspflicht erfüllen?

Die Ausstellung einer E-Rechnung ist für inländische B2B-Umsätze zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen verpflichtend. Dies gilt unabhängig von ihrer Größe. Ansässig ist ein Unternehmen/Unternehmer, welches/welcher seinen Sitz, seinen Ort der Geschäftsleitung, seinen Wohnsitz oder den gewöhnlichen Aufenthalt im Inland hat oder eine inländische umsatzsteuerliche Betriebsstätte unterhält.

Gibt es Ausnahmen?

Nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen Rechnungen über nach § 4 Nr. 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz (UstG) steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen über Fahrausweise.

Ab wann gilt die Pflicht zum Ausstellen einer E-Rechnung?

Alle umsatzsteuerlichen Unternehmen müssen ab dem 1.Januar 2025 E-Rechnungen ausstellen und empfangen können. Aufgrund des Umstellungsaufwandes wird es jedoch für Rechnungsaussteller folgende Übergangsregelungen in den Jahren 2025 bis 2027 geben:
  • In den Jahren 2025 und 2026 sind neben E-Rechnungen auch Papierrechnungen und – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – sonstige elektronische Rechnungen zulässig; dies gilt in 2027 nur noch für inländische Unternehmen mit einem Gesamtumsatz (i. S. d. § 19 Abs. 3 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) bis zu 800.000 Euro.
  • In 2027 dürfen auch EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden. Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnung und ihre Übermittlung dann zwingend umzusetzen.
Hinweis für Rechnungsempfänger: Die Übergangsregelungen gelten nur für Rechnungsaussteller. Alle inländischen Unternehmer sind ab 2025 zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. Wenn ein Rechnungsaussteller die o.g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische Empfänger ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und verarbeiten zu können.

Gibt es nähere Auslegungshinweise der Finanzverwaltung?

Das Bundesministerium für Finanzen hat Hinweise zur Ausstellung elektronischer Rechnung veröffentlicht:
Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG; Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025
Stand: November 2024