Dienstreisen und Entsendungen in die USA – Informationen zu Esta, Visa, Steuer- und Sozialversicherung

Zur Messe nach Las Vegas, der Installation einer nach Detroit verkauften Maschine, einem Coaching nach Atlanta oder auf eine Baustelle nach Texas – für ein paar Tage, drei Monate oder auch länger. Dienstreisen und Entsendungen in die USA sind in vielen Unternehmen gang und gäbe. Womit Einreise und Aufenthalt für sie allerdings längst nicht zum Home-Run werden, da die einwanderungsrechtliche Voraussetzungen und das passende US-Visum stets einzelfallbezogen geprüft werden müssen. Einige dienstliche Tätigkeiten können von deutschen Arbeitnehmenden in der Tat visumsfrei im Rahmen einer ESTA-Genehmigung ausgeführt werden. Viele sind es allerdings nicht und gearbeitet werden darf unter ESTA ebenso wenig wie unter dem häufig genutzten B-1-Visum. Hierfür wären beispielsweise E-1, H-1B oder L-1 Visum geeignet. Ob mit oder ohne Visum – Geschäftsreisen in die USA erfordern nicht nur einen schlüssigen Antrag, sondern auch eine gute Vorbereitung auf mögliche Rückfragen des Zolls am Flughafen oder der Beamten auf dem US-Konsulat, die Präsentation von Einladungsschreiben, Serviceverträgen oder anderen Dokumenten. Auch steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte gehören im Vorfeld geprüft. Allzu oft wird auf die im Doppelbesteuerungsabkommen zwischen den USA und Deutschland festgelegte 183-Tage-Regelung verlassen, die Mitarbeitende aus Deutschland von einer Besteuerung in den USA befreit. Dass die Durchführung von Montageleistungen, ein Büro, das genutzt wird, Kaufverträge, sogar Angebote, wenn sie regelmäßig eingeholt werden, ebenfalls eine Steuerpflicht in den USA auslösen könnten, ist oftmals nicht klar. Nicht verwunderlich, denn die Regelungen hierzu können im Bundesstaat New York ganz anders sein als in Alabama und sind somit ebenfalls immer einzelfallbezogen zu prüfen. Gleiches gilt für die Sozialversicherung: Neben der Dauer der Entsendung, sind insbesondere die tatsächlichen und rechtlichen Merkmale des Beschäftigungsverhältnis maßgebend dafür, ob für Arbeitnehmende, die im Rahmen eines in Deutschland bestehenden Beschäftigungsverhältnis vorrübergehend in die USA entsandt werden, die deutschen Rechtsvorschriften über die soziale Sicherheit weiterhin Bestand haben.

Teilnahmevoraussetzungen: internetfähiges Endgerät mit Audio und Videofunktionen

Referierende:
Sonja Pucher, Head of Visa Service, The American Dream – US Visa Service GmbH
Maik Friebe, Partner, CPA, WP, StB, Rödl & Partner, Rödl Langford de Kock LLP, Atlanta
Tanja Joretzki, Privat- und Firmenkundenberaterin, Techniker Krankenkasse