Der Geschäftsbriefbogen des Kleingewerbetreibenden

Kleingewerbetreibende sind gewerblich tätige Selbständige, die nicht im Handelsregister eingetragen sein müssen. Dies gilt für Gewerbetreibende, deren Unternehmen nach Art oder Umfang keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, das heißt die Höhe der Jahresumsätze oder einfache Geschäftsabwicklung erfordern noch keine doppelte Buchführung etc. Bei Überschreiten des kleingewerblichen Rahmens wird der Unternehmer zum Kaufmann, der gem. § 29 Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet ist, sich im Handelsregister eintragen zu lassen.
Ein Kleingewerbe kann von einer Einzelperson oder von mehreren Gewerbetreibenden gemeinschaftlich (BGB-Gesellschaft = Gesellschaft des bürgerlichen Rechts (abgekürzt GbR)) ausgeübt werden.

Eine selbständige gewerbliche Tätigkeit muss zunächst bei der Stadt- oder Gemeindeverwaltung angemeldet werden (siehe hierzu seitliche Service-Spalte „Ich melde ein Gewebe an“). Die Anzeige ist mittels der dort erhältlichen Formulare vorzunehmen. Mit der Gewerbeanmeldung wird u. a. zugleich die Anmeldung beim Finanzamt, bei der Berufsgenossenschaft (hier beachten: zusätzlich direkt Kontakt aufnehmen) und bei der Industrie- und Handelskammer (Handwerkskammer, Landwirtschaftskammer) bewirkt.

Sie kennzeichnen nicht den Gewerbetreibenden, sondern das Unternehmen als solches oder das Geschäftslokal. So werden Ladengeschäfte, Restaurants, Gaststätten, Kioske, Apotheken, etc. üblicherweise mit eigenen Namen versehen ("Tony´s Billardcafé", "Willi´s Wollstube", "Rosenapotheke", "Neckartorkino"). Sie dürfen nicht irreführend sein (z. B. "Karlsruher Schuhcenter" für ein kleines Schuhgeschäft). Individuell und möglichst fantasievoll gestaltete Geschäftsbezeichnungen ("Software-Doktor", "Immo-Hai", "Flower Floristik-Team") kennzeichnen das Unternehmen zusätzlich zu dem bürgerlichen Namen des Gewerbetreibenden. Sie können z. B. am Telefon oder in Werbung auch alleine verwendet werden, dürfen aber nicht firmenmäßig gebraucht werden.

Sie kennzeichnen die Dienstleistungen oder Produkte des Unternehmens und sollen diese aus der Masse gleichartiger Angebote herausheben. Sie erhöhen zum Beispiel den Wiedererkennungseffekt in der Werbung. Solche "Identifikationsmerkmale" sind oftmals grafisch besonders auffällig gestaltet. Sie dürfen auf den Geschäftsbriefbogen zusätzlich zu den gesetzlich erforderlichen Angaben aufgedruckt werden. Auch diesbezüglich ist bei der Gestaltung des Briefbogens darauf zu achten, dass der Eindruck vermieden wird, es handele sich um eine kaufmännische Firmenbezeichnung.
Bei der Wahl eines Unternehmenskennzeichens, ob Geschäftsbezeichnung oder Marke, ist besondere Vorsicht geboten. Erhebliche Probleme können entstehen, wenn ältere Rechte bestehen (siehe hierzu seitliche Service-Spalte „Die Firma und andere Unternehmenskennzeichen“).

Auf allen Geschäftsbriefen, die an einen oder mehrere bestimmte Empfänger gerichtet sind, haben Kleingewerbetreibende ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen sowie ihre ladungsfähige Anschrift (d. h. die Geschäftsadresse und nicht lediglich ein Postfach) anzugeben. Dies gilt für den gesamten geschäftlichen Verkehr, umfasst also auch Telefax-Schreiben, Rechnungen, Bestellungen etc. sowie Geschäftsbriefe per E-Mail. Hiervon ausgenommen sind Schreiben, die nicht an einen oder mehrere bestimmte Empfänger gerichtet sind (Werbedrucksachen u. ä.) oder die im Rahmen einer schon bestehenden Geschäftsbeziehung üblicherweise formularmäßig gehandhabt werden. Die Notwendigkeit, diese Angaben auf Geschäftsbriefen zu machen, ergibt sich aus wettbewerbsrechtlichen und - soweit es sich bei den Geschäftspapieren um Rechnungen handelt - aus steuerlichen Vorschriften. Auch die Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV) vom 12. März 2010 sieht vor, dass ein Dienstleistungserbringer vor Abschluss eines schriftlichen Vertrages oder Erbringung einer Dienstleistung seinen Vor- und Familiennamen in klarer und verständlicher Form zur Verfügung zu stellen hat.

Der Kleingewerbetreibende kann seinem Vor- und Zunamen neutrale Branchenbezeichnungen und Tätigkeitsangaben hinzufügen (z. B. Klaus Müller, Möbelhandel; Carina Becker, Damenmoden), darf dabei jedoch nicht den Eindruck erwecken, eine kaufmännische Firma zu führen. Die Firma ist gemäß Handelsgesetzbuch der Name eines Kaufmanns, unter dem er seine Geschäfte betreibt und die Unterschrift abgibt. Die Verwendung von Kaufmanns- oder Gesellschaftszusätzen, wie zum Beispiel "e. K." oder "& Co." sind dem Kleingewerbetreibenden daher nicht gestattet.

Die BGB-Gesellschaft muss auf ihren Geschäftsbögen die Namen aller beteiligten Gesellschafter mit Vor- und Zunamen nennen. Der Zusatz "Gesellschaft des bürgerlichen Rechts" oder "GbR" ist nicht erforderlich, aber zu Klarstellungszwecken üblich.

Neben die eben dargestellten können weitere Pflichtangaben treten. Insbesondere zu beachten sind die Informationspflichten nach der Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV), siehe seitliche Service-Spalte.

Kleingewerbetreibende sind nach neuem Recht berechtigt, aber nicht verpflichtet, die Eintragung in das Handelsregister herbeizuführen. Mit der Eintragung übernehmen sie alle Rechte und Pflichten eines kaufmännischen Unternehmens (z. B. Recht, eine Firma zu führen, unverzügliche Rügepflicht bei Mängeln beim Handelskauf, Gültigkeit von Bürgschaften und Schuldanerkenntnissen auch bei mündlicher Vereinbarung, erhöhter Zinssatz bei Verzug etc.).

Die Kosten für die Eintragung einer Einzelfirma im Handelsregister belaufen sich auf  ca. 150,00 Euro. Die Folgekosten können aber erheblich sein, z. B. wird die Buchhaltung durch einen Steuerberater wegen des kaufmännischen Erfordernisses der doppelten Buchführung und der Bilanzierungspflicht weitaus teurer.

Der Einzelkaufmann muss an die Firma den Rechtsformzusatz "eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau" oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung anfügen, insbesondere "e. K.", "e. Kfm." oder "e. Kfr." Eine Personengesellschaft kann sich – wenn alle Gesellschafter unbeschränkt haften - als offene Handelsgesellschaft (OHG) oder – wenn die Haftung bei einem Teil der Gesellschafter beschränkt ist – als Kommanditgesellschaft (KG) eintragen lassen. Für die Firmenbildung gelten die Vorschriften der §§ 18, 19 und 30 HGB und für die Gestaltung der Geschäftsbriefe die Vorschrift des § 37 a HGB. 

Stand: September 2015