Nachweise für die Ausfuhrlieferung

Unternehmen, die Ware von Deutschland in Drittländer exportieren, können diese als sogenannte Ausfuhrlieferung steuerfrei abrechnen. Das macht die Steuerbefreiungsregelung des § 4 Nr. 1a in Verbindung mit § 6 Umsatzsteuergesetz (UStG) möglich. Bestimmte Voraussetzungen müssen aber erfüllt sein.

Materielle Voraussetzungen

Wird die Ware vom Lieferanten selbst versendet oder befördert, ist Voraussetzung, dass der gelieferte Gegenstand ins Drittland gelangt unabhängig davon, wo der Abnehmer ansässig ist.
Wird die Ware vom Abnehmer versendet oder befördert (abgeholt), muss die Ware zum einen ins Drittland gelangen und der Abnehmer muss ein ausländischer Abnehmer sein, das heißt seinen Sitz im Ausland haben. Als Ausland zählt hierbei das Drittland und auch das EU-Ausland. Die Voraussetzungen sind hier also strenger als für den Fall, in dem der Lieferant die Ware selbst transportiert bzw. transportieren lässt.

Nachweise

Voraussetzungen für die Steuerbefreiung müssen nachgewiesen werden. Der Nachweis ist eine unverzichtbare materiell-rechtliche Voraussetzung für die Steuerbefreiung. Kann der Nachweis nicht geführt werden, darf die Steuerbefreiung nicht in Anspruch genommen werden. Das heißt: Die Rechnung muss mit deutscher Umsatzsteuer ausgestellt werden und diese muss ans Finanzamt abgeführt werden. Der Nachweis muss dabei als Doppelnachweis geführt werden und zwar
  • als Belegnachweis und
  • als Buchnachweis.

Belegnachweis

Allgemeines zum Belegnachweis (Besitz, Zeitpunkt)


Für die Belegnachweise wird unterschieden, ob es sich um einen sogenannten Beförderungs- oder einen Versendungsfall handelt. Bei einem Beförderungsfall transportiert der Lieferant oder Abnehmer den Gegenstand der Lieferung selbst (mit dem eigenen Lkw) ins Drittland. Bei einem Versendungsfall lässt der Lieferant oder Abnehmer den Gegenstand durch einen selbständigen Beauftragten, das heißt in der Regel durch einen Spediteur, ins Drittland transportieren.
Unabhängig von dieser Unterscheidung müssen sich die Ausfuhrbelegnachweise grundsätzlich im Besitz des nachweispflichtigen Unternehmers befinden und zehn Jahre aufbewahrt werden. Es genügt nicht, wenn sich diese im Besitz eines anderen Unternehmers oder einer Behörde befinden.
Für den Zeitpunkt des Belegnachweises gilt, dass die Belege als integrierenden Bestandteil des Buchnachweises gegebenenfalls noch bis zur Bestandskraft der Steuerfestsetzung beigebracht werden können. Soweit die Belege jedoch nicht von vornherein vorliegen, ist auf ihr Fehlen bei der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung oder der Umsatzsteuerjahreserklärung im Vorgriff auf die zu erwartende Steuerfreiheit hinzuweisen. Durch diese Hinweispflicht soll sichergestellt werden, dass das Finanzamt die Nachweismängel kennt und die Veranlagung für spätere Änderungen offen hält und die Vervollständigung der Belege überwacht. Unterbleibt der Hinweis, macht sich der Unternehmer bei Vorliegen der subjektiven Voraussetzungen der Steuerhinterziehung schuldig, auch wenn die Nachweise nachträglich noch beigebracht werden.
Hinweis: Liegen Fälle vor, in denen der Belegnachweis nicht innerhalb des Voranmeldezeitraums beigebracht werden kann, muss entweder
  • ein entsprechender Hinweis auf die Unvollständigkeit in der Voranmeldung bzw. Jahreserklärung angebracht werden oder, wenn der Aufwand hierfür zu groß ist,
  • die Lieferung zunächst als steuerpflichtige Lieferung in dem betreffenden Voranmeldezeitraum erklärt werden. Nach Eingang des Ausfuhrnachweises ist in dem betreffenden Voranmeldungszeitraum eine entsprechende Stornierung vorzunehmen.

