IHK Hannover

Informationspflichten für die Nutzung von Microsoft Teams

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Projektarbeit, Online Meetings, Videokonferenzen, Webinare unter Verwendung der Videokonferenzlösung Microsoft Teams.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um Projektarbeit, Telefonkonferenzen, Webinare, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen.
„Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation.

Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18D18 P521
Ireland

Im Rahmen der Projektarbeit auf der Plattform Microsoft Teams werden Projektinhalte in verschiedenen Dateiformen (Word, PDF u.a.) geteilt und für alle Mitglieder des jeweiligen Teams sichtbar. Es werden als Inhalte von Dokumenten keine personenbezogenen Daten Dritter auf die Plattform gestellt sowie keine vertraulichen Inhalte, insbesondere nicht solche, die einem Berufs- oder Geschäftsgeheimnis unterliegen.
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der IHK Hannover verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Webinaren und Projektarbeit in und mit Microsoft Teams.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Webinaren und Projektarbeit Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Webinaren und Projektarbeit.
Es erfolgt grundsätzlich keine Aufzeichnung. Eine ausnahmsweise Aufzeichnung erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung.

3. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
  • Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename („Display name“), E-Mail-Adresse. Profilinginformationen.
  • Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort
  • Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Webinaren und der Projektarbeit verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Webinaren wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Teams“ vorgesehen ist.

4. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Ein Nutzer kann im Nachhinein und ohne Teilnahme an einem Meeting den Chatverlauf lesen, solange das Meeting aus einem Team heraus eingeladen wurde und man selbst Teil dieses Teams ist. Der Chatverlauf von Meetings kann daher grundsätzlich nachgelesen werden.

5. Die Datenschutzverordnung sieht für Sie folgende Rechte vor


Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich zudem an die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstr. 5, 30159 Hannover, Telefon: 0511 1204500, Fax 0511 1204599 wenden.

6. Ansprechpartner sowie Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten und der verantwortlichen Stelle

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die Person, die die jeweilige Microsoft Teams-Sitzung organisiert.
Den Datenschutzbeauftragten der IHK Hannover erreichen Sie telefonisch unter 0511 3107-234 sowie per E-Mail an datenschutz@hannover.ihk.de
Verantwortliche Stelle:
Industrie- und Handelskammer Hannover
Bischofsholer Damm 91
30173 Hannover
Telefon: 0511 3107-0
Fax: 0511 3107-333
E-Mail: info@hannover.ihk.de

Hannover, 10.02.2022