Digitaler Ausbildungsvertrag

Sie nutzen das digitale Infocenter für Ausbildungsbetriebe und möchten das damit verbundene digitale Vertragsmanagement aktivieren oder haben Fragen hierzu? Hier finden Sie Antworten.
Webinare
Lernen Sie in einem unserer Webinare die umfangreichen Informations- und Verwaltungsfunktionen des Asta-Infocenters sowie des Digitalen Ausbildungsvertrages (DAV) kennen – und stellen Sie Ihre Fragen. Die kostenfreien Webinare finden immer mittwochs, von 14 bis 15 Uhr statt. Aktuelle Termine sind: 11. Dezember, 15. Januar sowie der 19. Februar.

Wir freuen uns auf Ihre Anmeldung: Webinar zum Asta-Infocenter.

Digitales Vertragsmanagement

Als anerkannter Ausbildungsbetrieb können Sie den bundeseinheitlichen Berufsausbildungsvertrag ausfüllen, abspeichern und direkt bei der IHK einreichen.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Zeitsparend: Durch die elektronische Datenübermittlung ist die IHK schneller in der Lage, den Antrag zu bearbeiten: In der Regel innerhalb weniger Tage.
  • Praktisch: Ihre Firmendaten sind beim Öffnen einer neuen Vorlage bereits im Formular enthalten.
  • Funktional: Ausbilder und Ausbildungsberufe sind hinterlegt und können ausgewählt werden.
  • Digital: Verträge können online verwaltet und als Vorlage für weitere Anträge genutzt werden.
  • Nützlich: Ausfüllhilfen und Plausibilitätsprüfungen fragen alle wichtigen Daten ab, wie z. B. Urlaubsanspruch oder die Notwendigkeit einer Erstuntersuchung.
Die Anwendung funktioniert ganz einfach über Ihren Internet-Browser (Chrome, Firefox, Edge). Sie brauchen nur einen PDF-Reader, um sich die Verträge ausdrucken zu können.

Das müssen Sie außerdem wissen:

  • Ausbildungsschwerpunkte:
    Für einige Berufe sind Wahlqualifikationen vorgeschrieben, die im Onlinevertragsformular angezeigt und ausgewählt werden müssen.
  • Ausbilder*innen
    Die für Ihr Unternehmen benannten Ausbilder*innen können in dem Onlinevertragsformular ausgewählt werden. Die Benennung neuer Ausbilder*innen können Sie ebenfalls über das Portal beantragen.
  • Anmeldung zur Berufsschule
    Gleichzeitig mit dem Vertragsabschluss sollten Sie die neuen Auszubildenden zeitnah bei der Berufsschule anmelden. In der Regel ist die Anmeldung unkompliziert über die Homepage der jeweiligen Berufsschule möglich.

Anleitung zum digitalen Vertragsmanagement

Bitte beachten Sie, dass Sie die Berechtigung für den digitalen Ausbildungsvertrag zunächst im Infocenter aktivieren müssen. Nutzen Sie dafür die Anleitung zur Registrierung und Aktivierung. Bis alle Daten vollständig im System erscheinen, können bis zu 30 Minuten vergehen.
Nachdem die Registrierung abgeschlossen ist:
  1. Rufen Sie das Infocenter auf und öffnen das “Vertragsmanagement”.
  2. Links sehen Sie alle Anträge (der letzten drei Monate).
  3. Über das Burgermenü können folgende Anträge geöffnet werden:
    • Neuer Ausbildungs-/ Umschulungsvertrag
    • Verträge ändern/ auflösen
    • Neue Ausbilder/ neuer Beruf hinzufügen
    • Vorlagen laden/ verwalten
  4. Durch Klicken auf den gewünschten Antrag öffnet sich rechts der Inhalt.
  5. Sie können sich über die Registerkarten durch den Vertrag vor und zurück navigieren, um alle Daten entsprechend zu bearbeiten. Das System führt direkt Plausibilitätsprüfungen durch und gibt Hinweise.
  6. Wenn alle Eingaben erfolgt sind und, falls erforderlich, Unterlagen hochgeladen wurden, kann der Antrag eingereicht werden. Über die folgenden Schritte werden Sie per E-Mail informiert.
  7. Dieser landet dann in der Vertragsabteilung der IHK Lüneburg-Wolfsburg und wird dort überprüft und freigegeben.
  8. Nach Freigabe können Sie den Ausbildungsvertrag herunterladen, ausdrucken, unterzeichnen und im Portal hochladen.
  9. Die Eintragungsbestätigung geht Ihnen und den Auszubildenden postalisch zu.

Fragen und Hilfestellungen

Falls Sie neben den hier aufgelisteten Fragen und Hilfen weitere Unterstützung benötigen, melden Sie sich gerne bei uns.

Ich kann mich nicht anmelden. Was muss ich tun?

Sofern Sie sich bereits erfolgreich registriert haben und sich nun nicht mehr anmelden können, vergeben Sie zuerst ein neues Passwort. Sollten die Probleme danach immer noch auftreten, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail an: azubicard@ihklw.de. Wir prüfen dann Ihren Account und melden uns wieder bei Ihnen.

Ich habe den Aktivierungscode für das Infocenter nicht mehr. Was kann ich machen?

Liegt Ihnen der Aktivierungscode für das Infocenter nicht mehr vor, können Sie diesen hier erneut anfordern: Infocenter – Kontaktformular für Ausbildungsstätten.

Ich habe mein Passwort vergessen. Was muss ich tun?

Auf der Anmeldeseite zum Infocenter gibt es einen Link “Passwort vergessen”. Klicken Sie diesen an und tragen Sie die registrierte E-Mail-Adresse ein. Sie erhalten dann vom System eine E-Mail mit entsprechenden Hinweisen.

Ich möchte mich und meinen Betrieb für das digitale Vertragsmanagement registrieren. Was muss ich tun?

Bitte aktivieren Sie den Service “ELPVA Antragssteller hinzufügen”. Wie dies funktioniert, können Sie in einer ausführlichen Anleitung nachlesen.

Kann man eine zentrale E-Mail-Adresse als Benutzername für unterschiedliche Nutzer verwenden?

Für eine individuelle Nutzung muss sich jede*r Nutzer*in mit einer eigenen E-Mail-Adresse und einem eigenem Passwort registrieren. Sollen sich mehrere Nutzer*innen einen Account teilen, dann kann eine zentrale E-Mail-Adresse verwendet werden. Eine parallele Nutzung des digitalen Ausbildungsvertrages durch mehrere Nutzer*innen über einen zentralen Account ist dann nicht möglich. Das Anlegen mehrerer Nutzer*innen funktioniert über die Aktivierung der Berechtigung “ELPVA Antragssteller hinzufügen”.

Ich möchte einen Berufswechsel vornehmen. Was muss ich tun?

Bei einem Berufswechsel im gleichen Ausbildungsbetrieb muss ein neuer Vertrag erzeugt werden.

Wie kann ich einen neuen Ausbildungsvertrag erstellen?

In der Anwendung “Vertragsmanagement” finden Sie das Menü mit den verschiedenen Funktionen des digitalen Ausbildungsvertrages, links unten mit Klick auf das Burgermenü (die drei queren Striche übereinander), die sich neben „Verfügbarer Ausbildungsbetrieb“ befinden.

Wie kann ich eine Vertragsvorlage speichern?

Sobald der Antrag auf Eintragung von der IHK überprüft wurde und freigegeben wurde, kann dieser als Vorlage gespeichert werden. Der Button “Vorlage speichern” ist in der Anwendung unten rechts zu finden.