Belegnachweise im Beförderungsfall

In Beförderungsfällen soll der Nachweis grundsätzlich durch einen Beleg geführt werden, der folgende Angaben enthält:
  1. Name und Anschrift des Unternehmers/der Unternehmerin
  2. Handelsübliche Bezeichnung und Menge des ausgeführten Gegenstands
  3. Ort und Tag der Ausfuhr
  4. Ausfuhrbestätigung der den Ausgang des Gegenstands aus dem Gemeinschaftsgebiet überwachenden Grenzzollstelle eines Mitgliedstaates
Seit 2009 besteht EU-einheitlich die Pflicht zur Teilnahme am elektronischen Ausfuhrverfahren unabhängig vom Beförderungsweg, in Deutschland steht hierfür das IT-System ATLAS-Ausfuhr zur Verfügung.
Die Ausfuhrbestätigung der Grenzzollstelle kann sich auf folgenden Dokumenten befinden:
  • Lieferschein
  • Rechnungsdurchschrift
  • Versandbegleitdokument
  • Ausfuhranmeldung (Exemplar Nr.3 des Einheitspapiers)
  • Ausfuhrbegleitdokument (ABD)
  • Ausfuhrkontrollmeldung
Zulässig ist es jedoch auch, dass sich die Ausfuhrbestätigung
  • auf einem anderen Beleg befindet, der entsprechende Angaben enthält oder
  • auf einem dem Geschäftsbeleg oder besonderen Beleg anzustempelnden Aufkleber.
Unabhängig von der Frage, auf welchem Dokument sich die Ausfuhrbestätigung befinden soll, ist zu beachten: Die Erteilung der Ausfuhr- oder Abfertigungsbestätigung ist grundsätzlich unverzichtbar. Das heißt: Wenn ein Abnehmer/Selbstabholer die Ware mit seinem Lkw ins Drittland befördert, reicht zur Erlangung der Steuerbefreiung die Vorlage einer Einfuhrbestätigung der Eingangszollstelle im Drittland prinzipiell nicht aus.
Nur in begründeten Einzelfällen, in denen der Nachweis der Ausfuhr durch Belege mit einer Bestätigung der Grenzzollstelle oder der Abgangsstelle nicht möglich oder nicht zumutbar ist, zum Beispiel bei der Ausfuhr von Gegenständen im Reiseverkehr, durch die Kurier- und Poststelle des Auswärtigen Amtes oder durch Transportmittel der Bundeswehr oder der Stationierungstruppen, kann der Unternehmer den Ausfuhrnachweis auch durch andere Belege führen. Von einem solchen Ausnahmefall ist grundsätzlich jedoch nicht auszugehen, wenn die entsprechenden Papiere zwar ursprünglich ausgestellt, aber nicht (mehr) vorhanden sind (so das FG Niedersachsen in dem angegebenen Urteil). Als Ersatzbelege in begründeten Ausnahmefällen können insbesondere Bescheinigungen amtlicher Stellen der Bundesrepublik Deutschland anerkannt werden, aber auch andere Belege wie
  • Bescheinigungen des Auswärtigen Amtes einschließlich der diplomatischen oder konsularischen Vertretungen der Bundesrepublik Deutschland im Bestimmungsland,
  • Bescheinigungen der Bundeswehr einschließlich ihrer im Drittlandsgebiet stationierten Truppeneinheiten,
  • Belege über die Verzollung oder Einfuhrbesteuerung durch außergemeinschaftliche Zollstellen oder beglaubigte Abschriften davon,
  • Transportbelege der Stationierungstruppen, zum Beispiel Militärfrachtbriefe, und
  • Abwicklungsscheine.

