Das IHK-Ursprungszeugnis: Ausfüllanleitung

Ursprungszeugnisse sind öffentliche Urkunden, die auf Antrag von der zuständigen Industrie- und Handelskammer ausgestellt werden. Die hierfür erforderlichen Vordrucke können über die IHK oder über spezielle Formularverlage bezogen werden. Der Vordruck muss unter Beachtung der Anmerkungen und Hinweise auf der Vorder- und Rückseite des Antrags vollständig ausgefüllt werden. Radierungen und Übermalungen (Tipp-Ex) sind nicht zulässig, da sie gemäß § 419 ZPO die Beweiskraft einer öffentlichen Urkunde aufheben. Solche Dokumente werden deshalb von in- und ausländischen Behörden häufig nicht anerkannt.

Feld 1: Absender
Die im Handelsregister eingetragenen Unternehmen müssen die vollständige Firmenbezeichnung verwenden, so wie sie der Eintragung beim Registergericht entspricht. Abweichungen sind nicht zulässig!

Kleingewerbetreibende müssen ihren Nachnamen und mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen angeben. Bei Gesellschaften des bürgerlichen Rechts (GbR) gilt dies für die Vor- und Zunamen aller Gesellschafter. Bestimmte Zusätze wie Buchstabenkombinationen oder sonstige Geschäftsbezeichnungen sind nur zulässig, wenn sie hinter den Namen aufgeführt werden.

Die vollständige Anschrift ist in allen Fällen notwendig.

Feld 2: Empfänger
Hier wird der Empfänger der Waren mit seiner Anschrift eingetragen. Wenn dieser nicht bekannt ist, kann auch "an Order" eingetragen werden; dann muss allerdings zwingend das Bestimmungsland der Waren angegeben werden.

Feld 3: Ursprungsland
In diesem Feld, das stets auszufüllen ist, muss das Ursprungsland der aufgelisteten Waren angegeben werden. Wird das Ursprungszeugnis für Waren aus unterschiedlichen Ursprungsländern ausgestellt, können auch zwei oder mehrere Länder eingetragen werden, wenn und soweit eine eindeutige Zuordnung gewährleistet ist. In diesen Fällen empfiehlt es sich jedoch, in Feld 6 hinter jeder Warenposition das Ursprungsland anzugeben und in Feld 3 lediglich „siehe Feld 6“ einzutragen.

Für Waren, die ihren Ursprung in der EU haben, ist grundsätzlich die Bezeichnung „Europäische Union“ zu verwenden. Einige Drittstaaten erkennen jedoch „Europäische Union“ als Ursprungsangabe nicht an. In diesen Fällen kann zusätzlich das entsprechende EU-Mitgliedsland angegeben werden.

Achtung:
Die Angabe des konkreten EU-Mitgliedslandes ist natürlich nur dann möglich, wenn hierfür entsprechende Nachweise vorgelegt werden! Die üblichen Lieferantenerklärungen reichen hierfür in der Regel nicht aus, da dort häufig nur der EU-Ursprung bescheinigt wird!

Grundsätzlich kann nur für Ursprungswaren der „Europäische Union“ ein Ursprungszeugnis ausgestellt werden. Für Drittlandsware wird nur dann eine Ausnahme gemacht, wenn sie aus der EU versendet wird. Für Warensendungen zwischen zwei Drittstaaten kann in der Europäischen Union von keiner Stelle ein Ursprungszeugnis ausgestellt werden.

Bei der Angabe des Ursprungslandes ist stets auf die offizielle Bezeichnung zu achten: „Deutschland“ oder „Bundesrepublik Deutschland“ (nicht “BRD”), „Niederlande“ (nicht “Holland”), „Großbritannien“ (nicht “England”), “Volksrepublik China” (nicht “China”) etc. Eine entsprechende Liste des Auswärtigen Amtes befindet sich auf unserer Homepage. Übersetzungen in andere Amtssprachen der EU sind natürlich zulässig.

Feld 4: Angaben über die Beförderung
Freiwilliger Hinweis auf die Beförderungsart (z. B. Luftfracht, Postverkehr etc.).

Feld 5: Bemerkungen
Dieses Feld sollte in der Regel nicht verwendet werden, da es für amtliche Vermerke der IHK reserviert ist. Zulässig sind aber zum Beispiel Hinweise auf ein Akkreditiv oder eine Importlizenznummer. Darüber hinaus gehende Angaben sollten nur nach vorheriger Rücksprache mit der IHK eingetragen werden.

Feld 6: Warenbescheinigung
Ein Ursprungszeugnis muss alle Angaben enthalten, die zur Feststellung der Nämlichkeit erforderlich sind. Im Feld 6 ist deshalb die handelsübliche Warenbezeichnung einzutragen.

Überbegriffe wie „Ersatzteile“, „Zubehör“, „elektrische Geräte“ etc. stellen keine aus-reichende Warenbeschreibung dar! Firmeninterne Bezeichnungen oder Codes dürfen nur gemeinsam mit der allgemein verständlichen Warenbeschreibung verwendet werden.

Werden in einem Akkreditiv bestimmte Bezeichnungen verlangt, können diese mit einem entsprechenden Vermerk („as per L/C .....“) ergänzt werden.

Faustformel: Wer die Beschreibung liest, sollte sich ein Bild von der Ware machen können, ohne die Umschließung öffnen zu müssen.

Bei verpackten Waren sind Anzahl und Art der Packstücke sowie deren Markierung anzugeben. Bei unverpackten Waren sollte deren Stückzahl bzw. bei Massengütern „lose geschüttet“ angegeben werden.

