10.09.2024

Das elektronische Ursprungszeugnis

1. Beantragung eines elektronischen Ursprungszeugnisses

Seit 2004 gibt es die Möglichkeit, Ursprungszeugnisse auch elektronisch zu beantragen. Über ein Formular im Internet ist es möglich, der IHK einen Antrag auf Ausstellung eines Ursprungszeugnisses (digital signiert) zuzuleiten. Daraufhin kann die IHK das Ursprungszeugnis prüfen, bestätigen und zum Ausdruck im Unternehmen freischalten. Siegel und Unterschrift werden hierbei als Bild eingebettet und dann im Unternehmen ausgedruckt.
Die Vorteile des elektronischen Verfahrens liegen auf der Hand:
  • Der Ausdruck von Ursprungszeugnissen und sonstigen Bescheinigungen mit Faksimile von IHK-Dienstsiegel und Unterschrift erfolgt im Unternehmen.
  • Gleich zwei Postwege oder Botengänge pro Vorgang können eingespart werden.
  • Entscheidungen und Kommentare der IHK erhalten Sie online. Notwendige Änderungen kann die IHK gegebenenfalls elektronisch anfordern.
  • Der Bearbeitungsprozess in der IHK wird transparenter. Die Historie der Antragsbearbeitung wird in einer Tabelle dargestellt mit Angabe von Datum und Bearbeiter.
  • Ursprungsnachweise, Rechnungen und andere Dokumente können dem Ursprungszeugnis in elektronischer Form beigefügt werden und so ebenfalls bescheinigt werden.
  • Sie müssen keine Sicherheitsrisiken befürchten. Denn dank Einsatz der elektronischen Signatur werden die Daten auf dem Übertragungsweg mit einem elektronischen “Fingerabdruck” des Antragstellers versehen.
  • Im Benutzerprofil können Voreinstellungen vorgenommen werden, z. B. die Adresse des Exportunternehmens.

2. Verfahrensablauf

Die Ausstellung von Ursprungszeugnissen und die Bescheinigung von sonstigen Handelsdokumenten wird per Internet beantragt. Die Antragsdaten werden in das System eingegeben oder über eine Schnittstelle aus dem Warenwirtschaftssystem geladen.
Falls für das Ursprungszeugnis Nachweise oder zusätzliche Informationen erforderlich sind, werden diese dem Antrag in einem gängigen Dateiformat (PDF, Word, Excel) beigefügt. Der Antrag wird dann digital signiert und an die IHK gesendet. Nach der Bearbeitung und der Freigabe durch die IHK wird das Ursprungszeugnis im Unternehmen ausgedruckt. Hierzu sind Ursprungszeugnis-Vordrucke ohne Seriennummer erforderlich.
Auch die Bescheinigung von Handelsdokumenten (Handelsrechnungen oder andere Papiere) durch die IHK ist mit diesem System möglich. Die zu bescheinigenden Dokumente, können als PDF beigefügt werden.

3. Teilnahme am Verfahren

Einen Schritt benötigen Sie zum elektronischen Ursprungszeugnis:
  • Benennen Sie Ihren unternehmenseigenen Ansprechpartner für das eUZ (“eUZ-Admin” = Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse) per Mail. Ihr “eUZ-Admin” bekommt dann den Zugangslink zum System per E-Mail zugesandt. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an Ihren jeweiligen IHK-Ansprechpartner.
Signaturkarten werden für das eUZ nicht mehr benötigt.

4. Gebühren

Es fallen nur die normalen Gebühren für Ursprungszeugnisse an (aktuell 16 Euro pro Dokument). Kopien werden nicht berechnet.

5. Verifizierung

Alle von der IHK Heilbronn-Franken seit dem 1. März 2013 elektronisch ausgestellten Ursprungszeugnisse tragen zusätzlich folgenden Vermerk:
ELECTRONIC CERTIFICATE – DIGITALLY SIGNED
Für jeden, dem das Ursprungszeugnis vorliegt, besteht die Möglichkeit, dieses über das Internet verifizieren zu lassen. Der entsprechende Link findet sich auf dem Ursprungszeugnis in Feld 8. Es genügt die Eingabe der Ursprungszeugnisnummer und des angezeigten Verification Codes.
Sollten weitere Zweifel an der Korrektheit des Inhalts des Ursprungszeugnisses bestehen, können diese in einem zweiten Schritt entweder per E-Mail oder auf dem Postweg an die ausstellende IHK weitergeleitet werden. Auch hier unterstützt das Verifikationsportal.