Belegnachweise im Versendungsfall

In Versendungsfällen soll der Nachweis grundsätzlich folgendermaßen geführt werden:
Durch einen Versendungsbeleg, insbesondere durch Frachtbrief (zum Beispiel Eisenbahnfrachtbrief, Luftfrachtbrief), Konnossement, Posteinlieferungsschein oder deren Doppelstücke.
Als anerkannte Versendungsbelege gelten insbesondere auch das zur Auftragserteilung an einen Kurierdienst gefertigte Dokument, der Ladeschein, der Rollfuhrschein sowie deren Doppelstücke, wenn sich hieraus die grenzüberschreitende Warenbewegung ergibt.
Unternehmer, für die Ausfuhrbelege ausgestellt worden sind, obwohl sie diese nicht benötigen (zum Beispiel im Rahmen von Reihengeschäften), können diese mit einem Übertragungsvermerk versehen und an den Unternehmer, der die Ausfuhrlieferung bewirkt hat, zu Nachweiszwecken weiterleiten.
Fotokopien von Originalversendungsbelegen oder ihrer Doppelstücke gelten für sich allein nicht als ausreichender Ausfuhrnachweis, da sie nach der Anfertigung der Kopie vorgenommene Verfügungen und Rechtsübertragungen nicht kenntlich machen. Sie können daher nur in Verbindung mit anderen Belegen als Ausfuhrnachweis anerkannt werden, wenn sich aus der Gesamtheit der Belege die Ausfuhr des Gegenstands zweifelsfrei entsprechend der unter Punkt 2 folgenden Ausführungen ergibt.
Hinweis: Vorsicht ist beim CMR-Frachtbrief geboten. Die Rechtslage diesbezüglich ist nicht ganz sicher. So hat etwa das Finanzgericht Bremen entschieden, dass die Kopie eines CMR-Frachtbriefs, dem die Empfangsbestätigung des Empfängers fehlt, nicht als Versendungsbeleg anzusehen ist. Darüber hinaus hat das Finanzgericht in diesem Urteil auch ausgeführt, dass es nicht auf die Bezeichnung eines Dokuments als "Frachtbrief" ankomme, sondern die inhaltlichen Anforderungen hieran erfüllt sein müssten. Aktuell wird diese Rechtsprechung zwar in höchstem Maß durch die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) in Frage gestellt. Aus den allgemeinen Grundsätzen ist zumindest zu schließen, dass ein korrekter CMR-Frachtbrief als Nachweis gemeinschaftsrechtlich ausreichen müsste.
Stehen dem Unternehmer Originalversendungsbelege nicht zur Verfügung, kann er den Ausfuhrnachweis durch einen sonstigen handelsüblichen Beleg, insbesondere durch eine Bescheinigung der beauftragten Spedition oder durch eine Versandbestätigung des Lieferers führen. Der sonstige Beleg soll enthalten:
  • Name und Anschrift des Ausstellers sowie den Tag der Ausstellung
  • Name und Anschrift des Unternehmers sowie des Auftraggebers, wenn dieser nicht der Unternehmer ist
  • Handelsübliche Bezeichnung und Menge des ausgeführten Gegenstands
  • Ort und Tag der Ausfuhr oder Ort und Tag der Versendung ins Drittlandsgebiet
  • Empfänger und Bestimmungsort im Drittlandsgebiet
  • Versicherung des Ausstellers, dass die Angaben in dem Beleg auf Grund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind
  • Unterschrift des Ausstellers.
Soweit mit dem Liefervorgang ein Spediteur, Frachtführer oder Verfrachter mit der Versendung beauftragt ist, soll die Ausfuhr durch eine Ausfuhrbescheinigung nach amtlichem Muster erfolgen. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Bescheinigung vollständig und korrekt ausgefüllt ist.
Die Bescheinigung muss vom Spediteur nicht eigenhändige unterschrieben worden sein, sofern die für den Spediteur zuständige Oberfinanzdirektion die Verwendung des Unterschriftenstempels (Faksimile) oder einen maschinellen Ausdruck genehmigt hat und auf der Bescheinigung auf die Genehmigungsverfügung der Oberfinanzdirektion unter Angabe von Datum und Aktenzeichen hingewiesen wird.
Anstelle der Ausfuhrbescheinigung des Spediteurs oder Frachtführers kann der Unternehmer bei Ausfuhren über andere EU-Staaten die Ausfuhr auch mit dem Exemplar Nr. 3 des Einheitspapiers beziehungsweise dem Ausfuhrbegleitdokument (ABD) führen, wenn das jeweilige Exemplar auf der Rückseite mit einem Ausfuhrvermerk der Ausgangszollstelle vermerkt ist.
Hat, zum Beispiel im Rahmen von Reihengeschäften, der Lieferer des Unternehmers oder ein vorangehender Lieferer die Beförderung oder Versendung ins Drittland vorgenommen oder veranlasst, kann der Ausfuhrnachweis durch eine Versandbestätigung erbracht werden. Der Lieferer kann diese Bestätigung auf der Rechnung, auf dem Lieferschein auf der Ausfuhranmeldung (Exemplar Nr. 3 des Einheitspapiers) oder auf einem sonstigen handelsüblichen Papier oder in Form eines besonderen Belegs nach vorgeschriebenem Muster abgeben. Für die (vereinfachte) Unterschrift gilt das Entsprechende wie für Spediteure.
Die bei der Abwicklung des Ausfuhrgeschäfts anfallenden Geschäftspapiere, zum Beispiel Rechnungen, Auftragsschreiben, Lieferscheine oder deren Durchschriften, Kopien und Abschriften von Versendungsbelegen, Spediteur-Übernahmebescheinigungen, Frachtabrechnungen, sonstiger Schriftwechsel können als Ausfuhrnachweis in Verbindung mit anderen Belegen anerkannt werden, wenn sich aus der Gesamtheit der Belege die oben angeführten Angaben eindeutig und leicht nachprüfbar ergeben.
Soweit in einem Versendungsfall der Nachweis nicht wie beschrieben geführt werden kann, so kann er wie in Beförderungsfällen geführt werden. Hier wäre also stets auf die Ausfuhrbestätigung der Grenzzollstelle zu achten. Hauptanwendungsfall hierfür wird der Fall des Transports der Waren durch einen nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässigen Spediteur sein, da dieser regelmäßig die Versicherung, dass die Angaben in dem Beleg (Spediteursbescheinigung) auf Grund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind, nicht abgeben kann. Die Finanzverwaltung stellt an den Nachweis durch den liefernden Unternehmer, dass ein solcher Ausnahmefall vorliegt, keine erhöhten Anforderungen.