Bei mehreren Warenarten bzw. mehreren Ursprungsländern hat eine Unterteilung nach laufenden Nummern zu erfolgen. Bei sehr umfangreichen Warensendungen kann nach Rücksprache mit der IHK anstelle eines mehrseitigen Ursprungszeugnisses ein handelsüblicher Sammelbegriff verwendet und auf eine beigefügte Rechnung oder Packliste verwiesen werden. Das Papier wird dann von der IHK an das Ursprungszeugnis angesiegelt und wird somit Bestandteil der Urkunde.

Achtung: Dieser Verweis ist nur hinsichtlich der Warenbeschreibung zulässig. Die Ursprungsangaben müssen zwingend in Feld 6 erfolgen!

Leere Felder müssen durch Streichung unbrauchbar gemacht werden.

Feld 7: Menge
Dieses Feld ist stets auszufüllen, da nach EU-Zollrecht ein Ursprungszeugnis alle Angaben enthalten muss, die zur Feststellung der Nämlichkeit erforderlich sind.

Die Mengenangaben können je nach Art der Ware z. B. in kg (Brutto- und/oder Nettogewicht), Liter, Stück, Meter erfolgen. Bei verpackter Ware wird empfohlen, das Bruttogewicht (Rohgewicht) und das Nettogewicht (Eigengewicht) auch dann anzugeben, wenn die Menge durch eine andere Maßeinheit schon bestimmt wurde.

Feld 8: Nur im Antragsformular
Der Antragsteller muss an dieser Stelle erklären, ob die Waren „im eigenen Betrieb in der Bundesrepublik Deutschland“ oder „in einem anderen Betrieb“ hergestellt wurden; bei mehreren Artikeln müssen die in Feld 6 aufgeführten Warenpositionen entsprechend zugeordnet werden.

Als im eigenen Betrieb hergestellt gelten nur Waren, die gemäß § 5 IHK-Bescheinigungsstatut in Verbindung mit Art. 60 Abs. 2 UZK ursprungsbegründend be- oder verarbeitet wurden (siehe Merkblatt: Materielles Ursprungsrecht).

Feld 9: Nur im Antragsformular
Dieses Feld wird nur benötigt, wenn der Antragsteller nicht mit dem in Feld 1 genannten Absender identisch ist. Diese Konstellation ist jedoch nur unter sehr engen Voraussetzungen zulässig und sollte immer mit der IHK abgesprochen werden.

Das Ursprungszeugnis ist eine im Interesse des internationalen Wirtschaftsverkehrs vereinheitlichte und streng formalisierte Urkunde. Neben den gesetzlich vorgeschriebenen Angaben sind deshalb nur folgende Zusätze erlaubt:

Die Notwendigkeit sowie die Richtigkeit dieser Angaben sind der IHK ggf. nachzuweisen.

Deshalb darf in der Warenbezeichnung bzw. in der Markierung der Packstücke kein Herstellerhinweis enthalten sein! Ferner dürfen keine Zolltarifnummern aufgeführt werden!

Hinweis: Achten Sie also bei einem Akkreditiv darauf, dass nur zulässige Angaben im Ursprungszeugnis verlangt werden! Dagegen können auf der Rückseite der Urkunde solche Erklärungen in der Regel problemlos gemacht werden.

Die beiden Seiten eines Ursprungszeugnisses stellen rechtlich unterschiedliche Urkunden dar und müssen deshalb nach eigenständigen Regeln bearbeitet werden. Während die Angaben auf der Vorderseite streng reglementiert sind, besteht auf der Rückseite ein deutlich größerer Ermessensspielraum. Hier können beispielsweise Herstellererklärungen, Zolltarifnummern oder andere Angaben gemacht werden, die auf der Vorderseite unzulässig sind. Diskriminierende Erklärungen wie z. B. „Israelklauseln“ oder Black-List-Clauses sind aber nach § 7 AWV auch hier verboten! Der zu bescheinigende Text darf ferner nicht im Widerspruch zu den Angaben auf der Vorderseite des Ursprungszeugnisses stehen.

Die IHK darf für jede Warensendung immer nur ein Original ausstellen! Werden mehrere Ausfertigungen benötigt, können dem Antrag beliebig viele Durchschriften angefügt werden. Auch für die Durchschriften sind amtliche Vordrucke (gelbe Kopien) vorgeschrieben. Fotokopien sind nicht zulässig. Bitte übertragen Sie die Seriennummer des Originals auf die Kopie.

Ursprungszeugnisse sind öffentliche Urkunden (§ 415 ZPO) mit Beweiskraft für und gegen jedermann und genießen damit öffentlichen Glauben. Wer schuldhaft bewirkt, dass unrichtige Angaben in einem Ursprungszeugnis bescheinigt werden, kann sich einer strafrechtlichen Verfolgung aussetzen (§ 271 StGB).

Prüfen Sie deshalb sehr sorgfältig, ob die Waren „im eigenen Betrieb“ hergestellt wurden!

Beachten Sie ferner, dass die IHK Heilbronn-Franken Aussteller des Ursprungszeugnisses ist. Nachträgliche Änderungen und Ergänzungen, die ohne Mitwirkung der IHK vorgenommen werden, erfüllen daher den Straftatbestand der Urkundenfälschung (§ 267 StGB). Reichen Sie deshalb notwendige Korrekturen stets der Kammer zur Bearbeitung ein.

Für die Ausstellung eines Ursprungszeugnisses berechnet die IHK Heilbronn-Franken eine Bearbeitungsgebühr von derzeit 16 Euro. Für jede Mehrfertigung (gelbe Durchschrift) wird eine Gebühr von 2 Euro erhoben.