Sonderfälle

Lieferung in Freihäfen

In Beförderungsfällen, bei denen der Unternehmer die Ware in eine sog. Freizone des Kontrolltyps I (Freihäfen Bremerhaven, Cuxhaven, Emden, Hamburg, Kiel) befördert, ist die an sich vorgeschriebene Beschaffung der Bestätigung bei den den Ausgang aus dem Gemeinschaftsgebiet überwachenden Zollämtern an der Freihafengrenze wegen der großen Anzahl der Beförderungsfälle nicht zumutbar. Die Finanzverwaltung akzeptiert daher in diesen Fällen Belege, die folgende Angaben enthalten:
  1. Name und Anschrift des Unternehmers
  2. Handelsübliche Bezeichnung und Menge des ausgeführten Gegenstands
  3. Ort und Tag der Ausfuhr
  4. Hinweis darauf, dass der Unternehmer den Gegenstand in eine Freizone des Kontrolltyps I (Freihafen) befördert hat
  5. eine Empfangsbestätigung des Abnehmers oder seines Beauftragten mit Datum, Unterschrift, Firmenstempel und Bezeichnung des Empfangsorts.
Hierfür kommen alle handelsüblichen Belege, insbesondere Lieferscheine, Kaiempfangsscheine oder Rechnungsdurchschriften in Betracht. Soweit sie die erforderlichen Angaben nicht enthalten, sind sie entsprechend zu ergänzen oder mit Hinweisen auf andere Belege zu versehen, aus denen sich die notwendigen Angaben ergeben.

Postsendung

Für Postsendungen gelten ebenfalls Besonderheiten. Hier kommen als Ausfuhrnachweise in Betracht:
  • Versendungsbelege, und zwar der Einlieferungsbeleg für eingeschriebene Briefsendungen einschließlich eingeschriebener Päckchen, für Briefe mit Wertangabe und für gewöhnliche Briefe mit Nachnahme sowie der Einlieferungsschein für Filialkunden bzw. die Einlieferungsliste (Auftrag zur Beförderung Ausland) für Vertragskunden für Postpakete (Wertpakete und gewöhnliche Postpakete). Die Bescheinigung wird erteilt auf Einlieferungsbelegen bzw. -scheinen, im Einlieferungsbuch, auf Belegen des Absenders, die im Aufdruck mit dem Einlieferungsbeleg bzw. -schein, der Einlieferungsliste oder dem Einlieferungsbuch im Wesentlichen übereinstimmen, und - bei gewöhnlichen Postpaketen - auch auf vom Absender vorbereiteten Bescheinigungen,
  • die Versandbestätigung für gewöhnliche Päckchen auf vom Absender vorbereiteten Bescheinigungen;
  • andere Belege, und zwar die von der Ausfuhrzollstelle mit Dienststempelabdruck und von der Postdienststelle mit einem Stempelabdruck (Tagesstempel oder Stempel mit der Dienststellenbezeichnung einschließlich Datumsangabe und Unterschrift) versehene und dem Beteiligten zurückgegebene bzw. zurückgesandte Ausfuhranmeldung (Exemplar Nr. 3 des Einheitspapiers) oder die Ausfuhrkontrollmeldung mit Stempelabdruck (Tagesstempel oder Stempel mit der Dienststellenbezeichnung einschließlich Datumsangabe und Unterschrift).

Kurierdienste

Für den Fall, dass die Ware durch einen Kurierdienst versendet wird, sind für den Ausfuhrnachweis an die schriftliche Auftragserteilung an den Kurierdienst die gleichen Anforderungen zu stellen wie an einen Posteinlieferungsschein. Im Einzelnen sollen folgende Angaben vorhanden sein:
  • Name und Anschrift des Ausstellers des Belegs
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Handelsübliche Bezeichnung und Menge der beförderten Gegenstände
  • Wert der einzelnen beförderten Gegenstände
  • Tag der Einlieferung der beförderten Gegenstände beim Unternehmer
Aus Vereinfachungsgründen kann bzgl. der Angaben zur handelsüblichen Bezeichnung, Menge und Wert der beförderten Gegenstände auf die Rechnung des Auftraggebers durch Angabe der Rechnungsnummer verwiesen werden, wenn auf dieser die Nummer des Versendungsbelegs angegeben ist. Überwacht ein Transportunternehmen den Sendungsverlauf elektronisch, wird für Zwecke des Ausfuhrnachweise nicht zwischen den Leistungen von Kurierdiensten und anderen Transportunternehmen (Spediteure/Frachtführer) unterschieden.

Ausfuhr in Be- und Verarbeitungsfällen

Teilweise wird der Liefergegenstand vor seiner eigentlichen Ausfuhr noch be- oder verarbeitet, zum Beispiel werden die gelieferten Rohteile noch von einem anderen Unternehmer gestanzt. Soweit diese Be- oder Verarbeitung im Auftrag des Abnehmers innerhalb des Gemeinschaftsgebiets erfolgt, kann die Lieferung des eigentlichen (unverarbeiteten) Gegenstands nach der Regelung des § 6 Abs.1 Satz 2 UStG dennoch als steuerfreie Ausfuhrlieferung behandelt werden.
Beachten Sie bitte: Dies gilt nicht, wenn die Be- oder Verarbeitung im Auftrag des Lieferers selbst erfolgt, da dann der geschuldete Liefergegenstand das bereits verarbeitete Teil ist.
In diesen Fällen der Be- bzw. Verarbeitung vor Ausfuhr sind zusätzliche Nachweise erforderlich. Der Ausfuhrbeleg muss zusätzlich folgende Angaben enthalten:
  • Name und Anschrift des Beauftragten
  • Handelsübliche Bezeichnung und Menge des an den Beauftragten übergebenen oder versendeten Gegenstands
  • Ort und Tag der Entgegennahme des Gegenstands durch den Beauftragten
  • Bezeichnung des Auftrags und der vom beauftragten vorgenommenen Be- oder Verarbeitung.
Der Beauftragte kann zu diesem Zweck den eigentlichen Nachweisbeleg mit einem die zusätzlichen Angaben enthaltenden Übertragungsvermerk versehen oder die Angaben auf einem gesonderten Beleg machen. Er kann auch aufgrund der bei ihm vorhandenen Geschäftsunterlagen, zum Beispiel Versendungsbeleg, Ausfuhrbescheinigung des beauftragten Spediteurs oder Bestätigung der Grenzzollstelle, dem Unternehmen eine kombinierte Ausfuhr- und Bearbeitungsbescheinigung nach vorgeschriebenem Muster ausstellen.
Ist der Gegenstand durch mehrere vom Abnehmer Beauftragte be- oder verarbeitet worden, so haben sich die entsprechenden Angaben auf die Aufträge eines jeden Beauftragten zu erstrecken.

Sonstige Sonderfälle

Bei den vorstehenden Ausführungen handelt es sich um den Regelfall für die Belegnachweise in Ausfuhrfällen. Für spezielle Fälle gibt es jedoch Ausnahmen und Abweichungen, die zu beachten sind, zum Beispiel bei Versendungen von Kfz mit eigener Antriebskraft oder Druckerzeugnissen. Einzelheiten hierzu finden sich in Abschnitt 135 der amtlichen Umsatzsteuer-Richtlinie.

Buchnachweis

Wie bereits ausgeführt ist weitere Voraussetzung für die Steuerfreiheit der Ausfuhr, dass der Unternehmer den Buchnachweis führt. Hierzu soll regelmäßig aufgezeichnet werden:
  • Handelsübliche Bezeichnung und Menge des Liefergegenstands
  • Name und Anschrift des Abnehmers oder Auftraggebers
  • Tag der Lieferung
  • Vereinbartes Entgelt oder bei Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten das vereinnahmte Entgelt und den Tag der Vereinnahmung
  • Art und Umfang einer Be- oder Verarbeitung vor der Ausfuhr
  • Die Ausfuhr
  • Soweit die Ware vom Unternehmer selbst geliefert wird und der Abnehmer kein ausländischer Abnehmer ist, ist ergänzend aufzuzeichnen:
  • Die Beförderung oder Versendung durch den Unternehmer selbst
  • Der Bestimmungsort
In den Fällen, in denen die Ware vom ausländischen Abnehmer selbst oder durch seinen Beauftragten (Spediteur) abgeholt wird und im persönlichen Reisegepäck ausgeführt wird, ist ergänzend aufzuzeichnen:
  • Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers
  • Erwerbszweck

Exkurs Rechnungsstellung

Der Vollständigkeit halber sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass ergänzend zu den allgemeinen Rechnungsangaben sich auf Rechnungen über Ausfuhren ein Hinweis auf die Steuerbefreiung befinden muss. Dabei ist auch der Grund der Steuerbefreiung zumindest in umgangssprachlicher Form zu nennen. Beispiele für die Formulierung eines solchen Hinweises können sein: "steuerfreie Ausfuhrlieferung“ oder "umsatzsteuerfreie Ausfuhrlieferung oder "Es handelt sich um eine steuerfreie Ausfuhrlieferung nach § 4 Nr. 1a) UStG.").
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